This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Irish Aid Election Observation Roster'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 31.7.2019 
C(2019) 5882 final 
 
Mr Michael Grange  
Ardcollum Ave, Artane 
Dublin 5 
Ireland  
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  –  GESTDEM 
2019/2823 
Dear Mr Grange, 
I  am  writing  in  reference  to  your  email  of  19  July  2019,  registered  on  the  same  day,  by 
which  you lodge a confirmatory application in  accordance  with  Article 7(2) of  Regulation 
(EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’). 
1. 
SCOPE OF YOUR APPLICATION 
In your initial application of 10 May 2019, registered on 15 May 2019 and dealt with by the 
Service for Foreign Policy Instruments,  you requested access to ‘documents which contain 
the  information  on  the  Irish  election  roster’.  More  specifically,  you  requested  access  to 
‘documents within the control of the Commission concerning the establishment of the call 
for  applicants,  the  conduct  of  the  competitions  and  appeals  including  briefing  materials 
provided for/at EU Focus Point meetings’.  
By letter of 5 July 2019, the Service for Foreign Policy Instruments identified the following 
documents as falling within the scope of your request: 
-  Call  for  candidatures  for  long-term  observers  and  short  term  observers  for  an 
election  observation  mission  (EU  EOM)  to  Senegal,  26  November  2018,  reference 
Ares(2018)6060458 (hereafter ‘document 1’); 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 

Official Journal L145 of 31.05.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
-  call for candidatures for long-term observers for an election observation mission (EU 
EOM)  to  Nigeria,  21  November  2018,  reference  Ares(2018)5990656  (hereafter 
‘document 2’); 
-  call for candidatures for long-term observers and short term observers for an election 
observation  mission  (EU  EOM)  to  Madagascar,  13  August  2018,  reference 
Ares(2018)4230042 (hereafter ‘document 3’); 
-  call for candidatures for long-term observers and short term observers for an election 
observation  mission  (EU  EOM)  to  Malawi,  3  April  2019,  reference 
Ares(2019)2373984 (hereafter ‘document 4’); 
-  European  Union  guidelines  on  common  criteria  for  the  selection  of  electoral 
observers, reference Ares(2019)4304306 (hereafter ‘document 5’); 
-  minutes  of  the  bi-annual  meeting  of  the  national  focal  points  for  election 
observation,  10-11  December  2018,  reference  Ares(2019)4062213  (hereafter 
‘document 6’). 
In its initial reply dated 5 July 2019, the Service for Foreign Policy Instruments granted full 
access  to  documents  1-5  and  partial  access  to  document  6.  The  limited  withheld  parts  of 
document  6  were  redacted  on  the  basis  of  Article  4(1)(a),  third  indent  (protection  of 
international  relations)  and  Article  4(1)(b)  (protection  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
In  your  confirmatory  application,  you  do  not  contest  the  redactions  that  were  made  in 
document 6. You only question the list of documents identified at the initial stage as falling 
under  the  scope  of  your  application.  In  particular,  you  state  that  ‘[t]he  documents  are  not 
related to the information request that I actually  made. I sought namely records within the 
framework  of  the  establishment  of  the  2018  Irish  election  roster  “documents  within  the 
control  of  the  Commission  concerning  the  establishment  of  the  call  for  applicants,  the 
conduct  of  the  competitions  and  appeals  including  briefing  materials  provided  for/at  EU 
Focus Point meetings”’. 
Therefore, the scope of this confirmatory review will be limited to this point.   
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant  to 
Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the reply 
given by the Directorate-General concerned at the initial stage. 
Against  this  background,  the  European  Commission  has  carried  out  a  renewed,  thorough 
search for documents that would fall within the scope of your request as described above.  
Following this renewed search, I confirm that the European Commission does not hold any 
further documents that would correspond to the description given in your application.  



 
Indeed, please note that  the European Commission  does not  have any document related to 
the Irish election roster for the  year 2018 because it is up to the national  authorities (focal 
points,  in  the  present  case,  the  Irish  focal  point)  to  define  their  pre-selection  criteria  for 
nominating  their  candidates  for  short-term  and  long-term  observers.  This  means  that  any 
documents  related  to  the  Irish  pre-selection  roster  are  neither  within  the  control  nor  in 
possession of the European Commission. In particular, the responsibility of the pre-selection 
of observers is under the exclusive remit of the national authorities. 
As specified in Article 2(3) of Regulation (EC) No 1049/2001, the right of access as defined 
in that regulation applies only to existing documents in the possession of the institution.  
Given that the European  Commission  does not hold  any such  documents corresponding to 
the description given in your application, it is not in a position to fulfil your request. 
3. 
MEANS OF REDRESS 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision.  You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European Ombudsman under the conditions specified respectively in  Articles 263 and 228 
of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely,  
For the Commission 
Martin Selmayr 
Secretary-General 
 
 

 
 


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