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JO/S S188
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Commission - Marché de services - Avis de marché - Procédure restreinte
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Cet avis sur le site TED: http://ted.europa.eu/udl?uri=TED:NOTICE:323417-2013:TEXT:FR:HTML
Belgique-Bruxelles: Services d'assistance et d'assurance aux chargés
de mission dans le cadre de leurs déplacements professionnels
2013/S 188-323417
Avis de marché
Services
Directive 2004/18/CE
Section I: Pouvoir adjudicateur
I.1)
Nom, adresses et point(s) de contact
Commission européenne, DG Ressources humaines et sécurité, direction «Services de ressources partagées
— Finances et contrôle interne»
bureau SC11 06/32
1049 Bruxelles
BELGIQUE
E-mail: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx
Adresse auprès de laquelle des informations complémentaires peuvent être obtenues: auprès du ou des
points de contact susmentionnés
Adresse auprès de laquelle le cahier des charges et les documents complémentaires (y compris les
documents relatifs à un dialogue compétitif et à un système d'acquisition dynamique) peuvent être
obtenus:
 auprès du ou des points de contact susmentionnés
Adresse à laquelle les offres ou demandes de participation doivent être envoyées: auprès du ou des
points de contact susmentionnés
I.2)
Type de pouvoir adjudicateur
Institution/agence européenne ou organisation internationale
I.3)
Activité principale
Services généraux des administrations publiques
Autre: Services d'assurance.
I.4)
Attribution de marché pour le compte d’autres pouvoirs adjudicateurs
Le pouvoir adjudicateur agit pour le compte d'autres pouvoirs adjudicateurs: oui
Commission de l'Union européenne
rue de la Loi 200
1049 Bruxelles
BELGIQUE
Section II: Objet du marché
II.1)
Description
II.1.1)
Intitulé attribué au contrat par le pouvoir adjudicateur:
Services d'assistance et d'assurance aux chargés de mission dans le cadre de leurs déplacements
professionnels.
II.1.2)
Type de marché et lieu d’exécution, de livraison ou de prestation
Services
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Catégorie de services nº 6: Services financiers a) Services d’assurances b) Services bancaires et
d’investissement
Lieu principal d’exécution des travaux, de livraison des fournitures ou de prestation des services: couverture
dans le monde entier.
Code NUTS BE100
II.1.3)
Information sur le marché public, l'accord-cadre ou le système d'acquisition dynamique
L’avis concerne la mise en place d'un accord-cadre
II.1.4)
Information sur l’accord-cadre
Accord-cadre avec un seul opérateur
Durée de l’accord-cadre
Durée en années: 6
Justification d’un accord-cadre dont la durée dépasse quatre ans: le marché inclut, entre autres, la couverture
de risques rares mais potentiellement très élevés (par exemple, situation de guerre ou catastrophes).
L'augmentation de la durée du contrat permet de répartir ce risque sur une base plus large et permet d'obtenir
un tarif plus ajusté.
II.1.5)
Description succincte du marché ou de l’acquisition/des acquisitions
Services d'assistance et d'assurance aux chargés de mission dans le cadre de leurs déplacements
professionnels dans leur propre pays d'affectation ou dans tout autre pays du monde.
Le marché comporte 2 volets intrinsèquement complémentaires: un premier volet classique «assistance» (y
compris dans les situations à haut risque) et un second volet «assurance supplétive vie/invalidité». Cette
assurance doit couvrir tout le personnel des institutions, organes et agences, indépendamment du lieu
d'affectation (Union européenne ou hors Union européenne), bien que le lieu principal d'affectation soit
Bruxelles.
Le présent appel d'offres est organisé sur une base interinstitutionnelle. Le pouvoir adjudicateur responsable
de la procédure est la Commission européenne. Cette dernière, qui représente les institutions, prendra une
décision d'attribution unique pour l'ensemble de celles-ci. Ensuite, un contrat interinstitutionnel de services sera
signé par la Commission européenne, représentée par le directeur du PMO. Cette dernière sera le contractant
principal, responsable de la gestion du contrat, et représentera à cet égard tous les pouvoirs adjudicateurs
participants. Les aspects opérationnels du contrat relève de chaque pouvoir adjudicataire participant, agissant
en toute autonomie.
Ce contrat s'appliquera à toutes les institutions, organes et agences désignés en tant que pouvoirs
adjudicateurs ci-après et ayant donné mandat dans ce sens. Cette liste ne sera pas modifiée sauf dans les
hypothèses de la création d'une nouvelle institution, organe ou agence de l'Union européenne qui acquerrait
son autonomie ultérieurement au lancement du présent marché.
Dans ces hypothèses, ces nouvelles institutions pourront également bénéficier des services du contrat à
condition, d'une part d'y être autorisé par la Commission sur la base des informations sur sa personnalité
juridique et la base juridique de sa création et, d'autre part, que la valeur de ces éventuels futurs marchés
n'excède pas 10 % du volume de marché (toutes institutions, tous organes et toutes agences confondus).
L'avenant permettant à cette nouvelle institution d'adhérer au contrat sera signé et géré par la Commission.
Les institutions, organes et agences concernés sont les suivants:
— la Commission européenne,
— le Parlement européen,
— le Conseil de l'Union européenne,
— le Service européen pour l'action extérieure (SEAE),
— la Cour des comptes,
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— la Cour de justice,
— le Comité des régions (CdR),
— le Comité économique et social européen (CESE),
— le Centre de traduction des organes de l'Union européenne (CdT),
— le Médiateur européen,
— l'Autorité bancaire européenne (ABE),
— le Contrôleur européen de la protection des données (CEPD),
— l'Agence de coopération des régulateurs de l'énergie (ACER),
— l'Autorité européenne du marché des télécommunications (BEREC),
— le Centre européen pour le développement de la formation professionnelle (Cedefop),
— le Collège européen de police (CEPOL),
— l'Agence exécutive «Éducation, audiovisuel et culture» (EACEA),
— l'Agence exécutive pour la compétitivité et l'innovation (EACI),
— l'Agence exécutive pour la santé et les consommateurs (EAHC),
— l'Agence européenne de la sécurité aérienne (AESA),
— le Bureau européen d'appui en matière d'asile (EASO),
— le Centre européen de prévention et de contrôle des maladies (ECDC),
— l'Agence européenne des produits chimiques (ECHA),
— l'Agence européenne de défense (AED),
— l'Agence communautaire de contrôle des pêches (EFCA),
— l'Autorité européenne de sécurité des aliments (EFSA),
— l'Institut européen pour l'égalité entre les hommes et les femmes (EIGE),
— l'Autorité européenne des assurances et des pensions professionnelles (EIOPA),
— l'Institut européen d'innovation et de technologie (EIT),
— l'Agence européenne des médicaments (EMA),
— l'Agence européenne pour la sécurité maritime (EMSA),
— l'Agence ferroviaire européenne (AFE),
— l'Agence exécutive du Conseil européen de la recherche (ERCEA),
— l'Autorité européenne des marchés financiers (ESMA),
— la Fondation européenne pour la formation (ETF),
— l'Office européen de police (Europol),
— l'Agence des droits fondamentaux de l'Union européenne (FRA),
— l'Agence européenne pour la gestion de la coopération opérationnelle aux frontières (Frontex),
— l'Office de l'harmonisation dans le marché intérieur [marques, dessins et modèles (OHMI)],
— l'Agence européenne pour la sécurité et la santé au travail (EU-OSHA),
— l'Agence exécutive pour la recherche (REA),
— l'Agence exécutive du réseau transeuropéen de transport (TEN-T EA),
— l'Agence du GNSS européen (GSA),
— l'Agence communautaire de contrôle des pêches (EFCA),
— l'Office communautaire des variétés végétales (OCVV),
— l'entreprise commune Clean Sky,
— l'entreprise commune Artemis,
— l'entreprise commune européenne pour ITER et le développement de l'énergie de fusion,
— l'entreprise commune pour l'initiative en matière de médicaments innovants (IMI),
— l'entreprise commune «Piles à combustible et hydrogène»,
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— l'entreprise commune ENIAC.
II.1.6)
Classification CPV (vocabulaire commun pour les marchés publics)
66510000
II.1.7)
Information concernant l’accord sur les marchés publics (AMP)
Marché couvert par l’accord sur les marchés publics (AMP): oui
II.1.8)
Lots
Division en lots: non
II.1.9)
Variantes
Des variantes seront prises en considération: non
II.2)
Quantité ou étendue du marché
II.2.1)
Quantité ou étendue globale:
À titre informatif et sans engagement de la part du pouvoir adjudicateur, le personnel des institutions et des
agences associées dans le présent appel d'offres interinstitutionnel a effectué en 2011 environ 230 000
déplacements professionnels pour une durée totale de 620 000 jours de missions dont 460 000 dans l'Union
européenne, 160 000 hors Union européenne et 5 070 dans des pays à risque ou en état de guerre.
Conformément à l'article 126, paragraphe 1, point f) et paragraphe 3 du règlement (CE, Euratom) no 2342/2002
de la Commission du 23.12.2002 modifié par le règlement (CE, Euratom) no 1261/2005 du 20.7.2005
établissant les modalités d'exécution, les pouvoirs adjudicateurs peuvent recourir à une procédure négociée
pour attribuer des marchés consistant dans la répétition de services similaires confiés à l'opérateur économique
adjudicataire du marché initial. Cette procédure ne pourra être appliquée que pendant une période de 3 ans
suivant la conclusion du contrat initial.
II.2.2)
Information sur les options
Options: non
II.2.3)
Reconduction
Ce marché peut faire l'objet d'une reconduction: non
II.3)
Durée du marché ou délai d'exécution des travaux
Durée en mois: 72 (à compter de la date d’attribution du marché)
Section III: Renseignements d’ordre juridique, économique, financier et technique
III.1)
Conditions relatives au contrat
III.1.1)
Cautionnement et garanties exigés:
III.1.2)
Modalités essentielles de financement et de paiement et/ou références aux textes qui les réglementent:
Paiement annuel de la prime d'assurance dans un délai de 30 jours suivant la date d'approbation par les
pouvoirs adjudicateurs des demandes de paiement. Le paiement annuel se fera en 2 parties: préfinancement
de 80 % de la prime annuelle estimée et paiement du solde à la fin de l'année.
III.1.3)
Forme juridique que devra revêtir le groupement d'opérateurs économiques attributaire du marché:
En cas de groupement, tous les membres du groupement doivent avoir une responsabilité conjointe et solidaire
dans l'exécution du marché et souscrire aux exigences reprises au point III.2).
III.1.4)
Autres conditions particulières
L'exécution du marché est soumise à des conditions particulières: non
III.2)
Conditions de participation
III.2.1)
Situation propre des opérateurs économiques, y compris exigences relatives à l’inscription au registre
du commerce ou de la profession

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Renseignements et formalités nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplies: les demandes de
participation devront être envoyées par courrier postal avant la date limite ou le délai indiqué au point IV.3.4) du
présent avis selon l'une des modalités suivantes:
— par courrier recommandé, le cachet de la poste faisant foi, à l'adresse suivante: Commission européenne,
direction générale des ressources humaines et de la sécurité, unité HR R.3, bureau SC-11 6/28, 1049 Bruxelles,
BELGIQUE,
— par dépôt (en main propre ou par un représentant du candidat ou encore par un service de messagerie), à
l'adresse suivante: Commission européenne, direction générale des ressources humaines et de la sécurité,
unité HR R.3, bureau SC-11 6/28, avenue du Bourget 1, 1140 Bruxelles (Evere), BELGIQUE.
Ce service est ouvert de 8:00 à 17:00 du lundi au jeudi et de 8:00 à 16:00 le vendredi. Il est fermé le week-end
et les jours fériés de la Commission. En cas de remise par l'intermédiaire d'un service de messagerie, la date
d'envoi valide sera celle mentionnée sur le récépissé du service de messagerie. En cas de remise en main
propre par le candidat lui-même ou par un de ses représentants, un récépissé sera délivré, daté et signé par le
fonctionnaire du service du courrier central de la Commission à qui les documents seront remis.
Les candidats (candidats individuels ou groupements) devront (remarque: en cas de groupement, les
documents et les renseignements requis devront être fournis individuellement pour chaque membre):
— indiquer la référence PMO2/PR/2013/067 dans leur demande de participation,
— joindre les documents et les renseignements requis aux points III.2.1) à III.2.3),
— joindre une fiche d'identification détaillée (fiches individuelles pour chaque membre du groupement,
avec indication du chef de file) précisant: le nom, le statut juridique, la nationalité, l'adresse, les numéros de
téléphone et de télécopieur, la personne de contact et son adresse électronique, le numéro de TVA, le numéro
d'enregistrement officiel (le cas échéant) et les coordonnées bancaires précises.
Pour autant que les conditions de capacité économique, financière et technique soient remplies, le marché est
ouvert tant aux compagnies d'assurances qu'aux courtiers (intermédiaires d'assurances).
Situation juridique — Références requises:
— nom du pays où les candidats ont leur siège ou leur domicile, accompagné des attestations
correspondantes, conformément à la loi de leur pays de résidence (en cas de groupement, ces documents
devront être fournis individuellement pour chaque membre),
— la demande de participation des candidats devra inclure une déclaration solennelle, dûment signée et datée,
attestant qu'ils ne se trouvent pas dans un des cas d'exclusion de la participation au marché. Ce document est
disponible à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/dgs/human-resources/markets_fr.htm
En cas de groupement, cette déclaration devra être fournie individuellement pour chaque membre.
Les demandes de participation présentées par des consortiums, par des groupements ou par des associations
d'entreprises devront contenir:
a) un document détaillant la composition et la constitution de l'entité ou la forme juridique de cette coopération si
le marché lui est attribué;
b) un document indiquant la société chef de file;
c) tous les membres du consortium, du groupement ou de l'association de compagnies devront déclarer qu'ils
acceptent ladite société comme chef de file;
d) une lettre signée par chaque membre du groupement déclarant qu'il s'engage à exécuter le travail et
précisant son rôle, ses qualifications et son expérience. Les candidats qui ne fourniront pas ce document
pourront être automatiquement exclus.
Le contrat sera signé par la Commission européenne et l'attributaire (chef de file en cas de groupement).
Les candidats pourront faire valoir les capacités d'autres entités, quelle que soit la nature juridique des
liens existant entre eux-mêmes et ces entités. Ils devront dans ce cas prouver au pouvoir adjudicateur
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qu'ils disposeront des ressources nécessaires à l'exécution du marché, par exemple par la production de
l'engagement de ces entités à mettre ces ressources à leur disposition.
III.2.2)
Capacité économique et financière
Renseignements et formalités nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplies: — la présentation des
bilans ou extraits de bilans et des comptes de pertes et profits (documents individuels pour chaque membre du
groupement si c'est le cas) portant sur les 3 derniers exercices clôturés, lorsque la publication des bilans est
requise par le droit des sociétés du pays où l'opérateur économique est établi. Ces documents devront faire
état du bénéfice avant impôts pour les 3 derniers exercices clôturés. Lorsque les bilans ou la déclaration font
apparaître un bénéfice moyen négatif sur les 3 derniers exercices, le candidat (documents individuels pour
chaque membre du groupement si c'est le cas) est tenu de produire tout autre document prouvant sa situation
financière et économique, comme des déclarations appropriées de banques ou la preuve de la souscription
d'une assurance couvrant les risques professionnels,
— une déclaration indiquant le chiffre d'affaires spécifique annuel réalisé pendant chacun des 3 derniers
exercices 2010, 2011 et 2012 dans le domaine objet du marché. Si la demande de participation est présentée
par un groupement, ces renseignements devront être soumis au pouvoir adjudicateur sous la forme d'un
document individuel pour chaque membre du groupement et d'un document consolidé pour l'ensemble du
groupement.
Si pour une raison exceptionnelle que le pouvoir adjudicateur estime justifiée, le candidat n'est pas en mesure
de produire les références demandées ci-dessus, il est autorisé à prouver sa capacité économique et financière
par tout autre moyen jugé approprié par le pouvoir adjudicateur.
III.2.3)
Capacité technique
Renseignements et formalités nécessaires pour évaluer si ces exigences sont remplies:
la preuve de la capacité technique et professionnelle du candidat doit être démontrée au moyen des
renseignements et des documents suivants:
un document probant relatif à son enregistrement au registre pertinent de son État d'implantation dans le
domaine des assurances permettant de vérifier sa capacité à exercer une activité professionnelle soit en tant
qu'assureur, soit en tant qu'intermédiaire en assurances.
Le candidat joindra à sa demande de participation une déclaration sur l'honneur selon laquelle il est en
conformité avec les normes de solvabilité en vigueur au sein de l'État membre dans lequel son siège social est
situé et ne doit faire l'objet, à ce jour, d'aucune procédure administrative de la part des autorités de supervision
compétentes de cet État membre comme, par exemple, mesures d'assainissement ou procédure de liquidation
visant à rectifier ou à sanctionner une (des) défaillance(s) susceptible(s) de mettre en péril la solvabilité de cette
entreprise ou le respect de ses engagements envers les assurés à venir.
En vue de garantir la qualité des services, le candidat s'engage à ce que le niveau minimal linguistique
demandé soit couvert par les prestataires habilités à traiter ce marché, sur la base du cadre commun de
référence pour les langues: voir http://www.coe.int/T/DG4/Portfolio/?L=F&M=/main_pages/levelsf.html Il est
établi comme suit:
— C1 pour les langues française et anglaise.
De plus, les prestations devront pouvoir être prestées de façon multilingue et en couvrant les langues
allemande et italienne au niveau B2.
Le candidat est tenu de fournir une liste détaillée de minimum 3 marchés ou références de prestations de
nature comparable à celui objet du présent appel d'offres, exécutés durant les 3 dernières années 2010, 2011
et 2012. Au minimum 1 de ces 3 marchés ou références de prestations doit couvrir les 2 volets objet du présent
marché («assistance» et «assurance supplétive vie/invalidité»).
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Cette liste détaillée devra faire apparaître l'objet principal du marché et le volume de services fournis, le ou les
volets («assistance» et «assurance supplétive vie/invalidité») ainsi que les bénéficiaires des services et les
dates de commencement et de fin du marché. Il sera mentionné également le nombre de bénéficiaires finaux
concernés par le marché ainsi que la couverture sur le monde entier. Si ces marchés ont été exécutés par un
groupement, les candidats indiqueront quelle proportion était exécutée par eux. En cas d'envoi d'une demande
de participation de la part d'un groupement, les informations susmentionnées devront être fournies au pouvoir
adjudicateur sous la forme d'une liste individuelle pour chaque membre du groupement et d'un document
consolidé faisant apparaître la synthèse pour l'ensemble du groupement.
Niveau(x) spécifique(s) minimal(aux) exigé(s):
on comprend par marché ou référence de prestations de nature comparable, tout marché ou prestation
couvrant des personnes se déplaçant sur les 5 continents. Le cumul des 3 marchés de référence ou références
de prestations devra concerner, par an, au minimum 100 000 déplacements pendant 300 000 jours.
III.2.4)
Informations sur les marchés réservés
III.3)
Conditions propres aux marchés de services
III.3.1)
Information relative à la profession
La prestation est réservée à une profession particulière : oui
références des dispositions législatives, réglementaires ou administratives applicables: compagnies
d'assurance ou courtiers (intermédiaires d'assurances).
III.3.2)
Membres du personnel responsables de l'exécution du service
Les personnes morales sont tenues d’indiquer les noms et qualifications professionnelles des membres du
personnel chargés de la prestation: non
Section IV: Procédure
IV.1)
Type de procédure
IV.1.1)
Type de procédure
Restreinte
IV.1.2)
Limites concernant le nombre d’opérateurs invités à soumissionner ou à participer
IV.1.3)
Réduction du nombre d’opérateurs durant la négociation ou le dialogue
IV.2)
Critères d’attribution
IV.2.1)
Critères d’attribution
Prix le plus bas
IV.2.2)
Enchère électronique
Une enchère électronique sera effectuée: non
IV.3)
Renseignements d'ordre administratif
IV.3.1)
Numéro de référence attribué au dossier par le pouvoir adjudicateur:
PMO2/PR/2013/067.
IV.3.2)
Publication(s) antérieure(s) concernant le même marché
Autres publications antérieures
Numéro de l'avis au JOUE: 2012/S 250-413153 du 29.12.2012
IV.3.3)
Conditions d'obtention du cahier des charges et de documents complémentaires ou du document
descriptif
Documents payants: non
IV.3.4)
Date limite de réception des offres ou des demandes de participation
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IV.3.5)
Date d’envoi des invitations à soumissionner ou à participer aux candidats sélectionnés
IV.3.6)
Langue(s) pouvant être utilisée(s) dans l’offre ou la demande de participation
Toutes les langues officielles de l'UE
IV.3.7)
Délai minimum pendant lequel le soumissionnaire est tenu de maintenir son offre
IV.3.8)
Modalités d’ouverture des offres
Section VI: Renseignements complémentaires
VI.1)
Renouvellement
Il s'agit d'un marché renouvelable: non
VI.2)
Information sur les fonds de l'Union européenne
Le marché s'inscrit dans un projet/programme financé par des fonds de l’Union européenne: non
VI.3)
Informations complémentaires
1) L'attention des intéressés est attirée sur l'objectif de cet avis, à savoir la sélection des candidats qui recevront
le cahier des charges et qui seront invités à présenter une offre.
2) Attention: les intéressés sont priés de présenter leur demande de participation en respectant strictement les
conditions indiquées au point III.2) du présent avis, c'est-à-dire:
— envoyer leur demande de participation par lettre avant l'expiration de la date ou du délai visé au point IV.3.4).
Les demandes de participation qui parviendront après cette date limite seront automatiquement rejetées,
— joindre tous les documents et les renseignements requis aux points III.2.1) à III.2.3).
Les demandes de participation incomplètes pourront être écartées d'office.
3) Protection des données: les mesures techniques et organisationnelles appropriées prises pour garantir un
niveau de sécurité des données personnelles devront être convenues entre le candidat retenu (chaque membre
individuel dans le cas d'un consortium et chaque sous-traitant) et la Commission européenne par écrit ou sous
une autre forme équivalente.
4) Si le traitement des demandes de participation au présent avis d'appel d'offres requiert l'enregistrement et le
traitement de données à caractère personnel (nom, adresse et CV), ces données seront traitées conformément
au règlement (CE) no 45/2001 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des
données à caractère personnel par les institutions et organes de l'UE et à la libre circulation de ces données.
Sauf indication contraire, les réponses aux questions posées et toutes les données à caractère personnel
demandées sont nécessaires pour évaluer les demandes de participation conformément à l'avis de marché et
ne seront utilisées qu'à de telles fins par le pouvoir adjudicateur indiqué au point I.1).
Des informations détaillées concernant le traitement des données à caractère personnel sont disponibles dans
la déclaration sur la politique en matière de respect de la vie privée: http://ec.europa.eu/dataprotectionofficer/
privacystatement_publicprocurement_en.pdf
Les candidats sont informés que leurs données à caractère personnel pourront être enregistrées dans le
système d'alerte précoce (EWS) uniquement ou dans l'EWS et dans la base de données centrale sur les
exclusions (CED) par le comptable de la Commission, au cas où ils se trouveraient dans une des situations
mentionnées:
— dans la décision 2008/969/CE, Euratom de la Commission du 16.12.2008 relative au système d'alerte
précoce (pour de plus amples informations, voir la déclaration sur la politique en matière de respect de
la vie privée, disponible sur: http://ec.europa.eu/budget/contracts_grants/info_contracts/legal_entities/
legal_entities_en.cfm), ou
— dans le règlement (CE, Euratom) no 1302/2008 de la Commission du 17.12.2008 relatif à la base de données
centrale sur les exclusions (pour de plus amples informations, voir la déclaration sur la politique en matière
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de respect de la vie privée, disponible sur: http://ec.europa.eu/budget/explained/management/protecting/
protect_en.cfm#BDCE
).
VI.4)
Procédures de recours
VI.4.1)
Instance chargée des procédures de recours
Tribunal de l'Union européenne
rue du Fort Niedergrünewald
2925 Luxembourg
LUXEMBOURG
E-mail: xxx.xxxxxxxx@xxxxx.xxxxxx.xx
Adresse internet: http://curia.europa.eu
VI.4.2)
Introduction des recours
Précisions concernant les délais d'introduction des recours: dans un délai de 2 mois à compter de la notification
au plaignant ou, à défaut, du jour où celui-ci en a eu connaissance.
VI.4.3)
Service auprès duquel des renseignements peuvent être obtenus sur l'introduction des recours
VI.5)
Date d’envoi du présent avis:
17.9.2013
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