Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meetings with the ETF'.

Ref. Ares(2019)1545836 - 07/03/2019
  Unit C.1 -  Road Transport 
Brussels, 07.03.2019 
ARES (2019) 1277474 
Mr Bryan Carter 
 42, rue Paul Lauters 
 1050 Brussels 
E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Dear Sir, 
Your applications for access to documents – Ref GestDem No 2019-0432, No 
2019-0456 and No 2019-0457
We refer to your letters dated 23/01/2019 and 25/01/2019 in which you make requests for access 
to documents, registered on 23/01/2019 and 25/01/2019 respectively, under the above-mentioned 
reference numbers. 
You request access to: 
-Minutes  of  all  meetings  between  DG  MOVE  and  the  European  Road  Transport  Research 
Advisory Council (ERTRAC). This should include any meetings with ERTRAC directly or any of 
its members, like Hidria. The time period should be 1st January 2015 until today. 

- Any correspondence between DG MOVE and ERTRAC, or any of its members, like Hidria. This 
should include but not be limited to correspondence related to the aforementioned meetings, as 
well  as  all  other  email  and  letter  exchanges.  It  should  also  include  all  attachments  and 
accompanying documents contained within the correspondence. 

-  Minutes  of  all  meetings  between  DG  MOVE  and  the  European  association  for  forwarding, 
transport,  logistic  and  Customs  services  (CLECAT).  This  should  include  any  meetings  with 
CLECAT directly or any of its members. The time period should be 1st January 2017 until today. 

-  Any  correspondence  between  DG  MOVE  and  CLECAT,  or  any  of  its  members.  This  should 
include but not be limited to correspondence related to the aforementioned meetings, as well as 
all  other  email  and  letter  exchanges.  It  should  also  include  all  attachments  and  accompanying 
documents contained within the correspondence. 

-  Minutes  of  all  meetings  between  DG  MOVE  and  the  International  Road  Transport  Union 
Permanent Delegation to the EU (IRU). This should include any meetings with IRU directly or 
any of its members. The time period should be 1st January 2017 until today. 

- Any correspondence between DG MOVE and IRU, or any of its members. This should include 
but not be limited to correspondence related to the aforementioned meetings, as well as all other 
email and letter exchanges. It should also include all attachments and accompanying documents 
contained within the correspondence. 

I consider your request to cover documents held up to the date of your initial application, i.e. the date 
of the initial application. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

Your application concerns the documents in Annex.  
Having examined the documents requested under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 
regarding  public  access  to  documents  (The  Regulation),  I  have  come  to  the  conclusion  that 
documents 1 to 29 may be partially disclosed.  
Please find enclosed copy of such documents. Some parts of the documents have been blanked out 
as their  disclosure is  prevented  by  exceptions  to  the  right  of access laid  down in Article  4  of  this 
The  redacted  parts  of  the  documents  contain  personal  data,  in  particular  the  personal  details  of 
European Institution staff.  
Pursuant to Article 4(1)(b) of the Regulation, access to a document has to be refused if its disclosure 
would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in 
accordance with European Union legislation regarding the protection of personal data.  
The applicable legislation in this field is Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament 
and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the 
processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC1 
(‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information 
relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice has specified that 
any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person is 
to be considered as personal data.2 Please note in this respect that the names, signatures, functions, 
telephone numbers and/or initials pertaining to staff members of an institution are to be considered 
personal data.3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, the Data Protection Regulation becomes 
fully applicable5. 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
3  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
4  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  

Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be  transmitted  to 
recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    ‘[t]he  recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest 
and the controller, where there is any reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to examine the 
further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled, 
namely if the recipient has established that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest. It is only in this case that the European Commission has to examine 
whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced 
and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you do not  put forward  any  arguments  to establish the  necessity  to  have  the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European Commission does 
not have to examine whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate interests 
of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in the 
documents, as there is a real and non-hypothetical risk that eg: such public disclosure would harm 
their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public 
interest has not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In case you would disagree with the assessment that the redacted data are personal data which can 
only  be  disclosed  if  such  disclosure  is  legitimate  under  the  applicable  rules  on  the  protection  of 
personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such  a confirmatory  application  should  be  addressed  within 15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 

European Commission 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
    Yours faithfully, 
      Eddy Liégeois 
      Head of Unit 

Electronically signed on 07/03/2019 13:33 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563