This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting minutes, correspondence and study on common charger'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 28.3.2019 
C(2019) 2616 final 
 
Mr Alexander Fanta 
Netzpolitik.org  
Schönhauser Allee 6-7   
10119 Berlin  
Germany 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/6207 

Dear Mr Fanta, 
I  refer  to  your  email  of  9  March  2019,  registered  on  13  March  2019,  by  which  you 
submit a confirmatory application in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter 'Regulation (EC) No 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
On 8 November 2018, you submitted an initial application for access to documents under 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  in  which  you  requested  access  to  ‘documents  which 
contain the following information: 
-  All correspondence and minutes pertaining to the meeting with Apple on May 15 
2018 on the issue of the common charger. […]  
-  The impact assessment study and all documents and correspondence pertaining to 
the study on common chargers. […]’  
 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 
E-mail: [email address]  
 

 
The  European  Commission  attributed  the  above-mentioned  application  to  the 
Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs,  for 
handling and reply.   
The  European  Commission  has  identified  18  documents  as  falling  under  the  scope  of 
your application3. 
On  8  February  2019,  the  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry, 
Entrepreneurship and SMEs granted: 
 
-  full access to documents 2, 104, 11 and 16; 
-  wide partial access  to  documents  1, 3, 4,  5, 6, 7,  8,  9, 13 and 15, with  the parts 
containing personal data redacted, based on the exception protecting privacy and 
the integrity of the individual, provided for in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No 1049/2001.  Additionally, the relevant parts of documents 1, 4, 5, 6, 7, 8, 13 
and 15 were redacted as falling outside the scope of your initial application;  
-  partial access to documents 12, 14, 17 and 18, with the relevant parts redacted on 
the basis of the exception protecting commercial interests, provided for in Article 
4(2), first  indent, of Regulation  (EC) No 1049/2001.  Additionally, personal  data 
was redacted from documents 14, 17 and 18, on the basis of the above-mentioned 
exception  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001.    Documents  12, 
14, 17 and 18 contain also information unrelated to your initial application, which 
was consequently redacted as falling outside its scope.   
Through your confirmatory application, you request a review of this position.  
 
In  particular  you  ‘[…]  ask  for  full  disclosure  of  the  blackened  parts  of  the  documents 
[…]’, however, your reasoning underlying that request is concentrated on the undisclosed 
parts  of  documents  13  and  14.  You  point  out  at  a  potential  conflict  of  interest  in  the 
context  of  the  contract,  under  which  the  European  Commission  procured  the  study 
‘Impact  Assessment  on  Common  Chargers  of  Portable  Devices’.  In  this  context,  you 
argue that ‘[i]t would be helpful to know who signed the Conflict of interest declaration 
(„[document]13”) and who conducted the evaluation report on behalf of the [European] 
Commission [included in document]„14”.’ 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General or service concerned at the initial stage. 
                                                 
3   Detailed  list  of  documents  was  enclosed  to  the  initial  reply  of  the  Directorate-General  for  Internal 
Market, industry, Entrepreneurship and SMEs of 8 February 2019. 
4   The  European  Commission  made  available  document  10  through  the  Better  Regulation  Portal: 
https://ec.europa.eu/info/law/better-regulation/initiatives/ares-2018-6427186_en#plan-2018-3079. 


 
Following that  review,  I regret  to  inform  you that  I have to confirm the  position of  the 
Directorate-General for Internal Market,  Industry, Entrepreneurship and SMEs to refuse 
access to the undisclosed parts of documents 1, 3 - 9, 12 - 15, 17 and 18, withheld  on the 
basis of the exceptions protecting privacy and the integrity of the individual, laid down in 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 (relevant parts of documents 1, 3, 4, 5, 
6, 7, 8, 9, 13, 14, 15, 17 and 18) and commercial interests, laid down in Article 4(2), first 
indent,  of  the  above-mentioned  regulation  (relevant  parts  of  documents  12,  14,  17  and 
18).   
I  also  note  that  due  to  an  administrative  error,  the  names  and  surnames  of  the  staff 
members  of  the  European  Commission,  who  do  not  hold  any  senior  management 
position, were not redacted from document 14 which was partially disclosed at the initial 
stage.   
The correct version of document 14 is enclosed to this decision. I would like to ask you 
to delete the previous version of that document from your records.    
The detailed reasons are set out below. 
2.1  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘the  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual,  in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
Although,  as  mentioned  in  point  1  of  this  decision,  the  reasoning  included  in  your 
confirmatory application concentrates only on personal data redacted from documents 13 
and 14 on the basis of the exception quoted above, I would like to explain applicability of 
that exception to  all documents  falling  under the scope of  your application that contain 
that type of information (that is documents 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 13, 14, 15, 17 and 18).  
In this context, please note that in its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)5, the 
Court  of  Justice  ruled  that  when  an  application  is  made  for  access  to  documents 
containing personal data, Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of 
the  Council  of  18  December  2000  on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the 
processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free 
movement of such data6 (‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
As  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been  repealed  by 
Regulation  (EU)  No  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  23 
October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
                                                 
5   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’),  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
6   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  


 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC7 (‘Regulation (EU) No 2018/1725’). 
However,  the  case-law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) No 2018/1725. 
In the above-mentioned judgment the Court stated that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.8 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.9 
Documents 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 15, 17 and 18 contain the names, surnames and contact 
details  (telephone  number,  office  location)  of  the  staff  members  of  the  European 
Commission  who  do  not  hold  any  senior  management  position.  They  contain  also 
biometric  data  (handwritten  signatures  of,  for  example,  Commissioner  Bieńkowska 
included  in  document  3,  or  the  staff  member  of  the  European  Commission  included  in 
document 9).  
With  regard  to  documents  13  and  14,  on  which  you  concentrate  in  your  confirmatory 
application,  please  note  that  document  13  contains  three  declarations  of  absence  of 
conflict  of  interests  and  of  confidentiality  submitted  by  the  staff  members  of  the 
European  Commission  who  do  not  hold  any  senior  management  position.  The  redacted 
parts of the document contain their names, surnames and the biometric data pertaining to 
them (their handwritten signatures).  
Document 14 contains the evaluation report prepared in the context of the call for tender 
organised under the above-mentioned framework contract 575/PP/2016/FC. The relevant 
undisclosed parts of this document cover names and surnames of the three staff members 
mentioned  above,  as  well  as  the  biometric  data  pertaining  to  them  (their  handwritten 
signatures and handwritten initials).   
The names10 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be  deduced  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  2(a)  of 
Regulation (EU) No 2018/1725.  
                                                 
7   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
8   European Commission v The Bavarian Lager judgment quoted above, paragraph 59. 
9   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  preliminary  rulings  in  proceedings  between 
Rechnungshof  and  Österreichischer  Rundfunk,  Joined  Cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 


 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) No  2018/1725, ‘personal  data shall only 
be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if  ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance with the requirements of Article 5 of Regulation (EU) No 2018/1725, can the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have  to  examine  of  its  own  motion  the  existence  of  a  need  for  transferring  personal 
data.11 This is  also clear from Article 9(1)(b) of Regulation (EU) No 2018/1725,  which 
requires  that  the  necessity  to  have  the  personal  data  transmitted  must  be  established  by 
the recipient. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal 
data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is 
necessary to  have the data transmitted for a specific purpose in  the public interest.  It  is 
only in this case that the European Commission has to examine whether there is a reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the 
affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighted the various competing interests. 
As  explained  in  point  1  of  this  decision,  in  the  confirmatory  application  you  point  out 
that ‘[your] reading of the documents [disclosed at the initial stage] suggests a potential 
conflict of interest on behalf of the Centre for European Policy Studies, which is part of 
the specific contract [under which the study Impact Assessment on Common Chargers of 
Portable Devices’ was procured], but also counts Apple, which indirectly is subject of the 
study, among its corporate members’. Therefore, in your view, ‘[i]t would be helpful to 
know  who  signed  the  Conflict  of  interest  declaration  („[document]13”)  and  who 
conducted  the  evaluation  report  on  behalf  of  the  [European]  Commission  [included  in 
document]„14”.’ 
 
Consequently, public disclosure of personal data included in documents 1, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 
9,  13,  14,  15,  17  and  18  would  help  you  (and  the  public  in  general)  to  verify  whether 
there  potentially  was  a  conflict  of  interest  regarding  the  subject  matter  of  the  Impact 
Assessment study and the economic operators involved in its preparation. 
                                                                                                                                                 
10   European Commission v The Bavarian Lager judgment quoted above, paragraph 68. 
11   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,  
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
As a preliminary comment, I would like to clarify that the study ‘Impact Assessment on 
Common  Chargers  of  Portable  Devices’  was  prepared  under  framework  contract 
575/PP/2016/FC.  The  framework  contract  is  an  umbrella  agreement,  which  sets  out 
general principles applicable to specific contracts signed under that agreement in order to 
implement the later. The consortia composed of the lead contractor and its partners enter 
into  the  contractual  relationship  with  the  European  Commission  under  the  framework 
contract.  The  specific  contracts  can  cover  a  very  broad  range  of  subjects  and  may  be 
delegated  by  the  lead  contractor  to  any  third  parties  (subcontractors)  competent  in  the 
field of the specific contract. It is important to note that not all partners in the consortium 
which signed the framework contract are always involved in carrying out the tasks under 
every specific contract. The partners of the consortium provide a ‘pool’ of entities which 
can be in charge of specific contracts. 
The  framework  contract  575/PP/2016/FC  was  indeed  signed  between  the  European 
Commission  and  (among  others)  a  consortium  consisting  of  ‘Economisti  Associati’  as 
the  lead  contractor  and  the  Centre  for  Social  and  Economic  Research,  the  Centre  for 
European  Policy  Studies,  Coffey  International  Development  Ltd  and  Technopolis 
Limited as the partners. However, the specific contract for the study ‘Impact Assessment 
on  Common  Chargers  of  Portable  Devices’  has  been  carried  out  jointly  by  the  lead 
contractor  (‘Economisti  Associati’)  and  its  three  subcontractors  (Ipsos  Market  and 
Opinion  Research  International,  Trinomics  BV  and  Fraunhofer  FOKUS)12.  The  Centre 
for  European  Policy  Studies  was  not  involved  in  the  implementation  of  this  specific 
contract  and  therefore  there  may  not  be  any  conflict  of  interest  regarding  the  subject 
matter of the study ‘Impact Assessment on Common Chargers of Portable Devices’ and 
the entities involved in its preparation.   
Consequently, in the absence, as explained above, of any alleged conflict of interest, such 
as that referred to in  your confirmatory application, I consider that the necessity for the 
transfer of personal data (through its public disclosure) included in documents 1, 3, 4, 5, 
6,  7,  8,  9,  13,  14,  15,  17  and  18  has  not  been  established.  Therefore,  the  European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected 
in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure 
would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
                                                 
12  
Please note that point 5 of the evaluation report included in document 14, erroneously contains the 
list  of  the  members  of  the  consortium  that  signed  the  framework  contract  575/PP/2016/FC,  rather 
than  the  name  of  the  operator  to  which  the  specific  contract  for  preparation  of  the  study  ‘Impact 
Assessment on Common Chargers of Portable Devices’ was awarded.   
   


 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Furthermore,  as  the  handwritten  signatures  included  in  documents  3,  9,  13  and  14  and 
handwritten  initials  included  in  document  14,  which  are  biometric  data,  there  is  a  risk 
that their disclosure would prejudice the legitimate interests of the persons concerned. 
2.2  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property,  […] 
unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
Although in your confirmatory application you do not seem to question the applicability 
of the above-mentioned exception to the relevant undisclosed parts of documents 12, 14, 
17 and 18, I would like to provide additional explanations on how their public disclosure 
would undermine the interests protected by this exception.  
As explained by the Directorate-General for Internal Market, Industry, Entrepreneurship 
and SMEs in its initial reply, the above-mentioned parts of documents 12, 14, 17 and 18 
contain  information  which  public  disclosure  would  undermine  the  competitive  position 
of economic operators referred to in these documents.  
The  relevant  undisclosed  parts  of  document  12  contain  the  list  of  economic  operators 
invited to submit their offers under framework contract 575/PP/2016/FC, but which did 
not provide the offers. 
Document  14,  as  described  in  point  2.1  of  this  decision,  contains  the  evaluation  report 
prepared  in  the  context  of  the  call  for  tender  organised  under  the  above-mentioned 
framework  contract  575/PP/2016/FC.  The  report  contains  the  results  of  the  qualitative 
evaluation of submitted offers, concluded with the score given to each offer. The version 
of  this  document  disclosed  at  the  initial  stage  contained  the  descriptive  part  of  the 
evaluation, however, the names of the economic operators were redacted. In this way, it 
is  not  possible  to  associate  the  description  of  the  offer  with  the  given  operator.  For  the 
same  reason,  the  information  concerning  particular  experience  of  a  given  economic 
operator in the field cover by the call for tender, was redacted from document 14.   
The names of the economic operators were removed also from documents 17 and 18.  
Public disclosure of that redacted parts of the above-mentioned documents would allow 
to compare the relative merits and advantages of each economic operator and the offers 
submitted  by  them.  That  in  turn,  would  undermine  the  competitive  position  of  the 
economic operators in  question, as  their  competitors (for instance in the  future tenders) 
would receive the insight into the information included in their offers.     
Consequently,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the  above-
mentioned  information  would  undermine  the  commercial  interests  of  the  economic 
operators  in  question.  I  conclude,  therefore,  that  access  to  the  undisclosed  parts  of 



 
documents 12, 14, 17 and 18 must be denied on the basis of the exception laid down in 
the first indent of Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
3. 
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exception  laid  down  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not 
need to be balanced against overriding public interest in disclosure.   
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
Except for the issue of the potential conflict of interest in the context of the  framework 
contract 575/PP/2016/FC (which was addressed in point 2.1 of this decision), you do not 
refer  in  your  confirmatory  to  any  particular  public  interest  that  would  warrant  public 
disclosure of the relevant redacted parts of documents 12, 14, 17 and 18  
Nor  have  I,  based  on  my  own  analysis,  been  able  to  identify  any  elements  capable  of 
demonstrating  the  existence  of  a  public  interest  that  would  override  the  need  to  protect 
the commercial interests of the economic operators grounded in the first indent of Article 
4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
4. 
NO FURTHER PARTIAL ACCESS 
(Wide)  partial  access  has  been  granted  to  documents  13  and  14  at  the  initial  stage. 
Further  (partial)  access  to  the  documents  concerned  is  not  possible  for  the  reasons 
described in point 2 of this decision.  
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

 
 
 
 
 


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