This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Possible interactions between Robert-Jan Smits and Frontiers'.



 
Ref. Ares(2018)5777302 - 12/11/2018
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR RESEARCH & INNOVATION 
Directorate J - Common Support Centre 
J.1 - Common Legal Support Service 
  The Head of Unit 
Brussels 
 
Leonid Schneider 
Taunusstr 11 
63526 Erlensee 
Germany 
 
Advanced copy by email: 
ask+request-6006-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents Ref GestDem 2018/5387 
 
Dear Mr Schneider, 
We  refer  to  your  application  of  12  October  2018  in  which  you  submitted,  within  the 
framework  of  Regulation  (EC)  No  1049/20011,  a  request  for  access  to  documents, 
registered on the same date under the above mentioned reference number. 
You requested access to “documents which contain the following information:  
Records of any possible meetings or communications between EU special envoy Robert-
Jan Smits and the scholarly publisher Frontiers Media SA, in the years 2017 and 2018.   

In  particular  please  check  for  any  meetings,  phone/video  calls  or  emails  between  Mr 
Smits and these senior Frontiers executives: 

- Kamila Markram 
- Frederick (or Fred) Fenter 
- Henry Markram 
as well as any other Frontiers representatives. 
I understand the contents of Mr Smit's work emails, phone calls and meetings might be 
protected.  Hence  I  requests  a  summary  of  when  such  meetings  took  place,  and  which 
Frontiers  representatives  were  met.  Same  for  emails  and  phone  calls:  Just  dates  and 
names of correspondents.”
  
                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 
43). 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

We have been informed that no exchanges (emails or meetings) took place between Mr 
Smits and representatives of Frontiers Media S.A. during 2017. 
Mr Smits met three times with Frontiers representatives during 2018: 
On 25 April with Dr Kamila Markram and two other representatives and during a follow-
up meeting on 11 June with one Frontiers representative; 
Mr Smits and Dr Markram were speakers on the same panel (Opening Up Open Science: 
Innovations, Ideas and Possibilities) at ESO
F 2018 on 11 July. 
We identified only one record of the meetings above, namely the report on the 25 April 
2018 meeting.  
We  also  received  a  list  of  Mr  Smits’  email  exchanges  with  Frontiers  representatives 
during 2018. 
We are pleased to inform you that partial access can be granted to this list of emails and 
to the above mentioned report. 
We  expunged  from  the  documents  the  information  whose  disclosure  is  prevented  by 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  namely  the  protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual.  
The  requested  documents  contain  personal  data  such  as  names,  functions  and  email 
addresses.  This  information  clearly  constitutes  personal  data  in  the  meaning  of  Article 
2(a) of Regulation (EC) No 45/20012. 
According to Article 8(b) of Regulation 45/2001, personal data shall only be transferred 
to a recipient in the EU/EEA if the recipient establishes the necessity of having the data 
transferred and if there is no reason to assume that the data subject's legitimate interests 
might be prejudiced. Those two conditions are cumulative. In the present case, you have 
not  put  forward  any  arguments  to  substantiate  a  need  to  obtain  these  personal  data. 
Furthermore,  it  cannot  be  assumed  that  such  disclosure  would  not  prejudice  the 
legitimate rights of the persons concerned.  
Therefore,  personal  data  have  been  withheld  from  the  requested  documents,  except  for 
the name of the main representative of the third party, in conformity with Commission’s 
current administrative practice. 
You  may  reuse  the  disclosed  documents  free  of  charge  for  non-commercial  and 
commercial  purposes  provided  that  the  source  is  acknowledged  and  that  you  do  not 
distort  their  original  meaning  or  message.  Please  note  that  the  Commission  does  not 
assume any liability stemming from their reuse. 
In  accordance  with  Art  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position.  Such  a 
                                                 
2 Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the 
protection of individuals with regard to the processing of personal data by the institutions and bodies of the 
Community  and  on  the  free  movement  of  such  data  (OJ  L  8,  12.01.2001,  p.1),  hereinafter  referred  to  as 
‘Regulation (EC) 45/2001’. 



confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit SG C.1 – Transparency, Document Management & Access to Documents  
Rue de la Loi 200 
B-1049 Brussels 
Belgium 
or 
by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
Reinhard Schulte 
Enclosure: 
Redacted list of Mr Smits’ email exchanges with Frontiers 
representatives 
Redacted Report of meeting with Frontiers, 25 April 2018 
 

Electronically signed on 09/11/2018 17:57 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563