This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Adtech lobby for the ePrivacy Regulation'.



 
Ref. Ares(2018)6600682 - 20/12/2018
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR COMMUNICATIONS NETWORKS, CONTENT AND 
TECHNOLOGY 
 
  Resources and Support 
Compliance and Planning 
 
Brussels, 20th December 2018 
CONNECT 
Dr Johnny Ryan  
Brave Software  
Mindspace Shoreditch 
9 Appold St 
London, EC2A 2AP 
United Kingdom 
 
                                                                        Copy sent in advance via email:  
                                                                        xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
                                                                               
 
 
REGISTERED LETTER WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
Subject: Your application for access to documents- Ref GestDem 2018/5644 
Dear Mr Ryan,   
I  refer  to  your  e-mail  dated  26/10/2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents,  registered  after  you  provided  your  postal  address  on  29/10/2018  under  the 
above  mentioned  reference  number.  I  also  refer  to  our  holding  reply  sent  you  on 
21/11/2018 (our ref. Ares(2018)5954215). 
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
By your application you requested access to: 
«Adtech lobby for the ePrivacy Regulation» 
In  your  request,  you  explained  further  that  you  are  interested  in  «[…]documents  about 
"IAB Europe" , from 8 October 2016 to the present day, 8 October 2018» 
and specified 
that  «“the  "IAB"  in  "IAB  Europe"  may  also  be  spelt  out  as  "Interactive  Advertising 
Board"» 

Furthermore, you detailed that «This request for documents includes, but is not limited to, 
minutes;  notes,  whether  hand  written  or  typed;  audio  recordings;  verbatim  reports;  e-
mails; correspondence, telephone calls, video calls, publications; reports; presentations; 
telephone calls; and policy papers. » 

Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË  
 

 
2. 
DOCUMENT FALLING WITHIN THE SCOPE OF THE REQUEST 
 Your application concerns the following documents:  
1)  Email  from  IAB  Europe  to  European  Commission  with  the  title  ‘Developers 
Alliance  /  IAPP  /  IAB  Europe  roundtable  in  the  EP  on  20th  June'  and  its 
attachment - 26/06/2017 (our ref. Ares(2018)6374233): 
a.  External leave-behind on ePrivacy 
2)  Email  from  IAB  Europe  to  European  Commission  with  the  title:  ‘FW:  IAB 
Europe  European  executive  policy  fly-in  -  following  up’  and  its  attachment  - 
29/09/2017 (our ref. Ares(2018)6374261):  
a.  Letter to Mrs D. Spanou 
3)  Email  from  IAB  Europe  to  European  Commission  with  the  title  ‘IAB  Europe 
meeting  on  Tuesday  11th  October  -  following  up’  and  its  2  attachments  – 
02/12/2016 (our ref. Ares(2018)6372141): 
a.  IAB Europe - Digital Advertising Factsheet  
b.  IAB  Europe  -  Position  paper  ‘Position  on  the  review  of  the  ePrivacy 
Directive’  
4)  BTO  from  DG  CONNECT  DDG  Claire's  Bury  participation  at  the  Digital 
Leaders Council of IAB Europe – 28/03/2017 (our ref. Ares(2018)6223406). 
5)  Email  from  IAB  Europe  to  European  Commission  with  the  title  ‘IAB  paper  on 
unintended  consequences  of  the  ePrivacy  Regulation  proposal  for  European 
media,  consumers  and  Europe's  digital  economy’  and  its  2  attachments  – 
05/04/2017 (our ref. Ares(2018)6220310): 
a.  IAB  Europe’s  paper  on  unintended  consequences  of  the  ePrivacy 
Regulation proposal for European media, consumers and Europe's digital 
economy. 
b.  IAB Europe’s online advertising fact sheet. 
6)  Email  from  IAB  Europe  to  European  Commission  with  the  title  'FAO  Vice-
President  Ansip  &  Commissioner  Oettinger  -  Joint  letter  from  European 
publishers  in  the  light  of  the  ePrivacy  Directive  revision'  and  its  attachment  – 
23/11/2016 (our ref. Ares(2016)6570727): 
a.  Joint letter 
7)  Email  from  IAB  Europe  to  European  Commission  with  the  title  'Letter: 
Publishers  and  advertising  businesses  concerned  about  leaked  ePrivacy 
Regulation' and its attachment – 22/12/2016 (our ref. Ares(2016)7139331): 
a.   Letter 


 
8)  Email from EACA, on behalf of 12 trade associations, including IAB Europe, to 
European Commission with the title 'Industry statement on the ePrivacy Directive 
revision process' and its attachment – 22/12/2016 (our ref. Ares(2016)7141492): 
a.  Industry statement 
3. 
ASSESSMENT UNDER REGULATION 2018/1725 
Having examined your application in light of Regulation (EC) No. 2018/1725 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents  (hereinafter 
‘Regulation 2018/1725’), we have concluded that  the documents can be  made partially 
accessible with only personal data redacted. 
The  documents  to  which  you  request  access  contain  indeed  personal  data,  including 
biometric data, relating to Commission staff and third parties. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC1  (‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]
’.  The  Court  of 
Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data1. Please note in 
this  respect  that  the  names,  signatures,  functions,  telephone  numbers  and/or  initials 
pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data.2 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
if  ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’.  
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  personal  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the 
European Commission does not have to examine whether there is a reason  to assume that 
the data subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
                                                 
1 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560. 
2  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 



 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the document, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy.   
Consequently, I conclude that access cannot be granted to the personal data, as the need to 
obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there 
is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned.  
Please  note  that  all  the  identified  documents  except  for  No  4  were  received  by  the 
Commission  from  IAB.  They  are  disclosed  for  information  only  and  cannot  be  re-used 
without  the  agreement  of  the  originator,  who  holds  a  copyright  on  them.  They  do  not 
reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Document No 4 is a document originating for the Commission services. You may reuse it 
free of charge for non-commercial and commercial purposes provided that the source is 
acknowledged, that you do not distort the original meaning or message of the document. 
However, the Commission does not assume liability stemming from the reuse. 
4. 
CONFIRMATORY APPLICATION 
In case you disagree with the assessment that the redacted data are personal data, which 
can  only  be  disclosed  if  such  disclosure  is  legitimate  under  the  applicable  rules  on  the 
protection  of  personal  data,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the Commission 
to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 5/282 
1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
Yours sincerely, 
(e-signed) 
Katleen Engelbosch 
  

Electronically signed on 20/12/2018 16:39 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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