This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings held with the Apostolic Nuncio, Alain Paul Lebeaupin'.



 
Ref. Ares(2019)3230512 - 16/05/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
 
 The Director General 
Brussels, 
TRADE/3540012 
By registered letter with acknowledgment 
of receipt 

 
Ms Gisella A. Rojas 
 
Bayona II 28028 
 
Madrid 
 
Spain 
 
Advance copy by email: 
 
ask+request-6752-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject:  Your request for access to documents – Ref GestDem N° 2019/2082 
Dear Ms Rojas, 
I  refer  to  your  e-mail  dated  2  April  2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents  under  Regulation  (EC)  N°  1049/2001  ("Regulation  1049/2001"),1  registered 
on 3 April 2019 under the above mentioned reference number. 
You requested access to the following document: 
All  documents  -  including  but  not  limited  to  minutes,  notes,  audio  recordings, 
verbatim  reports,  operational  conclusions,  e-mails,  and  presentations  – 
produced,  exchanged  and  related  to  the  following  meetings  between  Alain  Paul 
Lebeaupin,  Apostolic  Nuncio,  Head  of  the  Mission  of  the  Holy  See  to  the 
European Union and at the time: Cecilia MALMSTRÖM, International Trade and 
Trade Agreements (External Trade), 3 June 2013
 
However, in  2013, Ms Malmström was  the Commissioner for  Migration, Home Affairs 
and  Citizenship.  She  was  not  dealing  with  international  trade  and  trade  agreements, 
which is the domain of DG Trade. After contacting you to clarify your request, you have 
informed us that you are interested in documents related to a meeting of Mr Alain Paul 
Lebeaupin with both the previous Commissioner for Trade Mr De Gucht and the present 
Commissioner for Trade Ms Malmström.  
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne, B-1049 Bruxelles / Europese Commissie, B-1049 Brussel - Belgium. Telephone: (32-2) 299 11 11. 
 


After carefully checking with the respective services, we have found that a courtesy call 
took  place  between  Ms  Malmström  and  Mr  Lebeaupin  on  3  June  2013.  There  are  no 
documents related to this courtesy call. No other meeting took on 3 June 2013 with either 
Ms Malmström or Mr De Gucht.  
 
We therefore regret to inform you that the Commission does not hold any documents that 
would correspond to the description given in your application.  
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution.  
Given  that  no  such  documents,  corresponding  to  the  description  given  in  your 
application,  are  held  by  the  Commission,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  fulfil 
your request. 
*** 
 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position.  
 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management and Access to Documents unit SG.C1 
BERL 7/76 
BE-1049 Bruxelles 
 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
 
Jean-Luc DEMARTY