This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Meetings with the pharmaceutical industry since December 1st 2019'.



 
Ref. Ares(2020)1503747 - 11/03/2020
EUROPEAN COMMISSION 
DIRECTORATE-GENERAL FOR HEALTH AND FOOD SAFETY 
 
 
   
The Director-General 
Brussels  
SANTE.A.1/RM/CG(2020) 
 
Dear Mr Hoedeman, 
 
Subject: 
Your application for access to documents – Ref GestDem 2020/0261 
 
We refer to your email dated 14 January 2020 in which you make a request for access to 
documents, registered on the same date with the above-mentioned reference number. 
We also refer to our letter dated 2 February 2020 extending the time limit for responding 
to  your  request  pursuant  to  Article  7(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/20011  (or  “the 
Regulation”).  
1. 
Scope of your request 
On the basis of Regulation (EC) No 1049/2001, you requested access to: 
[Part 1] 
‘all  reports  (and  other  notes)  from  meetings  between  DG  SANTE  and 
representatives  of  the  pharmaceutical  industry  (companies  as  well  as 
organisations  such  as  EFPIA)  from  December  1st  2019  onwards.  This  should 
include  the  following  companies:  Bayer  AG,  Novartis  International  AG,  Merck, 
GlaxoSmithKline, Amgen  Inc, F. Hoffmann-La  Roche  Ltd,  Johnson & Johnson, 
SANOFI,  Pfizer  Inc.,  AstraZeneca,  Eli  Lilly  and  Company,  and  MSD  (Europe) 
Inc. (Merck Sharp & Dohme).   
[Part 2] 
all  correspondence  (including  emails)  between  the  DG  SANTE  and 
representatives  of  the  pharmaceutical  industry  (companies  as  well  as 
organisations such as EFPIA) from December 1st 2019 onwards.   
[Part 3] 
a  list  of  all  the  above-mentioned  documents  (including  dates,  names  of 
participants/senders/recipients 
and 
their 
affiliation, 
subject 
of 
meeting/correspondence).’ 
                                                 
1   Regulation  (EC)  No  1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and 
Commission documents (OJ L 145, 31.5.2001, p. 43). 
 
By registered mail with acknowledgment of receipt 
Mr Olivier Hoedemann 
Corporate Europe Observatory 
Rue d'Edimbourg 26,  
1050 Brussels 
Belgium 
Advance copy by email:  
ask xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx  
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 

 
2. 
Identification and assessment of the relevant documents 
We have identified 12 documents with their respective attachments falling under the scope 
of your request. 
Having examined these documents under the provisions of Regulation (EC) No 1049/2001 
and  after  having  consulted  the  concerned  third  parties,  we  have  come  to  the  following 
conclusion: 

Partial access can be given to documents No 1 to 5.03, 5.05, 5.06 and from 5.09 to 
11.2  and  12  as  their  full  disclosure  is  prevented  by  the  exceptions  to  the  right  of 
access  laid  down  in  Article  4  of  the  Regulation  and/or  they  contain  parts  that  are 
out-of-the-scope of your request.  

Full access can be given to documents No 5.04, 5.07, 5.08 and 11.3. 
You  will  find  attached  a  table  listing  the  identified  documents  and  summarising  the 
outcome of the assessment carried out on the basis of the Regulation. We understand this 
table to correspond to the list you requested in part three of your application.  
We  enclose  a  copy  of  the  above-listed  documents  redacted  of  the  parts  which  cannot  be 
disclosed as covered by the exceptions to the right of access laid down in Article 4 of  the 
Regulation. In addition, parts falling out-of-scope of your request have been removed.  
You may reuse the documents requested free of charge for non-commercial and commercial 
purposes  provided  that  the  source  is  acknowledged,  that  you  do  not  distort  the  original 
meaning or message of the documents. Please note that the Commission does not assume 
liability stemming from the reuse.  
Some of these documents were drawn up for internal use under the responsibility of the 
relevant  service  of  the  Directorate-General  for  Health  and  Food  Safety.  They  solely 
reflect  the  service’s  interpretation  of  the  interventions  made  and  do  not  set  out  any 
official position of the third parties to which the documents refer. They do not reflect the 
position of the Commission and cannot be quoted as such. 
Documents  originating  from  third  parties  cannot  be  re-used  without  the  agreement  of  the 
originators.  They  do  not  reflect  the  position  of  the  Commission  and  cannot  be  quoted  as 
such. 
3. 
Reasons for partial refusal 
Protection of the privacy and integrity of the individual, in particular in accordance with 
Community  legislation  regarding  the  protection  of  personal  data  -  Article  4(1)(b)  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 

With regard to the documents No 1 to 5.03, 5.05, 5.06, from 5.09 to 11.2 and 12, a complete 
disclosure  is  prevented  by  the  exception  concerning  the  protection  of  privacy  and  the 
integrity  of  the  individual  outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001, 
because they contain the following personal data: 

the  names/initials  and  contact  information  of    Commission  staff  members  not 
pertaining to the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons;  

handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons;  


 

other information relating to an identified or identifiable natural person such as the 
names, office and phone numbers of the companies’ representatives.  
Article 9(1) of the Data Protection Regulation2 allows the transmission of personal data 
only  while  respecting  specific  conditions  specified  therein.  In  your  request,  you  do  not 
provide any elements that would fulfil these conditions (e.g. you do not establish that it is 
necessary  to  have  the  data  transmitted  for  a  specific  purpose  in  the  public  interest)  and 
therefore we conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, 
access cannot be granted to the personal data contained in the requested documents.  
In  accordance  with  the  above  mentioned,  partial  access  is  granted  to  the  requested 
documents, expunged of personal data. 
Protection  of  the  commercial  interests  of  a  legal  person  -  Article  4(2),  first  indent,  of 
Regulation (EC) No 1049/2001 

Documents No 1 and 3 are partially covered by this exception.  
Document  No  3  contains  information  extracted  from  the  requests  of  right  holders  for 
custom  authorities  to  act.  This  information  is  confidential  and  not  shared  with  other 
actors  than  the  customs  authorities  which  have  been  asked  to  act.  Disclosing  this 
information would undermine the commercial interests of the right holders.  
Documents No 1, 2 and 5 contain information or originate from EFPIA. The third party has 
been consulted on the documents originating from them in accordance with Article 4(4) 
of Regulation (EC) No 1049/2001, in order to assess whether an exception under Article 
4 of the Regulation is applicable.  
For  what  concerns  document  No  1,  EFPIA  objected  to  the  disclosure  of  a  power  point 
presentation invoking the argument that their commercial interests would be damaged by 
the disclosure of the slides included in said presentation, which represent the background 
in  draft  format  to  a  project  that  is  still ongoing.  These  slides  were not  intended  for  wider 
sharing before publication of results of the project on the EFPIA website in the near future.  
We consider that releasing these slides prior to the publication of the EFPIA report would 
undermine the ability for EFPIA to give publicity to its project with a timing and form of 
their choosing and could therefore affect their competitive position in the market.  
Documents  No  2  and  5  have  not  been  found  to  contain  any  commercially  sensitive 
information. 
Therefore,  having  considered  the  opinion  of  the  third  party,  we  concluded  that  the 
disclosure of parts of documents No 1 and 3 is prevented by the exception protecting the 
commercial  interests  of  a  legal  person,  laid  down  in  Article  4(2),  first  indent,  of  the 
Regulation. 
                                                 
2   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies, offices and agencies and on the free movement of such data, and repealing Regulation (EC) No 
45/2001 and Decision No 1247/2002/EC (OJ L 295, 21.11.2018, p. 39–98) 


 
The  documents  in  question  are  therefore  disclosed,  expunged  of  the  parts  to  which  the 
above-mentioned exception applies. 
Protection  of  the  purpose  of  inspections,  investigations  and  audits,  Article  4(2),  third 
indent, of Regulation (EC) No 1049/2001 

Some  parts  of  document  No  3  detail  information  on  the  basis  on  which  customs 
authorities within Member States perform their risk analysis in view of targeting controls 
on certain shipments. This information is restricted and not shared with other actors than 
the  customs  authorities.  Its  disclosure  would  undermine  the  purpose  of  inspections 
carried  out  by  customs  authorities  by  providing  access  to  information  regarding  the 
targeting of controls. 
Therefore,  we concluded that the disclosure of parts of document  No 3 is prevented by 
the exception laid down in Article 4(2), third indent, of Regulation (EC) No 1049/2001, 
protecting  the  purpose  of  inspections,  investigations  and  audits.  The  parts  in  question 
have therefore been redacted from the disclosed document. 
4.  Overriding public interests 
The  exceptions  to  the  right  of  access  provided  for  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC) 
No 1049/2001  must  be  waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosing  the 
requested  document.  In  your  application,  you  did  not  submit  any  grounds  concerning  a 
public interest on the basis of which the interests protected in the regulation would have to 
be overridden, and we could not identify any such ground either. In these circumstances, we 
have to conclude that there is no evidence of an overriding public interest in disclosure, in 
the sense of the Regulation. 
5. 
Means of redress 
In accordance with Article 7(2) of Regulation (EC) No 1049/2001, you are entitled to make 
a confirmatory application requesting the Commission to review this position. 
Such a confirmatory application should be addressed within 15 working days upon receipt 
of this letter to the Secretary-General of the Commission at the following address: 
European Commission 
Secretary-General 
Transparency, Document Management & Access to Documents (SG.C.1) 
BERL 7/076 
B-1049 Bruxelles 
or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
 
 
 
 
Anne BUCHER 



 
Enclosures (sent only by email):   List of documents identified as under Section 2.  
 
Documents to which partial access can be given, as 
identified under Section 2 of this letter. 
Electronically signed on 11/03/2020 15:20 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563