This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meeting between Trade and CIDSE'.



 
Ref. Ares(2019)2457395 - 08/04/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
Directorate A - Resources, Information and Policy Coordination 
Transparency and Evaluation 
  The Head of Unit 
 
Brussels,  
trade(2019)2585024 
 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt
 
Ms Josefina Marti 
Juan Bravo 628 
28006 Madrid 
 
Advance copy by email:
  
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
 
 
 
Subject: 

Your application for access to documents – Ref GestDem No 2019/1163 
   
 
Dear Ms Marti, 
 
I  refer  to  your  email  of  27  February  2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents under Regulation (EC) No 1049/20011 ("Regulation 1049/2001"), and which 
was registered on the 28 February under the reference GestDem No 2019/1163. 
 
You request access to documents which contain the following information: 
1)  
All the agendas/ minutes/ notes/ documents/ presentations/ videos (and any other 
information)  produced  and  exchanged  in  the  meeting  between  Jon  Nyman, 
Cabinet  member  of  Cecilia  Malmström  and,  and  CIDSE  (International  Alliance 
of Catholic development agencies), on the 20/06/2017.  

2) 
A list of all the people present at the meeting and their roles. 
3) 
All  the  correspondence  (including  phone  calls,  emails,  letters)  between  any 
member of the Cabinet and CISDE from 2015.  

 
 
 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

In  relation  to  point  1,  we  have  identified  the  following  documents  that  fall  under  the 
scope of your request: 
  An email sent on 1 June 2017 from CIDSE to Commissioner Malmström Cabinet 
member  Isabelle  Magne  requesting  a  meeting  to  discuss  the  EU-Myanmar 
Investment Protection Agreement currently under negotiation; 
  An exchange of  emails  on 9 June 2017  between the Commissioner  Malmström 
Cabinet and CIDSE on setting up mutually convenient time; 
  A  report  of  the  meeting  held  on  20  June  2017  between  Cabinet  member  Jon 
Nyman  and  CIDSE-led  delegation  on  the  EU-Myanmar  Investment  Protection 
Agreement. 
In relation to point 2, I can confirm that the Commission does not hold any specific list 
of  the  people  present  at  the  meeting.  As  specified  in  the  Article  2(3)  of  Regulation 
1049/2001,  the  right  of  access  as  defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing 
documents in the possession of the institution. 
For point 3, we have identified the following documents which we broadly interpreted 
as being  correspondence from  CIDSE  despite the fact  that  a  few of them  are signed by 
numerous organisations: 
1.  A  letter  dated  on  12  July  2017  from  CIDSE  to  Commissioner  Malmström 
(Ares(2018)3741681); 
2.  An email from CIDSE to Commissioner Malmström dated 15 February 2016 on 
policy  briefing  on  conflict  minerals  (Ares(2016)808574)  –  link  to  the  policy 
briefing published online: 
https://www.cidse.org/publications/business-and-human-rights/final-steps-to-put-
an-end-to-complicity-in-funding-conflicts.html;
 
3.  An open letter on the visit of Maria Dolores Aguero, Minister of Foreign Affairs 
of Honduras dated 7 June 2017 to High Representative of the Union for Foreign 
Affairs  and  Security  Policy  Ms  Federica  Mogherini,  Trade  Commissioner         
Ms  Cecilia  Malmström  and  International  Cooperation  and  Development 
Commissioner  Mr  Neven  Mimica  and  MEP  Sofia  Sakorafa  signed  by  ACT 
Alliance  EU,  CIDSE,  CIFCA,  FIDH,  Front  Line  Defenders,  GRUPO  SUR, 
Misereor, Protection International, OMCT (Ares(2017)2879998); 
4.  An email from CIDSE to Commissioner Malmström dated 1 April 2016 about the 
forthcoming  trilogue  meeting  on  Conflict  Minerals  taking  place  on  Tuesday  5th 
April 2016 (Ares(2016)1567955); 
5.  An email from CIDSE to Commissioner Malmström dated 16 March 2016 about 
the  petition  signed  in  favour  of  ambitious  regulation  on  “conflict 
minerals”(Ares(2016)1352101); 
6.  (a)  An  email  from  CIDSE  to  Commissioner  Malmström  dated  4  April  2016  on 
trilogue  meeting  on  the  EU  conflict  minerals  regulation  (Ares(2016)1612474)  – 


link  to  the  key  messages  from  conflict  minerals  panel  debate  published  online: 
https://www.cidse.org/publications/business-and-human-rights/panel-debate-on-
eu-conflict-minerals-regulation-2.html 

(b) Petition letter referred to in email from CIDSE to Commissioner Malmström 
dated 4 April 2016; 
7.  An email from CIDSE to Commissioner Malmström presenting an opinion article 
“Gender-based violence and mining-fuelled conflict” (Ares(2016)2024074) – link 
to  the  article  published  online:  https://www.cidse.org/articles/business-and-
human-rights/conflict-minerals/gender-based-violence-and-mining-fuelled-
conflict.html;
 
8.  An  email  from  sef:  to  Commissioner  Malmström  dated  21  December  2017  on 
Policy  Lunch  on  UN  Treaty  on  Business  &  Human  Rights  attaching  a  short 
conference  report  (Ares(2017)6326632)  -  link  to  the  short  conference  report 
published 
online: 
https://www.cidse.org/publications/business-and-human-
rights/business-and-human-rights-frameworks/is-the-window-of-opportunity-still-
open.html;
 
9.  An  email  from  sef:  to  Commissioner  Malmström  dated  9  November  2017 
attaching  current  programme  of  sef:  Policy  lunch  scheduled  on  20  November 
2017  (Ares(2017)5458709)  -  link  to  final  programme  published  online: 
https://www.sef-bonn.org/fileadmin/SEF-
Dateiliste/03_Veranstaltungen/Policy_Lunch/2017-11/2017_pl_program.pdf;
 
10. An  email  from  sef:  to  Commissioner  Malmström  dated  27  October  2017 
attaching draft programme of sef: Policy lunch scheduled on 20 November 2017 
(Ares(2017)5262315)  -  link  to  the  final  programme  published  online: 
https://www.sef-bonn.org/fileadmin/SEF-
Dateiliste/03_Veranstaltungen/Policy_Lunch/2017-11/2017_pl_program.pdf;
 
11. An email from Friends of the Earth Europe to High Representative of the Union 
for  Foreign  Affairs  and  Security  Policy  Ms  Federica  Mogherini,  First  Vice 
President  of  the  European  Commission  Mr  Frans  Timmermans  and 
Commissioner Justice, Consumers and Gender Equality Ms Vera Jourava (copied 
to Commissioner Malmström’s Cabinet) (Ares(2017)5242379); 
12. An email from sef: to Commissioner Malmström dated 7 October 2016 inviting to 
the sef: Policy lunch scheduled on 7 November 2016 (Ares(2016)5811697) – link 
to  final  programme  published  online:  https://www.sef-bonn.org/fileadmin/SEF-
Dateiliste/03_Veranstaltungen/Policy_Lunch/2016-11/2016-
11_pl_programme.pdf;
 
13. An  email  from  Brot  für  die  Welt  to  Commissioner  Malmström  dated  9  March 
2016  attaching  an  invitation  to  a  panel  debate  on  Monday  14  March  2016 
(Ares(2016)1201374)  –  link  to  the  final  invitation  published  online: 
http://www.justicepaix.be/IMG/pdf/conflict_minerals_panel_debate_14_march_6
pm_comece.pdf;
 


14. An email from sef: to Commissioner Malmström dated 10 April 2015 attaching a 
programme of sef: Policy lunch scheduled on 6 May 2015 (Ares(2015)1546902) -  
link 
to 
final 
programme 
published 
online 

https://www.sef-
bonn.org/fileadmin/SEF-Dateiliste/03_Veranstaltungen/Policy_Lunch/2015-
05/2015-05_pl_programme_en.pdf;
 
15. (a+b)  An  email  from  FIDH/International  Federation  for  Human  Rights  to 
Commissioner  Malmström  and  Vice-President  of  the  European  Commission 
Frans Timmermans dated 19 March 2015 enclosing an open letter from FIDH and 
MISEREOR 
to 
Commissioner 
Malmström 
and 
Vice-President 
Frans 
Timmermans enclosing a further open letter on the request for public consultation 
on  the  revision  of  the  “Handbook  for  Trade  Sustainability  Impact  Assessment” 
adopted in 2006 (Ares(2015)1293234); 
 
I  am  glad  to  inform  you  that  access  can  be  granted  to  the  content  of  these  documents. 
However, some personal  data have been withheld in  accordance with  Article 4(1)(b) of 
Regulation  1049/2001.  The  legal  reasoning  underlying  the  protection  of  these  personal 
data is provided below.  
In  line  with  the  Commission's  commitment  to  ensure  transparency  and  accountability2, 
the names of the Members of Cabinet are disclosed. Copies of the accessible documents 
are enclosed. 
*** 
Article  4(1)  (b)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  “[t]he  institutions  shall  refuse 
access to a document where disclosure would undermine the protection of: […] privacy 
and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data
". 
 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC3 (‘Regulation 2018/1725’). 
 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  "means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]
".  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.4  Please  note  in  this 
                                                 
2   See Commission decisions C(2014) 9051 and C(2014) 9048 of 25 November 2014.  
3 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
4 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560.    


respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to 
staff members of an institution are to be considered personal data.5 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)6, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable7 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    "[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests"
.  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
 
 
*** 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  provided  above,  you  are  entitled,  in 
accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, to make a confirmatory application 
requesting the Commission to review this position.  
 
 
 
                                                 
5  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
6  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
7 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents unit SG-C-1 
BERL 7/076 
1049 Bruxelles 
 
Or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
 
 
 
  
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
[e-signed] 
Damien Levie 

Electronically signed on 08/04/2019 10:53 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563