Dies ist eine HTML Version eines Anhanges der Informationsfreiheitsanfrage 'Meetings with the ETF'.



 
Ref. Ares(2019)2224805 - 28/03/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MOBILITY AND TRANSPORT 
Directorate A - Policy coordination 
  A.4 - Legal issues & Enforcement 
Brussels,  
ARES (2019)  
Mr Bryan Carter 
 
 
 
 
 
 
 
  
42, rue Paul Lauters 
 
 
 
 
 
 
 
  
1050 Brussels 
  
E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
Dear Mr Carter, 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2019/1933 
We  refer  to  your  e-mail  dated  07/03/2019  in  which  you  make  requests  for  access  to 
documents,  registered  under  the  above-mentioned  reference  number  and  to  our 
acknowledgement of receipt of 28 March 2019. 
You  request  access  to  “the  minutes  and  all  the  documents  related  to  the  meetings 
between DG move and ERTRAC or any of its members, like Hidria”. 

In particular, the scope of your request concerns: 
-  Minutes  of  all  meetings  between  DG  MOVE  and  members  of  the  European  Road 
Transport Research Advisory Council (ERTRAC). The time period should be 1st January 
2015 until today. 

-  Any  correspondence  between  DG  MOVE  and  members  of  ERTRAC.  This  should 
include but not be limited to correspondence related to the aforementioned meetings, as 
well as all other email and letter exchanges. It should also include all attachments and 
accompanying documents contained within the correspondence. 

The  documents  concerning  Hidria  have  already  been  provided  by  letter  of  28  March 
2019. 
In  annex,  you  will  find  the  list  of  ERTRAC  members  that  would  be  concerned  by  your 
request. 
Your  application  concerns  a  very  long  list  of  ERTRAC  Members  with  potentially  a  very 
large  number  of  documents,  which  need  to  be  assessed  individually.  Such  a  detailed 
analysis  cannot  be  carried  out  within  the  normal  time  limits  set  out  in  Article  7(3)  of 
Regulation 1049/2001. 
In  addition,  Article  6(3)  of  the  Regulation  provides  that  in  the  event  of  an  application 
relating potentially to a  very large number of documents, the institution concerned may 
confer with the applicant informally, with a view to finding a fair solution. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
In accordance with the case law of the EU Courts, such a solution can only concern the 
content  or  the  number  of  documents  which  need  to  be  sought,  not  the  deadline  for 
replying.1 This means that the scope of the request must be reduced in a way that would 
enable its treatment within an extended deadline of 15 + 15 working days. 
Based  on  the  above-mentioned  provision,  we  would  kindly  ask  you  to  narrow  down  the 
scope of your request in particular the members of ERTRAC concerned by your request as 
well as the period covered, so as to reduce it to a more manageable amount of documents. 
In order to enable us to respect the time limits of Regulation 1049/2001, we would ask you 
for a swift reply to our invitation to propose a fair solution, within five working days at the 
latest: 
 
  by e-mail to:  xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
If you have any questions concerning the invitation, you can contact us: 
  by e-mail to: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
  by telephone at: (+32) (0)2 299 1111 
 
In the absence of a reply within five working days, we will unilaterally restrict the scope of 
your  application  to  those  parts  that  can  be  dealt  with  within  the  extended  deadline  of  30 
working days, counting from the registration of your application (28/03/2019). 
Thank you in advance for your understanding. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
 
 
 
 
     (e-signed) 
 
Barbara JANKOVEC 
       Head of Unit 
 
 
 
 
 
 
 
    
 
 
 
                                                 
1  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  case  C-127/13,  Guido  Strack  v  Commission
paragraphs 26-28. 


 
Annex 
 
ERTRAC members as indicated in ERTRAC Web page  
Associations & Companies 
ACEM - http://www.acem.eu 
ASECAP - http://www.asecap.com 
CLEPA - http://www.clepa.eu 
  Continental - http://www.conti-online.com 
  Robert Bosch GmbH - http://www.bosch.com 
  Valeo - http://www.valeo.com 
CONCAWE - http://www.concawe.be 
EAPA - http://www.eapa.org 
EARPA: - http://www.earpa.eu 
  AVL List GmbH - http://www.avl.com 
  FEV - http://www.fev.com 
  Hidria - http://www.hidria.com 
  IFP Energies Nouvelles - http://www.ifpenergiesnouvelles.com 
  Fraunhofer LBF - http://www.fraunhofer.de/en 
  Ricardo - http://www.ricardo.com 
ECTRI - http://www.ectri.org 
ERF - http://www.erf.be 
ERTICO - http://www.ertico.com 
ETRMA - http://www.etrma.org 
EUCAR - http://www.eucar.be 
  BMW - http://www.bmwgroup.com 
  Centro Ricerche Fiat - http://www.crf.it 
  MAN - http://www.man.eu 
  Renault - http://www.renault.com 
  Scania - http://www.scania.com 
  Volkswagen - http://www.volkswagen.com 
  Volvo - http://www.volvogroup.com 
EUPAVE - http://www.eupave.eu 
EUROBAT - http://www.eurobat.org/ 
FEHRL - http://www.fehrl.org 
FIA - http://www.fiabrussels.com 
IRU - http://www.iru.org 
POLIS - http://www.polisnetwork.eu 
UITP - http://www.uitp.org 
Academia 
RWTH Aachen University  - http://www.ika.rwth-aachen.de/en/ 
Aristotle University of Thessaloniki - http://www.auth.gr/home/index_en.html 



 
Universidad Politecnica de Madrid - http://www.transyt.upm.es 
University of Florence - http://www.unifi.it 
European Commission 
DG Research - http://ec.europa.eu/research/index.cfm?pg=home&lg=en 
DG Mobility and Transport - http://ec.europa.eu/dgs/transport/index_en.htm 
DG Communications Networks, Content and Technology  - http://ec.europa.eu/dgs/connect/ 
DG Enterprise and Industry - http://ec.europa.eu/dgs/enterprise/index_en.htm 
DG Environment - http://ec.europa.eu/dgs/environment/index_en.htm 
DG Climate Action - http://ec.europa.eu/dgs/clima/mission/index_en.htm 
EU Member States & Associated countries 
Austria - http://www.bmvit.gv.at 
Belgium - http://www.mobilit.fgov.be 
Czech Republic - http://www.cdv.cz 
Denmark - http://www.vejdirektoratet.dk 
Finland - http://www.fta.fi 
France - http://www.recherche.gouv.fr 
Germany - http://www.bmwi.de - http://www.bmvbw.de 
Greece - http://www.yme.gr 
Hungary - http://www.kti.hu 
Ireland - http://www.nra.ie 
Netherlands - http://www.rws.nl 
Norway - http://www.vegvesen.no 
Poland - http://www.ibdim.edu.pl/eng/ 
Slovenia - http://www.hidria.com 
Spain - http://www.micinn.es 
Sweden - http://www.trafikverket.se - http://www.vinnova.se/en/ 
Switzerland - http://www.astra.admin.ch 
Turkey - http://www.tubitak.gov.tr 
UK - http://www.dft.gov.uk - http://www.bis.gov.uk 
Observers 
CEN/CENELEC - http://www.cen.eu 
ERA-NET Transport - http://www.transport-era.net 
ERA-NET INFRAVATION - http://http://www.infravation.net 
ALICE ETP on Logistics - http://www.etp-alice.eu 
EPoSS ETP on Smart Systems Integration - http://www.smart-systems-integration.org 
ERRAC European Rail Research Advisory Council - http://www.errac.org 
WATERBORNE Technology Platform - http://www.waterborne-tp.org 
OECD International Transport Forum - http://www.internationaltransportforum.org 
 
 

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