This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings with Amazon'.



 
Ref. Ares(2019)3109197 - 10/05/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Communications Networks, Content and Technology 
 
 
  Director-General 
 
Brussels, 10th May 2019 
CONNECT/R4 
Ms Laura Kayali 
POLITICO 
Rue de la Loi 62, 1040 Bruxelles 
Belgium 
 
 
Email: ask+request-6501-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
REGISTERED LETTER WITH ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT 
Subject: Your application for access to documents GestDem 2019/1317 
 
Dear Ms Kayali, 
We  refer  to  your  application  for  access  to  documents  submitted  in  accordance  with 
Article  2(1)  of  Regulation  1049/2001  on  public  access  to  documents  (hereinafter, 
‘Regulation 1049/2001’). Your application was received on 07/03/2019 and registered on 
08/03/2019  under  the  above-mentioned  reference  number.  We  also  refer  to  our  email 
dated 28/03/2019 (our reference Ares(2019)2214909), whereby we informed you that the 
time  limit  for  handling your  application  was  extended  by  15  working  days  pursuant  to 
Article 7(3) of Regulation 1049/2001. 
 
1.  SCOPE OF YOUR APPLICATION 
 
You requested access to: 
 
“For the period between November 2014 and March 2019:  
- List of lobby meetings held with Communication Networks, Content and Technology, 
with Amazon or its intermediaries. The list should include: date, individuals attending + 
organisational affiliation, the issues discussed,   
- Minutes and other reports of these meetings   
- All correspondence including attachments (i.e. any emails, correspondence or 
telephone call notes) between DG CNECT (including the Commissioner and the Cabinet) 
and Amazon or any intermediaries representing its interests.   
- All documents prepared for the meetings and exchanged in the course of the meetings 
between both parties.” 
 

 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

This access to documents request was one of 25 requests you submitted on 07/03/2019 to 15 
Directorates-General,  Directors-General,  Commissioners  and  members  of  their  Cabinet. 
The majority of these requests cover the same period, have an almost identical wording and 
cover  the  same  categories  of  documents  relating  to  lobby  meetings  with  a  number  of 
companies and any intermediaries representing their interests.  
Given the involvement of so many services in the Commission and the wide scope of your 
requests, on 26/03/2019 the Secretariat-General of the European Commission (hereinafter, 
‘the  SG’)  contacted  you  with  a  view  to  finding  a  fair  solution  based  on  Article  6(3)  of 
Regulation 1049/2001 (Ares(2019)2103981).  
The SG asked you to specify the objective of your request and your specific interest in the 
documents requested1, and whether you could significantly narrow down the scope of your 
request, so as to reduce it to a more manageable amount of documents. It informed you of 
the various steps required for the handling of your numerous simultaneous requests, which 
involve  the  simultaneous  work  of  multiple  Commission  services  and  Cabinets.  It  further 
informed that the search and analysis of the documents, together with the need to possibly 
consult the third parties concerned cannot be expected to be completed within the normal 
time-limits set out in Regulation 1049/2001.  
With  a  view  to  reaching  a  fair  solution  concerning  the  handling  of  your  request,  the  SG 
provided you with a list of lobby meetings published in the Transparency register2, which 
took place since 01/12/2014 between the services concerned and the relevant companies or 
any  intermediaries  representing  their  interests.  Moreover,  it  provided  you  with  three 
alternative options for limiting the excessive administrative burden relating to the handling 
of  your  requests:  (a)  restriction  of  the  temporary  scope  to  a  period  of  your  choice  not 
exceeding  six  months  and  limitation  of  the  scope  only  to  meetings  published  in  the 
Transparency  Register;  (b)  limitation  of  the  scope  to  8  requests  of  your  choice;  (c) 
limitation of the scope of your requests to 15 meetings of your choice published in the 
Transparency Register. 
In your reply to our fair solution proposal, which was received on 03/04/2019, you did 
not  specify  the  objective  of  your  request  and  your  specific  interests  in  the  documents 
requested.  Moreover,  you  do  not  accept  any  of  the  several  fair  solution  proposals  put 
forward  by  the  SG  to  render  the  disproportionate  administrative  burden  more 
manageable.  In  addition,  no  alternative  fair  solution  proposal  was  put  forward.  At  the 
same  time,  you  do  not  contest  the  administrative  burden  that  the  handling  of  your 
requests would entail.  
For the reasons outlined above and given that we have to deliver what is possible within 
the time-limits outlined in Regulation 1049/2001 and given also the need to safeguard the 
interests  of  good  administration,  we  see  ourselves  obliged  to  balance  your  possible 
interest  in  being  granted  access  against  the  workload  resulting  from  the  processing  of 
your application. This is in line with the case law of the EU Courts3. 
 
                                                 
1  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Guido Strack v Commission,  C-127/13, 
EU:C:2014:2250,  paragraph  28;  Judgment  of  the  Court  of  First  Instance,  of  22  May  2012,  EnBW 
Energie Baden-Württemberg v Commission
, T-344/08, EU:T:2012:242, paragraph 105.  
2 http://ec.europa.eu/transparencyregister/public/homePage.do 
3 Judgment of the Court of Justice of 2 October 2014 in case C-127/13, Strack v Commission, paragraphs 
27-28. 


In  light  of  the  above,  we  have  proceeded  to  unilaterally  restrict  the  scope  of  your 
application to the documents for which we considered that it can be dealt with within 30 
working  days  counting  from  the  date  of  registration  of  your  application.  Based  on  the 
information  available  we  have  not  been  able  to  identify  any  other  conceivable  way  of 
dealing with your request.  
Consequently,  your  application  is  understood  to  cover  documents  (briefings, 
minutes/reports, correspondence) relating to the meetings between the Commission and 
Amazon  listed  in  the  Transparency  Register,  between  01/01/2017  and  the  date  of  your 
request. 
 
2.  DOCUMENTS FALLING WITHIN THE SCOPE OF THE REQUEST 
Within the statutory time limits foreseen by Regulation 1049/2001, DG Connect has been 
able to identify the following documents falling within the scope of your application: 
Meeting  with  VP  Ansip,  Commission  Gabriel  and  Members  of  their  Cabinets 
(09/01/18): 

-  Document 1: Briefing for VP Ansip – Meeting with online platforms’ CEOs; 
-  Document  2:  Briefing  for  Commissioner  Gabriel  –  Meeting  with  online 
platforms’ CEOs; 
-  Annex 1 to Document 2: List and description of invited online platforms;  
-  Annex 2 to Document 2: Background document sent to invited online platforms; 
-  Annex 3 to Document 2: Detailed agenda sent to invited online platforms; 
-  Annex 4 to Document 2: Details of participants representing online platforms;;  
-  Document 3: Notes of technical meeting; 
-  Document 4: Notes of the high-level meeting with platforms;  
-  Document 5: Notes of the roundtable; 
-  Document 6: Summary of discussions; 
-  Document 7: European Commission Statement of 08/01/18 
Meeting with Eric Peters, Cabinet Member of Commission Gabriel (15/10/18): 
-  Document 8: Meeting request of 28/09/18 
Meeting with Director-General Roberto Viola (28/11/18): 
-  Document 9: Steering Brief; 
-  Document 10: Back to Office report 
Meeting with Director-General Roberto Viola (26/02/19): 


-  Document 11: Meeting request of 08/02/19;; 
-  Annex 1 to Document 11: Biography of Amazon representative; 
-  Annex 2 to Document 11: Invitation for a meeting; 
-  Document 12: Exchange of emails concerning logistics of the meeting starting on 
21/02/19; 
-  Document 13: Steering Brief;  
-  Document 14: Back to Office report.  
 
3.  ASSESSMENT UNDER REGULATION 1049/2001 
Having  examined  these  documents  under  the  provisions  of  Regulation  1049/2001,  we 
have  arrived  at  the  conclusion  that  full  access  can  be  given  to  2  documents  whereas 
partial  access  can  be  granted  to  11  documents.  Access  must  be  refused  for  
documents
 since an exception under Article 4 of the Regulation applies. 
a.  Full access 
Please find enclosed a copy of document Annex 2 to Document 2 and Document 7
Annex 2 to Document 2 is an internal, preparatory document for a meeting, which is part 
of a briefing. It does not reflect the position of the Commission and cannot be quoted as 
such. 
Please  note  that  Document  7  is  also  publicly  available  via  the  following  link: 
http://europa.eu/rapid/press-release_STATEMENT-18-63_en.htm 
You may reuse Document 7 free of charge for non-commercial and commercial purposes 
provided that the source is acknowledged, that you do not distort the original meaning or 
message  of  the  document.  Please  note  that  the  Commission  does  not  assume  liability 
stemming from the reuse. 
b.  Partial access - Protection of privacy and integrity of the individual 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access to a document has to be refused 
if  its  disclosure  would  undermine  ‘the protection of privacy and the integrity of the 
individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the 
protection of personal data’
.  
Parts of Documents 1, 2; Annexes 1 and 4 to Document 2; Documents 11, 12, 13 and 
Annex 1 to Document 11 
contain personal data (names, contact details and handwritten 
signatures) of European Commission staff or third parties. 
The  applicable  EU  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the 
European  Parliament  and of the  Council of  23  October 2018  on the protection  of natural 
persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies, 
offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) 
No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC  (‘Regulation 2018/1725’). 


Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]
’.  The  Court  of 
Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data.4 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if    ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
specific purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is proportionate to transmit the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests’

According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine the further conditions for a lawful processing of personal data only if the first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that 
the European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish 
the proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after 
having demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts.  
Consequently,  the  above-mentioned  parts  of  Documents  1-2,  11,  12  and  14  have  been 
blanked out.  
Documents  1  and  2  are  internal,  preparatory  documents  for  meetings,  which  do  not 
reflect the position of the European Commission and cannot be quoted as such. 
Documents  11  and  12  originate  from  third  parties.  Such  documents  are  disclosed  for 
information  only  and  cannot  be  re-used  without  the  agreement  of  the  originator,  who 
holds a copyright on them. These documents do not reflect the position of the European 
Commission and cannot be quoted as such.  
Document  14  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
services  of  DG  CONNECT.  It  solely  reflects  the  services’  interpretation  of  the 
interventions made and does not set out any official position of the third parties to which 
the  document  refers,  which  were  not  consulted  on  the  content.  It  does  not  reflect  the 
position of the European Commission and cannot be quoted as such. 
                                                 
4 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak v Data Protection Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     


With  respect  to  Annexes  1  and  4  to  Document  2  and  Annex  1  to  Document  11
following the redactions made for the personal data and parts which do not fall within the 
scope of your application in the case of Annexes 1 and 4 to Document 2, partial access to 
the remaining parts of these documents has been rendered meaningless. Therefore, access 
to these documents must be refused5. 
c.  Partial access - Article 4(3) and Article 4(2) of Regulation 1049/2001  
(i) 
Article 4(3) - Protection of the ongoing decision-making process 
The first subparagraph of Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that ‘access to a 
document, drawn up by an institution, which relates to a matter where the decision has not 
been taken by the institution, shall be refused if disclosure of the document would seriously 
undermine  the  institution’s  decision  making  process,  unless  there  is  an  overriding  public 
interest to disclosure.’  
One part of Document 10 contains information in relation to comments made by Amazon 
concerning  a  matter  for  which  negotiations  are  still  underway.  Disclosure  of  this 
information  would  prejudice  the  ongoing  negotiations  given  that  it  would  undermine  the 
trust  by  the  European  Commission  to  hold  free  exchange  of  views  with  stakeholders 
concerning such  negotiations.  Stakeholder companies  would  not  feel  free to express their 
views  and  positions  concerning  these  ongoing  negotiations  given  the  risk  of  public 
disclosure. The risk of harming the decision-making process by disclosing these parts of 
this document is therefore real and non-hypothetical. 
The second subparagraph of Article 4(3) of Regulation 1049/2001 provides that ‘access 
to  a  document  containing  opinions  for  internal  use  as  part  of  deliberations  and 
preliminary consultations within the institution concerned shall be refused even after the 
decision  has  been  taken  if  disclosure  of  the  document  would  seriously  undermine  the 
institution's  decision-making  process,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in 
disclosure.’ 
Some parts of Annex 3 to Document 2, Documents 3-6, 910 and 13 are covered by 
this exception. Annex 3 to Document 2 is the agenda of the meeting organized under the 
“Chatham  House”  rules,  meaning  that  neither  the  identity  nor  the  affiliation  of  the 
speaker(s),  nor  that  of  any  other  participant,  may  be  revealed.  This  particular  rule  was 
agreed in order to allow a free exchange of views between the European Commission and 
the involved companies on a sensitive topic (illegal content). Disclosure of the specific 
parts of the documents would also enable the general public to identify the speakers and 
participants. This would harm the European Commission’s efforts to build constructive 
and open working relations with third parties (companies, industry etc), who would most 
probably refuse to participate in future meetings held under the “Chatham House” rules. 
The  European  Commission’s  decision  making  process  would  be  seriously  undermined 
without the possibility to obtain the industry’s point of view.  
Documents 3-6 contain information about discussions between the Commission and the 
companies with regard to illegal content. The meeting to which these documents relate 
was  held  on  09/01/2018  under  the  “Chatham  House”  rules,  meaning  that  neither  the 
identity  nor  the  affiliation  of  the  speaker(s),  nor  that  of  any  other  participant,  may  be 
revealed.  This  particular  rule  was  agreed  in  order  to  allow  a  free  exchange  of  views 
                                                 
5 See Judgment of the Court of first Instance of 12 July 2001 in case T-204/99, Mattila v Council and 
Commission, para. 69 


between  the  Commission  and  the  involved  companies  on  a  sensitive  topic  (illegal 
content). 
Disclosing these passages would not only reveal the options under consideration by all 
actors and their opinions on these measures, it would also enable the general public to 
identify the authors of these statements. This would harm the Commission’s efforts for 
building constructive and open working relationships with these companies, who would 
most probably refuse to participate in future meetings held under the “Chatham House” 
rule or, at least, refrain from expressing their point of view openly.  
The Commission’s decision-making process would be harmed without the possibility to 
obtain the industry’s point of view. The companies would also be less likely to engage 
into a constructive dialogue with the Commission in order to agree on a self-regulatory 
approach. 
Documents 9, 10 and 13 are briefings and a back to office report prepared for or after 
the  respective  meetings.  Parts  of  these  documents  contain  preliminary  views  and 
reflections  which  were  under  consideration  at  the  time  when  these  documents  were 
drafted.  Disclosure  of  these  parts  of  the  documents  would  seriously  undermine  the 
European Commission’s functioning and internal decision-making process and deter the 
services  of  the  European  Commission  from  putting  forward  their  views  without  being 
unduly influenced by the prospect of the public exposure of such views.  
Moreover, some parts of these same documents also contain views expressed by Amazon 
on different EU policies. Disclosure of this information would undermine the trust enjoyed 
by the European Commission to hold free exchange of views with stakeholders concerning 
the  work  it  carries  out.  Moreover,  the  European  Commission’s  decision-making  process 
would  be  harmed  without  the  possibility  to  obtain  the  industry’s  point  of  view.  The 
companies  would  also  be  less  likely  to  engage  into  a  constructive  dialogue  with  the 
European Commission due to the risk of their positions being exposed.  
The risk of harming the future decision-making process by disclosing the aforementioned 
parts of these documents is therefore real and non-hypothetical. 
(ii) 
Article 4(2), first indent – Protection of commercial interests  
The  first  indent  of  Article  4(2)  of  Regulation  1049/2001  provides  that  ‘the  institutions 
shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of 
commercial interests of a natural or legal person, including intellectual property’.  
This provision must be interpreted in light of Article 339 of the Treaty of the Functioning 
of the European Union (TFEU), which requires staff members of the EU institutions to 
refrain from disclosing information of the kind covered by the obligation of professional 
secrecy, in particular information about undertakings, their business relations or their cost 
components.  
Parts  of  Documents  8-10,  Annex  2  to  Document  11  and  Document  13  contain 
information  concerning  Amazon’s  views,  concerns  and  positions  in  relation  to  various 
EU laws and policies, their business secrets and strategies. These constitute commercially 
sensitive  information  the  public  disclosure  of  which  would  seriously  affect  Amazon’s 
competitive position since it would put in the public domain information that could be 
used by their competitors and other parties who would gain access to information about 
the company’s activities and thus provide a competitive advantage in the market.  


Based on the foregoing, it is considered that there is a real and non-hypothetical risk that 
public  access  to  these  parts  of  these  documents  would  seriously  undermine  Amazon’s 
commercial interests.  
 
(iii) 
Conclusion for documents covered by exceptions under Article 4(3) and 4(2) 
of Regulation 1049/2001 

The exceptions laid down under Article 4(3) and Article 4(2) of Regulation 1049/2001 
apply,  unless  there  is  an  overriding  public  interest  in  the  disclosure  of  the  documents. 
Such  an  interest  must  firstly,  be  a  public  interest  and,  secondly,  outweigh  the  harm 
caused  by  disclosure.  We  have  examined  whether  there  could  be  an  overriding  public 
interest in the disclosure of these parts of the documents indicated above, but we have not 
been able to identify such an interest. 
Considering  the  above,  the  corresponding  passages  of  Annex  3  to  Document  2
Documents 8-10, Annex 2 to Document 11 and Document 13 have been blanked out 
with a written indication outlining the corresponding exception. Certain parts of some of 
these  documents  also  contain  names,  contact  details,  signatures  and  functions  of 
Commission  staff  or  external  staff.  These  constitute  personal  data  that  have  been 
expunged for the reasons set out under Section (b) above.  
Annex 3 to Document 2 is a document produced by the Commission. You  may reuse 
this document free of charge for non-commercial and commercial purposes provided that 
the source is acknowledged, that you do not distort the original meaning or message of 
the  documents.  Please  note  that  the  Commission  does  not  assume  liability  stemming 
from the re-use.  
Document 8 and Annex 2 to Document 11 originate from third parties. Such documents 
are  disclosed  for  information  only  and  cannot  be  re-used  without  the  agreement  of  the 
originator, who holds a copyright on them. These documents do not reflect the position 
of the Commission and cannot be quoted as such.  
Documents  9  and  13  are  internal,  preparatory  documents  for  meetings,  which  do  not 
reflect the position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Document  10  was  drawn  up  for  internal  use  under  the  responsibility  of  the  relevant 
services  of  DG  CONNECT.  It  solely  reflects  the  services’  interpretation  of  the 
interventions made and does not set out any official position of the third party to which 
the  document  refers,  which  was  not  consulted  on  its  content.  It  does  not  reflect  the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
With  respect  to  Documents  3-6,  following  the  redactions  made  covering  the  sensitive 
parts outlined above and also some personal data which was identified for some of these 
documents,  partial  access  to  the  remaining  parts  of  these  documents  was  rendered 
meaningless. Therefore access to these documents must be refused6 
 
4. POSSIBILITY OF CONFIRMATORY APPLICATION 
 
                                                 
6  See  Judgment  of  the  Court  of  first  Instance  of  12  July  2001  in  case  T-204/99,  Mattila  v  Council  and 
Commission, para. 6 



In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review the above positions.  
 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address:  
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 5/282 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
 
 
P.O. Claire Bury 
   (e-Signed) 
Roberto Viola 
Enclosures: 13 

Electronically signed on 10/05/2019 12:39 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563