This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Moedas meetings Davos'.



Ref. Ares(2019)1689636 - 14/03/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR RESEARCH & INNOVATION
 
Directorate J - Common Support Centre 
  J.1 - Common Legal support service 
Head of Unit 
 
 
Brussels,  
RS/JVC/MV 
rtd.ddg1.j.1(2019)1747204 
 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt 
Peter Teffer 
EUobserver 
Rue Montoyer 18B 
1000 Brussels 
Belgium 
 
Advance copy by e-mail:  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: Your application for access to documents   GestDem Ref No 2019/0654 
 
Dear Mr Teffer, 
We  refer  to  your  letter  dated  31  January  2019  in  which  you  submitted,  within  the 
framework of Regulation (EC) 1049/20011, an application for access to documents.  
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
You requested access to the following documents:  
All  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  the  23  January  2019  meeting  between  commissioner  Carlos 
Moedas and Mr Eric Horvitz, Technical Fellow & Director, Microsoft Research Labs 
-  All  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  the  23  January  2019  meeting  between  commissioner  Carlos 
Moedas and  Professor Klaus Schwab, Executive Chairman of World Economic Forum 
 
                                                 
1 Regulation (EC) No 1049/2001 of the European Parliament and of the Council of 30 May 2001 regarding 
public access to European Parliament, Council and Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
Commission europĆ©enne/Europese Commissie, 1049 Bruxel es/Brussel, BELGIQUE/BELGIƋ - Tel. +32 22991111 
Email: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  

- All  documents  - including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails, and 
presentations  -  related  to  the  24  January  2019  meeting  between  commissioner  Carlos 
Moedas  and  Mr  Nick  Clegg,  Vice  President  of  Global  Affairs  and  Communications  at 
Facebook 
-  All  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  the  24  January  2019  meeting  between  commissioner  Carlos 
Moedas and Mr Richard Socher, Chief scientist at Salesforce 
-  All  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  the  24  January  2019  meeting  between  commissioner  Carlos 
Moedas and Ms Gillian Tans, Bo
 
-  All  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  the  24  January  2019  meeting  between  commissioner  Carlos 
Moedas and Ms Kristalina Georgieva, Chief Executive Officer of the World Bank 
-  All  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  (hand-written)  notes,  audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  the  25  January  2019  meeting  between  commissioner  Carlos 
Moedas and Carlos Brito, CEO of Anheuser-Busch InBev SA/NV.  
We have identified 17 documents falling under the scope of your request (hereinafter the 
'requested documents'), namely:  
-  Background note related to a meeting  between Commissioner Carlos Moedas and 
representatives of Microsoft Research Labs on 23 January 2019 
-  Chain  of  correspondence  with  Microsoft  Research  Labs,  ending  on  19  January 
2019  
-  Chain  of  correspondence  with  Microsoft  Research  Labs,  ending  on  22  January 
2019  
-  Chain of correspondence with Microsoft Research Labs, ending on 23 January 2019 
-  Confirmation for the meeting with Microsoft Research Labs on 23 January 2019 
-  Chain  of  correspondence  related  to  a  meeting  between    Commissioner  Carlos 
Moedas and representatives of Facebook, ending on 22 January 2019  
-  Chain of correspondence with Facebook, ending on 24 January 2019  
-  Background note related to a meeting between Commissioner Carlos Moedas and 
representatives of Salesforce on 24 January 2019 
-  Chain of correspondence with Salesforce, ending on 9 January 2019 
-  Chain of correspondence with Salesforce, ending on 17 January 2019 
-  Chain of correspondence with Salesforce, ending on 17 January 2019 
-  Chain of correspondence with Salesforce, ending on 18 January 2019 
 


-
Background note related to a meeting between Commissioner Carlos Moedas and 
representatives of Booking.com on 24 January 2019
-  Chain of correspondence with Booking.com, ending on 11 January 2019 
-  Chain of correspondence with Booking.com, ending on 18 January 2019 
-  Background note related to a meeting between Commissioner Carlos Moedas and 
representatives of Anheuser-Busch InBev SA/NV on 25 January 2019 
-  Chain  of  correspondence  with  Anheuser-Busch  InBev  SA/NV,  ending  on  16 
January 2019 
There  are  no  documents  for  the  meetings  between  Commissioner  Carlos  Moedas  and 
representatives of the World Economic Forum and of the World Bank since these were 
courtesy meetings arranged in situ. 
 
2.  EXAMINATION UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
We  are  pleased  to  inform  you  that  partial  access  can  be  granted  to  the  requested 
documents. We have only expunged information which disclosure is prevented by Article 
4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  namely  the  protection  of  privacy  and  the 
integrity of the individual, in particular in  accordance with European  Union legislation 
regarding the protection of personal data2. 
Protection of privacy and the integrity of the individual 
The  requested  documents  contains  personal  data  such  as  names,  surnames,  functions, 
telephone numbers, electronic and professional addresses, pictures, biographies, etc. This 
information clearly constitutes personal data in the meaning of Article 3(1) of Regulation 
2018/1725. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if 
specific purpose in the public interest and the controller, where there is  any reason to 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 

According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine the further conditions for a lawful processing of personal data only if the first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. In your request, you do 
not put forward any arguments to establish the necessity to have the data transmitted for a 
specific purpose in the public interest. 
                                                 
2   Regulation (EC) No 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on 
the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union 
institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing 
Regulation (EC) No 4
 



Therefore, personal data have been withheld from the requested document, except the 
name of individuals forming part of senior management staff of the Commission. 
 
Disclaimer 
Some of the documents requested were drawn up for internal use under the responsibility 
of the relevant service of the Commission. They do not set out any official position of the 
third  parties  to  which  the  documents  refer,  which  were  not  consulted  on  their  content. 
These documents do not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as 
such. 
3.  MEANS OF REDRESS 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) 1049/2001, you are entitled to make a 
confirmatory  application  requesting  the  Commission  to  review  this  position.  Such  a 
confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon  receipt  of 
this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency unit SG-B-4 
BERL 5/282 
B-1049 Brussels 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
Reinhard Schulte