This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'DG Env: Titanium dioxide lobbying'.



 
Ref. Ares(2019)3037658 - 07/05/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
ENVIRONMENT 
Directorate B - Circular Economy & Green Growth 
  ENV.B.2 - Sustainable Chemicals 
 
Brussels,  
ENV.B.2/SS/np 
 
By registered letter with acknowledgment of 
receipt 

Vicky Cann 
CEO 
Rue d’Edimbourg 26 
Bruxelles 1050 
 
 
Dear Ms Cann, 
 
Subject: Your application for access to documents: Ref GestDem No 2019/1470 
We  refer  to  your  e-mail  dated  08/03/2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 12/03/2019 under the above-mentioned reference number and 
to our holding reply Ref. Ares(2019)2328564 - 02/04/2019. 
You requested access to “…a list of all lobby meetings held with DG Environment, since 
14 June 2018, where the classification of titanium dioxide (TiO2) was discussed. The list 
should include the names of the individuals and organisations attending; the date; and 
any agendas / minutes / notes produced. I would additionally like to receive any position 
papers, emails, or other correspondence which relates to the classification of titanium 
dioxide (TiO2). 

This request should include all open meetings of CARACAL.” 
In your request you ask for a “list of all lobby meetings held with DG Environment (...)”. 
You also ask for specific data that “the list should include”. I note that in your request 
you  refer  to  Regulation  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament, 
Council and Commission documents. We inform you that we do not have such a list and 
therefore that request does not refer to an existing document. Therefore, your request in 
that regard does not qualify as an application for access to documents under Regulation 
1049/2001. Nevertheless, we inform you that we have identified the following meeting: 
 
- 05/03/2019: meeting between DG ENV and CEFIC 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: BU-5 04/007 

Please  see  in  the  Annex  to  this  letter  a  list  of  the  documents  in  the  framework  of 
communications with organisations that are in the scope of your request. Please note that 
we  do  not  consider  open  sessions  of  CARACAL  meetings  [Meetings  of  Competent 
authorities  for  REACH  and  CLP  (CARACAL)]  as  “lobby  meetings”.  Nevertheless, 
documents  submitted  by  organisations  in  the  context  of  these  sessions  of  CARACAL 
meetings have been identified. 
Having  examined  these  documents  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents, we have come to the following conclusion: 
 
1.  Full disclosure 
The documents referred to under numbers 2, 7, 8, 11, 12, 13, 21, 22, 23 in the attached 
Annex are disclosed in their entirety. 
2.  Partial disclosure 
The documents referred to under numbers 1, 3, 4, 5, 6, 9, 10, 14 in the attached Annex 
contain  personal  data,  which  have  been  redacted.  Pursuant  to  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to be refused if its disclosure 
would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in 
particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the  protection  of 
personal data. The applicable legislation in this field is Regulation (EU) 2018/1725 of the 
European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural 
persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, 
offices  and agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation 
(EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (‘Regulation 2018/1725’). 
 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]’.  The  Court  of 
Justice  has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or 
effect, is linked to a particular person is to be considered as personal data1.  
 
Please also note in this respect that the names, signatures, functions, telephone numbers 
and/or initials pertaining to staff members of an institution are to be considered personal 
data2.  
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)3, the Court of Justice ruled that when 
a request is made for access to documents containing personal data, the Data Protection 
Regulation becomes fully applicable4.  
                                                 
1 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak v Data Protection Commissioner
,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994.     
2 Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
3  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd
ECLI:EU:C:2010:378, paragraph 59.  
4 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  


 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if    ‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to 
examine the further conditions for a lawful processing of personal data only if the first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that 
the European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish 
the proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after 
having demonstrably weighed the various competing interests. 
 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the data transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European 
Commission does not have to examine whether there is a reason to assume that the data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
 
Notwithstanding  the  above,  please  note  that  there  are  reasons  to  assume  that  the 
legitimate interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of 
the personal data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk 
that  such  public  disclosure  would  harm  their  privacy  and  subject  them  to  unsolicited 
external contacts.  
 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data, as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
As  to  the  handwritten  signatures  contained  in  some  of  the  documents,  which  are 
biometric data, there is a risk that their disclosure would prejudice the legitimate interests 
of the persons concerned.  
 
3.  Gestdem No 2019/1403 
You have submitted a similar access to documents request to DG GROW with Gestdem 
No 2019/1403. Some of the documents identified by us have also been identified by DG 
GROW and they have already provided a reply on them, therefore we refer to that reply. 
This concerns documents referred to under numbers 15, 16, 17, 18, 19, 20, in the attached 
Annex. 
 
 



4. Disclaimers 
Please  note  that  we  are  currently  still  in  the  process  of  consultations  with  third  parties 
with  regard  to  some  remaining  documents  originating  from  them  that  have  been 
identified. You will receive a reply on these documents in due course, in addition to the 
documents currently included in the attached Annex. 
Please also note that those documents included in the attached Annex that originate from 
third  parties  are  disclosed  for  information  only  and  cannot  be  re-used  without  the 
agreement  of  the  originators,  who  hold  a  copyright  on  them.  They  do  not  reflect  the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Finally, please note that we are sending to you the documents by post. However, should 
you  wish  to  also  receive  these  letters  electronically,  please  provide  us  with  your  own 
email address, so that we can forward them to you. 
4.  Means of redress 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review its position on the matters 
already  mentioned.  Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15 
working days upon receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at 
the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: [email address] 
 
Yours faithfully, 
 
Cristina de Avila 
Head of Unit 
 

Electronically signed on 07/05/2019 12:31 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563