This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Special Committee on Agriculture'.

Brussels, 3.1.2019 
C(2019) 37 
Mr Peter Teffer 
Rue Montoyer 18B 
1000 Brussels 
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GestDem 2018/4902 

Dear Mr Teffer, 
I  refer  to  your  e-mail  of  31  October  2018,  registered  on  the  same  day,  in  which  you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereinafter ‘Regulation 1049/2001’). 
In  your  initial  application  of  17  September  2018,  registered  under  reference  GestDem 
2018/4902  and  dealt  with  by  the  Directorate-General  for  Agriculture  and  Rural 
Development,  you  requested  access  to  ‘any  written  record  or  audio  recording  of  the 
meetings  the  Special  Committee  on  Agriculture  held  in  2017  produced  by  the 
Commission (not referring to the summary records produced by the Council)’.  
The Directorate-General for Agriculture and Rural Development identified the following 
documents as falling within the scope of your request:  
1.  Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture,  Brussels,  16  January  2017  – 
Summary record (SI(2017)11, 19.01.2017); 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

2.  Meeting of the Special Committee on Agriculture, Brussels, 13 February 2017  – 
Summary record (SI(2017)49, 15.02.2017); 
3.  Meeting of the Special Committee on Agriculture, Brussels, 20 February 2017 – 
Summary record (SI(2017)71, 23.02.2017); 
4.  Meeting of the Special Committee on Agriculture, Brussels, 27 February 2017  – 
Summary record (SI(2017)81, 2.03.2017; 
5.  Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture,  Brussels,  13  March  2017  – 
Summary record (SI(2017)107, 15.03.2017); 
6.  Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture,  Brussels,  20  March  2017  – 
Summary record (SI(2017)118, 22.03.2017); 
7.  Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture,  Brussels,  27  March  2017  – 
Summary record, (SI(2017)138, 03.04.2017); 
8.  Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture,  Brussels,  10  April  2017  – 
Summary record, (SI(2017)164, 20.04.2017); 
9.  Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture,  Brussels,  24  April  2017  – 
Summary record (SI(2017)174, 26.04.2017); 
10. Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture,  Brussels,  15  May  2017  – 
Summary record (SI(2017)224, 15.05.2017); 
11. Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture,  Brussels,  29  May  2017  – 
Summary record (SI(2017)289, 1.06.2017); 
12. Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture,  Brussels,  26  June  2017  – 
Summary record (SI(2017)344, 28.06.2017); 
13. Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture,  Brussels,  10  July  2017  – 
Summary record (SI(2017)375, 20.07.2017); 
14. Meeting of the Special Committee on Agriculture, Brussels, 18 September 2017 – 
Summary record (SI(2017)429, 19.09.2017); 
15. Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture,  Brussels,  16  October  2017  – 
Summary record (SI(2017)486, 18.10.2017);  
16. Meeting of the Special Committee on Agriculture, Brussels, 06 November 2017 – 
Summary record (SI(2017)530, 10.11.2017); 
17. Meeting of the Special Committee on Agriculture, Brussels, 20 November 2017 – 
Summary record (SI(2017)563, 21.11.2017). 

At  the  initial  stage,  the  Directorate-General  for  Agriculture  and  Rural  Development 
granted partial access to the above-mentioned documents, with the names of the Member 
States redacted on the grounds of Article 4(3) of Regulation 1049/2001 (protection of the 
decision-making  process).  It  redacted  parts  of  documents  8  and  13  on  the  basis  of  the 
exception protecting the public interest as regards international relations (Article 4(1)(a), 
third indent, of Regulation 1049/2001). It refused access to parts of document 17 on the 
grounds  of  Article  4(3)  of  Regulation  1049/2001.  Finally,  it  redacted  the  personal  data 
that was included in the above-mentioned documents in accordance with Article 4(1)(b) 
of the same Regulation (protection of the privacy and the integrity of the individual).  
In  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position  and  you  put 
forward  a  series  of  arguments  in  support  of  your  request.  These  have  been  taken  into 
account in my assessment, the results of which are detailed below.  
You  also  point  out  that  certain  documents  that  would  fall  under  your  request  were 
missing from the file attached to the initial reply. 
Please note that,  subsequent  to  your confirmatory  application, six additional  documents 
have been identified:  
18. Meeting of the Special Committee on Agriculture (SCA), Brussels, 23 May 2017 
– Summary record (Ares(2018)5717300); 
19. Meeting of the Special Committee on Agriculture (SCA), Brussels, 06 June 2017 
– Summary record (Ares(2018)5717128); 
20. Meeting of the Special Committee on Agriculture (SCA), Brussels, 4 September 
2017 – Summary record (Ares(2018)5717342); 
21. Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture  (SCA),  Brussels,  3  October 
2017 – Summary record (Ares(2018)5717383); 
22. Meeting  of  the  Special  Committee  on  Agriculture  (SCA),  Brussels,  23  October 
2017 – Summary record (Ares(2018)5717474); 
23. Meeting of the Special  Committee on Agriculture (SCA),  Brussels,  4  December 
2017 – Summary record (Ares(2018)5717233); 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following  your  confirmatory  application,  the  European  Commission  consulted  the 
Council of the European Union on this request. In its reply, the Council of the European 
Union  underlined  that  the  documents  that  you  seek  to  obtain  reflect  solely  the  author’s 
interpretation  of the interventions  made  during the meetings  and do not  set  any  official 
position  of  the  institutions  and  the  Member  States’  representatives  involved  in  the 

discussions.  It  did  not  comment  on  how  the  rules  laid  down  in  Regulation  1049/2001 
would, in its opinion, apply to your request.  
Having  carried  out  an  assessment  of  your  confirmatory  application  in  light  of  the 
provisions  of  Regulation  1049/2001  and  taking  into  account  the  outcome  of  the  above-
referred consultation, I can inform you that: 
-  Further  partial access  is  granted to  documents  1 to  7, 9  to  12 and  14  to 17. The 
personal  data  redacted at the initial  stage on the  basis of the exception provided 
for  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  (protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual) remain withheld. 
-  Partial access is granted to documents 18 to 23, with only personal data redacted 
on the basis of Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001. 
-  Further  partial  access  is  granted  to  documents  8  and  13.  With  regard  to  the 
undisclosed  parts  of  these  documents,  I  confirm  the  initial  decision  of  the 
Directorate-General  for  Agriculture  and  Rural  Development  to  refuse  access 
thereto.  The  refusal  is  based  on  the  exception  relating  to  the  protection  of 
international  relations  provided  for  in  the  third  indent  of  Article  4(1)(a)  of 
Regulation 1049/2001. 
Please find the detailed reasons for the refusal below. 
2.1.  Protection of the public interest as regards international relations 
Article 4(1)(a), third indent, of Regulation 1049/2001 provides that the 'institutions shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of […] the 
public interest as regards […] international relations […]'. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  question  the  applicability  of  the  above-
mentioned  exception  to  the  undisclosed  parts  of  documents  8  and  13.  Instead,  your 
argumentation  is  focused  on  the  issue  of  the  disclosure  of  the  identity  of  the  Member 
States reflected in the documents under the request. Nevertheless, I would like to provide 
additional explanations of how the public release  of the undisclosed parts of the above-
mentioned documents would undermine the public interest protected by this exception. 
As  per  settled  case  law,  the  disclosure  of  European  Union  positions  in  international 
negotiations  can  damage  the  protection  of  the  public  interests  as  regards  international 
relations3. The above-mentioned exception can be invoked if the disclosure might entail 
negative repercussions for the European Union’s relations with third countries4.  
3   Judgement  of  19  March  2013,  In  ‘t  Veld  v  European  Commission,  T-301/10,  EU:T:2013:135, 
paragraph 123. 
4   Judgement  of  7  February  2002,  Aldo  Kuijer  v  Council  of  the  European  Union,  T-211/00, 
EU:T:2002:30, paragraph 65.  

Furthermore,  the  Court  of  Justice  stressed  in  the  In  ‘t  Veld  ruling  that  the  institutions 
‘must be recognised as enjoying a wide discretion for the purpose of determining whether 
the disclosure of documents relating to the fields covered by [the exceptions provided for 
in Article 4(1)(a) of Regulation 1049/2001] could undermine the public interest’5. 
Consequently,  ‘the Court’s review of the legality of the institutions’ decisions refusing 
access to documents on the basis of the mandatory exception  […] relating to the public 
interest  must  be  limited  to  verifying  whether  the  procedural  rules  and  the  duty  to  state 
reasons  have  been  complied  with,  the  facts  have  been  accurately  stated,  and  whether 
there has been a manifest error of assessment of the facts or a misuse of powers’6. 
Documents  8  and  13,  which  contain  certain  parts  relating  to  international  negotiations 
between  the  European  Union  and  third  countries,  have  been  examined  in  light  of  the 
above-mentioned case law. 
The relevant undisclosed parts of document 8 contain the views of the Member States on 
the  approach  proposed  by  the  European  Commission  following  the  Court  ruling  in  the 
Polisario Front case7.  It  also contains sensitive comments regarding the implications of 
this  judgement  in  the  context  of  the  relations  between  the  European  Union  and  the 
Kingdom of Morocco.   
The public release of these elements might harm bilateral relations with the Kingdom of 
Morocco  and  further  compromise  the  negotiations  on  the  European  Union-Morocco 
Agreement8,  which  have  not  yet  been  finalised.  Indeed,  discussions  are  currently  being 
held  both  at  bilateral  level  with  the authorities of this country and also  in  the European 
Parliament. Furthermore, the disclosure of this information could undermine the climate 
of  mutual  trust  between  the  European  Union  and  the  Kingdom  of  Morocco,  which  is 
necessary to ensure the smooth conduct of the negotiations and the implementation of the 
Association Agreement with this country9.  
The relevant undisclosed parts of document 13 contain information on the strategy of the 
European Union in the context of World Trade Organisation negotiations on agricultural 
matters  and  the  related  concerns  raised  by  the  Member  States.  Public  access  to  this 
information  would  reveal  strategic  objectives  of  the  Union  that  are  relevant  in  the 
framework of ongoing and future World Trade Organisation negotiations. This would, in 
turn,  undermine  the  position  of  the  Union  in  these  negotiations,  notably  as  regards  the 
next ministerial conference, which will be held in Kazakhstan in June 2020.  
Against  this  background,  there  is  a  risk  that  the  public  release  of  the  relevant  withheld 
parts  of  documents  8  and  13  would  have  an  adverse  impact  on  ongoing  negotiation 
procedures with third countries and would negatively affect the position of the European 

Judgment of 3 July 2014, Council v In ‘t Veld, C-350/12, EU:C:2014:2039, paragraph 63.  
6   Judgment of 25 April 2007, WWF European Policy Programme v Council, T-264/04, EU:T:2007:114, 
paragraph 40. 
7   Judgement  of  21  December  2016,  Council  of  the  European  Union  v  Polisario  Front,  C-104/16  P, 
8   COM/2018/481 final/2. 
9   OJ L 70, 18.3.2002, p. 2.  

Union in the context of international trade negotiations. I consider this risk as reasonably 
foreseeable  and  non-hypothetical,  given  the  sensitivity  of  the  discussions  with  the 
Kingdom  of  Morocco,  and  the  relevance  of  the  above-referred  Union’s  negotiating 
position in the Twelfth Ministerial Conference of the World Trade Organisation.  
Consequently,  I  consider  that  the  relevant  undisclosed  parts  of  the  above-mentioned 
documents are protected against public disclosure, pursuant to the exception provided for 
in Article 4(1)(a), third indent of Regulation 1049/2001.  
2.2.  Protection of privacy and integrity of the individual 
Pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of 
the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the 
protection of personal data’. 
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC10 (hereafter ‘Regulation 2018/1725’). 
The  documents  identified  under  your  request,  including  the  documents  identified  at 
confirmatory  level,  contain  personal  data,  in  particular  the  names,  surnames,  functions 
and contact details of staff members of the European Commission who do not hold any 
senior management positions. Indeed, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that 
personal  data  ‘means  any  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural 
person […]’. The Court of Justice has specified that any information, which by reason of 
its  content,  purpose  or  effect,  is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as 
personal data11. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)12,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data 
Protection Regulation becomes fully applicable13. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if    ‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
10   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
11   Judgment of 20 December 2017, Peter Novak v Data Protection Commissioner, C-434/16, request for 
a preliminary ruling, EU:T:2018:560, paragraphs 33-35.    
12   Judgment of 29 June 2010, Commission v the Bavarian Lager Co. Ltd, C-28/08 P, EU:C:2010:378. 
13   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  

assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine  the  further  conditions  for  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that 
the  European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the 
data subject’s legitimate interests might  be prejudiced and, in  the  affirmative, establish 
the proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after 
having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your confirmatory application, you do not put forward any arguments to establish the 
necessity  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by the disclosure 
of the personal  data reflected in  the documents  under the request, as there is  a real  and 
non-hypothetical  risk  that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject 
them to unsolicited external contacts.  
Consequently, I must conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, 
access cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a 
purpose in  the public interest  has  not  been substantiated and there is  no reason to  think 
that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by  the 
disclosure of the personal data concerned. 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  1049/2001,  I  have  considered  whether 
partial access could be granted to the documents that you seek to obtain. 
As stated above, further  partial access  is  herewith  granted to  documents 1 to  7, 9 to  12 
and 14 to 17. In addition, partial access is granted to documents 18 to 23.  
The  undisclosed  parts  of  the  above-mentioned  documents  contain  personal  data  and 
cannot be released for the reasons set out in section 2.2 above.  
With regard to documents 8 and 13, I consider that further access to the undisclosed parts 
of  these  documents  would  undermine  the  protection  of  the  public  interest  as  regards 
international  relations  for  the  reasons  described  in  section  2.1  above.  These  parts  are 

entirely covered by the exception laid down in Article 4(1)(a), third indent, of Regulation 
1049/2001  (protection  of  international  relations).  Consequently,  no  meaningful  further 
partial access to those documents is possible without undermining the interests protected 
by this exception.  
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 

Enclosures: (23) 

Document Outline