This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'President Juncker's mission costs to the G20'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 23.9.2019 
C(2019) 6957 final 
 
Ms Helen Darbishire 
Access Info Europe  
Calle  Cava  de  San  Miguel  8,  4º 
centro 
28005 Madrid 
Spain 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2019/2752 and 
2019/2780 

Dear Ms Darbishire, 
I refer to  your letter of 16 July 2019, registered on the next day, in which you submit a 
confirmatory  application  concerning  the  two  initial  applications  mentioned  above  in 
accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001 regarding public access 
to  European  Parliament,  Council  and  Commission  documents2  (hereafter  'Regulation 
(EC) No 1049/2001').  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
In the initial application of 11 of May 2019 you made on behalf on Access Info Europe,  
addressed  to  the  Secretariat-General,  you  requested,  I  quote,  ‘access  to  documents  that 
provide  details  on  expenditure  listed  as  “miscellaneous  costs”  of    Euros  8320  for  the 
mission  by  Commission  President  Jean  Claude  Juncker  to  Buenos  Aires  between  28 
November 
and 

December 
2018 
as 
published 
here 
http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/mission.do?host=829436d0-1850-
424f-aebe-6dd76c793be2&missionsperiod=2018_5’. 
 
 
 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
You requested further ‘that the documents provided contain sufficient details to be able 
to  identify  for  each  type  of  miscellaneous  cost  (what  the  money  was  spent  on)  and  the 
total  amount  (in  local  currency  and/or  in  Euros)  for  each  item.’  This  request  has  been 
registered under reference number GESTDEM 2019/2780.  
On 10 May 2019, another member of the Access Info Europe team requested  ‘access to 
documents further detailing the items listed as “miscellaneous costs” for the mission by 
Commission President Jean Claude Juncker to  Buenos Aires between the 28  November 
and  2  December  2018.’  He  requested  further  that,  I  quote,  ‘the  information  provided 
[should] : [a] Be in the form of the documents released in response to request GestDem 
2016/6050 [b] Include information in the level of detail made available to commissioners 
when submitting mission orders, presented in pages 12-18 of first document released in 
response to request GestDem 2015/6011 […] For example, the information presented in 
the table contained in the screenshot at the bottom of page 15 of this document, namely 
information  in  the  fields  of  the:  Type  of  Miscellaneous  cost,  Amount  in  Euros,  and 
Comments by the officer introducing the order.’ 
In  its  initial  reply  of  25  June  2019,  the  Directorate  C  ‘Transparency,  Efficiency  & 
Resources’ of the Secretariat-General refused access to the documents falling within the 
scope  of  your  requests  based  on  the  exception  of  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy 
and the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
In  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position.  You  underpin 
your request with detailed arguments, which I will address in the corresponding sections 
below. 
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
In  your  confirmatory  application,  you  indicate  that  ‘the  two  requests  [seek]  access  to 
documents  that  contain  a  breakdown  of  the  type  or  types  of  miscellaneous  costs  for 
which the spending of € 8320 was incurred’. 
Following this review, I can inform you that the European Commission has identified the 
following documents as falling under the scope of your request: 
 
Invoice  of  3  December  2018  addressed  to  the  Office  of  the  President  of 
the  European  Commission,  reference  Ares(2018)6480913,  (hereafter 
'document 1');  
 
Invoice  of  6  December  2018  addressed  to  the  Office  of  the  President  of 
the  European  Commission,  reference  Ares(2018)6563895,  (hereafter 
'document 2').  


 
I  would  like  to  clarify  that  there  are  no  documents  falling  under  your  request  ‘further 
detailing  the  items  listed  as  “miscellaneous  costs”  […]  ‘in  the  form  of  the  documents 
released in response to request GestDem 2016/6050’, as these documents do not contain 
any further details of the item ‘miscellaneous costs’ additional to the information which 
has been made proactively public3. At the time you received the reply to the request you 
refer to, the European Commission did not  yet proactively publish the Commissioners’ 
mission  expenses  in  the  ATMOS4  application.  The  information  you  request  is  now 
publicly  available  in  the  ATMOS  application.5  As  to  the  information  available  in  the 
MiPS  system,6  I  confirm  that  it  does  not  contain  details  allowing  to  identify  further 
subcategories of miscellaneous costs.  
I  regret  to  inform  you  that  I  have  to  confirm  the  initial  decision  of  Directorate  C 
‘Transparency,  Efficiency  &  Resources’  of  the  Secretariat-General  to  refuse  access  to 
documents 1 and 2 based on the exception of Article 4(1)(b) (protection of privacy and 
the integrity of the individual) of Regulation (EC) No 1049/2001, for the reasons set out 
below. 
2.1.  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)7,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  a  request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  Regulation 
(EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the Council of 18 December 2000 
on  the  protection  of  individuals  with  regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data8 
(hereafter ‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
 
 
                                                 
3   http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/mission.do?host=829436d0-1850-424f-aebe-
6dd76c793be2&missionsperiod=2018_5. 
4   Application  for  Transparent  Meetings  with  Organisations  and  Self-employed  individuals  (hereafter 
referred to as ‘ATMOS’). 
5   http://ec.europa.eu/transparencyinitiative/meetings/mission.do?host=829436d0-1850-424f-aebe-
6dd76c793be2&missionsperiod=2018_5. 
6   Mission Processing System (hereafter referred to as ‘MiPS’).  
7   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010, European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’),  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
8   Official Journal L 8 of 12.1.2001, page 1.  


 
Please  note  that,  as  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been 
repealed by Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council 
of 23 October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC9 (hereafter ‘Regulation (EU) 2018/1725’). 
However,  the  case  law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) 2018/1725. 
In  the  above-mentioned  judgment,  the  Court  stated  that  Article  4(1)(b)  of  Regulation  
(EC)  No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.10 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.11 
In a recent judgment, the General Court confirmed that, in addition to names, information 
concerning the professional or occupational activities of a person can also be regarded as 
personal  data  where,  first,  the  information  relates  to  the  working  conditions  of  the  said 
person and, second, the information is capable of indirectly identifying, where it can be 
related to a date or a precise calendar period, a physical person within the meaning of the 
Data Protection Regulation.12 
Documents  1 and  2  contain  personal  data, namely  information relating to the person of 
the President Juncker in relation to the type of miscellaneous costs13 incurred during his 
mission  to  Buenos  Aires.  It  is  clear  that  this  information  is  indeed  personal  data.  In 
addition, the requested documents contain handwritten annotations as well the  signature 
of a Commission staff member. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  contest  that  the  requested  documents 
contain  personal  data.  You  contest,  however,  that  the  ‘requested  document(s)  contain 
personal data to the extent that they are protected in their entirety’.  
                                                 
9   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
10   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 59. 
11   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  and  Others  v  Österreichischer 
Rundfunk, Joined Cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
12   Judgment of the General Court of 27 November 2018, VG v Commission, Joined Cases T-314/16 and 
T-435/16, EU:T:2018:841, paragraph 64 (hereafter referred to as ‘VG v Commission’ judgment).  
13   Miscellaneous  costs  are  expenses  incurred  for  the  purpose  of  the  mission,  other  than  travel  costs, 
accommodation costs and daily allowances.    


 
You explain that ‘this is because the request only seeks a document that contains data on 
the  type  of  miscellaneous  expenditure  incurred.  It  should  be  possible  to  provide  that 
document-extracted from the MiPS system in an excel sheet or in another format-either 
with no personal data included and/or with the personal data (the name and surname of 
any  persons  redacted)’.  You  note  that  you  ‘have  received  excel  sheets  from  other 
Commission  agencies  that  appear  to  be  extracted  from  a  computer  system  and  that  do 
indeed itemise miscellaneous costs by type’. You further state that Access Info does ‘not 
seek  information  relating  to  an  individual,  but  to  an  institution,  in  this  instance,  the 
institution of the President of the European Commission. The mere fact that the current 
holder of that office is Mr Jean-Claude Juncker is neither here nor there; what matters is 
that this is about the transparency and accountability of the institution.’ In your view, ‘in 
this  sense  Access  Info’s  request  for  the  Commission  President’s  travel  expenses  is 
materially different from the matters at issue in the Rechnungshof and Psara cases’. You 
refer  further  to  the  Guidance  Note  concerning  access  to  names  and  functions  of 
Commission  Staff,  reference  Ares(2019)4352523,  and  conclude  that  ‘the  names  of 
Commissioners, their Cabinet Members, and staff in senior positions, namely Secretary-
General, Directors-General, Directors, can be provided to the public unless very specific 
circumstances apply’. Finally, you refer to the Code of Conduct for the Members of the 
European Commission and conclude that the ‘Code of Conduct establishes the principle 
of transparency, and requires proactive publication, but does not limit further disclosure 
pursuant to requests’.  
I would like to clarify that the type or types of miscellaneous costs incurred by President 
Juncker  are  indeed  personal  data,  as  this  information  cannot  be  disassociated  from  the 
natural  person  it  concerns.  In  the  Nowak  judgment,14  the  Court  of  Justice  has 
acknowledged that ‘[t]he use of the expression “any information” in the definition of the 
concept of “personal data”, within Article 2(a) of Directive 95/46, reflects the aim of the 
EU  legislature  to  assign  a  wide  scope  to  that  concept,  which  is  not  restricted  to 
information  that  is  sensitive  or  private,  but  potentially  encompasses  all  kinds  of 
information,  not  only  objective  but  also  subjective,  in  the  form  of  opinions  and 
assessments, provided that it “relates” to the data subject.’ As regards the latter condition, 
it is satisfied where the information, by reason of its content, purpose or effect, is linked 
to  a  particular  person.’  It  is  obvious  that  information  about  costs,  including  the 
miscellaneous costs, incurred by President Juncker during his mission to Buenos Aires is 
information which by reason of its content is linked to a particular natural person. In the 
VG v Commission judgment, the General Court ruled that even anonymised data should 
be  considered  as  personal  data,  if  it  would  be  possible  to  link  them  to  an  identifiable 
natural person through additional information.15 It is clear that the information contained 
in the requested documents clearly constitutes personal data.  
                                                 
14   Judgment of the Court of Justice of 20 December 2017, Peter Nowak v Data Protection Commissioner 
(Request for a preliminary ruling from the Supreme Court), C-434/16, EU:C:2017:994, paragraphs 34-
35. 
15   VG v Commission judgment, cited above, paragraph 74. 


 
Consequently,  it  is  not  possible  to  redact  the  name  or  surname  of  the  natural  person  it 
concerns,  as  you  suggest,  and  only  leave  the  breakdown  of  the  costs,  as  the  whole 
information  continues  to  relate  to  the  natural  person  you  indicated  in  your  request, 
namely President Juncker. 
The fact  that the information  you request  is  indeed personal  data is  not  altered by  your 
argument that you do ‘not seek information relating to an individual, but to an institution, 
in  this  instance,  the  institution  of  the  President  of  the  European  Commission’,  because 
the  President  of  the  European  Commission  is  a  natural  person.  In  other  words,  the 
information contained in the documents you seek to obtain, does not cease to be personal 
data because it relates to the person who holds the office of the President of the European 
Commission. Nor does the Guidance Note concerning access to names and functions of 
Commission  Staff  stipulate  that  the  names  of  Members  of  the  Commission  should  be 
disclosed  in  all  cases.  Your  request  does  not  concern  a  document  where  the  name  of 
President  Juncker  is  merely  mentioned,  but  documents  containing  personal  data  which 
are intrinsically connected with his person. In full compliance with Regulation (EC) No 
1049/2001,  an  individual  assessment  of  the  requested  documents  has  to  be  performed 
taking  into  account  the  data  protection  parameters  stipulated  in  Regulation  (EU) 
2018/1725. 
You indicate that ‘what matters is that this is about the transparency and accountability of 
the institution’. In this context, I would like to underline that the European Commission 
proactively publishes information about the mission expenses of its members. The Code 
of Conduct for the Members of the European Commission provides that ‘[f]or reasons of 
transparency, the [European] Commission will publish an overview of mission expenses 
per  Member  every  two  months  covering  all  missions  undertaken  unless  publication  of 
this information would undermine the protection of the public interest as regards public 
security, defence and military matters, international  relations or  the financial, monetary 
or economic policy of the Union or a Member State.’16 
 
The Code of Conduct  for the Members of the European Commission  entered into force 
on 1 February 2018. Accordingly, since 28 February 2018, information pertaining to the 
mission  costs  of  the  Members  of  the  Commission,  including  the  President,  has  been 
proactively published every two months. 
You state that ‘Access Info’s request for the Commission President’s travel expenses is 
materially different from the matters at issue in the Rechnungshof and Psara cases’. I do 
not  share  your  views.  In  the  first  case,  which  concerned  the  disclosure  of  data  on  the 
income  of  employees  of  bodies  subject  to  control  by  the  Rechnungshof,  the  Court  of 
Justice stated that  ‘the data […], which relate both to the monies paid by certain bodies 
and  the  recipients,  constitute  personal  data  within  the  meaning  of  Article  2(a)  of 
Directive  95/46,  being  information  relating  to  an  identified  or  identifiable  natural 
person.’17  
                                                 
16  Commission Decision of 31.1.2018, C(2018)700 final, Article 6(2). 
17   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  Rechnungshof  (C-465/00)  v  Österreichischer 
Rundfunk  and  Others  and  Christa  Neukomm  (C-138/01)  and  Joseph  Lauermann  (C-139/01)  v 


 
This finding is applicable also in the present case; thus the requested information on the 
miscellaneous  expenses  of  President  Juncker  during  his  mission  to  Buenos  Aires  being 
information relating to an identified natural person constitutes indeed personal data. As to 
the second case, which concerned the expenditure incurred by Members of the European 
Parliament,  in  particular  disclosure  of  documents  showing  details  regarding  how  and 
when […] MEPs’ from each Member State ‘spent’, during various periods, the General 
Court  concluded  that  ‘it  is  apparent  […]  [that]  all  the  requested  documents  contain 
personal  data,  so  that  the  provisions  of  Regulation  No  45/2001  are  applicable  in  their 
entirety  to  the  present  case.’  18  This  case,  as  the  case  at  hand,  concerned  members  of  a 
European  institution  and  details  on  the  expenditure  they  incurred.  I,  therefore,  consider 
the  findings  of  the  General  Court  as  directly  relevant  to  the  present  case.  The  General 
Court did not only conclude that the requested documents obviously contained personal 
data, but also confirmed the decision of the European Parliament to refuse access to these 
documents.    In  this  same  judgment,  the  General  Court  stated  that  ‘the  fact  that  data 
concerning  the  [MEPs]  in  question  are  closely  linked  to  public  data  on  those  persons, 
inter alia as they are listed on the Parliament's internet site, and are, in particular, MEPs’ 
names  does  not  mean  at  all  that  those  data  can  no  longer  be  characterised  as  personal 
data, within the meaning of Article 2(a) of Regulation No 45/2001.’19 This is exactly the 
case for the breakdown of the mission expenses you request.  
The  names20  of  the  persons  contained  in  the  requested  documents,  their  handwritten 
comments  and  signatures,  as  well  as  the  information  regarding  the  break-down  of  the 
miscellaneous  expenses  of  President  Juncker  are  indeed  data  from  which  their  identity 
can be deduced, consequently they undoubtedly constitute personal data in the meaning 
of Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725.  
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
[…]  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur. 
                                                                                                                                                 
Österreichischer  Rundfunk,  (References  for  a  preliminary  ruling:  Verfassungsgerichtshof  (C-465/00) 
and Oberster Gerichtshof (C-138/01 and C-139/01) – Austria), Joined Cases C-465/00, C-138/01 and 
C-139/01, EU:C:2003:294, paragraph 64. 
18   Judgment  of  the  General  Court  of  25  September  2018,  Maria  Psara  and  Others  v  European 
Parliament (hereafter referred to as ‘Psara v European Parliament judgment’), Joined Cases T-639/15 
to T-666/15 and T-94/16, EU:T:2018:602, paragraph 52. 
19   Ibid, paragraph 52. 
20   European Commission v The Bavarian Lager judgment, cited above, paragraph 68. 


 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have to examine by itself the existence of a need for transferring personal data.21 This is 
also  clear  from  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  which  requires  that  the 
necessity to have the personal data transmitted must be established by the recipient. 
According to  Article 9(1)(b) of Regulation  (EU)  2018/1725,  the European Commission 
has to  examine the  further conditions  for the lawful  processing of personal  data only if 
the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to 
have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  It  is  only  in  this 
case that the European Commission has to examine whether there is a reason to assume 
that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative, 
establish  the  proportionality  of  the  transmission  of  the  personal  data  for  that  specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  confirmatory  application,  you  put  forward  several  arguments  to  justify  why  a 
transmission  of  the  personal  data  should  take  place.  Firstly,  you  refer  to  Article  5  of 
Regulation  (EU)  2018/1725  and  argue  that  the  requested  processing  is  lawful.  In  your 
view, it ‘could well be determined to constitute either (a) performance of a task carried 
out  in  the  public  interest  or  in  the  exercise  of  official  authority  vested  in  the  Union 
institution or body, or (b) processing is necessary for compliance with a legal obligation 
to  which  the  controller  is  subject.’  Although  I  agree  that  the  processing  of  the  data 
relating to mission expenses by the European Commission is a lawful activity, this does 
not  prove  that  the  transmission  of  the  collected  personal  data  to  you  fulfils  the 
requirements of Article 9 of Regulation (EU) 2018/1725. Moreover, as you acknowledge 
yourself, the Code of Conduct for the Members of the European Commission only refers 
to  the  publication  of  an  ‘overview’  of  the  mission  expenses  and  does  not  contain  any 
legal  obligation  to  publish  the  ‘break-down’  of  the  miscellaneous  costs  you  request. 
Therefore,  your  arguments,  including  the  reference  to  the  Code  of  Conduct  for  the 
Members of the European Commission, are not sufficient to establish that the conditions 
of Article 9 and Article 5 of Regulation (EU) 2018/1725 are fulfilled.   
Secondly,  you  argue  that  ‘[a]nother  lawful  basis  for  processing  established  in  Article 
5(1)(d) is that ‘the data subject has given consent to the processing of his or her personal 
data for one or more specific purposes’. You add that ‘it seems correct to sustain that the 
Commissioners  are  not  only  aware  of  the  processing  expenses  data,  given  that  they  are 
surely aware of the Code of Conduct and the proactive publication of the travel expenses, 
–  but  that  they  have  given  they  consent  in  writing.’  You  do  not  substantiate  your 
argument  in  relation  to  the  breakdown  of  the  miscellaneous  expenses.  Even  if  the 
Commissioners are aware of the proactive publication of an ‘overview’ of their mission 
expenses,  this  does  not  establish  in  any  way  that  they  have  given  their  consent  for  the 
public disclosure of their detailed breakdown.  
 
 
                                                 
21   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,         
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
Thirdly,  you  refer  to  the  recital  28  of  Regulation  (EU)  2018/1725  and  underline  that 
‘[t]he  specific  purpose  in  the  public  interest  could  relate  to  the  transparency  of  Union 
institutions  and  bodies’.  The  recital  28  of  Regulation  (EU)  2018/172522  refers  to  the 
elements  that  the  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies would have to demonstrate when requesting to have personal data transmitted to 
them.  This  recital  has  to  be  read  in  conjunction  with  Article  9  of  Regulation  (EU) 
2018/1725.  According  to  this  article,  the  recipient  has  to  establish  first  ‘that  it  is 
necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest’. You 
argue, that ‘the new legal framework established by Regulation 2018/1725 means that the 
Commission  should  no  longer  rely  heavily  on  previous  case  law,  such  as  Volker  und 
Markus Schecke and Eifert, ClientEarth v EFSA 
and Psara, which established that mere 
invocation of the principle of transparency is not sufficient in and of itself to justify the 
disclosure  of  a  document’.  I  do  not  share  your  view.  The  wording  of  the  recital  28  
referring to ‘[t]he specific purpose in the public interest could relate to the transparency 
of  Union  institutions  and  bodies’  cannot  be  interpreted  as  meaning  that  any  general 
invocation  of  transparency  is  sufficient  to  substantiate  it.  A  ‘specific  purpose  in  the 
public  interest’  is  not  any  general  purpose.  Contrary  to  your  allegations,  as  it  is  clear 
from  the  wording  of  both  recital  28  and  Article  9  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  the 
need to demonstrate a ‘specific purpose in the public interest’ exists also ‘with respect to 
requests  relating  to  the  spending  of  public  funds’.  In  this  context,  I  would  like  to 
underline  that  the  European  Commission  does indeed  publish  overviews  of  the  mission 
expenses  of  all  its  members.  You  have  to  take  into  account  this  publication  and  
substantiate  in  detail  the  specific  purpose  in  the  public  interest  which  justifies  the 
transmission  of  any  information  which  goes  beyond  what  is  already  proactively 
published.  
Fourthly, you refer to the European Ombudsman’s finding on cases 562/2017/THH and 
1069/2017/THH stating that ‘the Ombudsman considers that there is a public interest in 
public access to information on Commissioners’ travel expenses.’ In this particular case, 
the European Ombudsman concluded that ‘[i]n light of the positive commitment of the 
Commission  to  publish  regularly  and  routinely  information  about  each  Commissioner's 
travel  expenses  every  two  months,  the  Ombudsman  finds  that  there  are  no  grounds  for 
further inquiry into the issue.’  
                                                 
22   The recital 28 of Regulation 2018/1725 states: ‘When recipients established in the  Union other than 
Union  institutions  and  bodies  would  like  to  have  personal  data  transmitted  to  them  by  Union 
institutions  and  bodies,  those  recipients  should  demonstrate  that  it  is  necessary  to  have  the  data 
transmitted to these recipients either for the performance of their task carried out in the public interest 
or  in  the  exercise  of  official  authority  vested  in  them.  Alternatively,  those  recipients  should 
demonstrate  that  the  transmission  is  necessary  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest  and  the 
controller  should  establish  whether  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate 
interests  might  be  prejudiced.  In  such  cases,  the  controller  should  demonstrably  weigh  the  various 
competing  interests  in  order  to  assess  the  proportionality  of  the  requested  transmission  of  personal 
data. The specific purpose in the public interest could relate to the transparency of Union institutions 
and bodies. Furthermore, Union institutions and bodies should demonstrate such necessity when they 
themselves  initiate  a  transmission,  in  compliance  with  the  principle  of  transparency  and  good 
administration.  The  requirements  laid  down  in  this  Regulation  for  transmissions  to  recipients 
established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  should  be  understood  as 
supplementary to the conditions for lawful processing.’ 


 
The European Ombudsman never concluded that the breakdown of the travel expenses of 
Commissioners, which is what you request, should be made public.  
Fifthly,  you  argue  that  ‘there  is  a  strong  and  specific  public  interest  in  Access  Info 
receiving the requested documents’. You indicate that your organisation has the ‘specific 
goal to ensure that there is public scrutiny of the spending of public funds,  that there can 
be  a  fully-informed,  evidence-based  public  debate  about  how  such  funds  are  used,  and 
that the public can be confident that public bodies exercising power and spending public 
funds  in  a  responsible  and  appropriate  manner.’  Furthermore,  you  state  that  ‘[your] 
request  is  designed  to  permit  [you]  and  others,  including  anti-corruption  civil  society 
organisations and investigative journalists, to act as public watchdogs.’ You refer to the 
mission of Access Info, the fact that your make the data available ‘to all members of the  
European (and indeed the global) public’ and conclude that ‘[b]asic information such as 
how the Commissioners spend funds, with details on how the funds are used, is essential 
to  ensure  an  informed  and  accurate  debate  about  the  way  in  which  Brussels  functions.’ 
Finally,  you state that ‘the denial of this request would adversely affect [your] role as a 
public  watchdog,  subsequently  breaching  not  only  the  right  of  access  to  documents 
(Article  15  of  the  TFEU  and  Article  42  of  the  Charter  of  Fundamental  Rights  of  the 
European  Union)  but  also  [your]  right  to  freedom  of  expression  and  information  in 
Article 11 of the Charter of Fundamental Rights of the EU.’  
As  a  preliminary  remark,  I  would  like  to  draw  attention  to  Article  2(1)  of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  which  states  that  ‘[a]ny  citizen  of  the  Union,  and  any  natural  or 
legal  person  residing  or  having  its  registered  office  in  a  Member  State,  has  a  right  of 
access  to  documents  of  the  institutions,  subject  to  the  principles,  conditions  and  limits 
defined in this Regulation’ (emphasis added). It is clear from this provision that the right 
of access is neither unconditional nor unlimited. 
Your arguments on transparency stipulated above, do not establish that it is necessary to 
have the date transmitted to you for a specific purpose in the public interest. Neither do 
you demonstrate the existence of a ‘specific’ purpose nor demonstrate that the transfer of 
personal  data  you request  is the most appropriate of the possible measures for attaining 
your  objective  and  that  it  is  proportionate  to  that  objective,  by  providing  express  and 
legitimate  reasons  to  that  effect  and  taking  into  account  the  data  which  are  proactively 
published  by  the  European  Commission.23  The  General  Court  has  rejected  very  similar 
arguments  put  forward  in  the  Psara  v  European  Parliament  judgment,  where  the 
applicants  stated  various  objectives  pursued  by  their  requests  for  access  to  documents, 
namely,  on  the  one  hand,  to  enable  the  public  to  verify  the  appropriateness  of  the 
expenses  incurred  by  MEPs  in  the  exercise  of  their  mandate  and,  on  the  other,  to 
guarantee the public right to information and transparency. The General Court stated that 
‘because  of  their  excessively  broad  and  general  wording,  those  objectives  cannot,  in 
themselves,  establish  the  need  for  the  transfer  of  the  personal  data  in  question.’24  
                                                 
23   Judgment  of  the  General  Court  of  15  July  2015,  Gert-Jan  Dennekamp  v  European  Parliament 
(hereafter  referred  to  as  ‘Dennekamp  v  European  Parliament  jusgment’,  T-115/13,  EU:T:2015:497, 
paragraphs 54 and 59. 
24   Psara v European Parliament judgment, cited above, paragraph 74. 
10 

 
It also concluded that ‘the wish to institute public debate cannot suffice to show the need 
for  the  transfer  of  personal  data,  since  such  an  argument  is  connected  solely  with  the 
purpose of the request for access to the documents’.25 The General Court concluded that 
‘the need for the transfer of personal data may be based on a general objective, such as 
the public’s right to information concerning the conduct of MEPs in the exercise of their 
duties,  […]  [however]  only  demonstration  by  the  applicants  of  the  appropriateness  and 
proportionality  to  the  objectives  pursued  by  the  request  for  disclosure  of  personal  data 
would allow the Court to verify the need for that disclosure within the meaning of Article 
8(b) of Regulation No 45/2001.’ These findings are applicable to the case at hand, as the 
new  Regulation  (EU)  2018/1725  does  indeed  put  the  burden  of  proof  on  the  recipient 
who has to demonstrate the existence of the necessity of the transmission of the data for a 
specific purpose in the public interest. 
You  argue  further  that  ‘the  Commission  failed  to  establish  that  any  data  subject’s 
legitimate  interest  might  be  prejudiced’.  As  explained  above,  as  you  have  not 
demonstrated that the transfer  you request can be considered as a lawful  processing nor 
have you established the necessity to have the data transmitted for a specific purpose in 
the public interest the European Commission does not have to examine whether there is a 
reason to assume that the data subjects’ legitimate interests might be prejudiced.  
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data  subjects  concerned  would  be  prejudiced  by  the  disclosure  of  the  personal  data 
reflected  in  the  documents,  as  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public 
disclosure  would  harm  the  privacy  of  President  Juncker  by  revealing  security  relevant 
information,  which  can  lead  to  a  risk  of  his  personal  integrity  during  his  missions. 
Moreover,  it  public  disclosure  of  the  personal  data  of  the  non-senior  Commission  staff 
included in the documents would undermine their privacy and subject them to unsolicited 
external contacts.  
As to the handwritten signatures appearing in documents, which constitute biometric data, 
there is  a risk  that  their  disclosure would prejudice the legitimate interest  of the person 
concerned. 
Please note also that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001 does not include 
the possibility for the exceptions defined therein to be set aside by an overriding public 
interest. 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001, access cannot be granted to the requested documents 1 and 2, as the need to 
obtain access  thereto  for a  purpose in  the public interest  has not  been substantiated and 
there is no reason to think that the legitimate interests of the individuals concerned would 
not be prejudiced by the disclosure of the personal data concerned. 
 
 
                                                 
25   Ibid, paragraph 90.  
11 


 
The fact that an overview of the mission costs of President Juncker has already been made 
publicly available in an proactive manner only reinforces this conclusion. It also proves that 
the  European  Commission  did  indeed  balance  the  right  to  the  protection  of  personal  data 
with the right of access to documents in accordance with Union law.   
3. 
PARTIAL ACCESS 
In accordance with Article 4(6) of Regulation (EC) No 1049/2001, I have considered the 
possibility of granting partial access to the documents requested.  
However,  for  the  reasons  explained  above,  no  meaningful  partial  access  is  possible 
without undermining the protection of privacy and the integrity of the individual. 
 Consequently, I have come to the conclusion that the documents requested are covered 
in their entirety by the invoked exceptions to the right of public access. 
4. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 

 
Acting Secretary-General 
 
 
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