This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Facebook interactions'.


 
 
 PUBLIC REGISTER 
   
 
 
 
Alicante, March 15, 2019 
 
 
Ref.04/2019DIN: 0075139914  
 
 
Ms. Luisa Izuzquiza 
By email: [FOI #6550 email] 
 
 
 
 
Subject: Access to Documents- Ref 04/2019 
 
Dear Ms. Izuzquiza, 
We  refer  to  your  application  of  07-03-2019  pursuant  to  Regulation  No.1049/2019 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents. 
You have requested the following: 
For the period between 26 April 2018 to date: 
- a list of all lobby meetings held by this agency with Facebook or its intermediaries. 
The  list  should  include:  date,  individuals  attending  and  organisational  affiliation,  as 
well as the issues discussed; 

- all minutes and other reports of these meetings; 
-  all  correspondence,  including  attachments  (i.e.  any  emails,  correspondence  or 
telephone call notes)  between this agency (including the Director and the Cabinet) 
and Facebook or any intermediaries representing its interests; and 

-  all  documents  prepared  for  the  purpose  of  the  meeting  and/or  exchanged  during 
the course of the meeting. 

The response by the EUIPO is as follows: 
The  EUIPO  does  not  hold  any  documents  that  correspond  to  the  scope  of  your 
request,  concerning  lobbying  meetings  with  Facebook  or  its  representatives,  or 
related documents, since no lobbying meetings have taken place.  
Avenida de Europa, 4 • E - 03008 • Alicante, Spain 
Tel. +34 965139100 • www.euipo.europa.eu 
  


 
 
 PUBLIC REGISTER 
   
 
What EUIPO can provide you in response to your request are email messages sent 
by EUIPO to a person working for Facebook but they have only been addressed to 
him in his personal capacity as expert and are standard circular emails to members 
of  the  expert  groups.  The  person  in  question  has  been  selected  in  his  personal 
capacity  to  be  part  of  a  newly  created  expert  group  of  the  Observatory,  more 
specifically the “Expert group on Cooperation with Intermediaries”.  
The  role  of  the  Observatory  is  to  bring  together  all  relevant  stakeholders  and  this 
expert group will, among other things, deal with IP infringement on social media.  As 
stated  in  the  Terms  of  Reference  for  Observatory  Expert  Groups,  which  we  also 
enclosed,  
“Experts wil  represent themselves and not a particular organisation nor institution”. 
 In addition, as you will also find on the terms of reference enclosed, the summary of 
these meetings and the list of participants will be made public in the EUIPO website.  
Disclosure  of  personal  documents  or  individual  information  is  rejected  as  this  is 
protected under Article 4(2), first indent of Regulation 1049/2001 where it stipulates 
protection  which  undermines  the  protection  of  […]  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual,  in  particular  in  accordance  with  Community  legislation  regarding  the 
protection of personal data. 
The applicable legislation in this field is Regulation (EU) 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural 
persons  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing 
Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No  1247/2002/EC  (Regulation 
2018/1725). 
As stated previously as the persons involved are not acting on any official capacity 
there  are  reasons  to  assume  that  the  legitimate  interests  of  the  data  subjects 
concerned  would  be  prejudiced  by  disclosure  of  the  personal  data  reflected  in  the 
documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure 
would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts. (AskEU 
is a third party website). 
In accordance with Article 7(2) of Regulation 1049/2001, you are entitled to make a 
confirmatory application requesting the EUIPO to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15  working days upon 
receipt of this letter to the Executive Director at the following e-mail: 
[email address]  
 
Avenida de Europa, 4 • E - 03008 • Alicante, Spain 
Tel. +34 965139100 • www.euipo.europa.eu 
  


 
 
 PUBLIC REGISTER 
   
 
Yours sincerely, 
 
Julie Miller Holmer 
EUIPO Public Register 
 
 
 
 
 
 
Avenida de Europa, 4 • E - 03008 • Alicante, Spain 
Tel. +34 965139100 • www.euipo.europa.eu