This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Data retention study'.



Ref. Ares(2020)913694 - 12/02/2020
 
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR MIGRATION AND HOME AFFAIRS 
 
Directorate D: Law Enforcement and Security 
  Unit D.4 : Cybercrime 
 
Brussels  
HOME.D.4/ 
 
 
 
Registered  letter  with  acknowledgement  of 
receipt 
Mr Patrick Breyer  
Rue Wiertz 60,  
1040 Bruxelles 
 
Advanced copy by e-mail 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
 

Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2020/179 
Dear Mr Breyer, 
We  refer  to  your  e-mail  dated  03/01/2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to  documents, 
registered on 10/01/2020 under the above mentioned reference number. 
You  request  access  to  documents  pertaining  to  a  study  on  data  retention,  such  as  tender, 
contract/agreements etc. 
Your application concerns the following document: 
SPECIFIC  CONTRACT  HOME/2019/ISFP/FW/LECO/0011  implementing  framework  contract  No 
HOME/2016/FW/LECO/0001, including the terms of reference and the technical and financial offers 
from the contractor (document ref. ARES (2019)7213424 - 22/11/2019). 
Having  examined  the  document  requested  under  the  provisions  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
regarding  public  access  to  documents,  I  have  come  to  the  conclusion  that  they  may  be  partially 
disclosed.  Some  parts  of  the  document  have  been  blanked  out  as  their  disclosure  is  prevented  by 
exceptions to the right of access laid down in Article 4 of this Regulation. 
The redacted parts of the document, in particular technical and financial offers of the contractor and the 
final amount of the contract, contain commercially sensitive business information of the company that 
submitted  the  offer.  The  disclosure  of  these  offers  would  undermine  the  protection  of  the  relevant 
company expertise, know-how, strategy and creativity and thus their commercial strength, as it would 
be used by competitors in future similar procedures, to the detriment of the legal person concerned. 
Therefore, the exception laid down in Article 4(2) first indent applies in this case. 
The exceptions laid down in Article 4(2) and 4(3) of Regulation (EC) No 1049/2001 apply unless there 
is an overriding public interest in disclosure of the document. 


 
 
 
We have examined whether there could be an overriding public interest in disclosure, but we have not 
been able to identify such an interest.  
Moreover a complete disclosure of the identified document is prevented by the exception concerning 
the protection of privacy  and the integrity of the individual outlined in Article 4(1)(b) of Regulation 
(EC) No 1049/2001, because they contain the following personal data: 

the names/initials and contact information of Commission staff members not pertaining to the 
senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons;  

handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons.  
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation1  does  not  allow  the  transmission  of  these  personal 
data, except if you prove that it is necessary to have the data transmitted to you for a specific purpose 
in the public interest and where there is no reason to assume that the legitimate interests of the data 
subject might be prejudiced. In your request, you do not express any particular interest to have access 
to these personal data nor do you put forward any arguments to establish the necessity to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Consequently,  I  conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
cannot  be  granted  to  the  personal  data  contained  in  the  requested  documents,  as  the  need  to  obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason to 
think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of 
the personal data concerned. 
In  case  you  would  disagree  with  this  position,  you  are  entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of 
Regulation  (EC)  No  1049/2001,  to  submit  a  confirmatory  application  requesting  the  Commission  to 
review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt of this letter 
to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretariat-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1)  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
 
 
Monique Pariat 
     [e-signed] 
 
                                                 
1   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of 
natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies 
and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC, 
OJ L 205, 21.11.2018, p. 39. 
 
 
 
 

Electronically signed on 12/02/2020 11:11 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563