This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Indonesia-EU Vision Group (2)'.



Ref. Ares(2019)1598515 - 10/03/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
 
The Director General 
 
                                                                    
Brussels, 10 March 2019                                                               
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 

Mr Bart-Jaap Verbeek  
Centre for Research on Multinational 
Corporations (SOMO) 
Sarphatistraat 30 
1018 GL Amsterdam 
Netherlands 
 
Advance  copy  by  email:  ask+request-
[email address] 

 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem 2018/5694 
Dear Mr Verbeek, 
I refer to your request of 1 October 2018 for access to documents under Regulation (EC) No 
1049/20011  ("Regulation  1049/2001"),  as  registered  under  the  above  mentioned  reference 
number. 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
With  this  request  GestDem  2018/5694,  you  request  access  to  a  set  of  25  documents,  ie. 
documents numbered 26 to 50 from the list submitted to you by the European Commission 
on 21 September 2018 as part of your previous request, notably GestDem 2018/4307.  
After  close  examination,  I  note  that  we  have  already  given  you  access  to  documents 
numbered 26-28 in response to your previous request GestDem 2018/4307. We also realised 
that  certain  documents  appear  twice  on  the  list  (notably  those  numbered  36,  38  and  59), 
certain  documents  form  part  of  other  documents  (those  numbered  42  and  50)  and  one 
document  was  no  longer  accessible  (number  51).  In  order  to  treat  your  request  for  an 
additional 25 documents, we therefore consider your new request to cover documents 29 to 
60. 
Requests GestDem 2018/4307 and GestDem 2018/5694 concern: 
                                                 
1  
Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 91111 

 - any documents, including briefings, reports, memo's and correspondence (emails, letters, 
faxes  etc.),  in  which  the  Indonesia-EU  Vision  Group  was  mentioned  (between  December 
2009 and today); 
- a list of meetings, as well as agendas and minutes or any other reports of such meetings, 
between  DG  Trade  officials  and/or  representatives  (including  the  Commissioner  and  the 
Cabinet)  and  representatives  of  the  Indonesia-EU  Vision  Group  (between  December  2009 
and today). 
For  ease  of  reference,  a  list  of  the  documents  falling  within  the  scope  of  your  request  is 
enclosed in Annex 1. For each of them the list provides a description and indicates whether 
parts or entire documents are withheld and if so, under which ground pursuant to Regulation 
1049/2001.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In  accordance  with  settled  case  law2,  when  an  institution  is  asked  to  disclose  a  document,  it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to the 
right  of  public  access  to  documents  set  out  in  Article  4  of  Regulation  1049/2001.  Such 
assessment is carried out in a multi-step approach. First, the institution must satisfy itself that 
the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by 
that  exception.  Second,  it  must  examine  whether  disclosure  of  the  parts  of  the  document  in 
question poses a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of undermining the 
protection of the interest covered by the exception. Third, if the institution takes the view that 
disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under Articles 4(2) 
and 4(3) of Regulation 1049/2001, the institution is required "to ascertain whether there is any 
overriding public interest justifying disclosure
"3.  
In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public  the 
widest  possible  right  of  access  to  documents4,  "the  exceptions  to  that  right  […]  must  be 
interpreted and applied strictly"
5. 
Having  examined  the  requested  documents  under  the  applicable  legal  framework,  I  am 
pleased to grant you full access to the content of document 31. The content of documents 39, 
40,  43,  47,  48,  49,  54,  56,  58  and  60  is  fully  accessible  with  the  exception  of  elements 
concerning  the  protection  of  privacy  and  integrity  of  the  individual,  which  were  redacted 
pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001.  
Partial access is granted to documents 29, 32,34, 35, 37, 41, 44, 45 and 52.   
                                                 
2  
Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4  
Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5  
Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 


With respect to documents 29, 32, 34, 35, 37, 41, 44, 45 and 52 in addition to personal data, 
parts were redacted based on the exceptions set out in Article 4(1)(a) third indent of Regulation 
1049/2001 (protection of the public interest as regards international relations) or in Article 4(3) 
first indent of Regulation 1049/2001 (protection of the institutional decision-making process), 
or in both. Parts of documents that do not relate to your request have also been removed, as 
they do not fall within the scope of your request.  
Finally,  I  regret  that  no  access  can  be  granted  to  documents  30,  33,  46,  53,  55  and  57  as 
these  documents  are  fully  covered  by  the  exceptions  set  out  in  Article  4(1)(a),  4(1)(b)  or 
Article 4(3).  
The reasons justifying the application of the exceptions are set out below in Sections 2.1, 2.2 
and 2.3.  
2.1 
Protection of the public interest as regards international relations  
Article 4(1)(a) third indent, of Regulation 1049/2001 provides that  “[t]he institutions shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: the public 
interest as regards: […] international relations
”. 
According  to  settled  case-law,  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests  protected  by  Article  4(1)(a)  of  Regulation  No  1049/2001,  combined  with  the  fact 
that  access  must  be  refused  by  the  institution,  under  that  provision,  if  disclosure  of  a 
document to the public would undermine those interests, confers on the decision which must 
thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the exercise 
of  particular  care.  Such  a  decision  therefore  requires  a  margin  of  appreciation".
6  In  this 
context, the Court of Justice has acknowledged that the institutions enjoy "a wide discretion 
for  the  purpose  of  determining  whether  the  disclosure  of  documents  relating  to  the  fields 
covered by [the] exceptions [under Article 4(1)(a)] could undermine the public interest"
7.  
The General Court found that "it is possible that the disclosure of European Union positions 
in  international negotiations  could  damage the protection of  the public interest  as regards 
international  relations"
  and  "have  a  negative  effect  on  the  negotiating  position  of  the 
European Union"
 as well as "reveal, indirectly, those of other parties to the negotiations".
Moreover, "the positions taken by the Union are, by definition, subject to change depending 
on  the  course  of  those  negotiations  and  on  concessions  and  compromises  made  in  that 
context by the various stakeholders. The formulation of negotiating positions may involve a 
number of tactical considerations on the part of the negotiators, including the Union itself. 
In that context, it cannot be precluded that disclosure by the Union, to the public, of its own 
negotiating  positions,  when  the  negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret, 
could, in practice, have a negative effect on the negotiating capacity of the Union".

                                                 
6  
Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36. 
7  
Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
8  
Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125. 
9  
Id., paragraph 125. 


The  EU  is  currently  negotiating  a  free  trade  agreement  with  Indonesia.  More  generally, 
under  these  circumstances  it  remains  important  for  the  EU  to  retain  a  certain  margin  of 
manoeuvre  to  shape  and  adjust  its  tactics,  options  and  positions  in  order  to  safeguard  the 
EU's  interests.  Exposing  internal  views  and  considerations  would  weaken  the  negotiating 
capacity  of  the  EU  and,  consequently,  the  protection  of  the  public  interest  as  regards 
international relations. 
Certain  passages  in  documents  29,  30, 32,  33, 34,  35, 37,  41, 44, 45, 46, 52, 53, 55 and 57 
have  therefore  been  withheld  as  they  reveal  important  strategic  interests  and  priorities.  As 
such,  this  information  directly  or  indirectly  reveals  negotiating  priorities,  strategic  objectives 
and tactics, which the EU could consider pursuing in its ongoing trade negotiations.  
 2.2  
Protection of privacy and integrity of the individual 
Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 provides that “[t]he institutions shall refuse access 
to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of:  […]  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation 
regarding the protection of personal data
". 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018  on the protection of natural persons with 
regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and 
Decision No 1247/2002/EC10 (‘Regulation 2018/1725’). 
 
All  documents,  except  document  31,  contain  personal  information,  such  as  names,  e-mail 
addresses  or  telephone  numbers  that  allow  the  identification  of  natural  persons  as  well  as 
other personal information, like signatures.  
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  "means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]
". The Court of Justice 
has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked 
to a particular person is to be considered as personal data.11 Please note in this respect that the 
names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to staff members of 
an institution are to be considered personal data.12 
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)13, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable14 
                                                 
10 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
11 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak v Data Protection Commissioner
, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560.    
12 Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
13 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  


 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted to 
recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  "[t]he recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public 
interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s 
legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to  transmit  the 
personal  data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably  weighed  the  various 
competing interests"
.  
 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of 
personal data occur. 
 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the European 
Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data  subject’s 
legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish the proportionality of 
the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably 
weighed the various competing interests. 
 
 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subjects' legitimate interests might be prejudiced.  
 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in the 
public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate 
interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal 
data concerned. 
 
2.3  
Protection of the institution's decision-making process 
Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that “[a]ccess to a document drawn up by an 
institution for internal use or received by an institution, which relates to a matter where the 

                                                                                                                                                      
14 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and 
of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal 
data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out 
therein are also applicable under the new data protection regime established by Regulation 2018/1725.  


decision has not been taken by the institution, shall be refused if disclosure of the document 
would  seriously  undermine  the  institution’s  decision-making  process,  unless  there  is  an 
overriding public interest in disclosure”.
  
The  jurisprudence  of  the EU  Courts  has  also  recognized  that  "the  protection  of the  decision-
making  process  from  targeted  external  pressure  may  constitute  a  legitimate  ground  for 
restricting access to documents relating to the decision-making process"
15 and that the capacity 
of its staff to express their opinions freely must be preserved16 so as to avoid the risk that the 
disclosure would lead to future self-censorship. As the General Court put it, the result of such 
self-censorship  "would  be  that  the  Commission  could  no  longer  benefit  from  the  frankly-
expressed and complete views required of its agents and officials and would be deprived of a 
constructive form of internal criticism, given free of all external constraints and pressures and 
designed to facilitate the taking of decisions […]"
17.  
The  EU  is  currently  negotiating  an  EU-Indonesia  free  trade  agreement.  Negotiations  were 
launched in July 2016 and have now reached their sixth round. Documents 30, 32, 33, 34, 37, 
41, 44 and  46 contain information  exchanged  with  our trade partner  or experts  in connection 
with the shaping of the public interest in the context of these negotiations. They contain views, 
opinions and remarks of both the European Commission and several stakeholders as well as our 
counterpart  regarding  the  specific  content  of  a  possible  free  trade  agreement.  Disclosing  the 
withheld documents or parts of them would seriously undermine the decision-making process 
of the institution. In particular, a disclosure would reduce the free exchange of views between 
the  Commission  and  Member  States  and  other  institutions,  by  exposing  views  and 
considerations to undue pressure, at a time when such free exchanges of views are particularly 
important given the ongoing process of negotiation.   
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
The exception laid down in article 4(3) first subparagraph of Regulation 1049/2001 applies 
unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  the  documents.  Such  an 
interest  must,  first,  be  public  and,  secondly,  outweigh  the  harm  caused  by  disclosure.  The 
Court of Justice has acknowledged that it is for the institution concerned by the request for 
access  to  balance  the  particular  interest  to  be  protected  by  non-disclosure  of  the  document 
against the public interest. In this respect, the public interest is of particular relevance where 
the  institution  "is  acting  in  its  legislative  capacity"18  as  transparency  and  openness  of  the 
legislative  process  strengthen  the  democratic  right  of  European  citizens  to  scrutinize  the 
information which has formed the basis of a legislative act19. 
                                                 
15  
Judgment in MasterCard and Others v Commission, T-516/11, EU:T:2014:759, 
paragraph 71 
16  
Judgment in Muñiz v Commission, T-144/05, EU:T:2008:596, paragraph 89. 
17  
Judgment in MyTravel v Commission, T-403/05, EU:T:2008:316, paragraph 52. 
18  
Judgment in Sweden and Maurizio Turco v Council, Joined cases C-39/05 P and C-
52/05 P, EU:C:2008:374, paragraph 46. 
19  
Id., paragraph 67. 



The  documents  withheld  under  article  4(3)  all  pertain  to  the  domain  of  the  executive 
functions  of  the  EU  as  they  concern  trade  negotiations.  In  this  context,  the  Court  has 
acknowledged that “public participation in the procedure relating to the negotiation and the 
conclusion of an international agreement is necessarily restricted, in view of the legitimate 
interest in not revealing strategic elements of the negotiations
"20. 
After careful assessment, we have concluded that on balance, preserving the Commission's 
decision-making prevails over transparency in this specific case. In particular, disclosure at 
this  stage  of  documents  withheld  under  Article  4(3)  of  Regulation  1049/2001  would 
undermine  the  possibility  of  achieving  the  best  possible  outcome  in  negotiations  in  the 
public interest. Disclosing the withheld documents would expose the EU to have to justify 
preliminary  positions  which  eventually  evolved  in  the  decision-making  process  and  which 
may  endanger  the  relationship  with  the  negotiating  partner  as  well  as  with  institutional 
partners.  Therefore,  based  on  the  considerations  made  above,  we  have  not  been  able  to 
identify a public interest capable of overriding the Commission’s decision-making process.                                                          
*** 
In  case  you  disagree  with  the  assessment  contained  in  this  reply  you  are  entitled,  in 
accordance with  Article 7(2) of Regulation  1049/2001,  to  make a confirmatory application 
requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C1) 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: [email address]  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
  
 
 
    
 
        
 
 
 
 
 
 
Jean-Luc DEMARTY 
 
Encl.: 
  Annex 1: List of documents  
  Documents plus annexes including fully and partially released documents 
                                                 
20  
Judgment in Sophie in ’t Veld v European Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, 
paragraphs 120 and 181; see also Judgment in Sophie in ’t Veld v Council, T-529/09, 
EU:T:2012:215, paragraph 88.