This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Avramopoulos meetings'.



Ref. Ares(2019)4502667 - 12/07/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL 
REGIONAL AND URBAN POLICY 
 
  Political and Inter-Institutional Coordination, Strategic Management, and Document Management 
Brussels,  
REGIO.01/GF 
By  registered  letter  with  acknowledgment 
of receipt  

Advance copy by email: 12/07/2019 
Dear Mr. Stahl, 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2019/3673 
 
We  refer  to  your  e-mail  dated  17/06/2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 27/06/2019 under the above mentioned reference number. 
You  request  access  to:  “all  documents  related  to  the  09-01-2018  meeting  between 
Commissioner  Corina  Creţu  and  Citigroup  Inc.,  including  but  not  limited  to  minutes, 
(hand-written) notes, audio recordings, verbatim reports, e-mails, and presentations”. 
Your application concerns the following documents: 
Ares(2017)4645558  –  [Request  for  a  short  meeting  with  a  RO  Director  in  Citibank 
Europe BE Branch who met the C'er at the "Europe Together" event in Valencia, ES, on 
15/09/2017] 
Ares(2017)5842856  -  re:  [Request  for  a  short  meeting  with  a  RO  Director  in  Citibank 
Europe BE Branch who met the C'er at the "Europe Together" event in Valencia, ES, on 
15/09/2017] 
We enclose a copy of the documents requested. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.   
 
Mr. Joerg Stahl 
Praça Ilha do Faial 7, 1º Dto. 
1000-168, Lisboa 
Portugal 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: BU-5 03/186 - Tel. direct line +32 229 80566 
 

The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard  to  the  processing  of  personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’).  
Some  of  the  documents  to  which  you  request  access  contain  personal  data,  in  particular 
names, signatures, functions, telephone and fax numbers, email addresses and photos.  
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice 
has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or  effect,  is 
linked to a particular person is to be considered as personal data.2  
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)3, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable4. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if  
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various competing interests’.  
Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing  constitutes  lawful  processing  in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  the  European  Commission  has  to 
examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests.  
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994. 
3  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08  P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd, 
EU:C:2010:378, paragraph 59. 
4 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing 
of personal data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data, the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725. 



Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.   
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
disclosure of the personal data concerned.  
In  case  you  would  disagree  with  the  assessment  that  the  redacted  data  are  personal  data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on the 
protection of personal data, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of Regulation 
(EC)  No  1049/2001,  to  submit  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to 
review this position.  
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address:  
European Commission  
Secretariat-General  
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’   
BERL 7/076  
B-1049 Bruxelles, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 
Yours faithfully, 
(e-signed) 
Gabriella FESUS 
Head of Unit 

Electronically signed on 12/07/2019 10:46 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563