This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Contacts with EOS'.



 
Ref. Ares(2019)1880846 - 21/03/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MIGRATION AND HOME AFFAIRS 
 
 
  The Director-General 
Brussels,  
 
Mrs. Lise Witteman-Latour 
Opperstraat 35, bus 2 
B-1050 Elsene, Brussel 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 

Advance copy by email: 
xxxx.xxxxxxxx@xxxxx.xxx, 
request-
xxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Subject: Your application for access to documents Ref GestDem No 2019/522 
 
Dear Ms Witteman-Latour, 
We refer to your e-mail of 22 January 2019 via which you made a request for access to 
documents,  registered  by  the  European  Commission  on  28  January  2019  under  the 
above-mentioned reference number. 
You request access to the list of all meetings held by Directorate General Home Affairs 
and  Migration  (DG  HOME)  with  representatives  of  the  European  Organisation  for 
Security  (EOS)  for  the  time  period  of  1  January  2014  until  1  January  2018,  as  well  as 
emails, minutes and reports relating to these meetings. 
More specifically your application concerns the following documents: 
1.  Letter from EOS on flagship initiatives on  07/10/2014 - Ares(2014)3338126; 
2.  Briefing 
contribution 
for 
the 
meeting 
with 
EOS 
on 
19/12/2014 - 
Ares(2016)3205078; 
3.  Letter from EOS on first call for proposals under the Horizon 2020 Programme on 
30/03/2015 - Ares(2015)1512780 
4.  Letter  to  EOS  on  first  call  for  proposals  under  the  Horizon  2020  Programme  on 
10/06/2015 - Ares(2015)2421142; 
5.  Report of the meeting between members of the Commissioner's cabinet and EOS on 
15/10/2015 - Ares(2016)3713523; 
6.  Letter from EOS to Commissioner King on 05/12/2015 - Ares(2019)1398006; 
7.  Document 
regarding 
equipment 
standards 
for 
soft 
target 
protection, 
September 2017, classified document. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
 
 
 
You will find enclosed a list of all meetings held between EOS and DG HOME during the 
requested  timeframe,  which  also  contains  a  summary  of  all  existing  emails,  minutes  and 
reports related to them. This information is not contained in any existing document, but it 
was  created  for  the  purpose  of  your  request,  with  a  view  to  identifying  the  relevant 
documents for your request.  
 
Following  the  examination  of  the  documents  1  to  7  requested,  I  have  concluded  that, 
according  to  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to 
European Parliament, Council and Commission documents, they may be partially disclosed 
for the reasons set out below: 
According to Article 4(1)(a) of Regulation (EC) No 1049/2001 “the institutions shall refuse 
access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  the  public 
interest as regards public security
”. Document No 7 of the above-mentioned list, relating to 
the meeting of September 2017 on equipment standards for soft target protection contains 
information  on  public  security  issues.  Its  disclosure  would  put  at  risk  public  security 
because  the  nature  of  technical  discussions  covered  among  other  vulnerabilities  of  the 
detection equipment and should such details become public, terrorist groups could exploit 
such  information  to  conduct  attacks  against  aviation  and  other  public  areas.  Moreover, 
Document 7 is EU classified according to Commission Decision 444/20151. Consequently, 
the  document  is  accessible  to  only  a  limited  number  of  staff  members  within  the 
European  Commission.  The  explicit  provisions  requiring  the  European  Commission  to 
give  these  documents  classified  status  reinforces  the  view  that,  given  the  nature  and 
substance  of  the  information  included  therein,  it  was  not  the  intention  of  the  legislator 
that they are publically disseminated.  In consequence, there is a real and not hypothetical 
risk  that  public  access  to  this  document  would  undermine  the  public  interest  as  regards 
public security. I conclude therefore, that access to this document has to be refused on the 
basis of the exception laid down in Article 4(1)(a) of Regulation (EC) No 1049/2001

According to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the "protection of privacy and the integrity of 
the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the 
protection of personal data”.
  
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC2 (‘Regulation 2018/1725’). 
The documents 1 to 6 to which we give you partially access contain personal data related to 
identified or identifiable individuals involved in the meetings held between DG HOME and 
EOS,  in  particular  their  names,  functions,  contact  data  and  opinions.  These  parts  of  the 
documents have been redacted as their disclosure is prevented by the exception laid down in 
Article 4(1)(b) of Regulation No 1049/2001. Indeed, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 
provides that personal data ‘means any information relating to an identified or identifiable 
natural  person  […]’.  The  Court  of  Justice  has  specified  that  any  information,  which  by 
                                                 
1 Official Journal L 72 of 17.3.2015, p. 53–88. 
2 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 


 
reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person is to be considered as 
personal  data.3.  Please  note  in  this  respect  that the names, signatures,  functions,  telephone 
numbers  and/or  initials  pertaining  to  staff  members  of  an  institution  are  to  be  considered 
personal data.4.  In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)5, the Court of Justice 
ruled  that  when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the 
Data  Protection  Regulation  becomes  fully  applicable6..  Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of 
Regulation 2018/1725, ‘personal data shall only be transmitted to recipients established in 
the Union other than Union institutions and bodies if  ‘[t]he recipient establishes that it is 
necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest and the 
controller, where there is any reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for 
that specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’

Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
                                                 
3 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case  C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
4  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
5  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
6 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


 
 
 
 
to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
disclosure of the personal data concerned. 
As  to  the  handwritten  signatures  of  third-party  are  concerned,  there  is  a  risk  that  their 
disclosure would prejudice the legitimate interests of the persons concerned. 
Finally, we regret to inform you that the Commission does not hold documents other than 
the seven referred to above, e.g. emails, minutes and reports related for all meetings, listed 
in in Annex 1 (list of all meetings held between EOS and DG HOME during the requested 
timeframe).  
As specified in Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of access as defined 
in that regulation applies only to existing documents in the possession of the institution.  
Given that no such documents, corresponding to the description given in your application, 
are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil  your  request, 
regarding those meetings, mentioned in Annex 1. 
I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  In  case  you 
would  disagree  with  our  assessment  of  your  request  explained  in  detail  above,  you  are 
entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  to  submit  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
 
Paraskevi MICHOU 
[E-signed] 
 



 
Enclosures: 
 
 
1.  List of meetings DG HOME and EOS in the period 01.01.2014 – 01.01.2018 
2.  Letter from EOS on flagship initiatives on  07/10/2014 - Ares(2014)3338126 
3.  Briefing  contribution  for  the  meeting  with  EOS  on  19/12/2014    -
Ares(2016)3205078 
4.  Letter  from  EOS  on  first  call  for  proposals  under  the  Horizon  2020  Programme 
on 30/03/2015 - Ares(2015)1512780 
5.  Letter to  EOS  on first call for proposals  under the Horizon 2020 Programme on 
10/06/2015 - Ares(2015)2421142 
6.  Report of the meeting between members of the Commissioner's cabinet and EOS 
on 15/10/2015 - Ares(2016)3713523 
7.  Letter from EOS to Commission King on 05/12/2015 - Ares(2019)1398006 
 

Electronically signed on 21/03/2019 09:24 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563