This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings between Trade and Churches'.



 
Ref. Ares(2019)3590490 - 04/06/2019
EUROPEAN COMMISSION 
Directorate-General for Trade 
 
Directorate A- Resources, Information and Policy Coordination 
  A5-Transparency and  Evaluation 
The Head of Unit 
 
 
Brussels, 
Trade(2019) 
 
By  registered  letter  with  acknowledgment  of 
receipt 
 
Ms Josefina Martí 
Calle de Juan Bravo 62 - 2A 
Madrid 28006 
Spain 
 
Advance copy by email: 
 
 
 
 
 
           [FOI #6804 email] 
 
 
Subject: Your application for access to documents – Ref. GestDem N° 2019/2285 
 
 
Dear Ms Marti, 
I  refer  to  your  e-mail  dated  11/04/2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents  in  accordance  with  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (“Regulation 
1049/2001”), registered on the same day under the above mentioned reference number.  
1. SCOPE OF YOUR REQUEST 
In your application you request access to: 
- A complete of list of all meetings held by any member of your team/staff with churches, 
religious  associations  or  communities,  as  well  as  with  philosophical  and  non-
confessional  organisations,  from  1  January  2014  onwards,  specifying  the  status  of  the 
organization  (church,  religious  association  or  community,  philosophical  association  or 
non-confessional association).  

-  All  documents,  including  all  emails,  minutes,  reports  or  other  documents  received  or 
drawn up before, during or after the meetings, and any other briefing papers related to 
these meetings. 

                                                 
1    Regulation  (EC)  No  1049/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  20  May  2001 
regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents,  OJ  L  145, 
31.5.2001, p. 43.   
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

After  consulting  the  relevant  services  and  search  tools  we  have  to  our  disposal,  we  have 
identified three documents falling within the scope of your request: 
1.  Ares(2019)3255670 List of participants and agenda COMECE Plenary Assembly 
“Autumn 2014”, Brussels, 11-13 November 2014 
2.  Ares(2017)829651 Report of a meeting with Act Alliance on 9 February 2017 
3.  Ares(2019)1287261 Minutes CSD Contact Group meeting in which Act Alliance 
participated, 15 January 2019. 
 
With  regard  to  document  no.  1  please  be  informed  as  follows.  In  his  capacity  of  EU 
Chief Negotiator for the TTIP, Mr Ignacio Garcia Bercero delivered a presentation at the 
COMECE  Plenary  Assembly  in  2014,  entitled  “The  Challenge  of  the  TTIP  for  the 
European  Union”.  Mr  Garcia  Bercero  usually  speaks  without  written  presentation  or 
PowerPoint. DG Trade does not hold any other documents related to this event.  
Partial access has been given to document no. 2, a report of a meeting with Act Alliance 
in 2017. Only personal data have been redacted.  
The  second  meeting  in  which  Act  Alliance  participated  (document  no.  3)  took  place 
within the context of a Civil Society Dialogue Contact Group meeting. On the DG Trade 
website  you  will  find  a  list  of  all  organisations  registered  and  able  to  participate  in  the 
DG  Trade    CSD  process:  http://trade.ec.europa.eu/civilsoc/search.cfm  as  well  as 
information 
on 
past 
and 
forthcoming 
meetings: 
http://trade.ec.europa.eu/civilsoc/meetlist.cfm#year-2019 
 
2. ASSESSMENT AND CONCLUSION UNDER REGULATION 1049/2001 
In accordance with settled case law2, when an institution is asked to disclose a document, 
it must assess, in each individual case, whether that document falls within the exceptions 
to the right of public access to documents set out in Article 4 of Regulation 1049/2001. 
Such assessment is carried out in a multi-step approach. First, the institution must satisfy 
itself that the document relates to one of the exceptions, and if so, decide which parts of it 
are covered by that exception. Second, it must examine whether disclosure of the parts of 
the  document  in  question  pose  a  “reasonably  foreseeable  and  not  purely  hypothetical” 
risk  of  undermining  the  protection  of  the  interest  covered  by  the  exception.  Third,  if  it 
takes  the  view  that  disclosure  would  undermine  the  protection  of  any  of  the  interests 
defined under Articles 4.2 and 4.3 of Regulation 1049/2001, the institution is required "to 
ascertain whether there is any overriding public interest justifying disclosure".3  

In  view  of  the  objectives  pursued  by  Regulation  1049/2001,  notably  to  give  the  public 
the widest possible right of access to documents,4 "the exceptions to that right [...] must 
be interpreted and applied strictly".5  

                                                 
2   Judgment  in  Sweden  and  Maurizio  Turco  v  Council,  Joined  cases  C-39/05  P  and  C-52/05  P, 
EU:C:2008:374, paragraph 35. 
3   Id., paragraphs 37-43. See also judgment in Council v Sophie in ‘t Veld, C-350/12 P, EU:C:2014:2039, 
paragraphs 52 and 64. 
4   See Regulation (EC) No 1049/2001, recital (4). 


Having  carefully  examined  the  identified  documents  in  light  of  the  applicable  legal 
framework, I am pleased to inform you that partial access is given to them and only some 
personal  data  have  been  withheld  in  accordance  with  Article  4(1)(b)  of  Regulation 
1049/2001.  The  legal  reasoning  underlying  the  protection  of  these  personal  data  is 
provided below.  
2.1. Protection of privacy and integrity of the individual  
Pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  1049/2001,  access  to  a  document  has  to  be 
refused  if  its  disclosure  would  undermine  the  protection  of  privacy  and  the  integrity  of 
the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the 
protection of personal data.  
The applicable legislation in this field is Regulation (EC) No 2018/1725 of the European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with  regard to  the processing of personal  data by  the Union institutions, bodies, offices 
and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC6 (‘Regulation 2018/1725’). 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  "means  any 
information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural  person  […]
".  The  Court  of 
Justice has specified that any information, which by reason of its content, purpose or effect, 
is  linked  to  a  particular  person  is  to  be  considered  as  personal  data.7  Please  note  in  this 
respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials pertaining to 
staff members of an institution are to be considered personal data.8 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)9, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation is fully applicable.10 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, personal data shall only be transmitted 
to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    "[t]he 
recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose 
in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced,  establishes  that  it  is  proportionate  to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests"
.  
                                                                                                                                                 
5   Judgment in Sweden v Commission, C-64/05 P, EU:C:2007:802, paragraph 66. 
6  Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
7  Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Novak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:T:2018:560. 
8   Judgment of the  General Court of 19 September 2018 in case  T-39/17, Port de  Brest v Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
9   Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
10  Whereas  this  judgment  specifically  related  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European 
Parliamentand of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the 
processing  of  personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of 
such  data,  the  principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime 
established by Regulation 2018/1725.  


Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your application, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have 
the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in 
the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the 
legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by  disclosure of 
the personal data concerned. 
 
*** 
 
In  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  you  are  entitled  to  make  a 
confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents unit SG-C-1 
BERL 7/076 
1049 Bruxelles 
 
or by email to: [email address] 



 
 
 
 
 
 
 
 
 
Yours sincerely, 
  [e-signed] 
Damien LEVIE 
 
Annexes: 
Disclosed documents 

Electronically signed on 04/06/2019 11:16 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563