This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'All Commission replies to confirmatory applications in 2018'.



Document 23
Ref. Ares(2020)587318 - 30/01/2020
EUROPEAN COMMISSION 
Brussels, 23.11.2018 
C(2018) 8002 final 
 
 
 
Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) N° 1049/20011
Subject: 
Your  confirmatory  application  for  access  to  documents  under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2018/4731 

Dear 

I  refer  to  your  e-mail  of  22  October  2018,  registered  on  the  same  day,  in  which  you 
submit  a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) 1049/2001’).
In your initial application of 7 September 2018, you requested access to: 
‘– all briefing materials supplied to Mr Jean-Claude Juncker, the European Commission 
president,  on  strengthening  the  defence  industry,  between  1  November  2014  and 
7 September 2018. By “briefing materialsˮ, I mean documents drawn up by the EU's own 
officials and advisers on this topic and supplied to Mr Juncker or member of his Cabinet; 
– minutes  and  internal  reports  of  all  discussions  held  by  Mr  Jean-Claude  Juncker
(including  members  of  his  cabinet)  on  strengthening  the  defence  industry  between
1  November  2014  and  7  September  2018.  This  should  include  both  meetings  between
Mr  Juncker  (including  members  of  his  cabinet)  and  EU  officials  and  meetings  between
Mr Juncker (including members of his cabinet) and outside parties with an interest in the
defence industry.’
According  to  the  wording  used  in  your  application  you  are  interested  in  briefing 
materials, minutes and internal reports of all discussions held by Mr Jean-Claude Juncker 
relating to ʻstrengthening the defence industryʼ.  
1
Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2
Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 


 
Directorate H of the Secretariat-General of the European Commission, in its initial reply 
dated 19 October 2018, informed you that it did not hold any documents corresponding 
to the wording of your request reproduced above. 
Through  your  confirmatory  application,  you  request  a  review  of  this  position.  In 
particular, you specify that you ʻdo not find the explanation in any way convincingʼ and 
ask  the  Secretary-General  to  ʻexamine  [your]  request  once  more,  to  identify  the 
documents [you] have requested and to provide [you] with them as soon as possible.ʼ  
Following  your  confirmatory  application,  the  European  Commission  has  carried  out  
a renewed, thorough search for  the documents  requested concerning the topic  you have 
indicated in your initial application - ʻstrengthening the defence industryʼ. Based on this 
renewed  search,  I  confirm  that  the  European  Commission  has  not  identified  any 
documents  held  by  it  that  would  fall  under  the  scope  of  your  application  for  access  to 
documents.  
As specified in Article 2(3) of Regulation (EC) 1049/2001, the right of access as defined 
in that Regulation applies only to existing documents in the possession of the institution. 
Given  that  no  such  documents  falling  under  the  scope  of  your  application  have  been 
identified  at  the  confirmatory  stage,  the  European  Commission  is  not  in  a  position  to 
handle your confirmatory application. 
Finally,  I  would  like  to  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  that  are  available 
against this decision. You may either bring proceedings before the General Court or file 
a complaint with the Ombudsman under the conditions specified respectively in Articles 
263 and 228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
For the European Commission 
Martin SELMAYR 
Secretary-General