This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Buenos Aires Mission Costs'.


Access Info Europe 
Calle Cava de San Miguel 8, 4º centro 
28005 Madrid, Spain 
 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.l. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’ 
BERL 7/076 
B-1049 Brussels 
 
Madrid, 16 July 2019 
Dear Secretariat General Transparency Unit  
This  is  a  confirmatory  application  sent  by  Helen  Darbishire  on  behalf  of  Access  Info 
Europe. The Confirmatory application is submitted as set out in Article 7(2) of Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  to  challenge  the  refusal  by  the  Commission  to  provide  access  to 
documents  with  details  on  the  mission  expenses  of  the  President  of  the  European 
Commission  Jean-Claude  Juncker,  with  your  references  GESTDEM  2019/2752  (the 
request by our team member Jacob Finlay) and GESTDEM 2019/2780 (the request made 
by Helen Darbishire), as per the refusal decision dated 25 June 2019.  
In your response you correctly summarise that the request sought documents relating to 
the mission of President Juncker to Buenos Aires from 28 November to 2 December 2018. 
Specifically, the two requests sought access to documents that contain a breakdown of 
the type or types of miscellaneous cost for which the spending of €8320 was incurred.  
You have refused access to such documents by asserting that the “documents within the 
specific category of ‘miscellaneous costs’ contain personal data and can therefore not be 
disclosed as they are protected in their entirety under the exception for the protection of 
privacy  and  the  integrity  of  the  individual  which  is  laid  down  in  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001.”  
With this confirmatory application, Access Info respectfully requests that you reconsider 
this decision, taking into account the following:  
1.  Code  of  Conduct  establishes  the  principle  of  transparency,  and  requires 
proactive  publication,  but  does  not  limit  further  disclosure  pursuant  to 
requests 
 
In its response the Commission refers to the Code of Conduct for the Members of 
the  European  Commission,  and  notes  “Commissioners  have  the  obligation  to 
“conduct missions in compliance with the rules in the Financial Regulation, the 
internal rules of the general budget of the European Union, the Guide to Missions 
and the rules set out in Annex 2.”  


 
Access  Info  has  previously  welcomed  the  Code  of  Conduct  and  the  proactive 
publication of mission costs that it mandates, out of recognition of the benefits of 
transparency.  Proactive transparency is  the most effective way of  ensuring that 
the  public  can  obtain  information  about  the  activities  of  public  bodies  and  of 
public,  and  transparency  therefore  contributes  to  the  Commission’s  treaty 
obligations  to  work  as  openly  as  possible.  It  does  not,  however,  remove  the 
possibility for additional documents to be requested and received.  
 
Similarly,  we  welcome  the  confirmation  that  all  spending  is  done  in  strict 
compliance with the rules. That said, the fact that there  cadherence to the rules 
does not in any way remove the need for transparency. It should not be only in 
cases  of  suspected  wrongdoing  that  there  should  be  transparency,  as  open 
government has multiple other benefits, delivering an increased understanding of 
how the European Union works, improved participation, and higher levels of trust.  
 
The  Code  of  Conduct  establishes  that  mission  costs  will  be  published  unless  a 
series  of  public  interest  reasons  come  into  play;  these  reasons  include  public 
security,  defence,  international  relations,  and  other  exceptions  to  be  found  in 
Article 4.1.a) of Regulation 1049/2001.  
 
Interestingly, the Code of Conduct does not make reference to Article 4.1.b) of 
the same regulation, which protects the privacy and the integrity of the individual. 
It  might  be  assumed  that  this  is  because  the  proactive  publication  of  the  travel 
expenses of Europe’s top officials was not considered to be something coming in 
the realm of data protection.  
 
Indeed, the Code itself establishes the public interest in making public some very 
limited and specific personal data, namely the names of the Commissioners who 
travelled on public business and at the taxpayers’ expense. Quite rightly, the Code 
does  not  require  the  publication  of  other  personal  data  that  might  well  cause 
damage to the Commissioners, such as, to imagine an example, the numbers of 
their  personal  bank  accounts  into  which  any  reimbursements  might  be  paid. 
Access Info has never sought and does not now seek access to that type of personal 
data.  
 
Given  that,  at  least  since  the  adoption  of  the  Code  of  Conduct,  all  the 
Commissioners are informed in advance of the fact that data on mission expenses 
associated with their names will be made public, they have, de facto at least, given 
their consent for the association to be made.  
 
 
2.  The Commission failed to identify the documents that fall under the scope of 
this request 
 
In  your  response  you  do  not  specifically  identify  which  documents  the 
Commission  has  determined  that  it  holds  and  that  fall  under  the  scope  of  this 
 
 



 
request.  This  means  that,  in  preparing  this  confirmatory  application,  we  are 
somewhat in the dark as to how to structure some of the arguments. For example, 
we  do  not  know  if  some  of  the  information  is  held  in  databases  from  which  it 
could be extracted, or whether it comes in the  form of a travel claim, invoices, 
memos, emails or other material which would provide clarity as to on what the 
funds were spent.  
We therefore ask you to provide more details in your response to this confirmatory 
and a list of the documents that you have identified that fall under the scope of 
this request.  
In the meantime, we note that the Commissions’ Guidance on inputting data into 
the Mission  Processing System (MiPS) that was provided previously to  Access 
Info1 contains the following screenshot on entering miscellaneous costs:  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
I also note that in response to a follow-up request you informed us that “mission 
performers” are bound by the enter data in the MiPS system as set out in document  
C(2017)5323  final,2  and  that  in  the  decision  being  challenged  here  you  have 
confirmed that the guide to missions rules are followed by the Commissioners.  
We  therefore  ask  specifically  that,  in  response  to  this  confirmatory  and  in 
identifying the relevant documents, you confirm whether or not the MiPS contains 
the data that we are seeking, namely the relevant “type” of miscellaneous expense 
incurred.  
                                                 
1 See the response to this request on AsktheEU.org 
 https://www.asktheeu.org/en/request/database_containing_commissioner#outgoing-6015  
2 See the response on AsktheEU.org here 
https://www.asktheeu.org/en/request/mission_processing_system_mips#incoming-19736  
   
 
 
 
 


 
3.  Regulation 1049/2001 applies and the requested document does not, at least 
not in its entirety, contain personal data.  
 
Irrespective  of  what  is  established  in  the  Code  of  Conduct  with  respect  to 
proactive publication, that Code in no way establishes a specific regime for access 
to  documents,  and  with  respect  to  this  request,  it  is  Regulation  1049/2001  that 
must be considered. The Code can neither limit nor be the basis for deciding on 
whether or not further information be released to the public.  
 
Regulation  1049/2001  is  the  instrument  that  sets  out  the  mechanisms  for 
implementing  the  right  of  access  to  documents  as  protected,  as  of  1  December 
2009, in Article 15 of the Treaty of the Functioning of the European Union and in 
Article  42  of  the  Charter  of  Fundamental  Rights.  These  require  that  “Union 
institutions,  bodies,  offices  and  agencies  shall  conduct  their  work  as  openly  as 
possible.”  
 
Hence  any  documents  requested  under  these  rules  are  to  be  considered  to  be, 
prima facie, accessible and in the public domain unless an exception applies.  
 
It is indeed the case that Regulation 1049/2001 as currently framed defers to the 
Union’s  rules  on  personal  data  protection  when  personal  data  is  at  issue,  with 
Article 4.1.b) deferring to the data protection rules.  
 
Nevertheless,  we  believe  that  the  Commission  erred  in  concluding  that  the 
requested document(s) contain personal data to the extent that they are protected 
in their entirety.  
 
First, this is because the request only seeks a document that contains data on the type 
of miscellaneous expenditure incurred. It should be possible to provide that document 
– extracted from the MiPS system in an excel sheet or in another format – either with 
no personal data included and/or with the personal data (the name and surname of the 
any  persons)  redacted.  We  note  that  we  have  received  excel  sheets  from  other 
Commission agencies that appear to be extracted from a computer system and that do 
indeed itemise miscellaneous costs by type.  
 
Second,  Access  Info  did  not  seek  information  relating  to  an  individual,  but  to  an 
institution,  in  this  instance,  the  institution  of  the  President  of  the  European 
Commission. The mere fact that the current holder of that office is Mr Jean-Claude 
Juncker is neither here nor there; what matters is that this is about the transparency 
and accountability of the institution.3 
 
Supporting  this  argument  is  that  document  entitled  “ACCESS  TO  NAMES  AND 
FUNCTIONS  OF  COMMISSION  STAFF  GUIDANCE  NOTE
”  with  reference 
                                                 
3 In this sense Access Info’s request for the Commission President’s travel expenses is materially different 
from  the  matters  at  issue  in  the  Rechnungshof  and  Psara  cases  that  the  Commission  cites  in  its  refusal 
decision. 
 
 


 
Ares(2019)4352523, dated 8 July 2019, and provided to Access Info as a result of 
access to documents request GESTDEM 2019/3250. This document was developed 
with the aim “to strike a fair balance between the right of access to documents and 
the  right  to  personal  data  protection
”  in  order  to  determine  whether  the  names  of 
public officials should be provided or redacted in responses to access to documents 
requests. The document concludes that the names of Commissioners, their Cabinet 
Members, and staff in senior positions, namely Secretary-General, Directors-General, 
Directors, can be provided to the public unless very specific circumstances apply.4  
 
For these people (in contrast to other officials), it is not necessary to require that 
requesters establish, either at the initial and at confirmatory stage, the need for and 
public interest in transmitting the personal data (the names). In other words, there 
is no need to apply the tests set out in Regulation 2018/1725.  
 
The  importance  of  the  approach  in  this  Guidance  Note  is  that  it  seems,  quite 
rightly, to consider that the persons holding these high level positions  is in any 
event  known  and  not  relevant.  Hence,  while  everyone  knows  that  Jean-Claude 
Juncker  is  President  of  the  European  Commission,  that  is  not  relevant  here, 
because what is relevant is how taxpayers’ funds were used in association with 
the public activities of the Commission President.  
 
4.  The Commission has failed to consider the specific public interest put forward 
in the request, namely the exercise of the right of access to documents  
 
Without prejudice to the arguments set out in Point 3 above, Access Info here sets 
out  why  it  believes  that  the  Commission  failed  to  properly  and  fully  apply 
Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  23 
October 2018 on the protection of natural persons with regard to the processing of 
personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and on the free 
movement of such data. 
 
You put forward the argument that the data we requested – the name and surname of 
the President of the European Commission associated with data on how specific funds 
were  spent  –  is  personal  data  in  its  nature  under  Article  3(1)  of  Regulation  (EU) 
2018/1725.5 You then recall the Rechnungshof case, which established that “there is 
no reason of principle to justify excluding activities of a professional [...] nature from 
the notion of private life.”6 
 

                                                 
4 This Guidance Note is in line with the type of guidance that can be found at the national level across 
Europe. For instance, the UK Information Commissioner has established that  the seniority of the people 
involved lends itself to a higher level of accountability and responsibility. “Requests for personal data about 
public authority employees” 
https://ico.org.uk/media/for-
organisations/documents/1187/section_40_requests_for_personal_data_about_employees.pdf 
 
5 This personal data, but at no point has the Commission asserted that it is “sensitive” data nor is it a “special 
category” of data as per the preamble of Regulation (EU) 2018/1725. 
6 Judgment of the Court of Justice of 20 May 2003, C-465/00, C-13 8/01 and C-139/01, Rechnungshof v 
Österreichischer Rundfunk and others, EU:C:2003:294, paragraph 73. 
 
 


 
And you support this line of thinking with reference to the Psara judgment, in which 
the  General  Court  affirmed  that  no  automatic  priority  can  be  conferred  on  the 
objective of transparency over the right to protection of personal data, and that “[t]he 
fact that data concerning the persons in question are closely linked to public data on 
those persons […] does not mean at all that those data can no longer be characterised 
as personal data, within the meaning of Article 2(a) of Regulation No 45/2001
.”7 
 
Following its conclusion that all the requested documents fall under the scope of 
Article  4.1.b)  of  Regulation  1049/2001,  the  Commission  then  conducts  an 
analysis using Regulation 2018/1725.  
 
With respect to Article 5 Regulation 2018/1725, which establishes the principles 
relating to the lawfulness of processing, Access Info believes that it is clear that 
both the collection of the data at issue and its potential transfer is lawful in the 
sense that the data was collected to fulfil various tasks established by law. These 
include the financial management, control, and auditing of the expenses, and also 
the proactive publication of the expenses as required by the Code of Conduct with 
the  aim  of  ensuring  transparency  and  accountability  to  the  European  public.8 
Responding  to  access  to  documents  requests  could  well  be  determined  to 
constitute either (a) performance of a task carried out in the public interest or in 
the exercise of official authority vested in  the Union  institution  or body, or (b) 
processing  is  necessary  for  compliance  with  a  legal  obligation  to  which  the 
controller is subject.  
  
Another lawful basis for processing established in Article 5(1)(d) is that “the data 
subject has given consent to the processing of his or her personal data for one or 
more specific purposes.” It seems correct to sustain that the Commissioners are 
not only aware of the processing expenses data – given that they are surely aware 
of the Code of Conduct and the proactive publication of the travel expenses – but 
that they have given their consent in writing. Access  Info is not  informed as to 
whether the Commissioners, in their contracts, in other documents, or in agreeing 
to abide by the Code of Conduct, have to sign a document, but it is possible that 
in doing so they might have signed declarations related to the processing of their 
personal data. We note that this is increasingly common in employment contracts 
across  Europe  following  entry  into  force  on  25  May  2018  of  the  General  Data 
Protection Regulation.  
 
The Commission then considers Article 9 on Transmissions of personal data to 
recipients established in the Union other than Union institutions and bodies.  
 
                                                 
7 Judgment of 25 September 2018, Maria Psara and Others v European Parliament, T-639/15 to T-666/15 
and T-94/16, EU:T:2018:602, paragraphs 91 and 52. 
8 It is noted that, while the Code of Conduct refers to publication of an “overview” of the mission expenses, 
it does not specify  what  such an overview  might contain. There is nothing to prevent the breakdown of 
miscellaneous costs by type being part of such an overview.  
 
 


 
In its examination of Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the Commission 
concludes that Access Info did not convincingly assert, or indeed even omitted to 
put forward, arguments to establish the necessity to have the data transmitted for 
a specific purpose in the public interest.  
 
It  is  here  that  Access  Info  argues  a  failure  to  apply  Regulation  2018/1725 
correctly. It is clear from Paragraph 28 of the Preamble to Regulation 2018/1725 
that “The specific purpose in the public interest could relate to the transparency 
of Union institutions and bodies
.” 
 
Therefore,  a  request  for  access  to  information,  which  would  result  in  greater 
transparency of a Union institution – the Commission in this case – is in and of 
itself a specific purpose in the public interest.  
 
Access Info made requests that clearly stated that they were presented in exercise 
of “the right of access to documents in the EU treaties.” As such we in no way 
failed to put forward one of the most relevant arguments possible: the public’s 
right of access to Union documents and the multiple benefits in the public interest 
that flow from transparency. The Commission, rather, has failed in its decision to 
consider this compelling and specific purpose for processing of personal data.   
We believe that the new legal framework established by Regulation 2018/1725, 
means that the Commission should no longer rely heavily on previous case law, 
such as Volker und Markus Schecke and Eifert,  ClientEarth v EFSA  and Psara 
which  established  that  mere  invocation  of  the  principle  of  transparency  is  not 
sufficient in and of itself to justify the disclosure of a document.  
And  even  if,  with  the  new  legal  framework,  it  might  be  possible  to  require 
requesters  seeking  some  types  of  documents  that  contain  personal  data  to 
demonstrate the specific purpose, we argue that this should not apply with respect 
to requests relating to the spending of public funds. The treaties, the case law of 
the  Court  of  Justice  of  the  European  Union,  and  the  decisions  of  the  European 
Ombudsman clearly point to the principle of maximum possible transparency in 
the spending of public funds. This includes transparency about details of the use 
of public funds, which is what the request at issue is about. Hence these provisions 
establish a prima facie necessity to process and transfer this data. 
This has been confirmed by the European Ombudsman in specific reference to the 
transparency of the Commissioners’ mission expenses, where she stated  in  her 
decision  on  cases  562/2017/THH  and  1069/2017/THH  that  :  “the  Ombudsman 
considers  that  there  is  a  public  interest  in  public  access  to  information  on 
Commissioners’ travel expenses.
”9  
                                                 
9  See  Decision  in  cases  562/2017/THH  and  1069/2017/THH  on  the  Commission’s  handling  of  a  large 
number of requests for access to documents concerning Commissioners’ travel expenses 
https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/106536  
 
 


 
Hence, when it comes to a request of the nature of the one at issue here, which 
seeks  access  to  information  about  the spending of public funds, exercise  of the 
right  of  access  to  documents  should  be  considered  as  a  specific  purpose  in  the 
public interest. There should then be a consideration of the prejudice to legitimate 
interests.  Wherever  such  prejudices  cannot  be  identified,  or  where  the  public 
interest in transparency outweighs them, then the documents should be disclosed.  
5.  There  is  a  strong  and  specific  public  interest  in  Access  Info  receiving  the 
requested document(s).  
In  the  event  that  would  be  held  not  to  be  sufficient  to  invoke  the  principle  of 
transparency and the fundamental right of access to European Union documents 
in  a  case  such  as  this,  Access  Info’s  request  establishes  an  even  more  specific 
purpose, which we set out here.  
Access Info’s pursuance of transparency of travel expenses has the specific goal 
to ensure that there is public scrutiny of the spending of public funds, that there 
can be a fully-informed, evidence-based public debate about how such funds are 
used, and that the public can be confident that public bodies are exercising public 
power and spending public funds in a responsible and appropriate manner.   
Even more specifically, our request is designed to permit us and others, including 
anti-corruption civil society organisations and investigative journalists, to act as 
public  watchdogs.  This  is  something  that  Access  Info  has  pursued  and  has  an 
acknowledged as having achieved over the course of the past five years of work 
on EU-level travel expenses, in addition to our wider track record during well over 
13  years promoting transparency as a tool for defending human rights,  fighting 
corruption, and promoting participation.10  
Furthermore, when Access Info Europe makes requests such as this one via the 
AsktheEU.org  website,  the  data  becomes  available  to  all  members  of  the 
European  (and  indeed  the  global)  public  for  them  to  exercise  their  rights  to 
participation, to engage in public debate, and to hold public bodies accountable. 
 
Such  transparency  is  particularly  in  the  public  interest  at  the  present  time,  in  a 
political context of rising Euroscepticism and with it an ongoing debate about the 
role and functions of Commissioners, as well as more broadly about the salaries 
and  expenses  payments  made  by  European  taxpayers  to  public  officials  in 
Brussels.  Basic information  such as how the Commissioners spend funds, with 
details on how the funds are used, is essential to ensure an informed and accurate 
debate about the way in which Brussels functions. Access Info Europe aims with 
this request to contribute directly and specifically to that public debate, sharing, 
as  we  have  done  in  the  past,  such  information  in  order  to  broaden  and  deepen 
                                                 
10 Access Info Europe was established on 2 October 2006 as a human rights organisation, registered as an 
association with the Ministry of Interior in Spain, with the mission to promote transparency, in particular 
to defend other human rights, to permit public participation, and to promote accountability, and to support 
the fight against corruption. 
 
 


 
understanding of the use of public funds in Brussels, and hence to provide greater 
legitimacy to the work of the European Commission.  
 
As a civil society organisation, Access Info Europe plays a watchdog role akin to 
that of journalists in line with the European Court of Human Rights jurisprudence 
on access to information.11 We therefore have a legitimate interest in obtaining 
information about the use of public funds – this request forms part of that line of 
enquiry – and we warrant similar protections as the press.12  
 
The denial of this request would adversely affect our ability to exercise our role 
as  a  public  watchdog,  subsequently  breaching  not  only  the  right  of  access  to 
documents (Article 15 of the TFEU and Article 42 of the Charter of Fundamental 
Rights of the European Union) but also our right to  freedom of expression and 
information in Article 11 of the Charter of Fundamental Rights of the EU, which 
is analogous to Article 10 of the European Convention on Human Rights.  
 
The  European  Court  of  Human  Rights  has  established,  through  a  series  of 
judgments, that the right of access to information is particularly strong for public 
watchdogs such as journalists and civil society human rights organisations.  
Denying  us  this  information  is  impeding  us  in  carrying  out  this  important 
watchdog  function,  something  that  the  European  Court  of  Human  Rights  has 
established is an interference with freedom of expression and information.  
“As the applicant was obviously involved in the legitimate gathering of 
information  of  public  interest  with  the  intention  of  imparting  that 
information  to  the  public  and  thereby  contributing  to  the  public  debate, 
there has been an interference with its right to freedom of expression”13  

The  Strasbourg  Court  has  stated  that  public  bodies  cannot  “allow  arbitrary 
restrictions which may become a form of indirect censorship”.14 
Given that the 
data that we are requesting warrants no special protection, and that there is a public 
interest to disclosure, in denying us access to this information, the Commission is 
creating  barriers to  the exercise of freedom  of expression and information.  The 
European Court of Human Rights has made clear that there is a positive obligation 
to eliminate such obstacles:  
The  State’s  obligations  in  matters  of  freedom  of  the  press  include  the 
elimination of barriers to the exercise of press functions where, in issues 

                                                 
11 See, inter alia, the case of Társaság a Szabadságjogokért v. Hungary, App. No. 37374/05, ECHR,  14 
April 2009 
12 Youth Initiative for Human Rights v. Serbia, App. No. 48135/06, ECHR , 25 June 2013, para 20 
13 Youth Initiative for Human Rights v. Serbia, App. No. 48135/06, ECHR , 25 June 2013, para 24 
14  Társaság a Szabadságjogokért v. Hungary, App. No. 37374/05, ECHR, 14 April 2009, para 27 
 
 

10 
 
of  public  interest,  such  barriers  exist  solely  because  of  an  information 
monopoly held by the authorities”. 15 

In conclusion, given that transparency is needed for us to carry out our watchdog 
activities, to contribute to public debate, and be able to make informed decisions 
on  our  elected  representatives,  there  is  a  strong  and  specific  purpose  to 
transparency of the spending by public officials of public funds.  
6.  The  Commission  failed  to  establish  that  any  data  subject’s  legitimate 
interests might be prejudiced 
 
Once the public interest has been established, the Commission will be obliged to 
apply the balancing test ensuring that the principle of proportionality is taken into 
account,  to  determine  whether  release  of  the  data  would  indeed  prejudice 
legitimate interest. 
 
There is nothing in the refusal decision to demonstrate that the Commission did 
indeed carry out such balancing. Nor is there any evidence in your decision that 
you have examined in detail the nature or scale of the harm that would be caused 
to  the  person  whose  private  personal  data  you  assert  that  you  are  protecting 
(President Juncker in this case).  
 
The Court of Justice has ruled that the assessment of harm to a protected interest 
should be done so as to demonstrate how the protected interest would be actually 
and specifically undermined by release of the documents.  
The Court of Justice has also established that, given the need for accountability 
and transparency of public authorities, there exists some expectation of disclosure 
of personal data among public officials:  
public figures have generally already accepted that some of their personal 
data  will  be  disclosed  to  the  public,  and  may  even  have  encouraged  or 
made  such  disclosure  themselves.  It  is  necessary  therefore  to  take  that 
environment  into  account  when  assessing  the  risk  of  the  legitimate 
interests of public figures being prejudiced in the context of the application 
of Article 8(b) of Regulation No 45/2001, and in weighing those interests 
against the necessity of transferring the personal data requested.16 

The Court has furthermore made a distinction between the “public sphere” of a 
political or public person and his or her “private sphere”:  
in weighing up the interests engaged, the legitimate interests of the MEPs 
who  are  members  of  the  additional  pension  scheme,  which  fall  into  the 
public  sphere  of  those  MEPs,  must  be  subject  to  a  lesser  degree  of 

                                                 
15  Társaság a Szabadságjogokért v. Hungary, App. No. 37374/05, ECHR, 14 April 2009, para 36 
16 Case T-115/13 Dennekamp v European Parliament (Dennekamp II) EU:T:2015:497, para 119 
 
 

11 
 
protection than that which, following the logic of Regulation No 45/2001, 
would be enjoyed by the interests falling into their private sphere.17 

As previously noted, given the Code of Conduct and multiple other transparency 
initiatives by the Commission (such as publicity of information about meetings 
between senior officials and interest groups), the Commissioners will have a high 
expectation  that  their  personal  data  (meaning  in  this  case  only  their  names,  no 
more) will be made public associated with their public activities.  
 
The  Court  has  further  made  clear  that  even  in  the  old  regime  or  Regulation 
45/2001,  and  without  full  balancing  being  given  to  the  right  of  access  to 
documents,  it  is  not  permissible  to  operate  on  a  presumption  in  favour  of 
protection of personal data:  
 
While Regulation No 1049/2001 does indeed provide for an exception to 
the right of access to documents where disclosure would risk undermining 
the privacy or the integrity of the individual, thus making Regulation No 
45/2001 applicable, that does not have the effect of creating a presumption 
in  favour of  the legitimate interests of  persons whose personal data  are 
protected by the latter regulation. 

 
Furthermore,  as  argued  in  Point  3  above,  the  information  being  sought  here  is 
even less about the individual, and more about the institution of the President of 
the European Commission, which significantly minimises any potential that harm 
could be caused to an individual by revealing information of this nature, and is, 
we would argue, not sufficient to override the public interest in receiving this data.  
 
7.  The Commission failed to apply Article 9(3) of Regulation 2018/1725  
Article 9(3) of Regulation 2018/1725 requires that “Union institutions and bodies 
shall reconcile the right to the protection of personal data with the right of access 
to documents in accordance with Union law.” 
 
This  is  an  important  provision  which  goes  somewhat  to  redressing  the  balance 
between  the  right  of  access  to  information  and  the  right  to  personal  data 
protection.  It  should  be  recalled  that  Regulation  1049/2001  on  access  to 
documents was adopted in 2001, some years before the Lisbon treaty came into 
force,  and  hence  prior  to  the  full  recognition  of  a  right  of  access  to  European 
Union documents, as set out in Article 15 of the Treaty on the Functioning of the 
European Union (TFEU) and Article 42 of the Charter of the Fundamental Rights 
of the European Union (the Charter).  
 
Article  15  of  the  TFEU  establishes  a  legally  binding  obligation  on  the  Union 
bodies to conduct their work as “openly as possible” and be transparent in order 
to promote “good governance and ensure the participation of civil society”. This 
                                                 
17 Case T-115/13 Dennekamp v European Parliament (Dennekamp II) EU:T:2015:497, para 124 
 
 


12 
 
Article also establishes that European citizens and residents “shall have a right of 
access to documents of the Union's institutions, bodies, offices and agencies.” 
 
Regulation  1049/2001,  adopted  as  it  was  in  2001,  defers  to  privacy  and  data 
protection  which,  at  the  time,  were  seen  as  stronger  rights.  Since  2001  all  the 
international human rights bodies, including the European Court of Human Rights 
(from  2009  onwards),  the  UN  Human  Rights  Committee  (in  2011),  the  Inter-
American Court of Human Rights (in 2006) as well as an increasing number of 
constitutions  around  European  and  globally,  recognise  the  right  of  access  to 
information as a fundamental right – not an absolute right, but a fundamental one.  
The  Commission  should  therefore  have  taken  Article  9(3)  of  Regulation 
2018/1725  into  consideration,  including  when  assessing  the  legitimacy  of 
processing and the public interest in its consideration of Article 5 and 9(1)(b), as 
we  set  out  above.  We  now  respectfully  urge  the  Commission  to  give  due 
consideration to Article 9(3).  
In  conclusion,  Access  Info  Europe  calls  on  the  Commission  thoroughly  to  review  the 
refusal  to  provide  the  requested  documents,  full  and  adequately  taking  the  above 
arguments and reasoning into account. 
 
Please  do  not  hesitate  to  contact  me  should  you  require  any  clarifications  on  this 
confirmatory application. 
 
Yours sincerely  
 
 
Helen Darbishire  
Access Info Europe