This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'The EU notification procedure for services (Services Directive)'.



 
Ref. Ares(2019)292870 - 18/01/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Internal Market, Industry, Entrepreneurship and SMEs 
 
Modernisation of the Single Market 
  Service Policy for Consumers 
 
Brussels,  
GROW E1/JK/gc  
grow.ddg2.e.1 Ares(2019)255968 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt
 
Mr Olivier Hoedeman 
Corporate Europe Observatory 
Rue d'Edimbourg 26 
B-1050 Brussels 
 
Advance copy by email:  
ask+request-5964-
[email address] 
   
    
 
Subject:   Request for access to documents – GESTDEM No. 2018/6801 
Dear Mr Hoedeman, 
Thank you for your e-mail of 12.12.2018 which was registered on 18.12.2018, requesting access 
to  documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European 
Parliament,  Council  and  Commission  documents  (OJ  L145,  31  May  2001,  page  43  and 
following). 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
Your e-mail requested access to documents as follows: 
“… I would - with reference to Regulation 1049/2001, like to request a list of all companies and 
organisations that sent a submission to the consultation.” 
 

 
2. 
DESCRIPTION OF DOCUMENTS IDENTIFIED 
 
We  have  identified  1  document  that  match  the  scope  of  your  request  which  is  annexed  to  the 
present letter.  
 
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: N107 - 01/017 - Tel. direct line +32 229-60531 - Fax +32 229-57712 

 
3. 
FULL DISCLOSURE OF REQUESTED INFROMATION 
 
We would like to inform you that the information you have requested is fully disclosed1. 
 
The document to which you have requested access contains names of companies and organisations 
but also of private persons which have replied to the public online consultation run by the European 
Commission from 26 January to 19 April 2016 on proposal to reform notifications of new regulatory 
requirements for services providers. 
Among  the  list  of 126  submissions  27 are  from  private  persons  which are out of the scope  of the 
access to documents request and therefore will not be disclosed. 
Furthermore, the document to which you have requested access contains personal data.  
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in 
particular in accordance with European Union legislation regarding the protection of personal data.  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard 
to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the 
free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC2 (‘Regulation 2018/1725’). 
Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information relating to 
an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of  Justice  has  specified  that  any 
information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person is to be 
considered as personal data.3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, the Data Protection Regulation becomes 
fully applicable5 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be  transmitted  to 
recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    ‘[t]he  recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest 
and the controller, where there is any reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’. 
                                                 
1 Except for redaction of personal data. Please see reference below. 
2 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
3 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak v Data Protection Commissioner
, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
4 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles set out therein are also applicable under the new data protection regime established by 
Regulation 2018/1725.  


 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data 
occur. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to examine the 
further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled, 
namely if the recipient has established that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest. It is only in this case that the European Commission has to examine 
whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced 
and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you do not  put forward  any  arguments  to establish the  necessity  to  have  the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European Commission does 
not have to examine whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate interests 
of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in the 
documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would harm their 
privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access cannot be 
granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest 
has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In case you would disagree with the assessment that the expunged data are personal data which can 
only be disclosed if such disclosure is legitimate under the rules of personal data protection, you are 
entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  make  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such  a confirmatory  application  should  be  addressed  within 15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 5/327 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: [email address] 
 
 
Yours sincerely, 
Robert STRAUSS 
Head of Unit  
Annexes:   Document – Public consultation submissions 



 
 
 
 

Electronically signed on 18/01/2019 10:49 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

Document Outline