This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'EFF and EMFF-communication'.



 
Ref. Ares(2019)5438258 - 28/08/2019
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MARITIME AFFAIRS AND FISHERIES 
 
 
  The Director-General 
Brussels,  
MARE/C2/KVE/Ares (2019) 
Mr Thomas Spekschoor 
155, Rue de la Loi 
1040 Brussels 
Belgium 
 
By registered letter with 
acknowledgment of receipt 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2019/4062 
Dear Sir, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  12  July  2019  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 15 July 2019 under reference number Ares(2019)4548564. You 
request  access  to  the  communication  between  the  Netherlands  and  the  European 
Commission  on  the  European  Fisheries  Fund  (EFF)  and  the  European  Maritime  and 
Fisheries Fund (EMFF) between 2014 and the date of your request.  
Following  the  letter  from  DG  MARE’s  legal  unit  dated  19  July 2019,  looking  for  your 
agreement on a fair solution in order to reduce the scope of the request, you replied on 25 
July 2019 by asking for “all documents on 'deficiencies detected in the EFF and EMFF 
management and control system in the Netherlands' between 2010 and now. 
“ 
With  the-mail  of  2  August  2019  (Ares  (2019)  5058074),  DG  MARE’s  legal  unit 
informed  you  of  the  remaining  practical  problems  to  fulfil  this  amended  request  and 
therefore proposed to narrow down the scope of your request. 
You have not replied to this proposal. We have therefore, as announced in our e-mail of 2 
August, taking into account the specific interest you have indicated and considering that 
your original request concerned the period from 2014 onwards, decided to narrow down 
the  scope  of  your  request  and  to  answer  to  you  only  on  the  communication  concerning 
the EMFF. 
Since some of the documents concerned originate from a third party, the originator of the 
documents has been consulted. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
Office: J-99 05/014 - Tel. direct line +32 229 96310 
 

 
The Netherlands, author of one of the documents sent to the Commission (on the issue of 
interruption of payments), has objected to disclosure of this document and has motivated as 
follows: 
Article  4(2),  third  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  "[t]he 
Institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection of […] the purpose of inspections, investigations and audits […] unless there 
is an overriding public interest in disclosure"
.  
Release  of  this  document  would  clearly  undermine  the  protection  of  the  ongoing 
procedure  covering  the  partial  interruption  of  the  payment  deadline  for  the  EMFF,  as 
such  a  release  would  pose  a  real  and  reasonable  foreseeable  risk  to  the  serenity  and 
neutrality of this procedure and might subject them to undue possible external pressure. 
Having examined the other documents requested under the provisions of Regulation (EC) No 
1049/2001 regarding public access to documents and taking into account the opinion of the 
third party, I regret to inform you that access cannot be granted, as disclosure is prevented by 
an exception to the right of access laid down in Article 4 of this Regulation.  
 
Following the Dutch letter mentioned above, the European Commission has sent a follow-up 
letter  to  the  Dutch  Authorities.  Since  the  Commission  letter  refers  mainly  to  the  content  of 
the Dutch letter, which should not be disclosed, and the investigation on the subject-matter is 
still  on-going,  the  Commission  considers  that  disclosure  of  its  follow-up  letter  would 
undermine the protection of the purpose of the ongoing investigation. Indeed, disclosure of 
the  document  now  would  affect  the  climate  of  mutual  trust  between  the  authorities  of  the 
Member  State  and  the  Commission,  which  is  required  to  enable  them  to  resolve  the  case. 
Therefore,  the  exception  laid  down  in  Article  4(2)  third  indent  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 applies to this document.  
The exception laid down in this Article applies unless there is an overriding public interest in 
the  disclosure  of  the  document.  However,  we  have  also  not  been  able  to  identify  any  other 
public interest that could override the public interest protected.  
In  accordance  with  Article  4(6)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  I  have  considered  the 
possibility  of  granting  partial  access  to  the  documents  requested.  However,  for  the 
Commission  document,  no  meaningful  partial  access  is  possible  without  undermining  the 
interests described above. Thus, I have concluded that the Commission document is covered 
in its entirety by the invoked exception to the right of public access. 
 
Therefore your application concerns the following documents: 

Ares(2016) 7165715, Ares(2017) 615973, Ares(2017) 1995339, 
Ares(2017) 3785603, Ares(2017) 5968281, Ares(2019) 714886, 
Ares(2018) 5935666, Ares(2018) 6421835, Ares(2018) 773868, 
Ares(2019) 268131, Ares(2019) 919993. 
You  will  find  enclosed  a  redacted  copy  of  the  documents  requested.  You  may  reuse  the 
documents  produced  by  the  Commission  free  of  charge  for  non-commercial  and 
commercial purposes, provided that the source is acknowledged and that you do not distort 
the original meaning or message of the document. Please note that the Commission does not 
assume  liability  stemming  from  the  reuse.  Documents  received  by  the  Commission  from 
third  parties  are  disclosed  for  information  only.  They  do  not  reflect  the  position  of  the 
Commission and cannot be quoted as such. 


 
Please  note  that  some  of  the  documents  to  which  you  request  access  contain  personal 
data, in particular names, functions and handwritten signatures. 
Pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document has to 
be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the  individual,  in  particular  in  accordance  with  European  Union  legislation  regarding  the 
protection of personal data1. 
Indeed, Article 3(1) of Regulation (EU) 2018/1725 provides that personal data ‘means any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice 
has  specified  that  any  information,  which  by  reason  of  its  content,  purpose  or  effect,  is 
linked to a particular person is to be considered as personal data.2 
Please note in this respect that the names, signatures, functions, telephone numbers and/or 
initials pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data3. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a 
request  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data,  the  Data  Protection 
Regulation becomes fully applicable.5 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be 
transmitted to recipients established in the Union other than Union institutions and bodies if 
‘[t]he  recipient  establishes  that  it  is  necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific 
purpose in the public interest and the controller, where there is any reason to assume that the 
data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it is proportionate to 
transmit the personal data for that specific purpose after having demonstrably weighed the 
various  competing  interests’.  Only  if  these  conditions  are  fulfilled  and  the  processing 
constitutes lawful processing in accordance with the requirements of Article 5 of Regulation 
2018/1725, can the transmission of personal data occur. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) 2018/1725, the European Commission has 
to examine the further conditions for a lawful processing of personal data  only if the first 
condition is fulfilled, namely if the recipient has established that it is necessary to have the 
data transmitted for a specific purpose in the public interest. It is only in this case that the 
European  Commission  has  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
                                                 
1  Regulation  (EU)  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  23  October  2018  on  the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, 
offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and 
Decision No 1247/2002/EC (OJ L 205 of 21.11.2018, p. 39). 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter 
Nowak  v  Data  Protection  Commissioner,  request  for  a  preliminary  ruling,  paragraphs  33-35, 
ECLI:EU:C:2017:994. 
3  Judgment  of  the  General  Court  of  19  September  2018  in  case  T-39/17,  Port  de  Brest  v  Commission, 
paragraphs 43-44, ECLI:EU:T:2018:560. 
4  Judgment  of  29  June  2010  in  Case  C-28/08 P,  European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  Co.  Ltd
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament 
and of the Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of 
personal  data  by  the  Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the 
principles  set  out  therein  are  also  applicable  under  the  new  data  protection  regime  established  by 
Regulation 2018/1725.  



 
subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the  affirmative,  establish  the 
proportionality of the transmission of the personal data for that specific purpose after having 
demonstrably weighed the various competing interests. 
In your request, you do not put forward any arguments to establish the necessity to have the 
data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest.  Therefore,  the  European 
Commission  does  not  have  to  examine  whether  there  is  a  reason  to  assume  that  the  data 
subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate 
interests of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal 
data reflected in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public 
disclosure would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason 
to think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by 
disclosure  of  the  personal  data  concerned.  As  to  the  handwritten  signatures  contained  in 
some  documents,  which  are  biometric  data,  there  is  a  risk  that  their  disclosure  would 
prejudice the legitimate interests of the persons concerned. 
In case you would disagree with the assessment that the redacted data are personal data 
which can only be disclosed if such disclosure is legitimate under the applicable rules on 
the  protection  of  personal  data,  or  if  you  would  disagree  with  the  above  mentioned 
reduction  of  the  scope,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
(EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the Commission to 
review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15  working  days  upon 
receipt  of  this  letter  to  the  Secretariat-General  of  the  Commission  at  the  following 
address: 
European Commission 
 
Secretariat-General 
 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully,  
(e-signed) 
João AGUIAR MACHADO 
 

Electronically signed on 28/08/2019 09:52 (UTC+02) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563