This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Jourova meetings'.



 
Ref. Ares(2018)5950247 - 21/11/2018
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE and CONSUMERS 
 
 
  The Director General 
 
Brussels,  
JUST.01/AC  
 
 
 
 
 
 
 
By registered letter with  
 
 
 
 
 
 
 
acknowledgment of receipt 
 
Mr Peter Teffer 
c/o EUobserver  
Rue Montoyer 18B  
1000 Brussels  
Belgium 
 
 
 
 
 
 
 
Advance copy by email:  
 
 
 
 
 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2018/4369 
 
Dear Mr Teffer, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  2/8/2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 3/8/2018 under the above mentioned reference number.  
You request access to: 
"documents which contain the following information: 
– all documents related to the 11-7-2018 meeting between commissioner Vera Jourova 
and  Amazon,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

– all documents related to the 25-1-2018 meeting(s) held by commissioner Vera Jourova 
on  dual  quality,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

– all documents related to the 23-1-2018 meeting between commissioner Vera Jourova 
and  Facebook,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

– all documents related to the 29-11-2017 meeting between commissioner Vera Jourova 
and  Microsoft,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: MO59: MO59 08/005. Telephone: direct line (32-2) 2961773 - E-mail: xxxxxxxxxx.xxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
– all documents related to the 17-11-2017 meeting between commissioner Vera Jourova 
and Google, including but not limited to minutes, (hand-written) notes, audio recordings, 
verbatim reports, e-mails, and presentations 

– all documents related to the 9-11-2017 meeting between commissioner Vera Jourova 
and Hospodářská komora České republiky, including but not limited to minutes, (hand-
written) notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

– all documents related to the 18-10-2017 meeting between commissioner Vera Jourova 
and Weber Shandwick, including but not limited to minutes, (hand-written) notes, audio 
recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations 

– all documents related to the 11-10-2017 meeting between commissioner Vera Jourova 
and  IBM,  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio  recordings, 
verbatim reports, e-mails, and presentations" 

After  careful  screening  of  the  relevant  files,  these  are  the  documents  covered  by  your 
request: 
meeting 
documents 
Ares reference 
– all documents related to the 11-7-2018  1. briefing 
Ares(2018)4985022 
meeting  between  commissioner  Vera 
Jourova  and  Amazon,  including  but  not  2. flash report 
Ares(2018)3706633 
limited  to  minutes,  (hand-written)  notes, 
audio  recordings,  verbatim  reports,  e-  
mails, and presentations 
– all documents related to the 25-1-2018  3. briefing 
Ares(2018)757559 
meeting(s)  held  by  commissioner  Vera 
Jourova  on  dual  quality,  including  but 
not  limited  to  minutes,  (hand-written) 
notes, 
audio 
recordings, 
verbatim 
reports, e-mails, and presentations 
– all documents related to the 23-1-2018  4. briefing 
Ares(2018)5016784 
meeting  between  commissioner  Vera 
Jourova and Facebook, including but not 
limited  to  minutes,  (hand-written)  notes, 
audio  recordings,  verbatim  reports,  e-
mails, and presentations 
–  all  documents  related  to  the  29-11- 5. briefing 
Ares(2018)4985999 
2017  meeting  between  commissioner 
Vera  Jourova  and  Microsoft,  including 
but not limited to minutes, (hand-written) 
notes, 
audio 
recordings, 
verbatim 
reports, e-mails, and presentations 
–  all  documents  related  to  the  17-11- 6. briefing 
Ares(2018)5017086 
2017  meeting  between  commissioner 
Vera Jourova and Google, including but 
not  limited  to  minutes,  (hand-written) 


 
notes, 
audio 
recordings, 
verbatim 
reports, e-mails, and presentations 
– all documents related to the 9-11-2017  7. briefing 
Ares(2017)5741645 
meeting  between  commissioner  Vera 
Jourova and Hospodářská komora České 
republiky,  including  but  not  limited  to 
minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  e-mails, 
and presentations 
–  all  documents  related  to  the  18-10- 8. 
Flash 
E.  Ares(2018)4981242 
2017  meeting  between  commissioner  Hulicius 
Vera  Jourova  and  Weber  Shandwick, 
 
including  but  not  limited  to  minutes,  9. letter from Mr 
(hand-written)  notes,  audio  recordings,  Libermann 
Ares(2017)5154323 
verbatim 
reports, 
e-mails, 
and  (NOMAD food) 
presentations 
 
10. 
follow-up 
letter DG JUST 
Ares(2017)5457768 
–  all  documents  related  to  the  11-10- 11. Briefing 
Ares(2018)5016322 
2017  meeting  between  commissioner 
Vera Jourova and IBM, including but not 
limited  to  minutes,  (hand-written)  notes, 
audio  recordings,  verbatim  reports,  e-
mails, and presentations 
 
All briefings have been prepared for internal use and aimed at providing a factual, political 
and legal picture of the files that the Commissioner and her Cabinet members had to discuss 
with  stakeholders.  Their  content  includes  therefore  staff  opinions  and  assumptions  on  the 
position of those stakeholders and of the Member States or third countries on a given topic. 
Having  examined  the  document  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  documents,  I  would  like  to  inform  you  that  your 
application can be partially granted for all documents. 
However,  documents  to  which  you  have  requested  access  contain  personal  data,  in 
particular names, addresses and phone numbers. 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection  of  personal  data.  The  applicable  legislation in  this  field  is Regulation  (EC)  No 
45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18  December  2000  on  the 
protection of individuals with regard to the processing of personal data by the Community 
institutions and bodies and on the free movement of such data1. 
                                                 
1  Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1 


 
When  access  is  requested  to  documents  containing  personal  data,  Regulation  (EC)  No 
45/2001 becomes fully applicable2.  
According  to  Article  8(b)  of  this  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients if they establish the necessity of having the data transferred to them and if there is 
no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be prejudiced. 
We  consider  that,  with  the  information  available,  the  necessity  of  disclosing  the 
aforementioned  personal  data  to  you  has  not  been  established  and/or  that  it  cannot  be 
assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the  legitimate  rights  of  the  persons 
concerned.  Therefore,  we  are  disclosing  a  version  of  the  documents  requested  in  which 
these personal data have been redacted. 
Concerning documents n. 4, and n. 11, some paragraphs have been redacted on the basis of 
the exception to disclosure set in Article 4(1)(a) third indent of Regulation 1049/2001, as we 
consider that its disclosure undermines the international relations with a third country. 
Making available the redacted parts to the public would seriously prejudice the relations 
between  the  European  Commission  and  the  United  States  government  in  their  ongoing 
dialogue on the protection of privacy in the context of transatlantic data transfers, and the 
mutual  confidence  between  them.  Establishing  and  protecting  an  atmosphere  of  mutual 
trust with the United States is a very delicate exercise and any harm  to that trust cannot 
easily be repaired and thus can have a serious adverse effect on any ongoing dialogue as 
well as future cooperation.  
The Commission also has a legitimate interest in not revealing its tactical considerations 
and  other  strategic  elements  of  the  past  discussions  as  this  could  negatively  affect  its 
position in any future (trade) negotiations at both bilateral or multilateral (WTO/GATS) 
level.  
A section of document n. 11 has been redacted as it concerns topics not connected with your 
request and therefore it must be considered as out of the scope of your request (annex at the 
end of the document). 
Concerning documents n; 4, 6 and 11, some sections have been redacted on the basis of the 
exception to disclosure set in Article 4(2) second indent of Regulation 1049/2001,  as they 
refer to and comment on ongoing Court cases. Their disclosure would undermine the proper 
conduct of such judicial procedures. 
 
Redacted sections contain in fact references to court proceedings. Their disclosure would 
undermine  the  protection  of  on-going  and  reasonably  foreseeable  future  court 
proceedings  in  that  it  would  negatively  affect  the  Commission  ability  to  defend  its 
position in Court an equal footing with the respective applicant, contrary to the principle 
of equity of arms.  
Finally,  full  disclosure  of  documents  2,  3,  7,  8  and  10  would  undermine  the  decision-
making  process  of  the  Commission,  as  it  would  reveal  the  preparatory  work  for  the 
negotiation  strategy  for  the  adoption  of  the  "new  deal  for  consumers"  package,  currently 
under discussion in European Parliament and Council. 
                                                 
2  Judgment of the Court of Justice of the EU of 29 June 2010 in case 28/08 P, Commission/The Bavarian 
Lager Co. Ltd
, ECR 2010 I-06055. 


 
Article (4)3 indicates that  
" 3. Access to a document, drawn up by an institution for internal use or received by an 
institution,  which  relates  to  a  matter  where  the  decision  has  not  been  taken  by  the 
institution, shall be refused if disclosure of the document would seriously undermine the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure. 

Access  to  a  document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and 
preliminary consultations within the institution concerned shall be refused even after the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure." 

The Commission's services must be able to continue their intelligence and mediation work 
with  stakeholders  and  national  authorities,  which  is  essential  to  gather  information  and 
feedback  on  a  number  of  provisions  which  are  debated,  in  order  to  facilitate  the 
elaboration of a final text which would meet the objectives of the proposed legislation, as 
well as the  formulation  of the official position of the Commission  in  the context  of the 
co-decision  procedure.  Anticipating  the  options  under  consideration,  would  compromise 
solutions  and  the  possible  fallback  position  on  key  issues,  as  decided  by  the  College  of 
Commissioners. It would ultimately deprive the Commission of essential negotiating tools 
which enable it to fulfil its institutional role at this stage of the legislative procedure. 
Therefore the exception laid down in Article 4(3) second subparagraph of Regulation (EC) 
No 1049/2001 applies to this document. 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(1)(b),  4(2)  second  indent  and  4(3)  of  Regulation 
1049/2001 apply unless there is an overriding public interest in disclosure of the document. 
We have examined  whether there could be an overriding public interest in disclosure, but 
that you have not been able to identify such an interest. 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
 
 



 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
1049/2001,  to  make  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this 
position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-C-1 
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
 
  (e-signed) 
Tiina Astola 

Electronically signed on 20/11/2018 16:46 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563