Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Commissioner Gabriel and her cabinet members' third party meetings'.



 
Ref. Ares(2018)5779233 - 12/11/2018
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology 
 
  Director-General 
 
Brussels,  
CONNECT/R4 
Ms Marlene Straub 
Bundestagsbüro Julia Reda, MEP 
Unter den Linden 50 
11011 Berlin 
Germany  
                                                                                     Advance copy via email:  
                                                                                                     xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
                                                                                
 
REGISTERED LETTER WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
Subject: Your application for access to documents- Ref GestDem 2018/4823 
Dear Ms Straub,  
We  refer  to  your  e-mail  dated  13/9/2018,  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents pursuant to Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of 
the  Council  of  30  May  2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council 
and Commission documents (‘Regulation 1049/2001’), registered on the same date under 
the above-mentioned reference number. We also refer to our email dated 4/10/2018,  our 
reference Ares(2018)5101267, whereby we informed you that the time limit for handling 
your application was extended by 15 working days pursuant to Article 7(3) Regulation 
1049/2001. 
1.  SCOPE OF YOUR APPLICATION 
By your application you requested: 
΄΄documents which contain the following information: 
- Briefing documents for Commissioner Gabriel's meetings with third parties, minutes, 
memos protocols or any form of documentation from such meetings, including 
audiovisual presentations and any material Commissioner Gabriel was given 
throughout, as well as any subsequent internal communication on the meetings. This 
definition is to be understood broadly, as covering any documentation of information. 

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 

- Briefing documents for Commissioner Gabriel's cabinet members' meetings with third 
parties, minutes, memos, protocols or any form of documentation from such meetings, 
including audiovisual presentations and any material Commissioner Gabriel's cabinet 
member was given throughout, as well as any subsequent internal communication on the 
meetings. This definition is to be understood broadly, as covering any documentation of 
information. 

To allow for a prompt, efficient response, I would like to limit the temporal scope of this 
request to meetings dated between 1 January 2018 and 13 September 2018.  

For the sake of clarity, I am referring to meetings listed at but not limited to 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=29935dac-3440-
471f-b08e-c8fedd813724&d-6679426-p=1 (titled "Meetings of  Commissioner Mariya 
Gabriel with organisations and self-employed individuals") and 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/meeting.do?host=9cf470f6-b423-
4424-954b-839539dbf681&d-6679426-p=1 (titled "Meetings of Cabinet members of  
Commissioner Mariya Gabriel with organisations and self-employed individuals"). If 
meetings were held between Commissioner Gabriel/Commissioner Gabriel's cabinet and 
third parties within my given timeframe, which are not listed publicly for any reason, I 
would like to request that documentation (as defined above) be provided of these too.  

In particular, I am interested in meetings covering the following subjects: 
Platforms/Online Platforms/Relations with Platforms, Startups, Evolution of the Public 
Sector Information directive, Illegal Content/Tackling Illegal Content Online, 
Disinformation/Disinformation Online, Safer Internet, Terrorist Content Online, 
Copyright/Copyright Enforcement/Copyright Proposals/Copyright Reform, TDM 
Directive, Communication Artificial Intelligence/Artificial Intelligence/AI, Hate speech, 
Data/Data and the impact of the e-privacy proposal on the news publishing 
industry/Open access to data and Code/Coding. If meetings have taken place, which 
touch upon these subjects but do not mention them in their description of subject, I would 
like to request documentation for those meetings too. Furthermore, I would like to 
request all described documentation, not limited to the subjects above, from 
Commissioner Gabriel's cabinet member Manuel Mateo-Goyet's third party meetings.’΄ 

On 4/10/2018, we proposed a fair solution (our reference Ares(2018)5101267) inviting 
you  to  narrow  down  the  scope  of  your  request  (i.e.  the  subject  matters,  participants, 
timeframe),  in  order  to  reduce  the  amount  of  documents.  In  fact,  according  to  our 
estimates  and  taking  into  account  your  parallel  request  GestDem  2018/4822  and  other 
tasks  that  the  concerned  staff  had  to  deal  with  during  the  same  period  and  the  limited 
human resources available, only documents relating to a maximum of 10 meetings could 
possibly be dealt with within the extended deadline. We provided you with a list of the 
meetings  held  between  1/1/2018  and  13/9/2018,  indicating  the  dates,  participants  and 
topics.  In  case  you  were  not  able  to  specify  the  meetings,  we  proposed  limiting  your 
request to the documents on the 10 most recent meetings between Commissioner Gabriel 
and her Cabinet members with third parties. 
In your response you stated: “My interest in the requested information is curiosity, and 
my right to access it as an EU citizen’’ and you explained that it was therefore difficult 
for you to narrow down your request to specific topics but that you would be happy to do 
so if you received a list of documents for all the meetings that took place. In this context, 
you  referred  to  internal  Commission  guidance  for  fair  solution  proposals  which  states 
that a list of documents should be provided and an estimate of the working days needed 


for  dealing with  the  request.  You then  rejected our  proposal  to  limit  the  scope  of  your 
request.  
Given  the  huge  number  of  meetings,  providing  a  list  of  all  documents  on  all  196 
meetings  of  the  Commissioner  and  cabinet  members  with  third  parties  is  not  feasible 
within the statutory timeframe of an access-to-documents request.  
Given your unavailability to narrow down the request by choosing topics and/or meeting 
dates, the Commission services started to identify the documents for the 10 most recent 
meetings. This requires the Commissioner’s cabinet and many units of the Commission 
services,  to  identify  documents  that  possibly  have  been  drafted  for  each  meeting,  to 
assess  whether  there  are  any  interests  to  be  protected  under  Article  4  of  Regulation 
1049/2011  including  the  assessment  of  whether  rights  of  third  parties  and  their 
commercial  interests  could  be  damaged  if  the  documents  were  released.  The 
administrative burden of this task is very high.   
In  line  with  the  principles  of  sound  financial  management  and  good  administration  to 
which  the  Commission  is  bound  to  pursuant  to  Article  310(5)  of  the  Treaty  on  the 
Functioning of the European Union, we are obliged to balance your possible interest in 
access against the workload resulting from the processing of your application. This is in 
line with the case law of the EU Courts1 . We have therefore restricted the scope of your 
application  to  what  we  could  achieve,  with  the  Commission’s  scare  resources,  in  the 
given timeframe to the 10 most recent meetings. 
2.  DOCUMENTS FALLING WITHIN THE SCOPE OF THE REQUEST 
The following meetings are within the scope of the request after having been restricted as 
set out above: 
Name 
Date 
Location 
Entity/ies met 
Subject(s) 
Carl-Christian 
07/09/2018  
Brussels  
Mastercard  
AI and privacy  
Buhr  
Manuel  Mateo- 06/09/2018  
Brussels  
Eli  Lilly  and  eHealth  
Goyet  
Company (Lilly)  
Carl-Christian 
06/09/2018  
Brussels  
ERNIEAPP 
Personal 
data, 
Buhr  
LTD 
Social platforms 
(ERNIEAPP)  
Carl-Christian 
05/09/2018  
Brussels  
Symantec 
ePrivacy, 
Buhr  
Corporation 
Cybersecurity, 
(SYMC)  
AI  
Manuel  Mateo- 04/09/2018  
Brussels  
Google  
Copyright  
Goyet  
                                                 
1 Judgment of the Court of Justice of 2 October 2014 in case C-127/13, Strack v Commission, paragraphs 
27-28. 


Manuel  Mateo- 04/09/2018  
Brussels  
Third-i bvba  
E-Health  
Goyet  
Carl-Christian 
04/09/2018  
Brussels  
Confédération 
Presentation  of 
Buhr  
Européenne  des  the  activities  in 
Associations  de  relation 
to 
Petites 
et  Commissioner’s 
Moyennes 
portfolio  
Entreprises 
(CEA-PME)  
Manuel  Mateo- 03/09/2018  
Brussels  
Groupement 
Copyright  
Goyet  
Européen 
des 
Sociétés 
d'Auteurs 
et 
Compositeurs 
(GESAC)  
Commissioner  
05/09/2018 
Brussels 
Motion  Picture  Copyright 
Association 
Gabriel  
(MPA) 
Commissioner 
04/09/2018 
Brussels 
European 
Copyright 
Gabriel 
Alliance 
of 
News  Agencies 
(EANA) 
 
Within the given timeframe we were able to identify and assess the following documents 
related to the following meetings: 
Meeting with Mastercard (07-09-2018) 
1. BTO Meeting Carl Buhr with Mastercard 
Meeting with Eli Lilly and Company (Lilly) (06-09-2018) 
2. BTO Meeting CAB- Elli Lilly 
Meeting with ERNIEAPP LTD (06-09-2018) 
3. BTO Meeting Carl Buhr, CAB Gabriel with CEO of Ernie App 
- Meeting with Symantec Corporation (SYMC) (05-09-2018) 
4. BTO Meeting between CAB Gabriel and Symantec 
5. Briefing CaB Gabriel/662 
- Meeting with Third-i bvba (04-09-2018) 
6. BTO note meeting with Third-Ibvba/ MSD for Mothers-Maternal Health and Digital 


7. Transformation through digital inventions-MSD for mothers 
8. Equipping providers with digital tools to improve maternity care: Project iDeliver 
9. Increasing access to family planning services: Nivi 
10.  Empowering  providers  with  digital  tools  to  deliver  safer  maternity  care:  Safe 
Delivery App 
11. Providing women with the quality of care they deserve: Together for her health 
- Meeting with the German SME Association (04-09-2018) 
12. BTO Meeting Carl Buhr, CAB Gabriel, with the German SME Association (BVMW) 
- Meeting with Motion Picture Association (05-09-2018) 
13. Briefing/690- Digital in the next MFF 
14.  Briefing/691-  Meeting  with  Charles  Rifkin,  CEO  of  Motion  Picture  Association 
(MPA) 
15. Briefing for Commissioner Gabriel –Meeting with Charles Rivkin, CEO of Motion 
Picture Association 
Meeting with European Alliances of news Agencies (EANA) (04-09-2018) 
16. Meeting request of 02.08.2018 
17. Briefing/692- Commissaire Gabriel – réunion avec le collectif d'Agences de Presse  
18. Position Paper AFP 
 
Given the limited timeframe, we were not able to complete the verification on whether 
further documents exist and whether they can be made available. 
3.  ASSESSMENT UNDER REGULATION 1049/2001 
Having assessed the identified documents under the provisions of Regulation 1049/2001 
and  taking  into  account  the  consultation  of  third  parties,  we  have  arrived  at  the 
conclusion that full disclosure can be granted for seven documents. Partial access can be 
granted to all other documents.  
A. Full disclosure 
Following an examination of Documents No 7, 8, 9, 10, 11, 14 and 18, we have arrived 
at the conclusion that full disclosure can be granted. 
Please note that Document No 18 is publicly available via the following link: 
https://www.afp.com/sites/default/files/2017-06-07_note_droits_voisins.pdf 


Please note that Documents No 7, 8, 9, 10, 11 and 18 were received by the Commission 
from third parties. They are disclosed for information only and cannot be re-used without 
the  agreement  of  the  originator,  who  holds  a  copyright  on  it.  Such  documents  do  not 
reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
You  may  reuse  Document  No  14  free  of  charge  for  non-commercial  and  commercial 
purposes provided that the source is acknowledged, that you do not distort the original 
meaning or message of the document. Please note that the Commission does not assume 
liability stemming from the reuse.  
B. Partial access with only personal data redacted  
Parts  of  the  Documents  No  1,  4,  5,  6  12,  13,  15,  16  and  17  contain  personal  data,  in 
particular  names,  contact  and  other  details  and  functions  of  the  Commission  staff  or 
external staff. 
Pursuant to Article 4(l)(b) Regulation 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual, in particular in accordance with Union legislation regarding the protection of 
personal data. The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 45/2001 of 
the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of 
individuals with regard to the processing of personal data by the Community institutions 
and bodies and on the free movement of such data (hereinafter “Regulation 45/2001”)2 . 
According  to  Article  8(b)  Regulation  45/2001,  personal  data  shall  be  transferred  to 
recipients only if they establish the necessity of having the data transferred to them and if 
there is no reason to assume that the legitimate rights of the persons concerned might be 
prejudiced.  
We consider that the necessity of disclosing the aforementioned personal data to you has 
not  been  established  and  that  it  cannot  be  assumed  that  such  disclosure  would  not 
prejudice the legitimate rights of the persons concerned. Therefore, we are disclosing a 
version of these documents in which the personal data have been redacted. 
Please note that Document No 16 was received by the Commission from a third party. It 
is  disclosed  for  information  only  and  cannot  be  re-used  without  the  agreement  of  the 
originator, who holds a copyright on it. It does not reflect the position of the Commission 
and cannot be quoted as such. 
With  regard  to  the  documents  produced  by  the  Commission,  you  may  reuse  these 
documents free of charge for non-commercial and commercial purposes provided that the 
source is acknowledged, that you do not distort the original meaning or message of the 
documents.  Please  note  that  the  Commission  does  not  assume  liability  stemming  from 
the reuse.  
With  respect  to  documents  containing  minutes  or  summary  records  of  meetings  with 
third parties, please note that they were drawn up for internal use under the responsibility 
of the relevant officials of DG CONNECT. They solely reflect the authors' interpretation 
of the interventions made and do not set out any official position of the third parties to 
which the documents refer.  
                                                 
2 Official Journal L8 of 12.1.2001,p.1 See also Judgment of the Court of Justice of the EU of the 29 June 
2010 in case 28/08P, Commission/ The Bavarian Lager Co. LTD, ECR 2010 I-06055 


 
C.  Partial  access  based  on  Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  1049/2001 
(Protection of commercial interests) 

Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  the  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property  unless 
there is an overriding public interest in disclosure. 
Following  an  examination  of  Documents  No  2  and  3  and  taking  into  account  the 
feedback received from the third party in relation to Documents No 3, we have arrived at 
the conclusion that parts of these documents contain sensitive commercial information.  
Parts of the Document No 2 relate to information allowing conclusions on the strategy, 
potential  partners  and  future  actions  of  Eli  Lilly.  Disclosing  this  information  would 
undermine the protection of its commercial interests. 
Parts of Document No 3 contain substantial amount of sensitive business information as 
they pertain to Ernie App’s go-to-market strategy and business model. Disclosure of this 
information would affect the company’s commercial interests. 
Based  on  the  foregoing  we  consider  that  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that 
public  access  to  the  above-mentioned  information  would  undermine  the  commercial 
interests of the parties concerned. 
The exceptions laid down in Articles 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 applies 
unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure  of  the  documents.  Such  an 
interest  must,  firstly,  be  a  public  interest  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by 
disclosure.  We  have  examined  whether  there  could  be  an  overriding  public  interest  in 
disclosure but we have not been able to identify such interest.  
Certain  parts  of  these  documents  also  contain  names,  contact  details  and  functions  of 
Commission  staff  or  external  staff.  These  constitute  personal  data  that  have  been 
expunged for the reasons set out under Section 3B above. 
You  may  reuse  these  documents  free  of  charge  for  non-commercial  and  commercial 
purposes provided that the source is acknowledged, that you do not distort the original 
meaning or message of the documents. Please note that the Commission does not assume 
liability stemming from the reuse. 
Please  note  also  that  these  documents  were  drawn  up  for  internal  use  under  the 
responsibility  of  the  relevant  officials  of  DG  CNECT.  They  solely  reflect  the  authors' 
interpretation  of  the  interventions  made  and  do  not  set  out  any  official  position  of  the 
third parties to which the documents refer. 
4.  CONFIRMATORY APPLICATION 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 



European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
   (e-Signed) 
                                                                          Roberto Viola 
 
 
 
 
 
 
 
 
Enclosures: (18) 

Electronically signed on 09/11/2018 19:23 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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