This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Vestager meeting with industriALL'.


 
  
EUROPEAN COMMISSION 
Competition DG 
Unit R1: Registry and Transparency 
 
 
 
 
Brussels, 03/02/2020 
COMP/R1/AW/ GestDem 2020/0238 
 
  
Mr Jude Omidiran 
 
 
 
 
 
           40 Bermondsey Street, London  
United Kingdom 
 
By registered letter with acknowledgment of receipt 
 
Advance copy by email: 
                                                    xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
 
 
Dear Sir, 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem No 2020/0238 
 
I  refer  to  your  email  dated  13/01/2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to  documents, 
registered on 14/01/2020 under the above-mentioned reference number. 
Your application concerns the following documents: 
“ All documentation (including but not limited to all email correspondence, attendance lists, agendas, 
background papers, and minutes/notes) relating to Margrethe Vestager's meeting with Claus Jensen, 
Chairman of Danish Metal and Vice-President of IndustriALL Europe”. 
 
The documents to which you have requested access contain personal data. 
Therefore, we enclose a copy of the documents requested, with the personal data expunged. 
Pursuant to Article 4(1) (b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access to a document (or sections of 
it) has to be refused if its disclosure would undermine the protection of privacy and the integrity of 
the individual, in particular in accordance with European Union legislation regarding the protection 
of  personal  data.  The  applicable  legislation  in  this  field  is  Regulation  (EC)  No  2018/1725  of  the 
European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the protection of natural persons with 
regard to the processing of personal data by the Union institutions, bodies, offices and agencies and 
on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC (‘Regulation 2018/1725’)1. 
 
Indeed,  Article  3(1)  of  Regulation  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any  information 
relating to an identified or identifiable natural person […]’. The Court of Justice has specified that 
                                                 
1  OJ L 205 of 21.11.2018, p. 39. 

 
 
 
any information, which by reason of its content, purpose or effect, is linked to a particular person is 
to be considered as personal data2. 
Please  note  in  this  respect  that  the  names, signatures, functions, telephone numbers and/or initials 
pertaining to staff members of an institution are to be considered personal data3. 
In its judgment in Case C-28/08 P (Bavarian Lager)4, the Court of Justice ruled that when a request 
is made for access to documents containing personal data, the Data Protection Regulation becomes 
fully applicable5. 
Pursuant  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  2018/1725,  ‘personal  data  shall  only  be  transmitted  to 
recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and  bodies  if    ‘[t]he  recipient 
establishes that it is necessary to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest 
and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests 
might be prejudiced, establishes that it is proportionate to transmit the personal data for that specific 
purpose after having demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in accordance 
with the requirements of Article 5 of Regulation 2018/1725, can the transmission of personal data 
occur. 
According to Article 9(1)(b) of Regulation 2018/1725, the European Commission has to examine the 
further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal  data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled, 
namely if the recipient has established that it is necessary to have the data transmitted for a specific 
purpose in the public interest. It is only in this case that the European Commission has to examine 
whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced 
and, in the affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighed the various competing interests. 
In  your  request,  you  do  not  put  forward  any  arguments  to  establish the necessity to have the data 
transmitted for a specific purpose in the public interest. Therefore, the European Commission does 
not have to examine whether there is a reason to assume that the data subject’s legitimate interests 
might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, please note that there are reasons to assume that the legitimate interests 
of the data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected in the 
documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure would harm their 
privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
                                                 
2 Judgment of the Court of Justice of the European Union of 20 December 2017 in Case C-434/16, Peter Nowak v 
Data Protection Commissioner, request for a preliminary ruling, paragraphs 33-35, ECLI:EU:C:2017:994.     
3 Judgment of the General Court of 19 September 2018 in case T-39/17, Port de Brest v Commission, paragraphs 43-
44, ECLI:EU:T:2018:560. 
4 Judgment of 29 June 2010 in Case C-28/08 P, European Commission v The Bavarian Lager Co. Ltd, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5 Whereas this judgment specifically related to Regulation (EC) No 45/2001 of the European Parliament and of the 
Council of 18 December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal data by the 
Community  institutions  and  bodies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  the  principles  set  out  therein  are  also 
applicable under the new data protection regime established by Regulation 2018/1725.  
 
 
 
 


 
 
 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation 1049/2001, access cannot be 
granted to the personal data, as the need to obtain access thereto for a purpose in the public interest 
has  not  been  substantiated  and  there  is  no  reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the 
individuals concerned would not be prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
In case you would disagree with the assessment that the expunged data are personal data which can 
only be disclosed if such disclosure is legitimate under the rules of personal data protection, you are 
entitled,  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  1049/2001,  to  make  a  confirmatory 
application requesting the Commission to review this position. 
Such  a  confirmatory  application  should  be  addressed  within  15 working days upon receipt of this 
letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Unit C.1 - Transparency, Document Management and Access to Documents  
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
 
Yours faithfully, 
 
Marc Ekelmans 
Head of Unit 
(e-signed) 
 
Annexes: copies of the documents requested (two documents by email only)