This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Setting up of the Group of Personalities on Defence Research'.



 
Ref. Ares(2018)5908572 - 19/11/2018
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 
 
 
 
Mr Bram Vranken 
Vredesactie 
Patriottenstraat 27 
2600 Berchem 
DECISION OF THE SECRETARY GENERAL ON BEHALF OF THE COMMISSION PURSUANT 
TO ARTICLE 4 OF THE IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 –Gestdem 2017/7037 

Dear Mr Vranken, 
I refer to your email of 8 March 2017, registered on 9 March 2017, in which you submit, 
on behalf of Vredesactie, a confirmatory application, in accordance with Article 7(2) of 
Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council 
and Commission documents2 ('Regulation 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
On  21  November  2017,  you  submitted  an  initial  application  in  which  you  requested 
access to documents containing the following information:  
 ‘1. All documents concerning the decision to set-up the Group of Personalities on 
Defence Research.  
2. All  documents  concerning the selection-process for members of the Group of 
Personalities on Defence Research.  
3.  All  documents  concerning  the  decision  not  to  register  the  Group  of 
Personalities on Defence Research as an expert group.‘ 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 
E-mail: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 

 
This application was registered under reference number Gestdem 2017/7037.  
I  note  that  on  the  same  day,  you  submitted  another  initial  application  concerning 
documents  relating  to  the  European  Defence  Fund  and  the  Defence  Industrial 
Development  Programme.  That  application  was  registered  under  the  reference  number 
Gestdem 2017/7033.   
Both  applications  were  attributed  to  the  Directorate-General  for  Internal  Market, 
Industry, Entrepreneurship and SMEs, for handling and reply.  
On  23  February  2018,  the  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry, 
Entrepreneurship and SMEs provided its joint reply to your initial applications Gestdem 
2017/7033 and 2017/7037.  
In the reply, the Directorate-General for Internal Market, Industry, Entrepreneurship and 
SMEs refused access to the relevant documents, on the basis of the exception protecting 
the  public  interest  as  regards  defence  and  military  matters,  provided  for  in  the  second 
indent of Article 4(1)(a) of Regulation 1049/2001, as well as the exception protecting the 
decision-making process, laid down in Article 4(3) of the said Regulation.     
In your confirmatory application, you request a review of this position. In particular, you 
argue  that  the  reply  of  the  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry, 
Entrepreneurship and SMEs, does not provide any proper statement of reason. You argue 
that,  ‘[t]he  reasons  [the  Directorate-General  for  Internal  Market,  Industry, 
Entrepreneurship and SMEs] have put forward to justify the application of the exceptions 
are strikingly vague and thus unsatisfactory’. Consequently, ‘[the Directorate-General for 
Internal  Market,  Industry,  Entrepreneurship  and  SMEs]  ha[s]  not  explained  how 
disclosure can “specifically and  actually” undermine  the public interest  […]  as regards 
defence  and  public  security  matters  and  why  this  is  “reasonably  foreseeable  and  not 
purely hypothetical”, as required by case law […]’.  
Additionally,  you  argue  that  there  is  an  overriding  public  interest  warranting,  in  your 
view, the public disclosure of the documents concerned.      
 
This  confirmatory  decision  concerns  only  the  documents  identified  as  falling  under  the 
scope  of  your  application  Gestdem  2017/7037.  You  will  receive  the  reply  to  your 
application Gestdem 2017/7033 in the due course.  
 
As regards application Gestdem 2017/7037, the European Commission has identified the 
following documents as falling under the scope of your application: 
-  Note  dated  4  March  2015,  concerning  the  contribution  of  the  European 
Commission  to  the  Defence  Foreign  Affairs  Council  meeting,  reference: 
Ares(2015)1052704  (hereafter:  ‘document  1’).  The  document  includes  an  annex 
containing the outline of the contribution (hereafter: ‘document 1a’); 
 


 
-  Briefing  dated  22  January  2015,  reference:  Ares(2015)242301  (hereafter: 
‘document 2’), with four annexes entitled ‘European Council on Defence – Inputs 
and  Expected  Outcomes  (hereafter  ‘document  2a’),  ‘Form  and  scope  of  the 
Commission's  Contribution  to  the  EC  in  June  2015’  (hereafter  ‘document  2b’),  
‘Group on Personalities – State of Play’ (hereafter ‘document 2c’), ‘Calendar of 
Events’ (hereafter ‘document 2d’).  
 
The  entire  content  of  documents  1,  2b  and  2d  is  unrelated  to  the  defence  area  and 
therefore falls outside the scope of your initial and confirmatory applications.  
 
Consequently, only documents 1a, 2, 2a and 2c fall under the scope of your application, 
as they contain information related to its subject matter.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to  Regulation  1049/2001,  the  Secretariat-General  conducts  a  fresh  review  of  the  reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
As  a  preliminary  comment,  I  would  like  to  refer  to  public  background  information 
provided on the establishment of the Group of Personalities. 
 
In  2015,  the  European  Commission  invited  key  personalities  from  European  industry, 
governments,  the  European  Parliament  and  academia  to  advise  it  on  establishing  a 
Preparatory  Group  on  Common  Security  and  Defence  Policy-related  research.  The 
primary mission of this Group of Personalities was to help establish recommendations for 
a long-term vision for EU-funded Common Security and Defence Policy-related research 
that  can  boost  European  defence  cooperation.  These  recommendations  address  the 
overall  scope  and  governance  of  future  EU-funded  Common  Security  and  Defence 
Policy  research  and  highlight  possible  collaboration  and  coordination  mechanisms.  The 
overarching  goal  of  the  preparatory  action  and  Common  Security  and  Defence  Policy-
related research is to create a framework that would facilitate a collaborative approach to 
defence among the Member States.  
 
Nonetheless, as  explained above, the documents identified as falling under the scope of 
your  application  contain  the  contribution  of  the  European  Commission  to  the  Defence 
Foreign  Affairs  Council  meeting.  The  input  encompasses  the  contribution  on  a  broad 
range of topics. Consequently, the greater part of the content of documents 1a, 2, and 2a 
is unrelated to the Group of Personalities on Defence Research. Indeed, these documents 
contain  only  very  short  remarks  relating  to  that  group,  such  as  information  that  the 
European  Commission  is  looking  for  endorsement  (from  the  Council)  of  the  launch  of 
the group (document 1a), and the possible timing of the meeting where the state of play 
of  the  group  was  addressed  (document  2  and  2a).    The  state  of  play  of  the  group  is 
provided in document 2c.   
 


 
After careful review of the initial decision, I conclude that wide partial access is granted 
to  document  2c  mentioned  above,  with  personal  data  redacted,  based  on  the  exception 
protecting the privacy and the integrity of the individual, provided for in Article 4(1)(b) 
of  Regulation  1049/2001.  The  disclosure  of  the  other  documents  identified,  with  the 
redactions of the parts falling outside the scope of your request, would not give  you any 
additional meaningful information. 
2.1  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall  refuse 
access  to  a document  where disclosure would undermine the protection  of  […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
The  undisclosed  parts  of  document  2c  contain  the  names,  surnames,  nationalities  and 
affiliations of third parties (persons to whom participation in the groups in question was 
proposed  and  who  were  not  included  in  the  list  of  members  that  was  made  publicly 
available), or references to such persons.  
These  undoubtedly  constitute  personal  data  within  the  meaning  of  Article  2(a)  of 
Regulation  45/2001,  which  defines  data  as  ‘any  information  relating  to  an  identified  or 
identifiable  natural  person  […];  an  identifiable  person  is  one  who  can  be  identified, 
directly or indirectly, in  particular by reference to an identification number or to one or 
more factors specific to his or her physical, physiological, mental, economic, cultural or 
social identity’.  
It  follows  that  the  public  disclosure  of  all  the  above-mentioned  personal  information 
would constitute processing (transfer) of personal data within the meaning of Article 8(b) 
of Regulation 45/2001.  
In  accordance  with  the  Bavarian  Lager  ruling3,  when  a  request  is  made  for  access  to 
documents  containing  personal  data,  Regulation  45/2001  becomes  fully  applicable. 
According  to  Article  8(b)  of  that  Regulation,  personal  data  shall  only  be  transferred  to 
recipients  if  the  recipient  establishes  the  necessity  of  having  the  data  transferred  and  if 
there  is  no  reason  to  assume  that  the  data  subject's  legitimate  interests  might  be 
prejudiced. Those two conditions are cumulative4.  
Only  if  both  conditions  are  fulfilled  and  the  transfer  constitutes  lawful  processing  in 
accordance with the requirements of Article 5 of  Regulation 45/2001, can the processing 
(transfer) of personal data occur.  
In that context, whoever requests such a transfer must first establish that it is necessary. 
If it is demonstrated to be necessary, it is then for the institution concerned to determine 
that there is no reason to assume that that transfer might prejudice the legitimate interests 
                                                 

Judgment of the Court (Grand Chamber) of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v 
the Bavarian Lager Co. Ltd
,(ECLI:EU:C:2010:378), paragraph 63. 

Ibid, paragraphs 77-78. 


 
of  the  data  subject5.  The  above-mentioned  position  was  confirmed  in  the  ClientEarth 
case6. I also refer to the Strack case, where the Court of Justice ruled that the institution 
does not have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data7.  
Neither  in  your  initial,  nor  in  your  confirmatory  application,  have  you  established  the 
necessity of disclosing the personal data included in document 2c.   
Therefore,  I  have  to  conclude  that  the  transfer  of  personal  data  through  the  public 
disclosure  of  the  personal  data  included  in  the  above-mentioned  documents  cannot  be 
considered as fulfilling the requirements of Regulation 45/2001. In consequence, the use 
of the exception under Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001 is justified, as there is no 
need  to  disclose  publicly  the  personal  data  included  therein,  and  it  cannot  be  assumed 
that the legitimate rights of the data subjects concerned would not be prejudiced by such 
disclosure. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001  are  absolute 
exceptions, i.e. their applicability does not need to be balanced against overriding public 
interest in disclosure.   
4. 
PARTIAL ACCESS 
Wide partial access is hereby granted to document 2c. 
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaint  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
  
Yours sincerely, 
 
 
 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General 

Enclosures: 1 
                                                 

Ibid. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015  in  Case  C-615/13  P,  ClientEarth  v  EFSA
(ECLI:EU:C:2015:219), paragraph 47. 

Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  Case  C-127/13 P,  Strack  v  Commission
(ECLI:EU:C:2014:2250), paragraph 106. 


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