This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Travel Expenses DG ENV Directors'.



 
Ref. Ares(2019)4845875 - 25/07/2019
 
EUROPEAN COMMISSION 
 
OFFICE FOR THE ADMINISTRATION AND PAYMENT OF INDIVIDUAL ENTITLEMENTS 
 
 
 The Acting Director 
 
 
 
 
 
             
Brussels, 
 
 
Mr D. Espinosa 
 
 
 
 
 
 
 
Access Info Europe 
Calle Cava de San Miguel 8, 4c 
 
 
 
 
 
 
 
28005 Madrid, Spain 
 
E-mail: 
ask+request-6996-
xxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents under Regulation (EC) No 
1049/2001 - GESTDEM 2019/3656 

Dear Mr Espinosa, 
We  refer  to  your  email  dated  19.06.2019,  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 25.06.2019 under the above-mentioned reference number.  
You request access to documents which contain information on the travel expenses of the 
Director  General  Daniel  Calleja  Crespo  and  of  the  Deputy  Director  General  Joanna 
Drake for the period 1 January 2017 to 31 December 2018 inclusive. 
More  specifically,  you  seek  to  obtain  documents  that  contain,  for  each  of  the  trips,  the 
following information:  
- Place of origin and destination, and the amount spent on travel or transportation; 
- Exact dates and duration of the trip;  
- Amount spent on accommodation;  
- Amount spent on subsistence;  
- Other information, such as possible miscellaneous costs. 
 
You also request that if the travel was by air taxi and a team of people were travelling, to 
have documents with details on the other travellers (at a minimum, names and job titles). 
The Commission has identified the mission costs summary fiches relating to the official 
missions of Mr Calleja Crespo and of Mrs Drake carried out during the period 1 January 
2017 to 31 December 2018 inclusive as falling under the scope of your request. 
 
 
European Commission - B-1049 Brussels – Belgium - Telephone: (32-2) 299 11 11 
Office: MERO 09/P074- Telephone: direct line (32-2) 295 27 99   
 
E-mail: xxxxxxxx.xxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
Having  examined  your  request  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
regarding public access to documents, I regret to inform you that  access to the documents 
requested cannot be granted, as disclosure is prevented by an exception to the right of access 
laid down in Article 4 of this Regulation. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data.  
 
The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European 
Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the  protection  of  natural  persons 
with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and 
agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 
and Decision No 1247/2002/EC1 (‘Regulation 2018/1725’). 
 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)2, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable. 
 
The  mission  cost  data  of  a  Director  General  and/or  Deputy  Director  General  of  the 
Commission, to which you request access, are undoubtedly personal data in the meaning 
of  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  which  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. 
 
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof)3, there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life.
 
 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies 
if    ‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance  with  the  requirements  of  Article  5  of  Regulation  2018/1725,  can  the 
transmission of personal data occur.  
 
                                                 
1 Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
2  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
3  Judgment of the Court of 20 May 2003 in joined cases C-465/00, C-138/01 and C-139/01, preliminary   
rulings in proceedings between Rechnungshof and Österreichischer Rundfunk, paragraph 73. 
 



 
You  have  not  put  forward  any  arguments  supporting  the  necessity  of  disclosing  any  of 
the  above-mentioned  personal  data.  I  also  refer  to  the  Strack  case,  where  the  Court  of 
Justice  ruled  that,  if  an  applicant  does  not  substantiate  the  need  for  obtaining  access  to 
personal  data,  the institution does  not  have to  examine by itself the existence of a need 
for transferring such data4.  
Nevertheless, please allow me to emphasise that the travel costs of Commission staff are 
subject  to  the  audit  and  control  procedures  established  by  the  EU  Treaties,  and  that  a 
Director General and a Deputy Director General are not public office holders. 
 
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
 
In case you would disagree with the assessment that the withheld data are personal data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on 
the  protection  of  personal  data,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation 1049/2001, to make a confirmatory application requesting the Commission to 
review this position. 
 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours sincerely, 
 
         (e-signed) 
Giuseppe Scognamiglio 
                                                 
4  Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014  in  case  C-127/13 P,  Strack  v  Commission
(ECLI:EU:C:2014:2250), paragraph 106. 

Electronically signed on 24/07/2019 17:25 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563