Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings with the ETF'.



 
Ref. Ares(2019)711232 - 07/02/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
  Directorate C - Land 
C.1 - Road Transport 
 
Brussels,  
ARES (2019) 689458 
Mr Bryan Carter 
 
 
 
 
 
 
 
  
42, rue Paul Lauters 
 
 
 
 
 
 
 
  
1050 Brussels 
  
E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Dear Mr Carter, 
Subject: 
Your applications for access to documents – Ref GestDem No 2019-0432, No 
2019-0456, No 2019-0457 and No 2019-0458 

We refer to your letters dated 23/01/2019 and 25/01/2019 in which you make requests for access 
to documents, registered on 23/01/2019 and 25/01/2019 respectively, under the above-mentioned 
reference numbers. 
You request access to: 
-  Minutes  of  all  meetings  since  01.01.2015  between  DG  MOVE  and  the  following  companies  or 
with their members; 
- Any correspondence since 01.01.2015 between DG MOVE and the following companies or any of 
their members, including e-mail and letter exchanges (including attachments). 
The companies concerned are:    
1) 
European Transport Workers' Federation (ETF);  
 
2) 
European  association  for  forwarding,  transport,  logistic  and  Customs  services 
(CLECAT); 
 
3) 
European Road Transport Research Advisory Council (ERTRAC); 
4) 
International Road Transport Union Permanent Delegation to the EU (IRU). 
 
Your application concerns a very long timeframe with potentially a very large number of documents, 
which  need  to  be  assessed  individually.  Such  a  detailed  analysis  cannot  be  carried  out  within  the 
normal time limits set out in Article 7(3) of Regulation 1049/2001. 
In  addition,  Article  6(3)  of  the  Regulation  provides  that  in  the  event  of  an  application  relating 
potentially to a very large number of documents, the institution concerned may  confer with the 
applicant informally, with a view to finding a fair solution. 
In accordance with the case law of the EU Courts, such a solution can only concern the content or 
the  number  of  documents  which  need  to  be  sought,  not  the  deadline  for  replying.1  This  means 
that the scope of the request must be reduced in a way that would enable its treatment within an 
extended deadline of 15 + 15 working days. 
                                                 
1  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  case  C-127/13,  Guido  Strack  v  Commission
paragraphs 26-28. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 


 
Based on the above-mentioned provision, we would kindly ask you to specify the objective of your 
request and your specific interest in the documents requested2, and whether you could narrow down 
the scope of your request (i.e. the subject matters and/or timeframe covered), so as to reduce it to a 
more manageable amount of documents. 
According  to  our  first  estimates,  the  handling  of  your  request  would  take  30  working  days3, 
broken down as follows: 
 

identification of the documents falling under your request: potentially 3 working days; 

retrieval  and establishment  of  a  complete list  of  the  documents  identified:  potentially  5 
working days; 

scanning of the documents: 1 working day; 

assessment  of  the  content  of  the  documents  in  light  of  the  exceptions  of  Article  4  of 
Regulation 1049/2001: potentially 3 working days:  

third-party/Member  State(s)  consultations  under  Article  4(4)  and/or  4(5)  of  Regulation 
1049/2001 (if it is discovered to be necessary): 5 working days; 

final  assessment  of  the  documents  in  light  of  the  comments  received:  potentially  2 
working days (if third-party/Member State(s)) consulted; 

drafting of the reply: 2 working days; 

redaction of those parts of the documents to which one or several exceptions apply(ies): 
potentially 2 working days; 

internal approval of the draft decision on your request: 5 working days; 

preparation  of  the  reply  and  the  documents  for  dispatch  (scanning  of  the  redacted 
versions, administrative treatment): potentially 2 working days. 
 
It follows that, according to our first estimates, a maximum of 2 categories of documents could 
possibly be dealt with within the extended deadline of 30 working days counting from the date of 
registration of your applications on 23/01/2019 and 25/01/2019. 
 
In  order to  enable  us to respect the time-limits of  Regulation  1049/2001,  we  would ask  you  for  a 
swift reply to our invitation to propose a fair solution, within five working days at the latest: 
 
  by e-mail to:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us: 
  by e-mail at: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
  by telephone at: (+32) (0)2 299 1111 
 
In  the  absence  of  a  reply  within five  working  days,  we  will  unilaterally  restrict the  scope  of  your 
application to those parts that can be dealt with within the extended deadline of 30 working days, 
counting from the registration of your application – 06/03/2019. 
Thank you in advance for your understanding 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
          (e-signed) 
 
   
 
 
 
 
 
 
         Head of Unit 
 
 
 
 
 
 
 
   MOVE.C1 – Road Transport Unit 
                                                 
2 Ibid, paragraph 28; Judgment of the General Court (then 'Court of First Instance') of 22 May 2012 in case 
T-344/08, EnBW Energie Baden-Württemberg v Commission, paragraph 105. 
3 Taking into account other applications for access to documents and other tasks that the staff concerned 
are likely to have to deal with during the same period.   

Electronically signed on 07/02/2019 10:36 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563