This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'EU-Mercosur trade agreement negotiation'.



Ref. Ares(2019)2108831 - 26/03/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
  The Director-General 
 
Brussels,  
DG/JLD/TIS/alf (2019) 1627343 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt:
 
 
Ms Josefina Martí 
Calle de Juan Bravo 62 
28006 Madrid 
España 
 
Advance copy by email: 
ask+request-6158-
[email address] 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 
2018/6527 

Dear Ms Martí, 
 
I  refer  to  your  email  of  6  December  2018  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents  under  Regulation  (EC)  No  1049/20011  ("Regulation  1049/2001"),  registered 
on the 7 December 2018 under the reference number GestDem No 2018/6527. 
 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
 
In your application, you requested access to: 
 
1)  all  the  trade  agreement  drafts  (and/  or  proposals)  submitted  by  both  parties  (EU- 
Mercosur) since October 2016. 
2)  all  the  agendas/  minutes/  notes  produced  in  the  negotiation  rounds  since  October 
2016.  
3)  a  list  of  Commission  services  and  officials  as  well  as  Mercosur  regulatory  agencies 
and officials who have been involved in EU-Mercosur discussions on regulatory issues in 
the context of the trade agreement, which started in October 2016.  
4)  a  list  of  meetings  of  DG  Trade  officials  and/or  representatives  (including  the 
Commissioner  and  her  Cabinet)  and  representatives  of  individual  companies  and/or 

                                                 
1   Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 20 May 2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 
31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

industry  federations,  in  which  EU-Mercosur  trade  relations  and  possible  new 
negotiations  have  been  discussed  (since  October  2016).  The  list  should  include  the 
names  of  the  individuals  and  organisations  attending;  the  date;  the  place;  and  any 
agendas / minutes / notes produced. 
5)  all  correspondence  (including  emails)  between  DG  Trade  officials  and/or 
representatives  (including  the  Commissioner  and  her  Cabinet)  and  representatives  of 
companies  and/  or  industry  federations,  relating  to  EU-Mercosur  trade  relations  and 
possible new negotiations (since October 2016). 
 
On 9 January 2019,  you provided an additional clarification, which helped us to reduce 
the  scope  of  your  original  request  to  a  more  targeted  number  of  documents.  The 
modifications concern point 4 and 5 of your request where you agreed to receive a list of 
meetings  specified  under  point  4  but  without  any  additional  document  related  to  these 
meetings.  As  regards  point  5,  you  confirmed  that  the  new  period  from  which  the 
correspondence will be considered would be from October to December 2018. 
I regret the time it has taken to provide a reply, but given the broad nature of your request 
you will understand that it has been necessary to make an extensive search.  
 
2.  ASSESSMENT CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
 
In reply to the points 1 and 2 please note that the European Commission is publishing 
all its original textual proposals  of the  different  trade agreement chapters as well as the 
reports  from  the  negotiating  rounds  as  from  October  2016  until  the  last  37th  round  that 
took  place  in  December  2018.  All  these  documents  can  be  found  under  the  following 
link: http://trade.ec.europa.eu/doclib/press/index.cfm?id=1769 
 
With regard to the point 3
, please note that the negotiations for a free trade agreement 
between  the  EU  and  Mercosur  have  been  conducted  at  political  and  technical  level  as 
follows:  
1)  for the EU side by the EU Trade Commissioner - Ms Cecilia Malmström and the 
EU Chief Negotiator Ms Sandra Gallina, Deputy Director General of DG TRADE 
 
2)  for  MERCOSUR:  by  the  Ministers  of  Foreign  Affairs  of  Argentina,  Brazil, 
Uruguay and Paraguay and by the respective Chief Negotiators for each country.  
 
The names are listed per country as follows:  
 
Argentina:  Mr.  Jorge  Marcelo  Faurie,  Minister  of  Foreign  Affairs  (as  of  June 
2017), Ms. Susana Malcorra, Minister of Foreign Affairs (from 2015 until 2017), 
and  Chief  Negotiators:  Mr.  Horacio  Reyser,  Secretary  for  Regional  Economic 
Integration  and  MERCOSUR,  MFA  ;  Mr.  Vittorio  Carpintieri,  acting  Under 
Secretary for Regional Economic Integration and MERCOSUR, MFA. 
 
Brazil:  Mr.  Aloysio  Nunes  Ferreira  Filho,  Minister  of  Foreign  Affairs  (as  of 
2017),  Mr.  Mauro  Vieira,  Minister  of  Foreign  Affairs  (from  2015  to  2017);  and 


Chief  Negotiators:  Mr.  Ronaldo  Costa  Filho,  Ambassador,  Director  of  the 
Department  of  Extra-regional  Trade  Negotiations,  MFA,  and  Mr.  André 
Odenbreit  Carvaçho,  Director  of  the  Department  of  Extra-regional  Trade 
Negotiations, MFA. 
 
Uruguay:  Mr  Rodolfo  Nin  Novoa,  Minister  of  Foreign  Affairs  and  Ms.  Valeria 
Csukasi - Minister Counsellor, MFA, Chief Negotiator. 
 
Paraguay:    Mr.  Luis  Castiglioni,  Minister  of  Foreign  Affairs  (as  of  15  August 
2018),  Mr.  Eladio  Loizaga  Caballero,  Minister  of  Foreign  Affairs  (until  August 
2018), and Mr. Juan Ángel Delgadillo, Minister, Chief Negotiator of Paraguay.  
 
In reply to the point 4 of your request, Article 2(3) of Regulation 1049/2001 specifies 
the right of access as defined in that regulation applies only to existing documents in the 
possession of the institution. Unfortunately, we do not have such a list as a self-standing 
document.  
In order to assist you however, we have compiled the information you have requested in 
line with the Code of Good Administrative Behavior. You will find the corresponding list 
in the document attached to this reply (Annex1).  
 
As for the point 5, we have identified 11 documents, that fall within the scope of your 
request (see the attached list of documents). 
 
In accordance with settled case law, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/20012. 
 
Such assessment is carried out in a multi-step approach. First, the institution must satisfy 
itself that the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it 
are covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of 
the document in question would undermine the protection of the interest covered by the 
exception.  Third,  the  risk  of  that  interest  being  undermined  must  be  "reasonably 
foreseeable and not purely hypothetical"3. 
 
If the institution takes the view that disclosure would undermine the protection of any of 
the interests defined under Articles 4(2) and 4(3) of Regulation 1049/2001, the institution 
is  required  "to  ascertain  whether  there  is  any  overriding  public  interest  justifying 
disclosure"
4.                  
 
                                                 
2   Judgment in Sweden and Maurizio Turco v Council, Joined cases C-39/05 P and C-52/05 P, 
EU:C:2008: 374, paragraph 35. 

Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 

Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 


In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public 
the widest possible right of access to documents5, "the exceptions to that right […] must 
be interpreted and applied strictly
"6.  
 
Having  carefully  examined  your  request  in  light  of  the  applicable  framework,  I  am 
pleased to inform you that access can be granted to the content of documents 1, 3, 4, 6, 7 
and 8 
where only some personal data has been withheld in accordance with Article 4(1) 
(b) of Regulation 1049/2001. Please note that information not related to the scope of your 
request has been marked as falling outside the scope. Copies of the accessible documents 
are enclosed. The names of officials at Director level or above are released.  
In  documents  2  and  5  in  addition  to  personal  data,  some  parts  have  been  redacted 
pursuant  to  Article  4(1)(a)  third  indent  of  Regulation  1049/2001  concerning  the 
protection of the public interest as regards international relations and Article 4(3)  of the 
same regulation  concerning the protection of ongoing decision making process.   
 
I regret to inform you that access is not granted to documents 9, 10 and 11 pursuant to 
Article  4  (1)  (a)  third  indent  of  the  Regulation  1049/2001  concerning  the  protection  of 
the  public  interest  as  regards  international  relations  and  Article  4(3)  of  the  same 
regulation  concerning the protection of ongoing decision making process. The annex of 
document  11  is  withheld  in  accordance  with  Article  4  (2)  first  intend  related  to  the 
protection of the public interest as regards commercial interests.  
 
The reasons justifying the application of the previously mentioned exceptions are set out 
below  in  sections  2.1,  2.2,  2.3,  and  2.4.  Section  3  contains  an  assessment  of  whether 
there exists an overriding public interest in the disclosure.  
 
2.1 Protection of the privacy and the integrity of the individual  
 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
 
Regulation (EC) No 2018/17257   of 23 October 2018  on the protection of natural persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies  repealed  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC 
(‘Regulation 2018/1725’) in the field of data protection.  
 
Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data "means any information 
relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]
".  The  Court  of  Justice  has 
specified  that  any  information,  which  due  to  its  content,  purpose  or  effect,  is  linked  to  a 
                                                 

Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4).  

Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
 
7   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


particular person is to be considered as personal data.8  Please note in this respect that the 
names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to staff members 
of an institution are to be considered personal data.9 
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)10, the Court of Justice ruled that when a 
request is made for access to documents containing personal data, the Data Protection  
Regulation becomes fully applicable11. 
 
Pursuant to Article 9(1) (b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    "the 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data 
subject’s to legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests"
.  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
 
                                                 
8  Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
    Novak v Data Protection Commissioner
, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35,  
    ECLI:EU:T:2018:560.    
9  Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission,  
    
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
10   Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd, 
EU: C: 2010:378, paragraph 59.  
11   Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles set out therein are also applicable under the new data protection regime established by the 
Regulation 2018/1725.   


Consequently,  I  conclude  that  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  and 
Article 9(1) (b) of Regulation 2018/1725, access cannot be granted to the personal data, as 
the  need  to  obtain  access  thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been 
substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals 
concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
 
2.2  Protection of the public interest as regards international relations  
 
Article  4(1)  (a)  third  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  "[t]he  institutions 
shall  refuse access  to  a document  where disclosure would  undermine the protection of: 
(a) the public interest as regards: […] international relations".
  
 
According  to  settled  case-law  "the  particularly  sensitive  and  essential  nature  of  the 
interests protected by Article 4(1)(a) of Regulation No 1049/2001, combined with the fact 
that  access  must  be  refused  if  disclosure  of  a  document  to  the  public  would  undermine 
those interests, confers  on the decision which  must  thus  be adopted by the institution a 
complex  and  delicate  nature  which  calls  for  the  exercise  of  particular  care.  Such  a 
decision  therefore  requires  a  margin  of  appreciation"
.12  In  this  context,  the  Court  of 
Justice of the EU has acknowledged that the institutions enjoy "a wide discretion for the 
purpose  of  determining  whether  the  disclosure  of  documents  relating  to  the  fields 
covered  by  [the]  exceptions  [under  Article  4(1)  (a)]  could  undermine  the  public 
interest
".13  
 
The  General  Court  found  that  "it  is  possible  that  the  disclosure  of  European  Union 
positions in international negotiations could damage the protection of the public interest 
as  regards  international  relations"
  and  "have  a  negative  effect  on  the  negotiating 
position of the European Union" 
as well as "reveal, indirectly, those of other parties to 
the  negotiations".
14  Moreover,  "the  positions  taken  by  the  Union  are,  by  definition, 
subject to change depending on the course of those negotiations and on concessions and 
compromises  made  in  that  context  by  the  various  stakeholders.  The  formulation  of 
negotiating positions may involve a number of tactical considerations on the part of the 
negotiators,  including  the  Union  itself.  In  that  context,  it  cannot  be  precluded  that 
disclosure  by  the  Union,  to  the  public,  of  its  own  negotiating  positions,  when  the 
negotiating  positions  of  the  other  parties  remain  secret,  could,  in  practice,  have  a 
negative effect on the negotiating capacity of the Union"
.15  
 
Certain parts of documents 2 and 5 and the entire documents 9, 10 and 11 have been 
withheld,  since  they  reflect  the  EU's  position  as  regards  the  ongoing  negotiations  with 
Mercosur with regard to the treatment of relevant agricultural goods subject to the letters. 
Releasing that information would pose a significant risk to the good relations between the 
EU and the concerned third countries or undermine the EU’s interest. That  information 
has therefore to remain protected. 
                                                 
12    Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36 
13  Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63 
14  Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU: T:2013:135, paragraphes 123-125 
15     Id., paragraph 125. 


 
 
2.3  Protection  of  the  public  interest  as  regards  ongoing  decision-making 
process  
 
Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that “[a]ccess to a document, drawn up by 
an  institution  for  internal  use  or  received  by  an  institution,  which  relates  to  a  matter 
where the decision has not been taken by the institution, shall be refused if disclosure of 
the  document  would  seriously  undermine  the  institution’s  decision-making  process, 
unless there is an overriding public interest in disclosure.”
  
 
The  jurisprudence  of  the  EU  Courts  has  recognized  that  "the  protection  of  the  decision 
making  process  from  targeted  external  pressure  may  constitute  a  legitimate  ground  for 
restricting  access  to  documents  relating  to  the  decision-making  process"16
  and  that  the 
capacity of its staff to express their opinions freely must be preserved17 so as to avoid the 
risk that the disclosure would lead to future self-censorship. As the General Court noted, 
the result of such self-censorship "would be that the Commission could no longer benefit 
from  the  frankly-expressed  and  complete  views  required  of  its  agents  and  officials  and 
would be deprived of a constructive form of internal criticism, given free of all external 
constraints and pressures and designed to facilitate the taking of decisions
 […]"18. 
 
Certain  parts of documents  2  and 5 have been withheld and the access  to  documents 9,  
10 and 11 is refused as they contain information that was shared with the Commission in 
order to provide useful input and support for the EU’s objectives in its trade negotiations 
with Mercosur. Economic operators typically share information with the Commission so 
that  the  latter  can  determine  how  to  best  position  itself  in  the  negotiations  in  order  to 
protect its strategic interests and those of its industry, workers and citizens. Ensuring that 
the  Commission  continues  to  receive  access  to  this  information  and  that  the  industry 
engages  in  open  and  frank  discussions  with  the  Commission,  are  key  elements  for  the 
success of the internal and external policies of the EU and its international negotiations. 
Placing in the public domain specific business related information that companies share 
with  the  Commission  may  prevent  the  Commission  from  receiving  access  to  such 
information in the future.  
 
In  particular,  exposing  internal  views  and  considerations  expressed  in  the  context  of 
discussions  would  be  premature  at  this  stage  and  would  subject  the  Commission  to 
external pressure, potential manipulation and unfounded conclusions both from external 
stakeholders and negotiating partners. It would have a negative impact on decisions still 
to  be  taken  by  the  EU  by  giving  out  elements  of  the  Commission's  assessment  and  its 
possible  future  approaches  and  proposals.  This  would  consequently  undermine  the 
decision-making process of the EU institutions by revealing specific elements taken into 
account for the ongoing discussions.  
                                                 
16     Judgment in MasterCard and Others v Commission, T-516/11, EU:T:2014:759, paragraph 71. 
17     Judgment in Muñiz v Commission, T-144/05, EU:T:2008:596, paragraph 89 
18    Judgment in MyTravel v Commission, T-403/05, EU:T:2008:316, paragraph 52. 
 


 
 
2.4  Protection of the public interest as regards commercial interests 
 
Article  4(2)  first  indent  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of:  […] 
commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual  property  […] 
unless there is an overriding public interest in disclosure"

 
The annex to document 11 has been withheld because its disclosure would reveal specific 
data,  concerns  and  interests  of  external  stakeholder.  There  is  a  reasonably  foreseeable 
risk that the public disclosure of this information would harm the commercial interests of 
the entity concerned, as it could be exploited by competitors to undermine its competitive 
positions in third countries and their relationship with the other economic operators in such 
markets. 
 
3.  OVERRIDING PUBLIC INTEREST 
 
The  exceptions  laid  down  in  Articles  4(2)  first  indent  and  4(3)  of  Regulation  1049/2001 
apply unless there is an overriding public interest in disclosure of the documents. Such an 
interest must, first, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure.   
 
Accordingly,  we  have  also  considered  whether  the  risks  attached  to  the  release  of  the 
protected  passages  and  documents  are  outweighed  by  the  public  interest  in  accessing  the 
requested documents. We have not been able to identify any such public interest capable of 
overriding protected interests. The public interest in this specific case lies on the protection 
of  the  legitimate  confidentiality  interests  of  the  stakeholders  concerned  to  ensure  that  the 
Commission continues to receive useful contributions for its ongoing negotiations with third 
countries  without  undermining  the  commercial  position  of  the  entities  involved  or  the 
ongoing decision-making process.  
 
4.  PARTIAL ACCESS 
 
Pursuant to Article 4(6) of Regulation 1049/2001 "[i]f only parts of the requested document 
are  covered  by  any  of  the  exceptions,  the  remaining  parts  of  the  document  shall  be 
released". 
Accordingly,  we have also considered whether partial access can be granted to 
documents 9, 10 and 11
After a careful review, we have concluded that all three documents are entirely covered by 
the exceptions described above as it is impossible to disclose any parts of these documents 
without undermining the protection of the interests identified in the reply. 
 
 
 
 







*** 
In  case  you  disagree  with  the  assessment  contained  in  this  reply  you  are  entitled,  in 
accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  make  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) 
BERL 7/076 
B - 1049 Brussels 
 
or by email to: [email address]  
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Jean-Luc DEMARTY 
 
 
Enclosures:  
 Annex I: List of documents  
 Annex II: List of meetings between DG TRADE and industry 
 

Electronically signed on 25/03/2019 18:49 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563