This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Documents related to meeting of the European cooperation network on elections'.



 
Ref. Ares(2019)2394795 - 04/04/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL JUSTICE and CONSUMERS 
 
 
  Directorate D: Equality and Union citizenship 
Unit D.3: Union citizenship rights and free movement 
Head of Unit
  
Brussels,  
DG JUST/ D3/MS/mb(2019)s2591912 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 
 
Mr Alexander Fanta   
Schonhauser Allee 6-7 
10119 Berlin 
Germany 
 
Advanced copy: 
ask+request-6299-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
 Dear Mr Fanta, 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2019/0983 
We  refer  to  your  e-mail  dated  19/02/2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 19/02/2019 under the above mentioned reference number. 
You  request  access  to  minutes  as  well  as  documents  submitted  by  Member  States  at  the 
meeting of the European cooperation network on elections on January 21, 2019 in Brussels. 
Your application concerns the documents listed in the annex to this letter. Since some of the 
documents concerned originate from third parties, the originators of the documents have been 
consulted. 
For  item  1  in  the  annex  we  enclose  the  copy  of  the  document  requested.  You  may  reuse  the 
document requested free of charge for non-commercial and commercial purposes provided that 
the  source  is  acknowledged,  that  you  do  not  distort  the  original  meaning  or  message  of  the 
document. Please note that the Commission does not assume liability stemming from the reuse.  
 
For items 2 and 3 in the annex we enclose the copies of the documents requested. Please note 
that  these  documents  were  received  by  the  Commission  from  Member  States.  They  are 
disclosed for information only and cannot be re-used without the agreement of the originator, 
who holds a copyright on it. They do not reflect the position of the Commission and cannot be 
quoted as such. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: LU40 02/52 - Tel.+ 32 2 29 82177 - e-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

For  items  4-6,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  access  to  a 
document has to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the 
integrity of the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding 
the protection of personal data.  
 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with 
regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision 
No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’). 
The  documents  to  which  you  request  access  contain  personal  data,  in  particular  names  and 
contact details of the originators of the documents. 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice 
has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked 
to a particular person is to be considered as personal data.2 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)3, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable.4  
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, ‘personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    ‘[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in 
the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having  demonstrably  weighed  the 
various competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission 
of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  has  established  that  it  is  necessary  to  have  the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this  case  that  the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak 
v Data Protection Commissioner
, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35, ECLI:EU:C:2017:994.     
3  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
4 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of 
the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal 
data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the principles set out 
therein are also applicable under the new data protection regime established by Regulation 2018/1725.  



In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  such  public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access  thereto  for  a 
purpose in  the public interest  has  not  been substantiated and there is  no  reason to  think that 
the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of 
the personal data concerned. 
In case you would disagree with the assessment that the redacted data are personal data which 
can  only  be  disclosed  if  such  disclosure  is  legitimate  under  the  applicable  rules  on  the 
protection  of  personal  data,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  to  submit  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to 
review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
Yours sincerely,  
(e-signed) 
Marie-Hélène Boulanger 
 
Enclosures: 
List of documents as well as the respective documents 
Contact: 
         xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Electronically signed on 01/04/2019 17:10 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563