This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'Cabinet member meetings'.



 
Ref. Ares(2020)1752911 - 25/03/2020
EUROPEAN COMMISSION 
BUDGET 
 
 
  Strategic Coordination and Communication 
Brussels, 25 March 2020  
BUDG.03 – ARES budg.03(2020)1493983  
Mr Peter TEFFER 
Ekko Voorkamer 
Bemuurde Weerd WZ 3 
NL - 3513 BH Utrecht 
 
Advance copy by email: 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xxxxxxxx.xxx 
Subject: 
Your application for access to documents – GESTDEM 2020/0859  
Dear Mr Teffer, 
We  refer  to  your  email  request  of  12/02/2020  in  which  you  make  a  request  for  access  to 
documents, registered on 13/02/2020 under the above-mentioned reference number. 
You request access to “all documents - including but not limited to minutes, (hand-written) notes, 
audio  recordings,  verbatim  reports,  operational  conclusions,  lines  to  take,  e-mails,  and 
presentations” 
related to the meetings of the following cabinet members of Commissioners: 
1.  Catherine Sustek (Schinas) – International Association of Oil & Gas Producers 
16/01/2020 [DG ECFIN] 
 
2.  Juraj Nociar (Šefčovič) – Philip Morris International Inc.  
23/01/2020  [DG ECFIN] 
 
3.  Agnieszka Drzewoska & Dermot Ryan (Hogan) – EUROGAS aisbl 
28/01/2020 [DG TRADE] 
 
4.  Kyriacos Charalambous (Hahn) – EUROGAS aisbl  
29/01/2020 [DG BUDG] 
 
5.  Natalie Pauwels (Lenarčič) – EUROGAS aisbl 
29/01/2020 [DG ECHO] 
 
6.  Jorge Pinto Antunes & Simona Pinzariu (Wojciechowski) – EUROGAS aisbl 
29/01/2020 [DG AGRI] 
 
7.  Alienor Margerit (Gentiloni) – EUROGAS aisbl  
29/01/2020 [DG ECFIN] 
 
8.  Kyriacos Charalambous (Hahn) – International Association of Oil & Gas Producers  
29/01/2020 [DG BUDG] 
 
 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 
 
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 

 
Please note that due to the  scope of your original request, covering also areas falling under the 
responsibility  of  other  Directorates-General,  parts  of  your  request  have  been  attributed  to  other 
Directorates-General, registered under the following reference numbers: 
  GestDem 2020/0856 [Secretariat General] 
  GestDem 2020/0858 [DG TRADE] 
  GestDem 2020/0859 [DG BUDG] 
  GestDem 2020/0860 [DG ECHO] 
  GestDem 2020/0861 [DG AGRI] 
  GestDem 2020/0862 [DG ECFIN] 
  
This reply relates only to the documents held by the Directorate-General for Budget (DG BUDG 
-  GestDem  2020/0859).  You  will  receive  the  replies  from  the  other  respective  Directorates-
General in due course. 
The following documents have been identified as falling within the scope of the request: 
1.  Ares(2019)7544982: Congratulations letter from IOGP to Commissioner Hahn (dated 
06/12/2019); 
2.  Ares(2019)7762430: Email reply from Mr Charalambous (Cabinet Hahn)  to IOGP 
(dated 17/12/2019) and further exchange of emails regarding date and time of meeting; 
3.  Ares(2019)7629472: Letter from EUROGAS to Commissioner Hahn requesting a 
meeting (dated 09/12/2019) and further exchange of emails regarding date and time of 
meeting; 
4.  Briefing for meeting with EUROGAS on 29/01/2020. 
 
With regard to all the documents listed above, a complete disclosure of the identified documents is 
prevented by the exception concerning the protection of privacy and the integrity of the individual 
outlined  in  Article  4(1)(b)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  because  they  contain  the  following 
personal data: 

the names/initials and contact information of  Commission staff members not pertaining to 
the senior management;   

the names/initials and contact details of other natural persons;  

handwritten signatures/abbreviated signatures of natural persons;  
Article  9(1)(b)  of  the  Data  Protection  Regulation  does  not  allow  the  transmission  of  these 
personal  data,  except if  you  prove  that  it is  necessary  to  have  the  data  transmitted  to  you  for  a 
specific purpose in the public interest and where there is no reason to assume that the legitimate 
interests of the data subject might be prejudiced. In your request, you do not express any particular 
interest to have access to these personal data nor do you put forward any arguments to establish the 
necessity to have the data transmitted for a specific purpose in the public interest. 
Consequently, I conclude that, pursuant to Article 4(1)(b) of Regulation (EC) No 1049/2001, access 
cannot be granted to the personal data contained in the requested documents, as the need to  obtain 
access thereto for a purpose in the public interest has not been substantiated and there is no reason to 
think that the legitimate interests of the individuals concerned would not be prejudiced by disclosure 
of the personal data concerned.  
In case you would disagree with this position, you are entitled, in accordance with Article 7(2) of 
Regulation (EC) No 1049/2001, to submit a confirmatory application requesting the Commission to 
review this position. 
Such  a confirmatory  application  should  be  addressed  within 15  working  days  upon  receipt  of this 
letter to the Secretariat-General of the Commission at the following address: 



 
European Commission 
Secretariat-General 
Unit C.1. ‘Transparency, Document Management and Access to Documents’  
BERL 7/076 
B-1049 Brussels, or by email to: xxxxxxxxxx@xx.xxxxxx.xx 
Yours sincerely, 
Anna JAROSZ‑ FRIIS 
Head of Unit 

Electronically signed on 25/03/2020 11:38 (UTC+01) in accordance with article 4.2 (Validity of electronic documents) of Commission Decision 2004/563