Esta es la versión HTML de un fichero adjunto a una solicitud de acceso a la información 'Meetings with the ETF'.



 
Ref. Ares(2019)2204510 - 28/03/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
 
Directorate A - Policy coordination 
  A.4 - Legal issues & Enforcement  
Brussels,  
ARES (2019)  
Mr Bryan Carter 
 
 
 
 
 
 
 
 42, rue Paul Lauters 
 
 
 
 
 
 
 
 1050 Brussels 
  
E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Dear Sir, 
Subject: 
Your applications for access to documents – Ref GestDem No 2019-0432, No 
2019-0456 and No 2019-0457
 
We refer to your letters dated 23/01/2019 and 25/01/2019 in which you make requests for access 
to documents, registered on 23/01/2019 and 25/01/2019 respectively, under the above-mentioned 
reference numbers. We also refer to our letter of 7/03/2019 and your e-mail from 7/03/2019. 
In our letter of 7/03/2019 we have provided the documents that we had identified following your 
initial request. However, in your e-mail from the same day you refer to certain documents that we 
would  not  have  identified.  In  particular,  you  refer  to  the  documents  related  to  certain  meetings 
held  by  the  Commissioner  Violeta  Bulc,  or  members  of  her  staff,  with  Hidria  on  17/11/18, 
26/10/18, 19/04/17 and 27/05/16 including a visit of a Hidria factory on 02/07/18. 
In your e-mail you also manifested your intention to fil a confirmatory application with regards to 
your access to documents request 'Meetings with  ERTRAC'. However, we are not sure whether 
you  have  sent  that  confirmatory  request  to  Secretariat  General  of  the  Commission  as  it  was 
indicated in our letter of 7/03/2019 that is the normal procedure. 
Since the object of your eventual confirmatory request would concern the identification of further 
documents  related  to  your  request  we  have  done  an  additional  research  and  identified  further 
documents with the indications you provided in your email from 7/03/2019. 
In addition, in your e-mail from 7/03/2019 you also refer to your request concerning the “minutes 
and  all  the  documents  related  to  the  meetings  between  DG  move  and  ERTRAC  or  any  of  its 
members, like Hidria
”.  The documents concerning Hidria are provided in this answer. However, 
in  order  to  clarify  the  situation,  the  request  concerning  documents  with  other  members  of 
ERTRAC will be examined in the framework of a new request for access to documents. 
Having  examined  the  documents  concerning  Hidria  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 regarding public access to documents (The Regulation), I have come to the conclusion 
that they may be partially disclosed.  
Please find enclosed copy of such documents. Some parts of the documents have been blanked out 
as their  disclosure is  prevented  by  exceptions  to  the  right  of access laid  down in Article  4  of  this 
Regulation. 
The  redacted  parts  of  the  documents  contain  personal  data,  in  particular  the  personal  details  of 
European Institution staff.  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
Pursuant to Article 4(1)(b) of the Regulation, access to a document has to be refused if its disclosure 
would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in 
accordance with European Union legislation regarding the protection of personal data.  
The applicable legislation in this field is Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament 
and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the 
processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC1 
(‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed, Article 3(1) of Regulation 2018/1725 provides that personal data ‘means any information 
relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice has specified that 
any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person is 
to be considered as personal data.2 Please note in this respect that the names, signatures, functions, 
telephone numbers and/or initials pertaining to staff members of an institution are to be considered 
personal data.3 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, the Data Protection Regulation becomes 
fully applicable5. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be  transmitted  to 
recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    ‘[t]he  recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest 
and the controller, where there is any reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data 
occur. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to examine the 
further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled, 
namely if the recipient has established that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest. It is only in this case that the European Commission has to examine 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case  C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
3  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
4  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


 
whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced 
and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you do not  put forward  any  arguments  to establish the  necessity  to  have  the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European Commission does 
not have to examine whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate interests 
of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in the 
documents, as there is a real and non-hypothetical risk that eg: such public disclosure would harm 
their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public 
interest has not been substantiated and there is no reason to think that the legitimate interests of the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In case you would disagree with the assessment that the redacted data are personal data which can 
only  be  disclosed  if  such  disclosure  is  legitimate  under  the  applicable  rules  on  the  protection  of 
personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, to 
make a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
 
Such  a confirmatory  application  should  be  addressed  within 15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
    Yours faithfully, 
Barbara JANKOVEC 
Head of Unit 
 
 
 
 
 
 
 
 
           
 
 
   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 



 
 

Electronically signed on 28/03/2019 10:47 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563