This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Stakeholder contacts and internal communication on the EU-Indonesia Free Trade Agreement (2)'.

link to page 1

Ref. Ares(2019)3157032 - 13/05/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
 
The Director General 
 
                                                                    
Brussels, 13 May 2019                                                                
By registered letter with acknowledgment 
of receipt 

Mr Bart-Jaap Verbeek  
Centre for Research on Multinational 
Corporations (SOMO) 
Sarphatistraat 30 
1018 GL Amsterdam 
The Netherlands 
 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem 2019/286 
 
Dear Mr Verbeek, 
I refer to  your request  of 15 January  2019 for  access to documents under Regulation (EC) 
No 1049/20011 ("Regulation 1049/2001") and hereinafter registered as GestDem 2019/286. 
This request follows  your previous request for access to the documents, which were 
identified under the scope of your request GestDem 2018/4306. 
Please accept our apologies for the delay in answering your request, which is mainly due to 
the high number of requests for access to documents being processed at the same time by the 
Directorate-General for Trade (hereinafter ‘DG TRADE’). 
 
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
Under the present request, you are referring to your initial request for documents  as 
registered under Gest Dem 2018/4306, which concerns the following: 
1) a list of meetings between DG Trade officials and/or representatives (including the 
Commissioner and the Cabinet) and stakeholders, including trade unions, civil society 
groups, as well as representatives of individual companies, industry associations, law firms, 

                                                 
1  
Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 20 May 2001 
regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents, OJ L 145, 
31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 229 91111 

link to page 2 academics, public consultancies and think tanks in which the EU-Indonesia Free Trade 
Agreement was discussed (between January 2016 and today); 

2) minutes and other reports of these meetings; 
3) all correspondence (including emails, letters, faxes) between DG Trade officials and/or 
representatives (including the Commissioner and the Cabinet) and stakeholders, including 
trade unions, civil society groups, as well as representatives of individual companies, 
industry associations, law firms, academics, public consultancies as well as think tanks 
regarding the EU-Indonesia Free Trade Agreement (between January 2016 and today); 

4) all correspondence (including emails, letters, faxes) and documents (including briefings, 
memo's, non-papers) shared between DG Trade officials and/or the Commissioner and the 
Cabinet in which the EU-Indonesia Free Trade Agreement was discussed (between January 
2016 and today). 

On 21 September 2018 we had sent you the list of the identified 223 documents, including 
their title, the type of document and its date. 
The Commission replied to your request for selected identified documents with a letter dated 
21 December 2018.  
On 15 January 2019 you expressed your interest to obtain access also to documents 111 to 
136 in a list of identified documents which the Commission had submitted to you. Please 
note that documents 111 to 114  have  already been assessed in our previous reply  of 21 
December 2018. We have therefore replaced them by documents 137 to 140 of the list sent 
to you on 21 September 2018.   
A list of the documents covered in this reply  is enclosed in Annex 1. For each of the 
documents the list provides a description and indicates whether parts are withheld and if so, 
under which ground pursuant to Regulation 1049/2001. Copies of the accessible documents 
are enclosed. 
 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, it 
must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions to the 
right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. Such 
assessment is carried out in a multi-step approach. First, the institution must satisfy itself that 
the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it are covered by 
that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of the document in 
question poses a “reasonably foreseeable and not purely hypothetical” risk of undermining the 
protection of the interest covered by the exception. Third, if the institution takes the view that 
disclosure would undermine the protection of any of the interests defined under Articles 4(2) 
                                                 
2  
Judgment in Sweden and Maurizio Turco v Council, Joined cases C-39/05 P and C-52/05 P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 


link to page 3 link to page 3 link to page 3 and 4(3) of Regulation 1049/2001, the institution is required "to ascertain whether there is any 
overriding public interest justifying disclosure
"3.  
In view of the objectives pursued by Regulation 1049/2001, notably to give the public the 
widest possible right of access to documents4,  "the exceptions to that right […] must be 
interpreted and applied strictly"
5
Having examined the requested documents under the applicable legal framework, I am 
pleased to grant you full access to annex a of document 132 and partial access to the 
remaining documents except to documents 120, 127, 128, 134, annex a of document 134 and 
136. 
In documents 119, 122, 125, 126, 129, 130, 131, 132, 135, 138, 139, 140, annexes a and c of 
document 118 and annex a of document 131 only names and other personal data have been 
redacted pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 and in accordance with 
Regulation (EC) No 2018/1725. Hence, the main content of these documents is accessible. 
In documents 115, 116, 117, 118, annex b of document 118, 121, 123, 124, 133 and 137, in 
addition to personal data, additional information was redacted as it is covered either by the 
exception set out in  Article 4(1)(a) third indent  of Regulation 1049/2001 (protection of the 
public interest as regards international relations) or by the exception set out in Article 4(2) first 
indent of Regulation 1049/2001 (protection of the commercial interest of a natural or legal 
person) or in accordance with  Article 4(3). 
Please note that parts of documents that do not relate to your request have been redacted as 
falling out of scope. 
Access is not granted to documents 120, 127, 128, 134, annex a of document 134 and 136, 
as  their  disclosure is prevented by the exception set out in Article 4(3) of Regulation 
1049/2001 (protection of the commercial interest of a natural or legal person)  and in 
accordance with Article 4(1)(a) third indent of Regulation 1049/2001 (protection of the public 
interest as regards international relations). Some information  in these documents  is also 
protected  pursuant  to  Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001  (protection of privacy and 
integrity of the individual).  
The reasons justifying the application of the exceptions are set out below in Sections 2.1, 2.2 
and 2.3. Section 3 contains an assessment of whether there exists an overriding public interest 
in the disclosure and section 4 considered whether partial access could be granted to the 
documents withheld. 
                                                 
 
Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4  
Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 
5  
Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 


link to page 4 link to page 4 link to page 4 link to page 4 2.1 
Protection of the public interest as regards international relations  
Article 4(1)(a) third indent, of Regulation 1049/2001 provides that “[t]he institutions shall 
refuse access to a document where disclosure would undermine the protection of: the public 
interest as regards: […] international relations
”. 
According to settled case-law,  "the particularly sensitive and essential nature of the 
interests protected by Article 4(1)(a) of Regulation No 1049/2001, combined with the fact 
that access must be refused by the institution, under that provision, if disclosure of a 
document to the public would undermine those interests, confers on the decision which must 
thus be adopted by the institution a complex and delicate nature which calls for the exercise 
of particular care. Such a decision therefore requires a margin of appreciation".
6  In this 
context, the Court of Justice has acknowledged that the institutions enjoy "a wide discretion 
for the purpose of determining whether the disclosure of documents relating to the fields 
covered by [the] exceptions [under Article 4(1)(a)] could undermine the public interest"
7.  
The General Court found that "it is possible that the disclosure of European Union positions 
in international negotiations could damage the protection of the public interest as regards 
international relations"
  and  "have a negative effect on the negotiating position of the 
European Union"
 as well as "reveal, indirectly, those of other parties to the negotiations".8 
Moreover, "the positions taken by the Union are, by definition, subject to change depending 
on  the course of those negotiations and on concessions and compromises made in that 
context by the various stakeholders. The formulation of negotiating positions may involve a 
number of tactical considerations on the part of the negotiators, including the Union itself. 
In that context, it cannot be precluded that disclosure by the Union, to the public, of its own 
negotiating positions, when the negotiating positions of the other parties remain secret, 
could, in practice, have a negative effect on the negotiating capacity of the Union".
9 
The EU and Indonesia are currently negotiating a free trade agreement. 
Documents 118, 121, 123, 133 and 137  contain  internal views either from the EU or from 
Indonesia  and other countries. These views cannot be disclosed without undermining the 
mutual trust and hence the negotiations between the EU and Indonesia as these views could 
reveal strategic considerations of either side.  
Access to documents 120, 127, 128, 134, annex a of document 134 and 136 is not granted as 
their disclosure would reveal strategic interests, priorities and business concerns of the EU. As 
such, this information could indirectly reveal  negotiating priorities, strategic objectives and 
tactics, which the EU could consider pursuing in its trade negotiations.  
More generally, it remains  important for the EU when negotiating with its counterpart to 
retain a certain margin of manoeuvre to shape and adjust its tactics, options and positions in 
order to safeguard the EU's interests. Exposing internal views and considerations would 
                                                 
6  
Judgment in Sison v Council, C-266/05 P, EU:C:2007:75, paragraph 36. 
7  
Judgment in Council v Sophie in’t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, paragraph 63. 
8  
Judgment in Sophie in’t Veld v Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraphs 123-125. 
9  
Id., paragraph 125. 


link to page 5 link to page 5 weaken  the negotiating capacity of the EU and consequently, the protection of the public 
interest as regards international relations. 
There is a reasonably foreseeable risk that the public disclosure of the protected information 
would undermine and weaken the position of the EU in its ongoing trade negotiations with 
Indonesia. Indeed, the information contained in these documents would allow the EU’s 
trading partner to draw conclusions with respect to certain detailed positions, concerns, 
views and strategies of the Commission and of its Member States. This in turn may allow 
the counterpart to extract specific concessions from the EU in the context the ongoing 
negotiations, thus to the disadvantage of the EU’s international relations, and the interests of 
its citizens, consumers and economic operators. 
Furthermore, some of the withheld passages reveal the position of Indonesia. Such 
disclosure is likely to upset the mutual trust between the EU and Indonesia and thus 
undermine their relations. It may also jeopardise the mutual trust between the EU and other 
trading partners as they may fear that in the future their positions would be exposed and they 
may as a result refrain from engaging with the EU. Negotiating partners need to be able to 
confide in each other's discretion and to trust that they can engage in open and frank 
exchanges of views without having to fear that these views and positions may in the future 
be  publicly revealed. As the Court recognised in Case T-301/10  in’t Veld v Commission
“[…] establishing and protecting a sphere of mutual trust in the context of international 
relations is a very delicate exercise"
10 
The abovementioned passages must, therefore, remain protected. 
 2.2  
Protection of privacy and integrity of the individual 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be 
refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of the 
individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the protection 
of personal data.  
 
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and 
Decision No 1247/2002/EC11 (‘Regulation 2018/1725’). 
 
All the documents partially released contain personal information, such as  names,  e-mail 
addresses,  telephone numbers  that allow  the identification of natural persons, as well as 
other personal information like signatures.  
 
Indeed, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data "means any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]
". The Court of Justice 
                                                 
10    
Judgment in Sophie in’t Veld v European Commission, T-301/10, EU:T:2013:135, paragraph 126. 
11  
Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


link to page 6 link to page 6 link to page 6 link to page 6 has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked 
to a particular person is to be considered as personal data.12 Please note in this respect that the 
names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to staff members of 
an institution are to be considered personal data.13 
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)14, the Court of Justice ruled that when a 
request is made for access to documents containing personal data, the Data Protection 
Regulation becomes fully applicable15 
 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted to 
recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  "[t]he recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public 
interest and the controller, where there is any reason to assume that the data subject’s 
legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the 
personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the various 
competing interests"
. Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful 
processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the 
transmission of personal data occur. 
 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine the further conditions for a lawful processing of personal data only if the first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the European 
Commission has to examine whether there is a reason to assume that the data subject’s 
legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish the proportionality of 
the transmission of the personal data for that specific purpose after having demonstrably 
weighed the various competing interests. 
 
 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, we do  not have to 
examine whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be 
prejudiced.  
 
 
                                                 
12  
Judgment of the Court of Justice of the European Union  of  20 December 2017 in  Case  C-434/16, 
Peter Novak v Data Protection Commissioner, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560.    
13  
Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
14  
Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
15  
Whereas this judgment  specifically  related to Regulation (EC) No 45/2001  of the European 
Parliament and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to 
the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement 
of such data, the principles set out therein are also applicable under the new data protection regime 
established by Regulation 2018/1725.  


link to page 7 link to page 7 link to page 7 2.3 
Protection of commercial interests 
Article 4(2) first indent, of Regulation 1049/2001 provides that “[t]he institutions shall refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] commercial 
interests  of a natural or legal person, including intellectual property […]  unless there is an 
overriding public interest in disclosure"

While not all information concerning a company and its business relations can be regarded as 
falling under the exception of Article 4(2) first indent16, it appears that the type of information 
covered by the notion of commercial interests would generally be of the kind protected under 
the obligation of professional secrecy17. Accordingly, it must be information that is "known 
only to a limited number of persons"
"whose disclosure is liable to cause serious harm to the 
person who has provided it or to third parties"
 and for which "the interests liable to be harmed 
by disclosure must, objectively, be worthy of protection
 "18
Some passages in documents 115, 116, 117, 118, annex b of document 118, 121, 124 and 137 
have been withheld because they contain business sensitive information pertaining to an 
organisation, a company or group of companies, including details about commercial priorities, 
objectives, strategies, concerns and interests that they pursue in their respective domains.  
All this information was shared with the Commission in order to provide useful input and 
support for the EU’s objectives in its trade negotiations. Operators typically share 
information with the Commission so that the latter can determine how to best position itself 
in the negotiations in order to protect its strategic interests and those of its industry, workers 
and citizens. Ensuring that the Commission continues to receive access to this information 
and that the industry engages in open and frank discussions with the Commission, are key 
elements for the success of the internal and external policies of the EU and its international 
negotiations.  Sharing publicly  specific business related information that companies share 
with the Commission may prevent the Commission from receiving access to such 
information in the future. 
 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The exception laid down in Article 4(2) first indent of Regulation 1049/2001 applies unless 
there is an overriding public interest in disclosure of the documents. Such an interest must, 
first, be public and, secondly, outweigh  the harm caused  by disclosure. Accordingly, we 
have also considered whether the risks attached to the release of the withheld parts of 
documents 115, 116, 117, 118, annex b of document 118, 121 and 124 are outweighed by the 
public  interest in accessing the requested documents. We have not been able to identify any 
such public interest capable of overriding the commercial interests of the companies concerned. 
The public interest in this specific case rather lies on the protection of the legitimate 
confidentiality interests of the stakeholders concerned to ensure that the Commission 
                                                 
16  
Judgment in Terezakis v Commission, T-380/04, EU:T:2008:19, paragraph 93. 
17  
See Article 339 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
18  
Judgment in Bank Austria v Commission, T-198/03, EU:T:2006:136, paragraph 29. 


continues to receive useful contributions for its ongoing negotiations with third countries 
without undermining the commercial position of the entities involved. 
 
4. 
PARTIAL ACCESS 
Pursuant to Article 4(6) of Regulation 1049/2001 "[i]f only parts of the requested document 
are covered by any of the exceptions, the remaining parts of the document shall be 
released
". Accordingly, we have also considered whether partial access could be granted to 
documents 120, 127,  128, 134, annex a of document 134  and 136.  However, and after a 
careful review, we have concluded that this is not possible. 
The content of those documents is entirely covered by the exceptions described above and it 
is  thus  impossible to disclose any parts of these documents without undermining the 
protection of the interests identified in this reply.  
 
*** 
 
In case you disagree with the  assessment  contained in this reply  you are entitled, in 
accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, to make a confirmatory application 
requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
 



European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C1) 
BERL 5/282 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
Jean-Luc DEMARTY 
 
 
 
Encl.: 
•  Annex 1: List of documents  
•  Documents plus annexes including fully and partially released documents