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Document 13
Ref. Ares(2020)587318 - 30/01/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 4.12.2018 
C(2018) 8429 final 
 
 
c/o Law firm Fieldfisher 
Boulevard Louis Smidt 29, box 15 
1040 Brussels 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011
Subject: 
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/5253 

Dear 

I refer to your e-mail of 19 November 2018, registered on 20 November 2018, in which 
you  submit  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation 
(EC)  No 1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents2 (hereafter ‘Regulation 1049/2001’).
In your initial application of 5 October 2018, you requested access to: 
-
‘Data Matching Lists related to Acetamiprid-based products;
-
[the Dutch Board for the Authorisation of Plant Protection Products and Biocides]
assessment on the Data Matching Lists related to Acetamiprid-based products;
-
[p]ossible  ‘category  4’  justifications  raised  by  the  applicant  for  renewal  of
authorisations;
-
[j]ustifications  that  the  new  draft  Registration  Reports  match  the  so-called
‘Article 29  conditions’  (referring  to  Regulations  (EU)  No  283/2014  and
284/2014)’.
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
In  its  initial  reply  dated  24  October  2018,  the  Directorate-General  for  Health  and  Food 
Safety  informed  you  that  it  was  not  able  to  handle  your  request,  as  the  European 
Commission did  not  hold any document that would correspond to  the description given 
in your application. 
In your confirmatory application, you request a review of this position.  
You state that according to Article 39(2) of Regulation 1107/2009, Member States shall 
make  available  to  the  Commission  a  file  containing  the  documentation  related  to  the 
application for authorisation.  
I  would  like  to  point  out,  in  this  respect,  that  this  is  done  only  on  request  and  not 
automatically.  
You  also  state  that,  according  to  the  ‘Guidance  Document  on  the  Renewal  of 
Authorisations  according  to  Article  43  of  Regulation  (EC)  No  1107/2009’ 
(SANCO/2010/13170),  the  zonal  Rapporteur  Member  State  (RMS)  should  upload  the 
final renewal report on the CIRCABC3 site. In this case, the Netherlands, the Rapporteur 
Member  State  (i.e.  the  Board  for  the  Authorisation  of  Plant  Protection  Products  and 
Biocides4) had not done so at the time of your request. 
Following  your  confirmatory  application,  the  Commission  carried  out  a  renewed, 
thorough search for documents which would fall under the scope of your request. Based 
on this renewed search, I confirm that the Commission has not identified any document 
held by it that would fall under the scope of your request. 
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  1049/2001,  the  right  of  access  as  defined  in 
that  Regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the  institution. 
Given that no document falling under the scope of your initial request has been identified 
at  the  confirmatory  stage,  the  Commission  is  not  in  a  position  to  handle  your 
confirmatory application. We invite you to address your request for access to documents 
to the Dutch Board for the Authorisation of Plant Protection Products and Biocides itself. 
 
 
                                                 
3   CIRCABC  (Communication  and  Information  Resource  Centre  for  Administrations,  Businesses  and 
Citizens)  is  a  web-based  service  provided  by  the  European  Commission  used  to  create  collaborative 
workspaces. It is divided into categories and interest groups, allowing people in those groups to share 
information and resources. 
4   Usually abbreviated as ‘Ctgb’. 



 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against  this  decision,  that  is,  judicial  proceedings  and  complaints  to  the  Ombudsman 
under the conditions specified respectively in Articles 263 and 228 of the Treaty on the 
Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General