This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Transparency in the Council'.

link to page 1 LEGISLATIVE TRANSPARENCY - Milestone documents - Current Practice (3rd column) 
 
Milestones 
Documents 
Current Practice1 
Receipt of 
Commission proposal 
COM adopts its proposal and makes it public.  
proposal 
CONS receives the proposal and publishes it as a public ST document. 
Discussion in 
Agendas 
WP agendas are issued as public CM documents. 
Working 
Party/COREPER 
 
State of Play/Progress 
Progress Reports are generally LIMITE documents when they go to Coreper, though this is not always the 
report 
case (e.g. 10519/17).  
Other reports submit ed to the WP are generally LIMITE. 
Debate in 
Report / Note to 
Al  documents placed on a Council agenda are public documents.  
Council 
Council/COREPER 
Documents going to COREPER are generally LIMITE documents. They are public documents if they are 
destined for Coreper and Council together i.e. no changes are expected at Coreper. 
 
Council mandate (General 
Generally speaking, the Council mandate can take two forms: 
approach)(basis for starting 
trilogues) 
(1) GA: public once placed on a Council agenda 
(2) CRP mandate: since it is a document destined for CRP it is generally LIMITE, but there are cases in 
which it is already public at Coreper. Example of the latter: document 10345/18. 
However, there are also some cases in which it is the WP which gives the negotiating mandate 
(example: Macro-Financial Assistance to Ukraine 2018/0058 COD, see doc. 9228/18 LIMITE). 
Trilogues 
Agenda & calendar  
The agenda is generally not considered by the Council as an official document. It is only circulated via 
email to participants in the trilogue meeting, but not to delegations. 
As regards the calendar and scheduling of trilogues, the forthcoming trilogue dates (next 2-3-4 trilogues) 
for a given file are usually pre-agreed between the Secretariats (upon confirmation of availability at the 
                                                 
1 N.b.: This table covers only documents relating to legislative files. The handling of documents relating to non-legislative files may differ. 

 

political level). There may not however be a concrete document specifying these dates, and if there is one 
it is not considered an official one.  
Within the Council, delegations are informed of forthcoming trilogue dates via the WP and Coreper (the 
CRP1 practice recently having been started in CRP2 as well). 
 
List of participants (name of  The list of participants of a trilogue is not considered a document by the Council. It is not made public. It 
Ministers & Perm Reps) 
is circulated to participants via email, but not to delegations. 
There is no rule as to whether such a list of participants has to exist. The Secretariat of the hosting 
institution (EP or GSC) may or may not elaborate such a list. Some EP commit ees do not systematically 
send lists of participants. Furthermore, the actual participants may yet vary slightly from those listed. 
 
4 Column-Table or basis for  See also below 'outcome of trilogues'.  
trilogue 
The practice here is extremely varied, depending on the file and policy field (as well as the negotiating 
strategy). 
The 4 Column-Table can be distributed to delegations as an ST LIMITE document (e.g. ST 8143/18), a WK 
document (e.g. WK 13846/17) or via email (simple Word document). 
The document distributed may contain the full 4 Column-Table or only the relevant parts 
It should be noted that within the EP, the (latest) 4-column table is not made generally available to al  
MEPs 
 
4 Column-Table or (partial)  The practice here is extremely varied, depending on the file and policy field (as well as the negotiating 
outcome of trilogue 
strategy). 
The 4 Column-Table can be distributed to delegations as an ST LIMITE document (e.g. ST 8143/18), a WK 
document (e.g. WK 13846/17) or via email (simple Word document). 
The document distributed may contain the full 4 Column-Table or only the relevant parts 
It should be noted that within the EP, the (latest) 4-column table is not made generally available to al  
MEPs. 
Final trilogue 
Consolidated text (4th 
The 'analysis/confirmation of the final compromise text' is generally an ST LIMITE document sent to 
column) 
Coreper. But there are also examples of it being public (14846/17, 15849/17, 9296/18).  
It should be however noted that once it comes on the agenda of a meeting of the responsible EP 
committee for a vote, it becomes public. 

 

 
Offer letter to EP 
The Offer Letter is not an ST document, it is a PCY letter following endorsement by Coreper of the 
provisional agreement. 
Adoption 
PE-CONS document 
The PE-CONS document is a public document. 
 
Approval or non-approval of  The text adopted by the EP is public. 
EP position at 1st reading 
The corresponding Council document taking up that text for transmission to the Council for adoption is 
public. 
 
Council position at first 
This document is public. 
reading 
 
Statement of reasons 
This is a public document. 
 
Approval or non-approval of  This is a public document. 
EP amendments at second 
reading