This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings between Juncker and Churches'.



 
Ref. Ares(2019)4345000 - 08/07/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Secretariat-General 
 
Directorate C -  Transparency, Efficiency & Resources 
  The Director 
 
Brussels, 
SG.C.1/AF  
By registered mail with AR 
Ms Josefina Marti 
Calle de Juan Bravo 62  
Madrid 28006,  
Spain 
Copy by email:  
ask+request-6762-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 

Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2019/2055 
Dear Ms Marti, 
 
I  refer  to  your  message  of  2  April  2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents,  registered  on  the  same  day  under  the  above-mentioned  reference  number. 
Please accept our apologies for this late answer to your request. 
1.  SCOPE OF YOUR REQUEST 
You  are  requesting  access  to,  I  quote,  ‘[a]  complete  of  list  of  all  meetings  held  by  any 
member  of  President's  Jean-Claude  Juncker  team/staff  (including  the  President)  with 
churches, religious associations or communities (or the organisations representing them), as 
well  as  with  philosophical  and  non-confessional  organisations,  from  1  January  2014 
onwards,  specifying  the  status  of  the  organization  (church,  religious  association  or 
community,  philosophical  association  or  non-confessional  association).  All  documents, 
including  all  emails,  minutes,  reports  or  other  documents  received  or  drawn  up  before, 
during or after the meetings, and any other briefing papers related to these meetings’. 
The  European  Commission  has  identified  the  following  documents  as  falling  within  the 
scope of your request:  
-  Email sent by the Head of Cabinet of the President of the European Commission of 
21 February 2019, reference  Ares(2019)1077663 (hereafter ‘document 1’); 
-  Letter  sent  by  the  Commission  of  the  Bishops’  Conferences  of  the  European 
Community  (‘COMECE’)  of  23  January  2019,  reference  Ares(2019)393573, 
(hereafter ‘document 2’); 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 

 
-  Email sent on behalf of the Deputy Head of Cabinet of the President of the European 
Commission  of  14  November  2019,  reference    Ares(2018)5828318,  (hereafter 
‘document 3’); 
-  Letter  and  attached  report  sent  by  the  Office  of  Tibet  –  Brussels  of  6  September 
2019, reference Ares(2018)4660954, (hereafter ‘document 4’); 
-  Email sent by the Cabinet of the President of the European Commission of 6 March 
2018, reference Ares(2018)1258137, (hereafter ‘document 5’); 
-  Letter  sent  by  COMECE  of  20  March  2018,    reference  Ares(2018)1566317, 
(hereafter ‘document 6’); 
-  Email  sent  by  COMECE  of  19  February  2018,  reference    Ares(2018)951135, 
(hereafter ‘document 7’); 
-  Email sent by the Head of Cabinet of the President of the European Commission of 
20 February 2017, reference Ares(2017)907734, (hereafter ‘document 8’); 
-  Email  and  letter  sent  by  COMECE  and  the  Conference  of  European  Churches 
(‘CEC’) of 7 February 2017, reference Ares(2017)678731, (hereafter ‘document 9’);  
-  Email sent by the Head of Cabinet of the President of the European Commission in 
relation  to  the  International  Charlemagne  Prize  of  28  October  2016,  reference 
Ares(2016)6169870, (hereafter ‘document 10’); 
-  Email  sent  in  relation  to  the  International  Charlemagne  Prize  of  20  September 
2016, reference Ares(2016)5454938, (hereafter ‘document 11’); 
-  Email  sent  on  behalf  of  the  Patriarch  of  Syria  of  15  September  2016,  reference 
Ares(2016)5362670, (hereafter ‘document 12’); 
-  Email sent in relation to the International Charlemagne Prize of 4 February 2016, 
reference Ares(2016)626893, (hereafter ‘document 13’); 
-  Email sent by the Cabinet of the President of the European Commission in relation 
to  the  International  Charlemagne  Prize  of  15  March  2016,  reference 
Ares(2016)1297514, (hereafter ‘document 14’); 
-  Email  exchanges  between  the  European  Jewish  Congress  and  the  Cabinet  of  the 
President  of  the  European  Commission  of  January  2016,  reference 
Ares(2016)188359, (hereafter ‘document 15’); 
-  Further email exchanges between the European Jewish Congress and the Cabinet of 
the  President  of  the  European  Commission  of  January  2016,  reference 
Ares(2016)48499, (hereafter ‘document 16’); 
-  Letter sent by the ‘Evangelische Kirche in Deutschland‘ (‘EKD‘) of 18 September 
2015, reference Ares(2015)3929888, (hereafter ‘document 17’); 
-  Email  sent  by  the  Head  of  Cabinet  of  26  February  2015,  reference 
Ares(2015)832364, (hereafter ‘document 18’); 
-  Further  email  exchanges  between  the  Cabinet  of  the  President  of  the  European 
Commission  and  EKD  of  February  2015,  reference  Ares(2015)452026,  (hereafter 
‘document 19’). 
2.  ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
Following  our  assessment,  I  hereby  inform  you  that  wide  partial  access  is  granted  to  the 
requested  documents,  subject  only  to  the  redaction  of  personal  data,  in  accordance  with 


 
Article 4(1)(b) (protection of privacy and the integrity of the individual) of Regulation (EC) 
No 1049/2001, for the reasons set out below. 
2.1.   Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy  and  the  integrity  of  the  individual,  in  particular  in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’).1 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)2, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable. 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed  by  Regulation  (EU)  2018/1725.  However,  the  case  law  issued  with  regard  to 
Regulation  (EC) No 45/2001  remains relevant  for the interpretation  of Regulation  (EU) 
2018/1725. 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. As the Court of 
Justice  confirmed  in  Case  C-465/00  (Rechnungshof),  ‘there  is  no  reason  of  principle  to 
justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of private life’.3 
Please note that the documents to which you request access, contain the names, surnames 
and contact details of people who are not considered as public figures, nor are the main 
representatives  of  the  organisations  concerned.  They  contain  the  personal  data  of  staff 
members of the European Commission not holding any senior management positions as 
well.  
The names, surnames and contact details of the persons concerned as well as other data 
from  which  their  identity  can  be  deduced,  undoubtedly  constitute  personal  data  in  the 
meaning of Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
                                                 

Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 

Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd
, Case C-28/08 P, EU:C:2010:378, paragraph 59.  
3   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joint Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 


 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’. 
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
In  Case  C-615/13  P  (ClientEarth),  the  Court  of  Justice  ruled  that  the  institution  does  not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.4 This is also 
clear from Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, which requires that the necessity 
to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case 
that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced and, in the affirmative, establish the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest.  
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)                     
No 1049/2001, access cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
to think that the legitimate interests of the individual concerned would not be prejudiced by 
disclosure of the personal data concerned. 
2.1.  Assessment of the remaining parts of your request 
Regarding the part of your request, relating to ‘‘[a] complete of list of all meetings held by 
any  member  of  President's  Jean-Claude  Juncker  team/staff  (including  the  President)  with 
churches, religious associations or communities (or the organisations representing them), as 
well  as  with  philosophical  and  non-confessional  organisations,  from  1  January  2014 
onwards,  specifying  the  status  of  the  organization  (church,  religious  association  or 
community, philosophical association or non-confessional association)’, we regret to inform 
                                                 
4   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,          
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
you that the European Commission does not hold such documents that would correspond to 
the description given in your application.  
Please note however that information about the President’s participation in public events 
and meetings is published via his public agenda, available at the following address:  
https://ec.europa.eu/commission/commissioners/2014-
2019/calendar_en?field_editorial_section_multiple_tid=163 

As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution. I would like to refer in this respect to the judgment of the Court of Justice in 
Case  C-127/13  P  (Strack  v  Commission),  according  to  which  ‘[n]either  Article 11  of 
Regulation 1049/2001 nor the obligation of assistance in Article 6(2) thereof, can oblige 
an institution to create a document for which it has been asked to grant access but which 
does not exist’.5  
The  above-mentioned  conclusion  has  been  confirmed  in  Case  C-491/15  P  (Typke  
Commission)
,  where  the  Court  of  Justice  held  that  ‘the  right  of  access  to  documents  of 
the  institutions  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution 
concerned  and  […]  Regulation  No 1049/2001  may  not  be  relied  upon  to  oblige  an 
institution to create a document which does not exist. It follows that, […], an application 
for  access  that  would  require  the  Commission  to  create  a  new  document,  even  if  that 
document were based on information already appearing in existing documents held by it, 
falls outside the framework of Regulation No 1049/2001’.6  
Given that the European Commission does not hold any documents corresponding to the 
description given in  your application, nor is  obliged to  create a document,  it is  not  in  a 
position to fulfil your request. 
3. 
OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 does not include the possibility for the 
exception defined therein to be set aside by an overriding public interest. 
4. 
PARTIAL ACCESS 
Please note that partial access is granted to the requested documents.  
5.  MEANS OF REDRESS 
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
                                                 
5   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Strack  v  Commission,  C-127/13  P, 
EU:C:2014:2250, paragraph 46. 
6   Judgment of the Court of Justice of 11 January 2017, Typke v Commission, C-491/15 P, EU:C:2017:5, 
paragraph 31. 



 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  to  submit  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to 
review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels,  
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
 
Tatjana VERRIER 
Director 
 
Enclosures: (19) 

Electronically signed on 05/07/2019 17:50 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563

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