This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Contacts with the tobacco industry during 2018'.



Ref. Ares(2019)555617 - 31/01/2019
EUROPEAN COMMISSION 
SECRETARIAT-GENERAL 
 
Directorate D - Jobs, Growth & Investment 
   
The Director 
Brussels,  
SG.D.3/SW 
Mr Olivier Hoedeman 
Corporate Europe Observatory 
Rue d’Edimbourg 26 
1050 Brussels 
 
Advanced copy by e-mail: 
ask+request-6176-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: 
Your application for access to documents - Ref GestDem 2018/6664  
Dear Sir,  
We refer to your email of 11 December 2018, registered on the same day under GestDem 
2018/6664, in which you make a request for access to documents. 
1.  Scope of your request 
You request access to the following documents: 
-  all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  between  the  European  Commission  and 
representatives of the tobacco industry (producers, distributors, importers etc, as well as 
organisations and individuals that are funded by and/or work to further the interests of 
the tobacco industry), during 2018. 

-  all  correspondence  (including  emails)  between  the  European  Commission  and 
representatives of the tobacco industry (producers, distributors, importers etc. as well as 
organisations and individuals that  are funded by and/or work to further the interests of 
the tobacco industry), during 2018. 

-  a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients and their affiliation, subject of meeting/correspondence). 

You indicate that documents that had been subject to your previous request of 5 February 
2018 (GestDem 2018/1205) should be excluded.  
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË — Tel. +32 22991111 
Office: BERL 06/198 ‐  Tel. direct line +32 229 95027 
 

 
2.  Identification and assessment of the concerned documents 
We  have  identified  two  documents  falling  into  the  scope  of  your  request.  Their 
references are Ares(2018)1499946 of 19 March 2018 and Ares(2018)2408480 of 7 May 
2018. They concern a correspondence of the ‘Verband der deutschen Rauchtabakindustric 
c.V. (VdR)’ and the Secretary General of the Commission.  
3.  Protection of personal data 
The  documents  to  which  you  have  requested  access  contain  personal  data,  in  particular 
names.  
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has 
to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity 
of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data. 
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’). 
Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information 
relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of  Justice  has 
specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to 
a particular person is to be considered as personal data.2 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)3, the Court of Justice ruled that when a 
request is made for access to documents containing personal data, the Data Protection 
Regulation becomes fully applicable.4 
 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if    ‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
3  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
4 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests of  the individuals concerned would not be prejudiced by  disclosure of 
the personal data concerned.  
As to the handwritten parts and signatures, which are biometric data, there is a risk that their 
disclosure would prejudice the legitimate interests of the persons concerned. 
5. Means of redress 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the Commission to review this 
position. 
 
 



Such a confirmatory application should be addressed, within 15 working days upon receipt 
of this letter, to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours faithfully, 
Marcel Haag 
      
Enclosures: 
Documents Ares(2018)1499946 and Ares(2018)2408480  

Electronically signed on 31/01/2019 10:05 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563