This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Details of meetings with the tobacco industry'.


 
Ref. Ares(2019)6526326 - 22/10/2019
Annex: List of documents pertaining to request 
 
1   
All 
Minutes Annual meetings 2018 (pp.1-4) 
22/11/2018  Ares(2018)6413235 
 
Note for the file 
Subject: Annual meeting with the three cooperating tobacco manufacturers, Brussels 22 November 2018,  
 
Imperial Tobacco (ITL), (pp.1-2) 
The  Chair  acknowledged  the  impact  which  the  upcoming  implementation  of  the  track  &  trace  and  security 
feature requirements under the EU's Tobacco Products Directive (which will be applicable as of 20 May 2019) 
would have on the related provisions under the cooperation agreement. 
The Chair expressed trust that a satisfactory solution for all stakeholders would be found soon and declared 
that  the  Commission  was  working  to  update  the  implementation  the  Tobacco  Agreements  in  line  with  the 
requirements of the Tobacco Products Directive implementing provisions on traceability. 
On  Tracking  and  Tracing,  ITL  indicated  that  significant  investment  and  resource  is  required  to  support  the 
development of a new T&T architecture. The company had questions about the additional benefits which T&T 
provides  to  the  EU.  ITL  signalled  that  providing  tracking  equipment  to  all  economic  operators  involved  in 
tobacco trade requires considerable economic effort  and that it will be difficult to guarantee the delivery of 
solutions on time due to the number of parties involved. At the same time the company declared that they are 
committed to meet the EUTPD implementation deadline. 
 
Japan Tobacco International (JTI), (pp.2-3) 
The Chair underlined that the Commission its doing its best to ensure that the upcoming implementation of 
the track & trace and security feature requirements under the EU's Tobacco Products Directive will not hinder 
the companies' current level of cooperation with OLAF and Member States. 
On T&T, JTI referred to the perceived delays in  some Member  States and suppliers  (UIDissuers), issues with 
access to secondary repository, monitoring their second line customers and the difficulty to implement Annex 
6 of the Agreement (countries outside the EU required to T&T) countries. 
 
British American Tobacco (BAT), (p.4) 
The  Chair  acknowledged  the  impact  which  the  upcoming  implementation  of  the  track  trace  and  security 
feature requirements under the EU's Tobacco Products Directive (whichwill be applicable as of 20 May 2019) 
would have on the related provisions under the cooperation agreement. 
The Chair expressed trust that a satisfactory solution for all stakeholders would be found soon and declared 
that  the  Commission  was  working  to  update  the  implementation  the  Tobacco  Agreements  in  line  with  the 
requirements of the Tobacco Products Directive implementing provisions on traceability. BAT referred to the 
main issues the company is facing (as well as their implications) in view of adapting the track and trace systems 
to the requirements under the Tobacco Products Directive. 
 
 
2  JTI 
Report on meeting with JTI representatives (p.1) 
08/05/2019 
Ares(2019)5332826 
Venue and date: Brussels, OLAF 8 May 2019 
OLAF met with JTI to discuss implementation of their tracking and tracing obligations under 
the 2007 tobacco agreement in light of the legal requirements arising from the EU Tobacco 
Products Directive as well as relevant global tracking and tracing regimes. 
 
Issues  discussed – Implemetation Tracking and Tracing: 
JTI outlined their manufacturing and distribution processes and how they are implementing their tracking and 
tracing  obligations.  They  outlined  some  complexities  related  to  Unique  Identifiers,  ID  issuers  and  reporting 
transactional information. They also expressed concern whether distributors and wholesalers will be ready to 
meet their obligations as of 20 May 2019. 
JTI raised the issue that as there will soon be tobacco products in circulation with, and without, tracking and 
tracing markings (no markings needed if manufactured/imported prior to 20 May 2019). It remains to be seen 
how this will play out in practice during the first months of the traceability system. 

 

 
 
 

JTI 
JTI's message to OLAF on T&T  
29/01/2019   Ares(2019)551570 
 
Subject: FW: EU Track and Trace system 
Attachments: M letter on T&T.PDF 
 
Thank  you  for  your  letter.  Under  the  new  TPD2  T&T  system  JTI  will  not  have  access  to  any  track  and  trace 
information after our first customer. 
In specific response to your question, the above is  a bit different from your reference to the "factory floor," 
because  we  have  different  distribution  structures  in  the  various  28  Member  States  (e.g.,  in  some  Member 
States we have a single distributor, while in others we distribute to retail ourselves and have visibility of our 
products  from  the  factory  floor  to  as  long  as  the  product  remains  in  our  possession).  Nevertheless,  in  any 
scenario,  once  the  product  leaves  our  possession  we  have  no  current  permission  or  agreements  to  capture 
subsequent  track  and trace data  from our customers, their subsequent  customers, wholesalers, distributors, 
retail, etc. 
I trust this is responsive to your question, but please don't hesitate to contact me for any followup. In addition, 
has reminded me that we had discussed getting JTI's technical experts together with the EU's technical experts 
in  the  first  few  months  of  2019,  so  I  look  forward  to  supporting  this  if  you  feel  it  would  benefit  the  EU's 
approach. 
Best regards, 
 

JTI 
OLAF's letter to JTI on T&T 
28/01/2019  Ares(2019)464111  
 
I wish to follow-up to our meeting on 18 October 2018 at which we also reflected on possible 
adjustments  to  the  way  that  the  2007  IT  International  Cooperation  Agreement  between  the  European 
Community and the Participating Member States is applied in light of legislative developments. 
In  this  regard  I  would  wish  to  clarify  one  particular  aspect  which  is  relevant  to  our  IT  system  design  in 
implementing these adjustments. This is also a matter which has been raised with us by public authorities in 
the EU. 
Concretely,  I  would  wish  to  understand  better  whether  you  as  manufacturer,  in  implementing  the  new  EU 
track and trace system under the 2014 Tobacco Products Directive, will have in practice any visibility of track 
and trace data outside your respective factory floors, and if so, to which data elements. 
Thank you in advance for this information. 
 
5  JTI 
JTI note Tobacco Products Directive and Track & Trace  22/11/2018  Ares(2018)6244711  
 
Re: Tobacco Products Directive and Track & Trace 
As I mentioned during our meetings on June 21, 2018 and October 18, 2018, please take note that JTI will now 
begin  to  experience  periodic  interruptions  in  our  original  track  and  trace  program  that  was  developed  and 
implemented  pursuant  to  the  December  2007  Cooperation  Agreement  between  the  EU  and  JTI.  These 
interruptions  are  due  to  the  mandatory  preparations  in  order  to  comply  with  the  new  legal  obligations  for 
track and trace set forth in Tobacco Products Directive 
2014/40/EU and Commission Implementing Regulation (EU) 2011574 (TPD2). 
As discussed, we are trying our best to keep these interruptions to an absolut  minimum, but due to capacity 
issues and mandatory technical changes, these commercially reasonable interruptions cannot be avoided and 
will continue until the new TPD2 track and trace has been implemented by the EU. 
We thank you for your kind understanding of the above and please do not hesitate to 
contact me with any questions you may have. 
 
 

 

 
6  JTI  Report on the meeting with JTI on Tracking and Tracing  (pp.1-2)  21/06/2018  Ares(2018)3529793  
 
Note to the file 
Subject: Report on the meeting with JTI on Tracking and Tracing 
 
I. General information 
Venue and date: OLAF Headquarters; 21 June 2018. 
Participants: JTI, OLAF D.4 
 
II. Backqround 
OLAF has called in June 18 for a round of meetings with the three Tobacco Manufacturers with whom the EU 
presently  has  Tobacco  Cooperation  Agreements.  In  the  specific  case  of  JTI,  this  is  a  follow-up  meeting  to 
previous discussion on T&T under the TPD held at the company's request on 4 April 18. 
 
III. Obiective 
The  purpose  of  the  meeting  with  JTI  was  to  get  some  feedback  from  the  company  on  their  views  on  the 
possible effects of the upcoming implementation of the track & trace and security feature requirements under 
the EU's Tobacco Products Directive (which will be applicable as of 20 May 2019) on the company's compliance 
with the obligations under the existing Agreement. 
 
IV. Issues raised by ]TI 
Like in the previous meeting on the subject, JTI stated that the new EU system is disruptive, costly and full of 
uncertainties. JTI had already flagged concerns about how lack of access to seizure data under the future TPD 
system would prevent them from fully complying with their obligations under the Agreement. OLAF took note 
of these concerns. 
JTI announced that the company might have problems to run two systems in parallel, one for the markets in 
which  the  TPD  rules  will  be  applicable  and  another  one  for  the  remaining  markets.  For  that  reason,  the 
company  first  stated  that  they  envisage  requesting  a  moratorium  with  regard  to  their  track  and  tracing 
obligations  in  third  countries  under  Annex  6.  OLAF  indicated  that  that  would  be  very  difficult  to  accept  and 
enquired about the cost of merely continuing the existing tracking and tracing system for those countries for 
the remaining few years that the Agreement would run. JTI then clarified that they had not yet assessed the 
cost  of  continuing  tracking  and  tracing  in  those  countries  and  would  revert  on  this  issue  during  the  second 
semester. At the request of OLAF, JTI will send a notification with details on the company's plan and the period 
for which they will need extra-time for complying with the new rules. 
 
V. Way forward 
OLAF proposed to continue a dialogue on this matter with all the stakeholders. 
JTI will conduct an impact assessment on the feasibility of transfer to the new system and will inform OLAF of 
results. 
 

JTI 
Report on the meeting with JTI  (pp.1-2) 
04/04/2018  Ares(2018)1831336  
 
Note to the file 
Subject:
 Report on the meeting with JTI 
 
I. General information 
Venue and date: OLAF Headquarters; 
Participants: JTI; OLAF D4: 
 
II. Background 
Under  the  current  track  and  trace  system  set  up  in  the  Agreements  with  Tobacco  manufacturers  with  the 
Commission and MS, the companies carry out a comprehensive T§T system which allows them full control of 
the supply chain. The system will not exist any longer with the new rules. 
Articles  15  and  16  of  the  Tobacco  Products  Directive  2014/40/EU  (TPD)  provide  for  EUwide  systems  of 
traceability  and  security  features  for  tobacco  products  to  address  the  issue  of  illicit  trade.  The  systems  of 

 

 
traceability and security features must  be in place by  20 May 2019 for cigarettes and roll-your-own tobacco 
and 20 May 2024 for all other tobacco products. 
Under the new traceability system relevant economic operators involved in tobacco trade will be required to 
record the movements of these packets throughout the supply chain and transmit the related information to 
an independent  provider (data storage contracts to  be approved by the  Commission).  The data  will then be 
made accessible to the authorities of EU countries and to the Commission for enforcement purposes 
 
III. Issues discussed 
The meeting was arranged at the request of JTI under article 9.3 of the EU-JTI Cooperation Agreement to raise 
the  company's  concerns  on  how  the  upcoming  implementation  of  the  track  &  trace  and  security  feature 
requirements  under  the  EU's  Tobacco  Products  Directive  could  affect  the  manufacturers'  current  level  of 
cooperation with OLAF and Member States. 
JTI  made a  presentation (attached) to draw OLAF's attention on the potential problems  the company would 
face if the Commission would decide not to give reading access to data in relation to the new track and trace 
system in order to fulfil the manufacturers' obligations. 
JTI representatives claim that although there is no problem with the wording of the legislation a Commission's 
decision on possible access to the main repository has not been made yet. In case they would not have reading 
access to the main repository, (leaving  aside the high costs of the new system for the company) they would 
not be able to comply with their current obligations under the existing Tobacco Cooperation Agreement. 
Other issues related to the  new legislating on track and trace raised by JTI include their  ongoing obligations 
with respect to seizures and seizure responses; DTI's future communications with OLAF related to seizures and 
OLAF and the Member States potential new processes following seizures and inspections. 
 
IV. Wav forward 
OLAF proposed to continue a dialogue on this matter with all the stakeholders. 
 
 

JTI 
Certificate of compliance 2016 (p.2) 
27/03/2017 
Ares(2017)1788107 
 
 
 
 
 
 
 
 
Tracking & Tracing (T&T) Update: 
• JTC has implemented second level tracking in Kyrgyzstan 
• JTC invested in pack level tracking for some International Japan Tobacco Trademarks in its 
Spain,  Canary  Islands  and  Andorra  markets,  as  well  as  pouch  level  tracking  of  some  of  JTI's  roll-your-own 
products manufactured in Poland. 
• In reference to JTC’s request dated 25 October 2016 and OLAF’s response dated 3 November 2016 regarding 
UK  consumer  facing  multipacks  and  legislation  change,  JTC  produced  76.5  million  such  cigarettes  as  of 
February 2017 and are expecting to produce 265 million additional cigarettes. After that, JTI expects that the 
necessary  equipment  will  be  fitted  and  ready  for  regular  T&T  application.  This  volume  represents 
approximately 3% of JTC’s total cigarette volume in the UK. 
Geneva, March 27, 2017 
 
 

BAT 
Annual Compliance letter BAT 2019 (p.5)  19/07/2019 
Ares(2019)4753092 
 
 
Subject: British American Tobacco 2019 Annual Compliance Letter 
 
2. Track and Trace technology implementation 
All three tranches of Track and Trace implementation have been completed successfully. All countries covered 
by the EUCA Track and Trace requirements are now fully compliant. BAT continue to enhance Track and Track 
system in countries covered by EUCA. 
i. Russia - we implemented pack level Track and Trace system which has been operational since June 2019; 
ii. Ukraine - we implemented Subsequent Customer Tracking in 35 depos of our biggest customer Tedis. This 
system  has  been  operational  since  March  2019.  We  are  currently  in  the  process  of  upgrading  the  existing 
system from outer to pack level. This functionality will go-live in September 2019. In addition, we are planning 
to cover the remainder of customer universe with Subsequent 

 

 
Customer Tracking by the yearend, which currently represents approximately 20% of the trade universe. 
iii.  Moldova  -  we  are  in  the  process  of  implementing  Track  and  Trace  system  at  pack  level  which  will  be 
operational as of September 2019. 
iv. UAE - we introduced pack level Track and Trace system which has been operational since January 2019. 
TPD 2019 Track and Trace requirements and now fully satisfied as of May 2019. 
 
10  BAT  Issues related to the annual letter of compliance (p.3)   01/08/2018  Ares(2018)4084574; 
 
1 August 2018 
Subject: Issues related to the annual letter of compliance and recent acquisitions by the British 
American Tobacco group (BAT) 
REF:  
OLAF's  letter  with  reference  Ares(2017)6020153  of  8  December  2017  and  subsequent  correspondence 
including BAT's letter of 24 May 2018 and OLAF's letter of 26 June 2018 
 
BAT is working with ELD to devise a simplified process which is compliant with EUCA and the requirements of 
the  Tobacco  Products  Directive  2014/40/EU.  BAT  is  developing  and  testing  a  suitable  track  and  trace  (T&T) 
solution and is on course for a full T&T solution to be in place by May 2019. 
 
 
     
11  BAT  Issues related to the annual letter of compliance and recent acquisition by BAT (p.3)  24/05/2018 
Ares(2018)  
 
24 May 2018 
Subject: Issues related to the annual letter of compliance and recent acquisitions by the British 
American Tobacco group (BAT) 
 
BAT's prior Single First Purchaser distribution model in Bulgaria 
By way of update, following the acquisition BAT is now supplying to two First Purchasers in 
Bulgaria, though these distribution arrangements are not  finally  confirmed and may be  subject  to  change in 
future.  We  are  currently  in  the  process  of  implementing  a  full  track  and  trace  (T&T)  solution  which  will  be 
compliant  with  the  requirements  of  the  Tobacco  Products  Directive  2014/40/EU  in  Bulgaria.  Due  to  the 
complexities of the local environment and capacity issues, we expect implementation to require a year and it 
will be completed by May 2019. 
 
 

12  ITL 
Certificate of Compliance 2019 (p.2) 
02/09/2019 
Ares(2019)5585203 
 
Imperial Tobacco Limited - Certificate of Compliance 
2. Tracking and Tracing Protocols 
Our Tracking and Tracing (“T&T”) implementation programme has been developed in full accordance with the 
Agreement. However, its functionality has been impacted by the additional requirements of the EUTPD II. 
The simultaneous introduction by EUTPD II of T&T requirements and security features in conjunction with the 
many  open  questions  at  Member  State  level  about  Unique  Identifier  (“UID”)  providers  or  authentication 
elements  had  a  significant  impact  on  our  processes.  This  was  compounded  further  by  machine  changes  to 
enable the repositioning of tax banderols to accommodate the moving of the combined health warning by 20 
May 2019. 
The  final  technical  specifications  of  the  EU  Database  were  only  communicated  on  26  April.  These  technical 
details  included  significant  changes  to  the  way  the  unit  level  Unique  Identifier  (“UI”)  will  be  delivered  and 
which  deviate from our reasonable expectations based on Art. 8  and 9 (3) of the  Commission Implementing 
Regulation (EU) 2018/574. 
In two letters to DG SANTE, we raised concerns that 10 calendar days between 10 and 19 May 2019 may not 
be enough to enable the complete registration of manufacturers and all downstream Economic Operators and 
their  facilities.  These  concerns  have  proved  to  be  justified,  as  the  registration  of  our  own  facilities  and 
machines  was  only  completed  on  16  May.  Despite  starting  the  process  on  our  side  as  soon  as  possible,  we 
have been facing technical issues in the interplay between several ID Issuers and the Secondary Repository. 

 

 
Overall, these factors constituted a substantial challenge for our factory operations. The Agreement has been 
significantly  disrupted  by  the  EUTPD  II  and  the  geographical  incompatibility  of  T&T  elements  as  these  new 
requirements divert significantly from our original solution. We were tasked to double the IT architecture and 
data  repositories:  one  repository  for  EUTPD  and  a  second  database  for  the  rest  of  the  world.  Different 
solutions depending on the region and the migration to the new architecture has taken significant effort and 
time. The geographical incompatibility creates a challenge on the way forward because any investment on our 
side will be wasted as soon as local requirements (“FCTC”) come into place. 
Despite the major effort required, we continue to do everything necessary to stabilise the solution 
and remain compliant. 
 
13  ITL 
Report on the meeting with ITL (p.2) 
27/03/2019 
Ares(2019)2493776  
 
Note for the file 
Subject: Report on the meeting with Imperial Tobacco Limited 
(ITL). 
Venue and date: 
Brussels, OLAF room 03/109 at 11.30 hours on 27 March 2019. 
Participants 
ITL representatives: 
Commission representatives: 
OLAF Unit D4 
Tracking and Tracing 
Concerning the adjustment of the anti-fraud cooperation agreement to the new legal framework established 
by  the  EU's  new  track  and  trace  rules,  OLAF  underlined  that  track  and  trace  requirements  under  applicable 
Union law will be deemed to be fully compliant with the track and trace requirements under the agreements. 
OLAF  plans  to  update  the  cooperating  manufactures  in  June  about  adjustments  to  the  seizure  notification 
process. 
 
14  ITL 
Letter from OLAF to ITL (p.1) 
14/03/2019  Ares(2019) 1699528 
 
Concerning the provisions of the Tobacco Products Directive which will be applicable as of 20 May 2019, I wish 
to point  out  that the EU-ITL  Cooperation Agreement  does not  contemplate an early termination of the type 
you  suggest. On the contrary, the EU-ITL Agreement is a binding set of arrangements to be respected by the 
parties over the course of its twentyyear term. 
The EU tobacco agreements  are subject to applicable law and any specific legal obligation in relation to the 
new  track  and  trace  requirements  would  supersede  any  similar  agreemen  provisions.  Accordingly,  full 
compliance with any new track and trace requirements under applicable Union law will be deemed to be fully 
compliant with the track and trace requirements under the agreements. 
 
15  ITL  Letter from ITL: Functioning of the EU AIT Agreement (pp.1-2)   16/01/2019  Ares(2019)297465 
 
Functioning of the EU AIT Agreement 
 
EUTPD 
The EUTPD II T&T rules have superseded the main obligations under the Agreement and authorities will have 
full visibility of the supply chain for cigarettes and fine cut tobacco from the manufacturer to the retail level in 
the EU as well  as  visibility to the EU borders for tobacco  products manufactured in the EU and destined for 
export. EUTPD 11 has to a large extent invalidated our investment into case trace technology, even though our 
T&T system under the Agreement delivered all relevant information with regard to seized products. The new 
regime leads to additional significant investment, high administrative burden and duplication of efforts which 
negate the spirit of cooperation and trust envisaged by the Agreement. 
This point is further illustrated by not allowing us access to our own supply chain data, which will potentially 
impact  our  ability  to  work  collaboratively  with  the  EU  Commission  and  the  Member  States  to  tackle  illicit 
trade. We acknowledge that you made some suggestions during our meeting on 18 October 2018 on how to 
address this point. However, until such time as we have official confirmation of a sufficient level of access and 
a fast and unbureaucratic process, it will be impossible for us to fulfil our information obligations with regard 
to  seized  tobacco  products  covered  by  both  the  Agreement  and  EUTPD  11  and  manufactured  after  19  May 
2019. 

 

 
As we discussed, your proposal could potentially go some way to mitigating the material risk that we do not 
have sufficient and/or timely access to data, but it does not address the fundamental point that EUTPD II T&T 
requirements essentially make the terms of the Agreement redundant as regards T&T. T&T is at the core of the 
Agreement and so we did not agree with, nor appreciate, the point made at the Annual Compliance meeting 
that "we simply have to live with this". Once again, this is not in the spirit of cooperation, nor with working in 
collaboration both efficiently and effectively in the complex and demanding challenges of fighting illicit trade 
 
16  ITL 
ITL's Certificate of Compliance (p.2) 
10/09/2018  Ares(2018)4783735 
 
2. Tracking and Tracing Protocols 
Our Tracking and Tracing ("T&T") implementation programme has been developed in full accordance with the 
Agreement.  However,  its  functionality  will  be  significantly  impacted  by  the  additional  requirements  of  the 
EUTPD II. These requirements need to be implemented in a very short space of time. 
The simultaneous introduction by EUTPD II of T&T requirements and security features in conjunction with the 
many  open  questions  at  Member  State  level  about  Unique  Identifier  ("UID")  providers  or  security  features 
severely  impacts  on  our  processes.  This  is  compounded  by  further  machine  changes  to  enable  the 
repositioning of tax banderols to the side of cigarette packs when the combined health warning on the back of 
pack moves upwards by 20 May 2019. 
These factors amount to a substantial challenge for our factory operations. We are focusing all our efforts to 
secure  the  delivery  of  the  T&T  and  security  feature  requirements  by  20  May  2019.  Full  implementation  will 
start this October and last until May 2019. During this time, some disruption of the normal service of our own 
T&T programme can be expected. This will also affect the data capture during the transition phase while there 
is still stock in the market of products manufactured prior to 20 May 2019. 
 
17  ITL 
Report on the meeting with ITL (pp.1-2) 
07/09/2017  Ares(2017)4491562  
 
Note to the file 
Subject: Report on the meeting with Imperial Tobacco Limited (ITL). 
Venue and date: 
Brussels, OLAF meeting room 11/003 at 11.00 hours on 7 September 
17. 
Participants: ITL representatives; Commission representatives: OLAF 
 
Presentation and introductory remarks. 
The meeting was organised at the request of ITL to discuss recent developments in the implementation of the 
EU-ITL Cooperation Agreement.  
Tracking and Tracing 
OLAF recalled that the Tracking and Tracing issue in the context of the Tobacco Products Directive (TPD), is in 
the  remit  of  DG  SANTE  and  cannot  be  discussed  in  the  present  context.  OLAF  also  recalled  that  the  EU  ITL 
Agreement contained a clause giving precedence for rules of European or national law over any provision of 
the Agreement. This clause would also apply with respect to tracking and tracing. It was too early to discuss 
this  issue  now  but  at  some  point  the  two  sides  would  need  to  come  to  a  view  whether  any  updates  were 
required to the implementation of the EU ITL Agreement in the light of legislative developments on tracking 
and tracing in the EU.