This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Full and uncensored access to emails between Robert-Jan Smits and Frontiers'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
 
Brussels, 9.7.2019 
C(2019) 5335 final 
 
Leonid Schneider 
Taunusstr 11  
63526 Erlensee 
Germany  
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 ANNULLING AND 
REPLACING THE DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION C(2019)4544 FINAL 
Subject:  
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/152 

Dear Mr Schneider, 
I refer to your e-mail of 21 February 2019, registered on 22 February 2019, in which you 
submit  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
In your initial application of 11 December 2018 addressed to the Directorate-General for 
Research  and  Innovation  you  requested  ‘full  and  uncensored  access  to  all  emails’ 
referred  to  in  the  reply  of  that  Directorate-General  to  your  previous  initial  application 
Gestdem 2018/5387.  
In  that  application,  you  requested  access  to  ‘[r]ecords  of  any  possible  meetings  or 
communications between EU special envoy Robert-Jan Smits and the scholarly publisher 
Frontiers  Media  SA,  in  the  years  2017  and  2018’.  You  underlined  that  you  were 
particularly  interested  in  the  contacts  of  Mr  Smits  with  three  ‘Frontiers  executives’ 
whose  names  you  listed  in  your  initial  application  Gestdem  2018/5387.  With  regard  to 
the email exchanges between the above-mentioned ‘Frontiers executives’ and Mr Smits, 
you clarified that  ‘[you] understand the contents of Mr Smit's work emails, phone calls 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 

Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 

 
and meetings might be protected’ Consequently, ‘[you request access to] [j]ust dates and 
names of correspondents’.  
In its initial reply of 12 November 2018 to Gestdem 2018/5387, the Directorate-General 
for  Research  and  Innovation  provided  you  with  a  list  of  Mr  Smits's  e-mail  exchanges 
with  Frontiers  representatives  during  2018.  The  list  contained  the  headings  of  e-mails, 
which included details on the requested exchanges3. 
On  14  November  2018  you  submitted  the  confirmatory  application  in  accordance  with 
Article  7(2)  of  Regulation  (EC) No 1049/2001,  in  which  you  requested,  among  others, 
access  to  the  content  of  the  emails  included  in  the  list  provided  by  the  Directorate-
General  for Research  and  Innovation  in  the initial  reply.  The  Secretariat-General  of the 
European Commission considered that this exceeds the scope of your initial application 
Gestdem 2018/5387 and informed you that you were entitled to submit a new application 
for access to the content of the above-mentioned e-mails.  
On 11 December  2018, you submitted the new  application, which was registered under 
reference number Gestdem 2019/152 and attributed  on 9 January 2019  to  the European 
Political Strategy Centre of the European Commission for handling and reply.  
The European Commission identified the following documents as falling under the scope 
of your application: 
16  email  exchanges  between  Robert-Jan  Smits  and  the  representatives  of  Frontiers 
Media, covering the period 26 March 2018 – 19 October 2018, numbered 1 – 8 and 11 – 
184, reference: Ares(2019)1272493 (hereafter ‘documents requested’).  
On  16  February  2019,  the  European  Political  Strategy  Centre  of  the  European 
Commission  replied  to  your  initial  application.  It  refused  access  to  the  documents 
requested  based  on  the  exceptions  provided  for  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/20015. In its assessment of the case, the European Political Strategy Centre of the 
European Commission took into account the position of the originator of the documents, 
which  it  consulted  in  line  with  the  provisions  of  Article  4(4)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001.  
You submitted your confirmatory application on 21 February 2019, asking for the review 
of that position.  
                                                 
3  
The  disclosed  details  included  the  name  of  the  sender,  the  name  of  the  main  representative  of 
Frontiers,  the  generic  e-mail  address  of  Frontier,  the  domain  of  the  e-mail  addresses  of  non-senior 
Frontier  representatives,  the  name  and  the  domain  e-mail  addresses  of  European  Commission  staff 
members  holding  a  senior  management  position,  the  domain  of  e-mail  addresses  of  Commission 
officials  not  holding  any  senior  management  position,  the  date  and  the  time  these  exchanges  took 
place, and the subject of the exchange.  
4  
Exchanges under number 9 and 10 are between the representatives of Frontiers Media SA and third 
parties and therefore they fall outside the scope of your application Gestdem 2019/152.  
5  
The European Political Strategy Centre did not specify which interest provided for in Article 4(2) of 
Regulation (EC) No 1049/2001 warrants refusal of access to the documents concerned.  


 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
The  documents  identified  as  falling  under  the  scope  of  your  application  include  email 
messages originating from a third party.  
Under the provisions of Article 4(4) of Regulation  (EC) No 1049/2001 and with a view 
to  taking  into  account  the  arguments  put  forward  in  your  confirmatory  application,  
a renewed consultation of the third party author was initiated by the Secretariat-General 
on 12 March 2019 and 8 May 2019, respectively. 
Following  this  consultation,  the  European  Commission  adopted  the  decision  
C(2019)4544  containing  the  reply  to  your  confirmatory  application.  It  granted  partial 
access  to  the  parts  of  the  requested  documents  falling  within  the  scope  of  your  initial 
application. The withheld parts of the documents were redacted based on the exceptions 
provided for in  Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001  and Article 4(2), first 
indent,  of  that  regulation  (protection  of,  respectively,  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  and  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person).  It  informed  you, 
however,  that  according  to  Article  5(6)  of  the  Detailed  rules  for  the  application  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, it intended to give partial access to the documents (….) 
against  the  explicit  opinion  of  the  author  and  inform  the  author  of  its  intention  to 
disclosure  the  documents  after  a  ten  working  day  period  and  draw  his  attention  to  the 
remedies available to oppose the disclosure. 
On 1 July 2019, namely after the  confirmatory decision  C(2019)4544 final was notified 
to  you, the  third party  author  withdrew its  opposition to  the disclosure of  the requested 
documents,  subject  to  the  redaction  of  personal  data.  In  order  to  take  this  into  account, 
the decision C(2019)4544 final is annulled and replaced by this decision. 
Given  the  withdrawal  of  the  opposition  of  the  third  party  author,  wide  partial  access  is 
granted  to  the  requested  documents,  subject  only  to  redaction  of  personal  data  in 
accordance with Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the individual) 
of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  and  information  falling  outside  the  scope  of  your 
application. 
The detailed reasons are set out below.  
As  mentioned  in  part  1  of  the  decision,  the  relevant  parts  of  the  above-mentioned 
documents include the exchanges between the representatives of Frontiers Media SA and 
third  parties.  They  do  not  fall  within  the  scope  of  your  application  Gestdem  2019/152 
and were redacted as such.  
You may reuse the  European Commission  documents requested free of charge for non-
commercial and commercial purposes provided that the source is acknowledged, that you 


 
do not distort the original meaning or message of the document/documents. Please note 
that the Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
Please  also  note  that  the  documents  requested  include  the  email  messages  originating 
from Frontiers Media SA. These third party messages are disclosed for information only 
and  their  original  meaning  or  message  should  not  be  distorted.  Please  note  that  the 
Commission does not assume liability stemming from the reuse. 
2.1  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘the  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual,  in particular in accordance with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager),6  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data7 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable. 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC) No 45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/17258. 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC) No 45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) No 2018/1725. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. 
The 16 email exchanges in question are email messages sent  or received  by Robert-Jan 
Smits  and  the  representatives  of  Frontiers  Media  SA  from  their  individual  email 
addresses.  Consequently,  their  contents  is  associated  to  and  linked  with  the  concrete 
individuals who the authors of the relevant email messages.   
As  mentioned in  part  1 of this  decision,  on 12  November 2018  the Directorate-General 
for Research and Innovation provided you the list containing information on exchanges 
between Mr Smits and Frontiers Media SA. Therefore it would be possible to identify the 
authors  of  the  given  email  exchange,  by  comparing  the  list  provided  on  12  November 
                                                 
6   Judgment  of  the  Court  of  29  June  2010,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 59 (hereafter ‘Bavarian Lager’).  
7   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  
8   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data.  Official  Journal  L  205  of 
21.11.2018, p. 39. 


 
2018 and the document released in this decision. Those specific circumstances have been 
taken into account in processing your request for access to documents.  
In particular, a certain number of information contained in those 16 email exchanges , in 
the present circumstances, allow identifying the data subject concerned and consequently 
constitute  personal  data  within  the  meaning  of  Article  3(1)  of  Regulation 
(EU) 2018/1725 mentioned above. 
Indeed, in all emails exchanges, except for the exchange marked as ‘15’, the heading of 
the  exchange  constitutes  personal  data  (including  the  name,  surname,  email  address  of 
the  sender,  recipient,  as  well  as  the  date  and  subject  of  the  of  the  email)  since  this 
information  can  be  compared  with  the  list  of  emails  provided  following  your  former 
application.  
With  regard  to  the  actual  content  of  the  16  email  exchanges  in  question,  the  following 
information constitute personal data: the exchanges marked as ‘12’, ‘13’ and ‘14’ contain 
comments  containing  personal  appreciations  of  the  identified  individual  (Robert-Jan 
Smits).  In  the  exchanges  marked  as  ‘4’,  ‘5’,  ‘7’,  ‘8’,  ‘16’,  ‘17’  and  ‘18’,  the  redacted 
parts of the document requested include information about participation of the Robert-Jan 
Smits  and  the  representatives  of  Frontiers  Media  SA  in  various  public  events.  This 
includes  the  name  of  the  event,  its  exact  dates  and  venue  that,  in  the  present 
circumstances, contain information which enable to identify the data subject.  
The  relevant  undisclosed  parts  of  the  document  requested  includes  also  the  names, 
surnames, contact details (email addresses and telephone numbers), as well as the names, 
surnames and contact details (email and office addresses, telephone numbers) of the staff 
members of the European Commission not holding any senior management position.  
The  above-mentioned  information  clearly  constitutes  personal  data  in  the  sense  of 
Article 3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  and  in  the  sense  of  the  Bavarian  Lager 
judgment9. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful  processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
                                                 

Bavarian Lager, cited above, paragraph 70. 


 
Furthermore, in Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution 
does not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.10 
This is also  clear  from  Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, which requires that 
the necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  the  European  Commission 
has  to  examine  the  further  conditions  for  the  lawful  processing  of  personal  data  only  if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case 
that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
In this context, I would like to point out that the right to the protection of the privacy is 
recognised as one of the fundamental rights in the Charter of Fundamental Rights, as is 
the transparency of the processes within the Institutions of the EU. The legislator has not 
given  any  of  these  two  rights  primacy  over  each  other,  as  confirmed  by  the  Bavarian 
Lager 
case-law referred to above11.  
Based on the information at my disposal, I note that there is a risk that the disclosure of 
the information appearing in the requested document, such as information relating to certain 
aspects  of  their  professional  activities  (agendas  and  travelling  arrangements)  or 
comments of personal nature would prejudice the legitimate interests of the data subjects 
concerned.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001 and Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, access cannot be 
granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is 
no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
With  regard  to  the  information  that  does  not  fall  under  the  definition  of  personal  data, 
such as the relevant redacted parts of the exchanges marked as ‘4’, ‘5’, ‘7’, ‘8’ and ‘15’, 
containing  the  personal  comments  of  the  representatives  of  Frontiers  Media  SA,  I 
consider  that  their  public  disclosure  would  undermine  the  privacy  of  the  persons 
                                                 
10   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency, 
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 
11  Bavarian Lager, cited above, paragraph 56. 



 
concerned.  Indeed,  it  is  still  possible  to  associate  the  above-mentioned  comments  of 
strictly  personal  character,  with  one  of  only  three  individuals,  given  that  the  scope  of 
your  application  for  access  to  documents,  encompasses  the  exchanges  between  Robert-
Jan Smits and three, named ‘Frontiers executives’. Consequently, the public disclosure of 
the  personal  comments  would  have  impact  on  the  privacy  of  the  three  individuals  in 
question and therefore Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 applies thereto. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) No 1049/2001  does  not  include  the 
possibility  for  the  exception  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 
 
4. 
PARTIAL ACCESS 
Wide partial access is hereby granted to the document requested.  
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 

 
 
 

For the Commission 
 
Martin SELMAYR
 
 
Secretary-General 
Enclosure: (1) 


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