This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Costs and staff'.


 
 
 
7 June 2018 
EBA Restricted Use 
 
Operations Department/Human 
Resources Unit 
 
Specific arrangements  to be offered to the 
EBA staff for relocation to the new seat of 
the EBA 
In order to facilitate the relocation of the EBA staff members to Paris, following an analysis 
of al  possible options,  and considering entitlements applicable to the EBA staff upon 
relocation to Paris, the fol owing specific arrangements have been proposed. 
 
1.  Assumptions 
1.  It is foreseen that Paris wil  become the new seat of the EBA as of 29 March 2019. 
Specific arrangements will become effective following the legislative change having 
taken effect.   
 
2.  No office space will be available for EBA staff in the UK after 29/03/2019. 
 3.  The place of employment of all EBA staff will be Paris with effect from 1 April 2019.  
4.  All employment contracts will be amended accordingly and the salaries of all the EBA 
staff shal  be subject to the correction coefficient applicable to Paris from 1 April 2019. 
5.  EBA currently employs 40 staff members  with children in compulsory school 
attendance who may need to complete the school year and end of year examinations 
before moving to Paris. 
   

 
 

link to page 2 link to page 2
 
6.  Further 25 staff members have children in nursery or pre-school age.  
There may also  be staff members with contractual obligations extending beyond 
29/03/2019. 
7.  As the school year normally ends on 15 July, the deadline for relocation of staff and 
their families to Paris wil  be extended until 31 August 2019.  
The period from 29 March 2019 until 31 August  2019 is considered  a  relocation 
transition period.  
 
2.  Specific arrangements 
Financial and organisational support to relocation 
1.  Full entitlement to installation allowance/s  will  be paid  as an advance payment 
irrespective of the remaining duration of the staff member’s employment contract 
immediately  upon  presentation of documents proving the rights to insatallation 
allowance in Paris1 (the rental/home purchase contract in Paris, proof of registration 
with local commune). Any overpayments will be recovered as and when necessary.  
[Standard practice 2: Amount of instal ation al owance paid is in proportion to the 
duration of the contract on the date of relocation.] 
2.  EBA shall launch a tender for Removal Company in May 2018. The selected company 
will organise the removal of the EBA office to Paris and the removal of households from 
                                                                                                               
1 Article 5 (3) and (4) of Annex VI  to the Staff Regulations; staff member entitled to household allowance provides rental/home purchase 
contract and a proof or relocation of the family (proof of registration with local commune); staff members who are not entitled to 
household allowance provide rental/home purchase contract. 
2 Instal ation al owance is equivalent to: 
• One third of monthly basic salary, if the foreseeable period of service is not less than one  
year but less than two years; 
• Two thirds of monthly basic salary, if the period of service is not less than two years but 
less than three; 
• Three thirds, i.e. 100%, of monthly basic salary if the period of service is three years or more. 
Staff entitled to household allowance is entitled to the same equivalents calculated from two months basic salary. In the case that a staff 
member leaves the EBA serving less than 2 years after the date of EBA relocation to Paris, EBA will claim back the proportional amount 
of instal ation al owance paid in accordance with the Staff Regulations. 
 
 
 


link to page 3 link to page 3
 
London to Paris of those  EBA staff members (TA, CA) who wish to use the selected 
Removal Company. 
3.  Removals shall take place no later than 1 year after the relocation date of the EBA. 
Removal fees for removals arranged with the Removal Company will be invoiced to 
and paid by the EBA subject to the  rules and ceilings in accordance with Staff 
Regulations3.  
Removals organised privately will be paid by the staff members and reimbursed by the 
EBA subject to rules and ceilings of the Staff Regulations2. Staff members (TA, CA) may 
apply for the reimbursement of removal cost to Paris irrespective of the remaining 
duration of contract. 
[Standard practice: remaining duration of the contract less than 1 year – no removal 
paid) 
SNEs: EBA will inform seconding  authorities on the relocation and request them to 
support removal to Paris of their staff on secondment to the EBA. 
4.  Special leave of maximum 2 days4  shall be granted to all EBA staff relocating to Paris. 
Requests for such leave wil  be addressed to HR. 
Administrative support 
5.  Renewals of employment contracts due in the course of 2019 and in Q1 of 2020 will 
be considered, decided and communicated to staff before 31 December 2018 to ensure 
that every staff member relocating to Paris will have a contract of at least one further 
year. 
[Standard practice: decision on renewal of the contracts is made and staff members are 
informed 6 months before expiry of the contract. Following the relocation to Paris EBA 
will resume applying the standard practice.] 
6.  EBA will continue to pay the EBA education contribution for  EBA staff children 
continuing in their primary and secondary school education in the United Kingdom 
until the end
 of the school year 2018/2019 in accordance with the conditions applied 
by the EBA  prior to 29 March 2019 under the EBA education contribution policy. 
                                                                                                               
3 Commission Decision  C (2013) 9040 of 16.12.2013 adopted by analogy  by EBA DC 088/2014 on 22 January 2014 
4 Commission Decision C (2013) 9051 of 16.12.2013 on leave 
 


link to page 4
 
7.  EBA will also  continue to contribute to nurseries in London until the end of the 
relocation transition period in accordance  with the conditions applied by the EBA prior 
to 29 March 2019 under the EBA Nursery/pre- education contribution policy.  
8.  Enrollment/entry fees to schools and nurseries in Paris/France will  be paid by the EBA
9.  A proposal for the thresholds  of the EBA Education contribution and the EBA 
Nursery/Pre-school contribution for schools and nurseries in the United Kingdom for 
the school year 2017/2018 will be submitted to the MB in June 2018.  
10. A proposal for the thresholds of the EBA Education and the EBA Nursery/Pre-school 
contribution for schools and nurseries in Paris/France for the school year 2018/2019 
applicable from the official relocation date  will be submitted to the Management Borad 
in June 2018.  
11. A proposal for thresholds of the EBA Education contribution and the EBA Nursery/Pre-
school contribution for the school year 2019/2020 applicable for schools and nurseries 
in Paris only  will be submitted to the Management Board  in May/June 2019. 
12. From 1 September 2019 EBA staff with children studying elsewhere than in France are 
entitled to education al owance under Staff Regulations5.  
 
Working arrangements 
13. The EBA will introduce occasional teleworking policy with effect from the day following 
its adoption by the MB. 
14. Staff members will be allowed to telework in accordance with the EBA Decision on the 
implementation of telework. 
15. The  specific conditions  on the implementation of  teleworking  in the context of 
relocation  take  into account the business needs, the needs of staff members in the 
process of relocation of the EBA and the need to support smooth relocation and staff 
transition and include the fol owing: 
Minimum presence in the EBA offices in Paris required  during the relocation transition 
period  (29 March 2019  - 31 August 2019) is 5 days in any two-week period. The related 
travel cost shall be borne by the staff member. 
                                                                                                               
5 Commission Decision C (2013) 8971 of 16.12.2013 on general implementing provisions on granting the education allowance (Article 3 
of Annex VI I of the Staff Regulations) adopted on 22 January 2014. 
 



 
Maximum number of 45 working days will be available to the EBA staff to telework 
during the period from 1 January 2019 to 31 December 2019. 
 
Participation of TW staff in meetings 
16. In case physical presence of TW staff in internal meetings held in the EBA offices is not 
required/necessary, the meetings shall be arranged using Telco or Videoconference 
facilities. 
17. If physical presence in the meetings held in the EBA offices is required, TW staff will be 
required to be present and wil  bear the travel and accommodation cost.  
18. Cost of the participation of TW staff in meetings organised elsewhere than in the EBA 
offices in Paris wil  be borne by the EBA based on the lower of either: 
a.  the lowest theoretical cost of the mission as estimated by EBA as if the 
mission were to start and end in its seat in Paris, or 
b.  the actual cost for the mission starting and ending at the staff member's 
place of teleworking and travelling by the most cost-effective means and 
route.