This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Flash Cards used to explain Trade Policy to President Trump'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 4.12.2018 
C(2018) 8427 final 
 
Mr Simon Weiss 
Büro Petra Sitte MdB 
Deutscher Bundestag 
Platz der Republik 1 
11011 Berlin  
Germany 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/5452 

Dear Mr Weiss, 
I refer to your letter of 30 October 2018, registered on the same day, in which you submit 
a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your initial application of 17 October 2018, addressed to the Secretariat-General of the 
European  Commission,  you  requested  access  to  documents  containing  the  following 
information:  ‘[t]he  content  of  the  flash  cards  employed  in  meetings  on  trade  policy 
between  Donald  Trump  and  Jean-Claude  Juncker  in  July  2018,  as  described  in 
https://www.newsweek.com/eu-chief-trump-flash-cards-10444.’ 
In  its  initial  reply  of  30  October  2018,  Directorate  H  (‘External  Relations’)  of  the 
Secretariat-General replied to  your request.  It  considered that the briefing material used 
by  President  Juncker  in  his  meetings  with  Heads  of  State  or  Government  of  third 
countries fell within the scope of your request.  
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

It  refused  access  to  it  based  on  Article  4(1)(a),  third  indent  (protection  of  the  public 
interest as regards international relations) of Regulation 1049/2001.  
In your confirmatory application, you request a review of this position. You explain that 
‘[you] are filing [a] confirmatory application with regard to [your] access to documents 
request ‘Flash Cards used to explain Trade Policy to President Trump’. You state further 
that ‘the documents in question contain only general explanations of trade policy rather 
than any information that  would be  considered confidential  by either the  EU or the US 
government’.  
You  conclude  that  ‘[you]  fail  to  see  how  relations  could  be  harmed  by  making  them 
accessible to [you]’ and ask the European Commission to reconsider your request.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Following  this  review  and  based  on  the  explanations  provided  in  your  confirmatory 
application, I understand that your request is focused on the ‘flash cards’, or documents 
which contain the content of these cards, used by President Juncker in meetings on trade 
policy with President Trump.  
I would like to draw your attention to the fact that Regulation 1049/2001 applies to ‘all 
documents held by an institution, that is to say, documents drawn up or received by it and 
in  its  possession,  in  all  areas  of  activity  of  the  European  Union’.  The  ‘flash  cards’  you 
request  are  not  documents  drawn  up  by  the  European  Commission,  nor  documents 
received by it and in  its  possession.  These cards  were short-lived  support  material used 
by President Juncker in meetings on trade policy with President Trump and, as such, they 
do not fall under Regulation 1049/2001.  
President  Juncker  used  the  content  of  these  cards  to  made  public  declarations  after  his 
meetings  on  trade  policy  with  the  President  of  the  United  States.  The  documents  that 
contain the content of the ‘flash cards’ are the following:  
-  Keynote  speech  'Transatlantic  relations  at  a  crossroads'  by  President  Juncker  at 
the Centre for Strategic and International Studies (CSIS), publicly available here: 
http://europa.eu/rapid/press-release_SPEECH-18-4690_en.htm; 
 
-  Statement  by  President  Jean-Claude  Juncker  at  the  joint  press  conference  in  the 
White  House  Rose  Garden  with  Donald  Trump,  President  of  the  United  States, 
publicly 
available 
here: 
http://europa.eu/rapid/press-release_SPEECH-18-
4701_en.htm; 
 
-  Joint U.S.-EU Statement following President  Juncker's visit to the White House, 
publicly  available  here:  http://europa.eu/rapid/press-release_STATEMENT-18-
4687_en.htm.
 



3. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the European Commission 
 
 
 
Martin SELMAYR 
Secretary-General
 


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