This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'DG CNECT ePrivacy lobbying'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
 
Brussels, 15.6.2020 
C(2020) 4109 final 
 
 
Ms Vicky Cann 
Corporate European Observatory  
Rue d’Edimbourg 26  
Brussels 1050 Belgium 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject: 
Your confirmatory application for access to documents under 
Regulation (EC) No 1049/2001 - GESTDEM 2020/490 

Dear Ms Cann, 
I refer to your email of 7 April 2020, registered on the same day, by which you submitted 
a  confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ‘Regulation (EC) No 1049/2001’).  
1. 
SCOPE OF YOUR REQUEST 
On 27 January 2020 you submitted an initial application for access to, I quote, ‘[…] a list 
of all lobby meetings held with [the Directorate-General for Communications Networks, 
Content and Technology of the European Commission] since 1 January 2019, where the 
proposed ePrivacy regulation was discussed’. You clarified that, I quote, ‘[t]he list should 
include  the  names  of  the  individuals  and  organisations  attending;  the  date;  and  any 
agendas /  minutes /  notes produced’.  You also  explained that  your application covers,  I 
quote,  ‘[…]  any  position  papers,  emails,  or  other  correspondence  which  relates  to  the 
proposed ePrivacy regulation’. 
 
 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
http://ec.europa.eu/dgs/secretariat_general/ 
E-mail: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx  
 

 
On  20  February  2020,  the  Directorate-General  for  Communications  Networks,  Content 
and Technology informed you that your application covers potentially a large number of 
documents and proposed, based on Article 6(3) Regulation (EC) No 1049/2001, to limit its 
scope, so that it would be possible to handle it within the statutory time limits.  
On  24  February  2020,  you  informed  the  Directorate-General  for  Communications 
Networks,  Content  and  Technology  that  you  would  like  to  limit  the  scope  of  your 
application  to,  I  quote,  ‘[…]  papers  to/from  lobbyists,  rather  than  [the  Members  of  the 
European Parliament], inter-institutional correspondence, etc…’.  
The  European  Commission  identified  the  following  documents  as  falling  under  the 
(restricted) scope of your application: 
 
-  Joint  position  paper,  dated  2  April  2019,  received  from  the  Association  of 
Commercial  Television  in  Europe  (ACT)  and  the  Association  of  television  and 
radio  sales houses  (EGTA),  reference:  Ares(2020)1304233  (hereafter  ‘document 
1’),  
-  Position  paper  received,  dated  13  March  2019,  from  Digital  Europe,  reference: 
Ares(2020)1304288 (hereafter ‘document 2’),  
-  Annex I to Document 2, reference: Ares(2020)1304324 (hereafter ‘document 3’),  
-  Annex II to Document 2, reference: Ares(2020)1304349 (hereafter ‘document 4’),  
-  Position  paper  received,  dated  22  March  2019,  from  European  Broadcaster 
Exchange, reference: Ares(2020)1304423 (hereafter ‘document 5’),  
-  Executive  Summary  for  the  position  paper  received  from  the  European  Smart 
Energy  Solutions  Providers  (ESMIG),  reference:  Ares(2020)1304454  (hereafter 
‘document 6’),  
-  Position  paper  received  from  the  European  Smart  Energy  Solutions  Providers 
ESMIG  –  Suggested  amendments,  reference:  Ares(2020)1304609  (hereafter 
‘document 7’),  
-  Position  paper  from  GSMA,  the  European  Telecommunications  Network 
Operators’ 
Association 
(ETNO) 
and 
Cable 
Europe, 
reference: 
Ares(2020)1304666 (hereafter ‘document 8’),  
-  Position  paper,  dated  6  March  2019,  received  from  Information  Technology 
Industry (ITI), reference: Ares(2020)1304713 (hereafter ‘document 9’),  
-  Position paper received from News Media Europe in September 2019, reference: 
Ares(2020)1304738 (hereafter ‘document 10’),  
-  Position  paper  received  from  Search  and  Information  Industry  Association 
(SIINDA) in July 2019, reference: Ares(2020)1304773 (hereafter ‘document 11’),  
-  Position  paper  received  from  SIINDA  –  update  from  July  2019,  reference: 
Ares(2020)1304801 (hereafter ‘document 12’), 
-  Industry  wide  position  paper  received  on  12  December  2019,  reference: 
Ares(2019)7780538 (hereafter ‘document 13’). 
    
On 11 March 2020, the Directorate-General for Communications Networks, Content and 
Technology: 


 

granted full access to documents 3, 4, 6-9, 12 and 133,   
-  granted  (wide)  partial  access  to  documents  1,  2  and  11,  with  personal  data 
redacted  based  on  the  exception  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001 (protection of privacy and the integrity of the individual),  
-  refused  access  to  the  remaining documents  (documents 5 and 10), based on the 
exception  in  Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001 
(protection of commercial interests of a natural or legal person).   
Through your confirmatory application, you request a review of this position.  
2. 
ASSESSMENT AND CONCLUSIONS UNDER REGULATION (EC) NO 1049/2001 
When  assessing  a  confirmatory  application  for  access  to  documents  submitted  pursuant 
to Regulation (EC) No 1049/2001, the Secretariat-General conducts a fresh review of the 
reply given by the Directorate-General or service concerned at the initial stage. 
Following this review I inform you that (wide) partial access is confirmed to documents 
1, 2 and 11. The undisclosed information included therein requires protection under the 
above-mentioned exception in Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001. 
Documents  5  and  10  originate  from  the  third  parties.  In  the  context  of  the  above-
mentioned review, the European Commission consulted them in line with the provisions 
of Article 4(4) of Regulation (EC) No 1049/2001.  
Partial access is granted to document 5, with the relevant information redacted based on 
the exception in Article 4(2), first indent, of Regulation (EC) No 1049/2001.  
(Wide)  partial  access  is  granted  to  document  10  with  the  personal  data  redacted.  The 
underlying  exception is  provided for in  exception in  Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No 1049/2001.  
The detailed reasons are set out below. 
2.1  Protection of privacy and the integrity of the individual 
Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘the  institutions  shall 
refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the  protection  of  […] 
privacy and the integrity of the individual, in  particular in  accordance  with  Community 
legislation regarding the protection of personal data’. 
 
 
                                                 
3   In the initial reply, the Directorate-General for Communications Networks, Content  and Technology 
provided hyperlinks to documents 8, 9 and 13, which are publically available.  


 
In  its  judgment  in  Case  C-28/08  P  (Bavarian  Lager)4,  the  Court  of  Justice  ruled  that 
when  an  application  is  made  for  access  to  documents  containing  personal  data, 
Regulation  (EC)  No  45/2001  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  18 
December 2000 on the protection of individuals with regard to the processing of personal 
data by the Community institutions and bodies and on the free movement of such data5 
(‘Regulation (EC) No 45/2001’) becomes fully applicable.  
As  from  11  December  2018,  Regulation  (EC)  No  45/2001  has  been  repealed  by 
Regulation  (EU)  No  2018/1725  of  the  European  Parliament  and  of  the  Council  of  23 
October  2018  on  the  protection  of  natural  persons  with  regard  to  the  processing  of 
personal  data  by  the  Union  institutions,  bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free 
movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC)  No  45/2001  and  Decision  No 
1247/2002/EC6 (‘Regulation (EU) No 2018/1725’). 
However,  the  case-law  issued  with  regard  to  Regulation  (EC)  No  45/2001  remains 
relevant for the interpretation of Regulation (EU) No 2018/1725. 
In the above-mentioned judgment the Court stated that Article 4(1)(b) of Regulation (EC) 
No  1049/2001  ‘requires  that  any  undermining  of  privacy  and  the  integrity  of  the 
individual  must  always  be  examined  and  assessed  in  conformity  with  the  legislation  of 
the  Union  concerning  the  protection  of  personal  data,  and  in  particular  with  […]  [the 
Data Protection] Regulation’.7 
Article  3(1)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725  provides  that  personal  data  ‘means  any 
information relating to an identified or identifiable natural person […]’.  
As the Court of Justice confirmed in Case C-465/00 (Rechnungshof), ‘there is no reason 
of principle to justify excluding activities of a professional […] nature from the notion of 
private life’.8 
The  relevant  parts  of  documents  1,  2,  10  and  11,  contain  the  names,  functions,  contact 
details  (telephone  numbers  and  email  addresses)  and  handwritten  signatures  of  staff 
members of the European Commission who do not hold any senior management position. 
They also include the names of third parties (News Media).    
The names9 of the persons concerned as well as other data from which their identity can 
be deduced constitute personal data in the meaning of Article 2(a) of Regulation (EU) No 
2018/1725.  
                                                 
4   Judgment of the Court of Justice of 29 June 2010,  European Commission v The Bavarian Lager Co. 
Ltd  (hereafter  referred  to  as  ‘European  Commission  v  The  Bavarian  Lager  judgment’),  C-28/08 P, 
EU:C:2010:378, paragraph 59.  
5   Official Journal L 8 of 12.1.2001, p. 1.  
6   Official Journal L 205 of 21.11.2018, p. 39. 
7   European Commission v The Bavarian Lager judgment quoted above, paragraph 59. 
8   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  20  May  2003,  preliminary  rulings  in  proceedings  between 
Rechnungshof  and  Österreichischer  Rundfunk,  Joined  Cases  C-465/00,  C-138/01  and  C-139/01, 
EU:C:2003:294, paragraph 73. 
9   European Commission v The Bavarian Lager judgment quoted above, paragraph 68. 


 
Pursuant to Article 9(1)(b) of Regulation (EU) No  2018/1725, ‘personal  data shall only 
be  transmitted  to  recipients  established  in  the  Union  other  than  Union  institutions  and 
bodies if  ‘[t]he recipient establishes that it is necessary to have the data transmitted for a 
specific  purpose  in  the  public  interest  and  the  controller,  where  there  is  any  reason  to 
assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced, establishes that it 
is  proportionate  to  transmit  the  personal  data  for  that  specific  purpose  after  having 
demonstrably weighed the various competing interests’. 
Only if these conditions are fulfilled and the processing constitutes lawful processing in 
accordance with the requirements of Article 5 of Regulation (EU) No 2018/1725, can the 
transmission of personal data occur. 
In Case C-615/13 P (ClientEarth), the Court of Justice ruled that the institution does not 
have  to  examine  of  its  own  motion  the  existence  of  a  need  for  transferring  personal 
data.10 This is  also clear from Article 9(1)(b) of Regulation (EU) No 2018/1725,  which 
requires  that  the  necessity  to  have  the  personal  data  transmitted  must  be  established  by 
the recipient. 
According  to  Article  9(1)(b)  of  Regulation  (EU)  No  2018/1725,  the  European 
Commission  has  to  examine  the  further  conditions  for  a  lawful  processing  of  personal 
data  only  if  the  first  condition  is  fulfilled,  namely  if  the  recipient  establishes  that  it  is 
necessary to  have the data transmitted for a specific purpose in  the public interest.  It  is 
only in this case that the European Commission has to examine whether there is a reason 
to  assume  that  the  data  subject’s  legitimate  interests  might  be  prejudiced  and,  in  the 
affirmative, establish the proportionality of the transmission of the personal data for that 
specific purpose after having demonstrably weighted the various competing interests. 
Neither  in  your  initial,  nor  in  your  confirmatory  application,  have  you  established  the 
necessity of disclosing any of the above-mentioned personal data.  
 
Consequently,  I consider that the necessity for the transfer of personal data (through its 
public  disclosure)  included  in  the  documents  concerned  has  not  been  established. 
Therefore, the European Commission does not have to examine whether there is a reason 
to assume that the data subject’s legitimate interests might be prejudiced. 
Notwithstanding the above, there are reasons to assume that the legitimate interests of the 
data subjects concerned would be prejudiced by disclosure of the personal data reflected 
in the documents, as there is a real and non-hypothetical risk that such public disclosure 
would harm their privacy and subject them to unsolicited external contacts.  
Consequently,  I  conclude  that,  pursuant  to  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001,  access  cannot  be  granted  to  the  personal  data,  as  the  need  to  obtain  access 
thereto  for  a  purpose  in  the  public  interest  has  not  been  substantiated  and  there  is  no 
                                                 
10   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  16  July  2015,  ClientEarth  v  European  Food  Safety  Agency,  
C-615/13 P, EU:C:2015:489, paragraph 47. 


 
reason  to  think  that  the  legitimate  interests  of  the  individuals  concerned  would  not  be 
prejudiced by disclosure of the personal data concerned. 
2.2  Protection of commercial interests of a natural or legal person 
Article  4(2),  first  indent,  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  provides  that  ‘[t]he 
institutions  shall  refuse  access  to  a  document  where  disclosure  would  undermine  the 
protection  of    commercial  interests  of  a  natural  or  legal  person,  including  intellectual 
property, […] unless there is an overriding public interest in disclosure’. 
The limited, undisclosed part of document 5 contains financial information pertaining to 
explicitly  named  economic  operators.  Public  disclosure  of  this  information,  would 
undermine the interests of the economic operators concerned, as it would provide insight 
into the data relating to their business operation and internal strategies.  
Consequently,  there  is  a  real  and  non-hypothetical  risk  that  public  access  to  the  above-
mentioned  information  would  undermine  the  commercial  interests  of  the  economic 
operators concerned.  
I conclude, therefore, that  access  to  the  undisclosed part of  document  5 must be denied 
based on the exception laid down in the first indent of Article 4(2) of Regulation (EC) No 
1049/2001. 
3. 
NO OVERRIDING PUBLIC INTEREST IN DISCLOSURE 
The  exception  laid  down  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  does  not 
need to be balanced against overriding public interest in disclosure.   
The  exceptions  laid  down  in  Article  4(2)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001  must  be 
waived  if  there  is  an  overriding  public  interest  in  disclosure.  Such  an  interest  must, 
firstly, be public and, secondly, outweigh the harm caused by disclosure. 
In your confirmatory application you argue that, I quote, ‘[t]here should be no place for 
lobbying of the [European] Commission that is kept entirely secret, especially when it is 
by  those  with  commercial  interests  in  a  proposed  EU  regulation.  […].  There  is  a  good 
public interest rationale for the [European] Commission to be fully open with the public 
about  the  lobbying  that  it  receives,  especially  on  such  a  hotly-contested  topic  as 
ePrivacy’. 
Please note, however, that the Court of Justice, in the Strack case, ruled that in order to 
establish the existence of an overriding public interest in transparency, it is not sufficient 
to merely rely on that principle and its importance11.  
Instead,  an  applicant  has  to  show  why  in  the  specific  situation  the  principle  of 
transparency  is  in  some  sense  especially  pressing  and  capable,  therefore,  of  prevailing 
over the reasons justifying non-disclosure12.  
                                                 
11   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Strack  v  Commission,  C-127/13  P, 
EU:C:2104:2250, paragraph 128 (hereafter Strack v Commission).  



 
With  regard  to  the  information  included  in  the  undisclosed  part  of  document  5,  such  a 
pressing need has not been substantiated. While I appreciate that there is public interest 
in the subject matter in  question, I consider that the need for full transparency does not 
outweigh  in  this  case  the  need  to  protect  the  withheld  information,  pursuant  to  the 
exception relating the protection of commercial interests. This is supported by the full or 
(wide)  partial  access  to  the  remaining  documents  falling  under  the  scope  of  your 
application.  
4. 
PARTIAL ACCESS 
(Wide)  partial  access  is  granted  to  documents  5  and  10,  withheld  in  full  at  the  initial 
stage.  
5. 
MEANS OF REDRESS 
Finally, I draw your attention to the means of redress available against this decision. You 
may  either  bring  proceedings  before  the  General  Court  or  file  a  complaint  with  the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely, 
 
 
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 

 
Secretary-General 
 
 
                                                                                                                                                 
12   Strack v Commission, cited above, paragraph 129. 


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