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Ref. Ares(2019)379793 - 23/01/2019
EUROPEAN COMMISSION 
SECRETARIAT-GENERAL 
 
Directorate C - Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
Brussels,  
SG.C/VT 
Mr Edward Collins 
40 Bermondsey Street 
London 
United Kingdom  
 
Copy by e-mail:
 
ask+request-6190-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject: 
Your application for access to documents pursuant to Regulation No 
1049/20011 – ref. GestDem 2018/6732 

Dear Mr Collins, 
I refer to your application  for access to documents of 13 December  2018, registered on 
the same day under the above-mentioned reference number. 
You  request  access  to  ʻall  documentation  (including  but  not  limited  to  all  email 
correspondence, attendance lists, agendas, background papers and minutes/notes) relating 
to  the  meeting  between  BP  p.l.c.  and  Telmo  Baltazar,  Cabinet  member  of  Jean-Claude 
Juncker on 28/11/2018ʼ. 
1. 
SCOPE OF THE REQUEST 
The  European  Commission  has  identified  the  following  documents  as  falling  under  the 
scope of your request: 
  e-mail  exchange  between  the  Member  of  Cabinet  of  President  Juncker,  Telmo 
BALTAZAR, and a representative of BP  p.l.c. of 1 and 2 November 2018,  
 Ares(2018)6535799; 
 
  letter  of  a  representative  of  BP  p.l.c.  to  Telmo  BALTAZAR  of  28  November 
2018, Ares(2018)6535799. 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 

With regard to your request to ‘produce the documents on a rolling basis’, I would like to 
inform  you  that  the  European  Commission  does  not  hold  any  further  documents  that 
correspond  to  the  description  given  in  your  application.  Article  2(3)  of  Regulation  No 
1049/2001 provides that the right of access to documents as laid down in that regulation 
applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution.  Indeed,  the 
European  Commission  cannot  engage  itself,  in  response  to  an  application  for  access  to 
documents, to producing documents in the future. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION NO 1049/2001 
Article 4(1)(b) of Regulation No 1049/2001 provides that ‘[t]he institutions shall refuse 
access to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […]  privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC2. 
Article  3(1)  of  Regulation  No  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice ruled that any information, which due to its content, purpose or effect, is linked to a 
particular person, qualifies as personal data.3 
In the Rechnungshof case law, the Court of Justice further confirmed that ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.4 
Accordingly, the names, signatures, functions, telephones numbers and/or initials pertaining 
to  members  of  the  staff  of  an  institution  as  well  as  of  the  representatives  of  a  third  party 
constitute personal data.5 
In  this  instance,  the  documents  to  which  you  request  access  contain  personal  data,  in 
particular,  names,  functions,  telephone  numbers  and  email  addresses  of  European 
Commission officials who are not part of the senior management and of representatives of 
BP p.l.c. and another third party. 
 
                                                 
2   Official Journal L 205 of 21.11.2018, page 39, hereafter ‘Regulation No 2018/1725’. 
3   Judgment  of  20  December  2017,  C-434/16,  Peter  Novak  v  Data  Protection  Commissioner
EU:T:2018:560, paragraphs 33-35. 
4   Judgment  of  20  May  2003,  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01,  Rechnungshof  v  Österreichischer 
Rundfunk and others, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
5   Judgment of 19 September 2018, T-39/17, Port de Brest v Commission, EU:T:2018:560, paragraphs 
43-44. 


Furthermore,  document  1  contains  the  link  to  a  website  with  the  biography  of  the  person 
concerned the disclosure of which would make the data subject identifiable. 
Finally, document 2 contains a handwritten signature as well as a handwritten salutation and 
a personal remark, which are biometric data. The content of the salutation and the personal 
remark is also to be considered as personal data in the meaning of Article 3(1) of Regulation 
No 2018/1725, as it constitutes information relating to an identifiable natural person. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  No  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
[…] the recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that 
the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is 
proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are both fulfilled and the processing constitutes lawful processing 
in  accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  No  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subjects’ legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited contacts.  
As  to  the  handwritten  signature,  salutation  and  personal  remark  contained  in  document  2, 
which  constitute  biometric  data,  there  is  a  risk  that  their  disclosure  would  prejudice  the 
legitimate interests of the person concerned. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  No  1049/2001, 
access cannot be granted to the personal data included in the requested documents, as the 
need to obtain access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated 
and there is no reason to consider that the legitimate interests of the individuals concerned 
would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
Please  note  that  the  exception  provided  under  Article  4(1)(b)  of  Regulation  No 
1049/2001 is of an absolute nature and does not include the possibility to be set aside by 
an overriding public interest. 



3. 
PARTIAL ACCESS 
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  No  1049/2001,  partial  access  is  hereby 
granted to the  two documents mentioned above, subject to the redaction of personal data, 
on the basis of Article 4(1)(b) of Regulation No 1049/2001. 
4. 
MEANS OF REDRESS 
Pursuant  to  Article  7(2)  of  Regulation  No  1049/2001,  you  are  entitled  to  submit  a 
confirmatory application requesting the European Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  European  Commission  at  the 
following address: 
 
European Commission 
 
Secretary-General 
 Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx. 
 
Yours sincerely, 
Tatjana VERRIER 
Enclosures: 
(2) 
 
 

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