This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Timmermans meetings'.



 
Ref. Ares(2019)2675099 - 17/04/2019
EUROPEAN COMMISSION 
SECRETARIAT-GENERAL 
 
Directorate C - Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
Brussels,  
SG.C.1/AF -  
 
By registered mail with AR 
 
Mr Peter Teffer 
EUobserver 
Rue Montoyer 18B 
1000 Brussels 
Belgium 
 
Copy by email: 
ask+request-6593-
[email address]  
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2019/1386 
Dear Mr Teffer, 
We  refer  to  your  e-mail  of  11  March  2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on the same day under the above-mentioned reference number. 
You request access to: 
-  'all documents - including but not limited to minutes, (hand-written) notes, audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to    all  meetings  between  first  vice-president  Frans 
Timmermans and BusinessEurope in 2018 and 2019 
-  all documents - including but not limited to minutes, (hand-written) notes, audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  the  06/11/2018    meeting  between  first  vice-president 
Frans Timmermans and the Tony Blair Institute for Global Change (TBI)  
-  all documents - including but not limited to minutes, (hand-written) notes, audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  the  30/10/2018    meeting  between  first  vice-president 
Frans Timmermans and PA Europe  
 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: BERL 07/075 ‐  Tel. direct line +32 229 92535 
 

 
-  all documents - including but not limited to minutes, (hand-written) notes, audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  the  26/10/2018    meeting  between  first  vice-president 
Frans  Timmermans  and  several  companies  (Discussion  about  Plastics  Strategy, 
Circular economy) 
-  all documents - including but not limited to minutes, (hand-written) notes, audio 
recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations  -  related  to  the  25/10/2018    meeting  between  first  vice-president 
Frans Timmermans and Apple'. 
The  European  Commission  has  identified  the  following  documents  as  falling  within  the 
scope of your request:  
As regards ‘Business Europe’: 

Invitation  of  7  February  2018,  reference  Ares(2018)743156  (hereafter  ‘document 
1’); 

Answer  to  the  invitation  of  7  February  2018,  reference  Ares(2018)2832404 
(hereafter ‘document 2’); 

Invitation of 25 April 2018, reference Ares(2018)2227702 (hereafter ‘document 3’); 

Answer to the invitation of 25 April 2018, reference Ares(2018)2253592 (hereafter 
‘document 4’); 

Invitation of 11 October 2018, reference Ares(2018)5237321 (hereafter ‘document 
5’); 

Answer  to  the  invitation  of  11  October  2018,  reference  Ares(2018)5631967 
(hereafter ‘document 6’); 

Invitation  of  2  October  and  follow-up,  Ares(2018)5633573  (hereafter  ‘document 
7’); 

Invitation of 7 December 2018, reference Ares(2018)6618471 (hereafter ‘document 
8’); 

Invitation 
of 
11 
December 
2018 
and 
attached 
annexes, 
reference 
Ares(2018)6463868 (hereafter ‘document 9’). 
As regards ‘PA Europe’: 

Email  exchanges  of  October  2018,  reference  Ares(2019)2373076  (hereafter 
‘document 10). 
As  regards  the  part  of  your  request  relating  to  ‘[d]iscussion  about  Plastics  Strategy, 
Circular economy’: 

Invitation  from  DSM  of  2  May  2018  to  attend  the  Chemical  Convention  in 
Amsterdam  on  25  and  26  October  2018,  reference  Ares(2018)2329186  (hereafter 
‘document 11’); 

Answer  to  DSM’s  invitation  of  2  May  2018,  reference  Ares(2018)2557512 
(hereafter ‘document 12’). 


 

Invitation  from  SABIC  of  11  September  2018,  reference    Ares(2018)4686996 
(hereafter ‘document 13’); 

Invitation  from  Nouryon  of  12  October  2018  and  attachments,  reference 
Ares(2018)5290165 (hereafter ‘document 14’); 

Thank you letter from CEFIC for attending the Chemical Convention in Amsterdam 
of 31 October 2018, reference Ares(2018)5717806 (hereafter ‘document 15’). 
As regards ‘Apple’: 

Invitation  for  a  meeting  with  Tim  Cook  of  21  September  2018,  reference  
Ares(2018)4856712 (hereafter ‘document 16’); 

Answer  to  the  invitation  for  a  meeting  of  21  September  2018,  reference  
Ares(2018)4893068 (hereafter ‘document 17’); 

Further email exchanges of October 2018, reference Ares(2018)5117958 (hereafter 
‘document 18’); 

Invitation to a dinner in honor of Apple’s CEO Tim Cook of  27 September 2018, 
reference Ares(2018)4987367 (hereafter ‘document 19’); 

Answer  to  the  invitation  of  27  September  2018,  reference  Ares(2018)5108010 
(hereafter ‘document 20’). 
1. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
Following our assessment, I hereby inform you that wide partial access is granted to all the 
documents, with the exception of document 13,  subject only to  the redactions of personal 
data,  in  accordance  with  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual) of Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out below.   
Access to  the redacted parts of document 13 must also be refused based on the exception 
protecting  the  commercial  interests  provided  for  in  Article  4(2)  first  indent  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001. 
As regards the part of your request relating to ‘all documents - including but not limited to 
minutes,  (hand-written)  notes,  audio  recordings,  verbatim  reports,  operational 
conclusions, lines to take, e-mails, and presentations - related to the 06/11/2018  meeting 
between  first  vice-president  Frans  Timmermans  and  the  Tony  Blair  Institute  for  Global 
Change (TBI)’, we regret to inform you that the European Commission does not hold any 
documents that would correspond to the description given in your application.  
1.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
 
 


 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’).1 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)2, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable. 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed  by  Regulation  (EU)  2018/1725.  However,  the  case  law  issued  with  regard  to 
Regulation  (EC) No 45/2001  remains relevant  for the interpretation  of Regulation  (EU) 
2018/1725. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. As the Court of 
Justice  confirmed  in  Case  C-465/00  (Rechnungshof),  ‘there  is  no  reason  of  principle  to 
justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of private life’.3 
Please  note  that  the  documents,  to  which  you  request  access,  contain  the  names, 
surnames,  contact  details  (email  addresses,  telephone  and  office  numbers)  and 
professional  activities  of  people  who  are  not  considered  as  public  figures,  and  of  staff 
members  of  the  European  Commission  not  holding  any  senior  management  positions. 
They contain also biometric data, which is redacted by default. The names, surnames and 
contact  details of the persons  concerned  as well  as other  data  from  which their identity 
can  be  deduced,  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the  meaning  of  Article  3(1)  of 
Regulation (EU) 2018/1725.  
Please note that according to our established administrative practice, the names of people 
holding  senior  management  positions  in  the  European  Commission  such  as  Cabinet 
members, of public  figures  and of the main representatives of organisations/companies, 
are in principle disclosed. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
                                                 

Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
, Case C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 59.  
3   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 


 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In  Case  C-615/13  P  (ClientEarth),  the  Court  of  Justice  ruled  that  the  institution  does  not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.4 This is also 
clear from Article 9(1) (b) of Regulation (EU) 2018/1725, which requires that the necessity 
to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case 
that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001, access cannot be granted to the withheld personal data, as the need to obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data in question. 
2.2  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of  commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, […] unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
 
 
                                                 
4   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,          
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
Document 13 consists of the electronic correspondence exchanged between members of 
the Cabinet of the First Vice-President of the European Commission and a staff member 
of  SABIC.  This  correspondence  contains  practical  arrangements  to  organise  a  future 
meeting  between  the  First  Vice-President  and  SABIC’s  CEO,  but  also  relevels  details 
regarding the topics that would be discussed if such a meeting takes place. 
This  information  reveals  details  about  SABIC’s  strategy  and  future  plans  for  the 
development of the company.  
Therefore,  public  disclosure  of  the  redacted  parts  of  the  above-mentioned  document 
would  allow  revealing  strategic  choices  of  SABIC  for  the  future.  That  in  turn,  would 
undermine  the  competitive  position  of  the  economic  operator  in  question,  as  its 
competitors would receive an insight into the company’s future strategy. 
Consequently,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the  above-
mentioned  information  would  undermine  the  commercial  interests  of  the  economic 
operator  in  question.  I  conclude,  therefore,  that  access  to  the  undisclosed  parts  of 
document 13 must be denied on the basis of the exception laid down in the first indent of 
Article 4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
2. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Please  note  that  article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not  include  the 
possibility  for  the  exception  defined  therein  to  be  set  aside  by  an  overriding  public 
interest. 
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
However, you do not refer in your application to any particular public interest that would 
warrant public disclosure of the relevant redacted parts of document 13. 
Nor  have  I,  based  on  my  own  analysis,  been  able  to  identify  any  elements  capable  of 
demonstrating  the  existence  of  a  public  interest  that  would  override  the  need  to  protect 
the commercial interests of the economic operator grounded in the first indent of Article 
4(2) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
3. 
PARTIAL ACCESS 
Please note that partial access is granted to the documents, including to document 13.  
4. 
MEANS OF REDRESS 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  you  are  entitled  to 
make  a  confirmatory  application  requesting  the  European  Commission  to  review  this 
position. 



 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: [DG SG request email] 
 
Yours faithfully, 
Tatjana VERRIER 
Enclosures: 
(20) 

Electronically signed on 16/04/2019 17:54 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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