This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Conference jointly organised by Lumos and DG DEVCO'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 8.10.2018 
C(2018) 6704 final 
 
Mr Arun DOHLE 
Against Child Trafficking  
c/o Crown Business Center 
Schiphol-Hoofddorp  
Planetenweg 5  
NL 2132 HN Hoofddorp 
 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/3528 

Dear Mr Dohle,  
I refer to your letter of 29 August 2018, registered on the same day, in which you submit 
a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In  your  initial  application  of  30  June  2018,  which  you  clarified  on  13  July  2018, 
addressed  to  the  Directorate-General  for  International  Cooperation  and  Development, 
you  requested  access  to  ‘[a]ll  documents,  including  mails,  sms,  whatsapp,  audio  and 
video  recordings  related  the  conference  organised  jointly  by  the  European  Commission 
and Lumos, which was held in Brussels on 15 June 2018’. On 13 July 2018, you clarified 
that  your  request  concerned  ‘[i]n  particular,  but  not  limited  to,  invitations,  thank  you 
letters/mails, correspondence related to partnership arrangements, financials, participants 
list.’ 
The  European  Commission  has  identified  the  following  documents  as  falling  under  the 
scope of your request: 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
13 July 2018, ARES(2018)4710029( hereafter ‘document 1’);  
 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
11 July 2018 regarding the media report of the conference, ARES(2018)4710029 
(hereafter ‘document 2’); 
 
Media Report on EU Summit Coverage, shared by Lumos with DEVCO B1 and 
CABINET  MIMICA  on  11  July  2018,  ARES(2018)4710029  (hereafter 
‘document 3’); 
 
E-mail  exchange  between  DEVCO  B1  and  DEVCO  DG,  DEVCO  01,  DEVCO 
02,  DEVCO  B2,  DEVCO  B3,  DEVCO  B4,  DEVCO  B5,  DEVCO  B6,  dated  2 
July  2018  regarding  the  flash  report  concerning  the  conference,  prepared  by 
DEVCO B1, ARES(2018)4710029  (hereafter ‘document 4’); 
 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
14 June 2018 regarding the meeting with young leaders, including the following 
annex, ARES(2018)4710029:  
 
5.i. Annex to document 5, list of questions for the meeting of JK Rowling, 
George  and  Commissioner  Mimica  with  the  young  leaders  scheduled  for 
the 15 June 2018 (hereafter ‘document 5’); 
 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
14  June  2018  regarding  the  seating  plan,  the  run  show  describing  what  is 
happening  during  the  day,  the  recommendations  of  the  self-advocates  and  the 
young people’s profiles, including the following annexes, ARES(2018)4710029: 
 
6.i. Annex to document 6, seating plan; 
 
6.ii. Annex to document 6, run of show; 
 
6.iii. Annex to document 6, recommendations from young people; 
 
6.iv. Annex to document 6, young people’s profiles (hereafter ‘document 
6’); 
 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
14  June  2018  regarding  the  document  developed  by  DEVCO  B1  and  Lumos, 
including the following annex, ARES(2018)4710029:  
 
7.i. Annex to document 4 (hereafter ‘document 7’); 
 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
13 June 2018 regarding the documents to be distributed to interpreters, including 
the following annexes, ARES(2018)4710029:  
 
8.i. Annex to document 8, agenda with timings and languages; 
 
8.ii. Annex to document 8, conference film scripts; 
 
8.iii.Annex to document 8, draft concept note; 
 
8.iv. Annex to document 8, agenda and speaker biographies; 
 
8.v.  Conference  publication,    Ares(2018)4229034  (hereafter  ‘document 
8’) ;   
 
E-mail exchange between Lumos, DEVCO B1, CABINET MIMICA and COMM 
01,  dated  12  June  2018  regarding  the  social  media  outline  for  the  conference, 
including the following annex, ARES(2018)4710029:  
 
9.i.  Annex  to  document  9,  communications  plan  for  social  media 
developed by Lumos (hereafter ‘document 9’); 
 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
11  June  2018  regarding  the  conference  publication,  including  the  following 
annex, ARES(2018)4710029:  
 
10.i.  Annex  to  document  10,  final  conference  publication  (hereafter 
‘document 10’); 


 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
11  June  2018  regarding  the  speakers  brief  prepared  by  Lumos  for  CABINET 
MIMICA, including the following annex, ARES(2018)4710029:  
 
11.i. Annex to document 11, speakers brief (hereafter ‘document 11’);  
 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
23 April to 5 June 2018 regarding the roll-up banner and the step & repeat board, 
including the following annexes, ARES(2018)4710029:  
 
12.i. Annex to document 12, artwork for the roll-up banner; 
 
12.ii.  Annex  to  document  12,  step  &  repeat  board  (hereafter  ‘document 
12’); 
 
E-mail exchange between DEVCO B1 and DEVCO R1, dated 23 May to 5 June 
2018  regarding  the  order  of  food,  including  the  following  annex, 
ARES(2018)4710029: 
 
13.i. Annex to document 13 , catering order (hereafter ‘document 13’); 
 
 E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
25  to  30  May  2018  regarding  the  curricula  vitae  of  the  Commissioner  Mimica 
and Cabinet members, including the following annex, ARES(2018)4710029: 
 
14i.  Annex to  document 14 , CVs of Commissioner Mimica and Cabinet 
member (hereafter ‘document 14’); 
 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1,  DEVCO  02,  and  CABINET 
MIMICA,  dated  2  to  24  May  2018  regarding  the  communication  before,  during 
and after the conference, including the following annex, ARES(2018)4710029:  
 
15.i. Annex to document 15, concept note for the Global Leader’s Youth 
Summit (hereafter ‘document 15’); 
 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
24  April  to  9  May  2018  regarding  publication  timeline  and  invitation  letter, 
including the following annexes, ARES(2018)4710029:  
 
16.i. Annex to document 16, invitation letter; 
 
16.ii. Annex to  document  16, draft  version of the invitation letter  in tack 
changes; (hereafter ‘document 16’); 
 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1,  DEVCO  02,  and  CABINET 
MIMICA, dated 25 April 2018 regarding agenda for meeting between Lumos and 
DEVCO, including the following annex, ARES(2018)4710029: 
 
17.i.  Annex  to  document  17,  draft  version  of  the  communications  plan 
(hereafter ‘document 17’); 
 
Save  the  Date  e-mail,  sent  out  to  the  mailing  list  under  document  19  below 
(hereafter ‘document 18’), ARES(2018)4710029; 
 
E-mail  exchange  between  Lumos,  DEVCO  B1  and  CABINET  MIMICA,  dated 
22  March  2018  regarding  mailing  list  for  the  Save  the  Date,  including  the 
following annex, ARES(2018)4710029:   
 
19.i.  Annex  to  document  19  ,  mailing  list  reports  (hereafter  ‘document 
19’); 
 
Briefing  for  Commissioner  Mimica  prepared  by  DEVCO  services  (hereafter 
‘document 20’), ARES(2018)4710029; 
 
Closing 
speech 
of 
Commissioner 
Mimica 
https://ec.europa.eu/commission/commissioners/2014-
2019/mimica/announcements/closing-remarks-conference-no-child-left-behind-
families-not-institutions-eu-external-action_en 
 (hereafter ‘document 21’); 
 
Video of the first panel 
https://ec.europa.eu/avservices/video/player.cfm?sitelang=en&ref=I157024  
(hereafter ‘document 22’); 


 
Video of the closing session 
https://ec.europa.eu/avservices/video/player.cfm?sitelang=en&ref=I157103 
(hereafter ‘document 23’); 
 
Official photos of the event :  
https://ec.europa.eu/avservices/photo/photoByReportage.cfm?sitelang=en&ref=0
37404 
(hereafter ‘document 24’); 
 
Press  release  :  https://ec.europa.eu/europeaid/news-and-events/european-union-
prioritises-quality-care-children-its-external-action_en 
 (hereafter ‘document 25’); 
 
Video clip : 
http://ec.europa.eu/avservices/video/player.cfm?sitelang=en&ref=I157321  
(hereafter ‘document 26’); 
 
Videos displayed during the event: 
 
Intro Animation https://vimeo.com/275121065 , Password: S123 
 
Film 1 (Moldova, Colombia, Bulgaria) https://vimeo.com/274883369 and 
film  2  (Haiti,  Nepal,  Kenya)  https://vimeo.com/274880518  password 
MIMICACONFBRUSSELS (hereafter ‘document 27’). 
In  its  initial  reply  of  13  August  2018,  the  Directorate-General  for  International 
Cooperation  and  Development  granted  full  or  wide  partial  access  to  the  requested 
documents, subject only to the redaction of: 
  personal data, in accordance with Article 4(1)(b) (protection of privacy and the 
integrity of the individual; and 
  in one document, commercially sensitive information based on the protection of 
the  commercial  interests  of  Lumos,  in  accordance  with  Article  4(2),  first  indent 
(protection of commercial interests, including intellectual property) of Regulation 
1049/2001.  
Through your confirmatory application, you do not contest the redaction of parts of the 
documents, the disclosure of which would undermine the protection of interests protected 
by  Regulation  1049/2001,  or  the  justifications  provided  by  the  Commission.  Therefore, 
the partial access already granted will not be reviewed.  
You  claim  instead  that  the  information  provided  was  incomplete,  in  particular  because 
you ‘did not receive the participants[‘] list, and details about the financials’ In addition, 
you request ‘the full streaming of the event’ and ‘the list of  participants, as requested’. 
Consequently,  the  scope  of  your  confirmatory  application  will  consist  of  reviewing 
whether  the  Commission  holds  further  documents  falling  within  the  scope  of  your 
request.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following  your  confirmatory request,  the  Commission  conducted  a thorough  search  for 
further documents falling within the scope of your request. It has identified the following 
documents:  


-  list  of  participants  in  the  conference  organised  jointly  by  the  European 
Commission  and  Lumos,  which  was  held  in  Brussels  on  15  June  2018,   
Ares(2018)4842384 (hereafter ‘document 28’); 
-  Addendum 
No.3 
to 
Service 
Contract 
No. 
EIDHR/2017/384-899, 
Ares(2018)4053415 (hereafter ‘document 29’); 
-  unedited, unpublished raw footage from the closing session, amounting to 31 
minutes  (hereafter  ‘document  30’).  14  minutes  of  this  footage  has  been 
extracted  and  published  on  the  Commission  website  at  the  following  link: 
https://vimeo.com/275268165. 
Following this review, I am pleased to inform you that: 
–  wide  partial  access  is  granted  to  document  28,  subject  only  to  the  redaction  of 
personal  data,  in  accordance  with  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual);  
–  partial access is granted to document 29, subject to redaction of: 
–  personal data  in accordance with Article 4(1)(b) (protection of privacy and the 
integrity of the individual); 
–  those  parts  reflecting  the  offer  of  the  successful  tenderer,  including  the 
breakdown  of  the  budget,  as  well  as  its  VAT  number,  which  are  protected  in 
accordance  with  Article  4(2),  first  indent  (protection  of  commercial  interests, 
including intellectual property);  
–  large parts of document 29, which fall outside the scope of your request as they 
do not concern the event of 15 June 2018.  
As regards document 30, I regret to inform you that access to the unpublished part of 
this document has to be refused, based on the exception of Article 4(1)(b) (protection 
of privacy and the integrity of the individual). 
Please find the detailed reasons for the application of the above-mentioned exceptions 
below. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 provides that ‘the institutions shall refuse access 
to a document where disclosure would undermine the protection of (…) privacy and the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data.’ 
Document 28 contains the names of natural persons who participated in the event of 15 
June  2018  as  well  as  their  signatures.  Document  29  contains  the  names,  job  titles  and 
signatures  of  natural  persons  who  signed  the  addendum  to  service  contract  no. 
EIDHR/2017/384-899.  Among  these  natural  persons,  some  are  staff  of  the  European 
Commission who do not belong to the senior management, while others are not the main 
representatives of the entities that they represent.  


As regards document 30, which is audiovisual material, it contains images of the persons 
participating  in  the  event,  both  speakers  and  public,  as  well  as  oral  presentations, 
personal  testimonies  and  comments.  These  are  personal  data,  as  they  are  linked  to  a 
particular  person.  As  the  Court  of  Justice  has  clarified, for  information  to  be  treated  as 
‘personal data’, there is no requirement that all the information enabling the identification 
of the data subject must be in the hands of one person. Any information, which by reason 
of  its  content,  purpose  or  effect,  is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as 
personal data.3  
I would also like to underline that the event in question was not open  to the public and 
participation was by invitation only. This decision was made by the co-organisers due to 
the  participation  of  several  young  people,  including  children,  who  shared  sensitive 
personal testimonies. The event was not live-streamed for the same reasons. 
In its judgment in the Bavarian Lager case, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, Regulation (EC) No. 45/20014 
(hereafter 'Data Protection Regulation') becomes fully applicable5. 
Article 2(a) of the Data Protection Regulation provides that “’personal data’ shall mean 
any  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  person  […];  an  identifiable 
person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an 
identification  number  or  to  one  or  more  factors  specific  to  his  or  her  physical, 
physiological, mental, economic, cultural or social identity.” According to the Court of 
Justice,  “there  is  no  reason  of  principle  to  justify  excluding  activities  of  a  professional 
[…] nature from the notion of ‘private life’”6The names7 of the persons concerned, as 
well as the information from which their identity can be deduced, undoubtedly constitute 
personal data in the meaning of Article 2(a) of the Data Protection Regulation.  
It follows that public disclosure of the above-mentioned information would constitute the 
processing  (transfer)  of  personal  data  within  the  meaning  of  Article  8(b)  of  Regulation 
45/2001.  According  to  Article  8(b)  of  that  Regulation,  personal  data  shall  only  be 
transferred  to  recipients  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of  having  the  data 
transferred and if there is no reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced. Those two conditions are cumulative.8 Only if both conditions are 
fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in  accordance  with  the 
                                                 
3   Judgment  of  the  Court  of  20  December  2017  in  Case  C-434/16,  Peter  Nowak  v  Data  Protection 
Commissioner, request for a preliminary ruling from the Supreme Court, EU:C:2017:994, paragraphs 
33-35.  
4    Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on 
the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Community 
institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  Official  Journal  L  8  of  12  January 
2001, page 1. 
5   Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  Commission  v  Bavarian  Lager,  EU:C:2010:378, 
paragraph 63. 
6   Judgment  of  20  May  2003  in  Joined  Cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01,  Rechnungshof  v 
Österreichischer Rundfunk and Others,  EU:C:2003:294, paragraph 73. 
7   Judgment in Commission v Bavarian Lager, cited above, EU:C:2010:378, paragraph 68. 
8   Ibid, paragraphs 77-78. 


requirements  of  Article 5  of    Regulation  45/2001,  can  the  processing  (transfer)  of 
personal data occur.  
In the judgment in the ClientEarth case, the Court of Justice ruled that ‘whoever requests 
such  a  transfer  must  first  establish  that  it  is  necessary.  If  it  is  demonstrated  to  be 
necessary, it is then for the institution concerned to determine that there is no reason to 
assume  that  that  transfer  might  prejudice  the  legitimate  interests  of  the  data  subject.  If 
there is no such reason, the transfer requested must be made, whereas, if there is such a 
reason, the institution concerned must weigh the various competing interests in order to 
decide on the request for access’9.  
I refer also to the  Strack case, where the Court of Justice ruled that the institution does 
not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data10. 
In this regard, I would like to stress that you do not establish the necessity of having the 
data in question transferred to you.  
In your confirmatory application, you indicate that, in your view, disclosure is ‘important 
and in the public interest, because there should be public awareness about the influence 
of campaigners, and the support given by the European Commission’. These indications, 
however,  do  not  establish  that,  in  order  to  attain  these  general  and  broad  objectives  for 
the  purposes  of  which  you  are  requesting  disclosure  of  the  documents  concerned,  it  is 
necessary to obtain the disclosure of the names of the persons in question, their job titles, 
their  signatures,  or  unpublished  audio-visual  material  enabling  others  to  deduce  their 
identity11.  Nor  do  you  express  any  specific  interest  in  obtaining  the  names  of  natural 
persons, their job titles or signatures.  
Furthermore,  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals 
concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data  reflected  in  the 
documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would 
harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
As for the signatures contained in the documents, which is biometric data, it is assumed 
that  their  disclosure  would  harm  the  privacy  of  the  signatories  and  subject  them  to  the 
risk of forgery.  
Therefore,  I  have  to  conclude  that  the  transfer  of  personal  data  through  its  disclosure 
cannot be considered as fulfilling the requirements of Regulation 45/2001. 
I  would  also  like  to  underline  that,  contrary  to  the  exceptions  of  Article  4(2),  Article 
4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  is  an  absolute  exception  that  does  not  require  the 
institution  to  balance  the  exception  defined  therein  against  a  possible  public  interest  in 
disclosure.  
                                                 
9   Judgment of 16 July 2015 in Case C-615/13 P, ClientEarth v EFSA, EU:C:2015:489, paragraph 47. 
10   Judgment of 2 October 2014 in Case C-127/13 P, Strack v Commission EU:C:2014:2250, paragraph 
106. 
11   Judgment of 23 November 2011 in Case T-82/09, Dennekamp v Parliament, paragraph 34. 


Therefore,  the  use  of  the  exception  under  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  is 
justified,  as  there  is  no  need  to  disclose  publicly  the  personal  data  contained  in 
documents 28-30, and it cannot be assumed that the legitimate rights of the data subjects 
concerned would not be prejudiced by such disclosure. 
2.1.  Protection of commercial interests  
Article  4(2),  first  indent  of  Regulation  No.  1049/2001  stipulates  that  ‘[t]he  institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
[…] commercial interests of a natural or legal person, including intellectual property,[…] 
unless there is an overriding public interest in disclosure.’  
Document  29  is  an  addendum  to  service  contract  no.  EIDHR/2017/384-899  and  it 
concerns the organisation of a set of events for the European Instrument for Democracy 
and  Human  Rights,  including  the  event  of  15  July  2018.  The  parts  of  the  document 
containing  details  regarding  events  other  than  the  event  of  15  July  2018  for  which  you 
request  access,  do  not  fall  within  the  scope  of  your  request  and  have  been  redacted. 
However, the details concerning the event of 15 July 2018 are disclosed.  
The  document  contains  the  offer  of  the  contractor  concerning  globally  the  whole  set  of 
events  to  be  organised  for  the  European  Instrument  for  Democracy  and  Human  Rights, 
including  the  event  of  15  July  2018.  Please  note  that  document  29  does  not  contain 
specific  financial  details  concerning  only  the  event  of  15  July  2018.  It  is  therefore 
considered to fall outside the scope of your request.  
Had  it,  however,  been  considered  to  fall  within  the  scope  of  your  request,  which  is not 
the  case,  the  withheld  parts  of  the  document  cannot  be  disclosed,  as  it  is  covered  by  a 
general presumption of non-disclosure12. According to the EU Court,  access to the bids 
submitted by the other tenderers would, in principle, undermine the commercial interests 
of the successful tenderer.  
In  this  particular  case,  the  redacted  parts  contain  the  detailed  financial  offer  of  the 
tenderer  for  the  organisation  of  the  set  of  events  for  the  European  Instrument  for 
Democracy and Human Rights, including information regarding the planned breakdown 
of  the  budget,  the  costs  components,  organisation  and  strategy  underlying  the 
implementation  of  the  contract.  Public  disclosure  of  such  financial  data  would  distort 
competition  in  the  specific  market  in  which  the  contractors  operate,  insofar  as  the 
released confidential data could be used by tenderers in future calls for tender in the same 
sector to submit manipulated offers.  
In addition, the VAT number of the contractor is withheld, as this is sensitive commercial 
information,  the  disclosure  of  which  would  undermine  the  contractual  interests  of  the 
contractor.   
                                                 
12   Judgment of the General Court of 29 January 2013 in Joined Cases T-339/10 and T-532/10, Cosepuri 
Soc. Coop. pA v European Food Safety Authority (EFSA), EU:T:2013:38, paragraph 98. 


Consequently,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the  above-
mentioned sensitive commercial information in document 29 reflecting the methodology, 
technical know-how and the budget strategy of the contractor would seriously undermine 
the  commercial  interests  of  the  latter,  including  its  intellectual  property,  within  the 
meaning of Article 4(2), first indent of Regulation 1049/2001.  
This  conclusion  is  reinforced  by  Article    103(1)  of  the  Financial  Regulation13,  which 
stipulates  that  the  '[p]ublication  of  certain  information  after  the  contract  has  been 
awarded may be dispensed with where it would hinder application of the law, would be 
contrary to the public interest, would harm the legitimate business interests of public or 
private undertakings or would distort fair competition between them'. 
Against  this  background,  the  financial  offer  of  the  contractor  and  its  VAT  number  are 
withheld in accordance with Article 4(2), first indent of Regulation 1049/2001. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exception  laid  down  in  Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  give  any  precise  reasons  as  to  why  the 
disclosure of the documents would benefit the general public.  
In its Sviluppo Globale v Commission judgment, the General Court also clarified that ‘the 
transparent  conduct  of  public  tenders  procedures,  which  aims  to  make  possible  the 
monitoring  of  compliance  with  the  relevant  rules  and  principles  does  not  require  the 
publication  of  documents  or  information  relating  to  the  know-how,  methodology  or 
business relationships of the tenderers’14
I  therefore  consider  that  in  this  case,  the  public  interest  is  better  served  by  keeping  the 
withheld parts undisclosed in conformity with the interests protected by the exception of 
Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001. 
The  fact  that  the  documents  relate  to  an  administrative  procedure  and  not  to  any 
legislative  act,  for  which  the  Court  of  Justice  has  acknowledged  the  existence  of  wider 
openness,15 provides further support to this conclusion. 
As  explained  above,  Article  4(1)(b)  does  not  provide  for  a  possibility  for  the  interests 
protected to be overridden by a public interest in disclosure. 
                                                 
13  
Regulation (EU, Euratom) No 966/2012 of the European Parliament and of the Council of 25 October 
2012  on  the  financial  rules  applicable  to  the  general  budget  of  the  Union  and  repealing  Council 
Regulation (EC, Euratom) No 1605/2002 (OJ L 298 of 26.10.2012, p. 1) as amended. 
14   Case T-6/10, ECLI:EU:T:2012:245, paragraph 88. 
15   Judgment  of  the  Court  of  29  June  2010  in  Case  C-139/07  P,  Commission  v  Technische  Glaswerke 
Ilmenau Gmbh, EU:C:2010:376, paragraphs 53-55 and 60.  



4. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

 
 
 
Enclosures: (2) 
10 

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