This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Information on Board's minutes & cross border cases'.


 
Final 
 
eGOV subgroup meeting 
13 September 2018, EDPB Premises, 30 Rue Montoyer, 1000 Brussels 
 
 
1. Introduction - Presentation of new coordinators and the Secretariat 
The new SG coordinators introduced themselves. 
The  Secretariat  informed  the  participants  that 
are  together  in 
charge of this subgroup. 
Regarding  the  communication  between  the  EDPB  Secretariat  and  the  participants,  the  secretariat 
explicitly asked to mention the name of the subgroup in the title of each e-mail.  
In line with the GDPR, the EDPB Secretariat is responsible for and available to: 

cooperate with the coordinators of the International transfers subgroup and to assist them 
to find an appropriate date of meeting

Liaise with the coordinators for the preparation of the agenda of meetings and to 
communicate it to the subgroup members by email at least 10 days ahead of the meeting (in 
line with the current draft EDPB Rules of Procedure art 26.2), 

Communicate any relevant documents to the subgroup members; 

Attend the meetings and draft the minutes

Other actions might be provided by the EDPB secretariat (e.g. acting as rapporteur, providing 
translations, or hiring external experts).  

Any invitation of experts, guests, or external parties has to be done by the coordinator via the 
EDPB secretariat (current RoP, Art. 9.2). 
  
2. Approval of the agenda 
The agenda was approved.   
 
17/09/2018 

3.  Outcomes  of  the  EDPB  Plenary  –  Outcomes  of  the  Coordinators 
meeting and future structure and work of the eGOV subgroup  
The members discussed the outcome of the Coordinators meeting, in particular those related to the 
new name  and mandate of the  eGOV subgroup. Regarding the  name, it was concluded that it will 
contain “compliance” with an additional element, such as “tools”, “instruments” or “mechanisms”.
4. Art. 40 and 41 GDPR guidelines 
 
The members discussed the draft guidelines on codes of conduct, focusing in particular in the following 
issues:  
DPAs conducted a preliminary enumeration of the number of codes of conduct that had been formally 
received, as well as of those about which they have been given informal knowledge
 
To-do/Next steps 

17/09/2018 

 
Annex: Attendance List  
 
Members: 
ES (Coordinator), AT, BE, DE (Federal), DE (Sachsen), EDPS, EL, FR, HU, IE, IT, LU, NL, PL, RO, SE, SK, UK 
 
Further attendees:  
- Commission  
- Secretariat 
 
 
 
 

17/09/2018