This is an HTML version of an attachment to the Freedom of Information request 'MInutes of meetings EGD Commissioner Timmermans and Cabinet - Feb 2020'.


 
EUROPEAN COMMISSION 
 
Brussels, 19.6.2020 
C(2020) 4237 final 
 
 
Ms Belén Balanyá 
Corporate Europe Observatory 
Rue d’Edimbourg 26 
1050 Brussels 
DECISION OF THE EUROPEAN COMMISSION PURSUANT TO ARTICLE 4 OF THE 
IMPLEMENTING RULES TO REGULATION (EC) NO 1049/20011 
Subject:  Your confirmatory application for access to documents  under Regulation 
(EC) No 1049/2001 – GESTDEM 2020/1039 
Dear Ms Balanyá, 
I refer to your email of 21 April 2020, registered on the same day, by which you submit a 
confirmatory  application  in  accordance  with  Article  7(2)  of  Regulation  (EC)  No 
1049/2001  regarding  public  access  to  European  Parliament,  Council  and  Commission 
documents2 (hereafter ʻRegulation (EC) No 1049/2001ʼ).  
On 13 February 2020, you submitted an initial application for access to documents under 
Regulation  (EC)  No  1049/2001  to  the  European  Commission,  in  which  you  requested 
access to the minutes of the following meetings: 
  09/01/20  between  Commissioner  Timmermans  and  OSEPI  on  the  Green  Deal 
and external relations 
  16/01/20  between  Commissioner  Timmermans  and  VDA  on  the  EGD: 
challenges and opportunities for the automotive industry 
  20/01/20 between Commissioner Timmermans and Google on opportunities and 
responsibility of digital technology for Green Deal 
  21/01/20 between Commissioner Timmermans and Jeremy Rifkin Enterprises on 
the Green Deal 
                                                 

Official Journal L 345 of 29.12.2001, p. 94. 
2    Official Journal L 145 of 31.5.2001, p. 43. 
Commission européenne/Europese Commissie, 1049 Bruxelles/Brussel, BELGIQUE/BELGIË - Tel. +32 22991111 

 
  23/01/20  between  Commissioner  Timmermans  and  Coca  Cola  on  the  Green 
Deal and sustainability (in Davos) 
  23/01/20  between  Commissioner  Timmermans  and  General  Electric  on  the 
European Green Deal and renewable energy (in Davos) 
  23/01/20 between Commissioner Timmermans and Shell on the European Green 
Deal and its implementation (in Davos) 
  23/01/20  between  Commissioner  Timmermans  and  Unilever  and  IKEA  on 
Opportunities and collaboration on the European Green Deal (in Davos) 
  23/01/20 between Commissioner Timmermans and Volkswagen on the European 
Green Deal challenges and opportunities for the automotive industry (in Davos) 
  23/01/20 between Commissioner Timmermans and Apple on Opportunities and 
collaboration on the Green Deal (in Davos) 
  28/01/20  between  Commissioner  Timmermans  and  the  European  House-
Ambrosetti on the European Green Deal 
  29/01/20  between  Commissioner  Timmermans  CSR  Europe  on  Sustainable 
development and industry 
  29/01/20  between  Commissioner  Timmermans  and  EUROFER  on  the  Steel 
sector and the Green Deal 
  31/01/20 between Commissioner Timmermans and IMPALA on  Efforts to green 
the industry and raise climate awareness 
  31/01/20  between  Commissioner  Timmermans  and  ACEA  on  the  Green  Deal 
and car industry 
  03/12/19 between Diederik Samsom and the ERT on the Speech on the EGD at 
the ERT energy transition and climate change working group 
  10/12/19  between  Diederik  Samson  and  Hydrogen  Europe  on  hydrogen  in 
Europe 
  12/12/19 between Lukas Visek and COPA on the Green Deal and agriculture 
  17/12/19 between Lukas Visek and FNSEA on Green Deal and agriculture 
  18/12/19 between Daniel Mes and ACEA on the Green Deal and car industry 
  07/01/20  between  Antoine  Colombani,  Diederik  Samson  and  BASF  on  the 
European Green Deal and industry 
  08/01/20 between Diederik Samson and ArceIorMittal on European Green Deal 
and industry 
  09/01/20  between  Diederik  Samson,  Stefanie  Hiesinger  and  BDI  on  the 
European Green Deal and industry 
  13/01/20 between Diederik Samson and CEFIC on the European Green Deal 
  16/01/20 between Daniel Mes and Google on Digital aspects of the Green Deal 
  16/01/20  between  Daniel  Mes  Warstila  corporation  on  Green  Deal  and 
industrial strategy 
  20/01/20  between  Aleksandra  Tomczak  and  Eurogas  on  the  Challenges  and 
goals for the gas sector on the way to EU climate neutrality 
  21/01/20  between  Diederik  Samson  and  Eurelectric  on  the  European  Green 
Deal 
  22/01/20 between Lukas Visek and LTO Nederland on the discussion on the role 
of farmers in the Green Deal 


 
  22/01/20 between Daniel Mes and FTAI on the Green Deal and road transport 
  22/01/20 between Daniel Mes and Scania AB on the Green Deal and the truck 
industry 
  22/01/20  between  Daniel  Mes  and  Bertlesmann  on  the  Digital  aspects  of  the 
Green Deal 
  22/01/20 between Diederik Samson and Orsted A/S on the European Green Deal 
  24/01/20  between  Lukas  Visek  and  the  Dutch  Produce  Association  on  the 
Discussion on the role of the fruits and vegeables sector in the green deal 
  27/01/20  between  Antoine  Colombani  and  Agora  Energiewende  on  the 
discussion on the European Green Deal and Industry 
  27/01/20  between  Diederik  Samson  and  Bloomberg  on  the  European  Green 
Deal 
  28/01/20  between  Aleksandra  Tomczak  and  PGE  on  the  Decarbonisation  in 
Poland and climate neutrality 
  29/01/20  between  Diederik  Samson  and  EBC  on  the  Speech  on  the  European 
Green Deal and renovation wave at the EBC construction sector lunch  
  30/01/20 between Diederik Samson and UFE on the Speech on the EGD at the 
UFE Internal European seminar 
  30/01/20  between  Daniel  Mes  and  Bureau  Brussels  Consulting  on  The  Green 
Deal and the ICT sector 
  03/02/20 between Diederik Samson and Ecopreneur.eu on the Green Deal and 
circular economy 
  03/02/20  between  Diederik  Samsom  and  Navigant  Netherlands  BV  on  the 
European Green Deal 
  04/02/20 between Diederik Samson and ESO and EBU on the European Green 
Deal 
  05/02/20  between  Diederik  Samson  and  Royal  Schiphol  Group,  Heathrow 
Airport  Holdings,  Neste,  Shell  and  World  Economic  Forum  on  the    European 
Green Deal 

  12/02/20  between  Antoine  Colombani  and  JEDI  on  the  Green  Deal  and 
Innovation 
This application was registered under reference number GESTDEM 2020/1039. 
In its initial reply of 15 April 2020, the Secretariat-General  enclosed a copy of three of 
the  documents  you  requested.  One  document  contained  personal  data  that  had  been 
removed  in  accordance  with  the  General  Data  Protection  Regulation  (Regulation  (EU) 
2018/172513.  The  Secretariat-General  informed  you  that  the  Commission  did  not  hold 
any documents that would correspond to the other descriptions given in your application. 
 
 
                                                 
3   Regulation (EU) 2018/1725 of the European Parliament and of the Council of 23 October 2018 on the 
protection of natural persons with regard to the processing of personal data by the Union institutions, 
bodies,  offices  and  agencies  and  on  the  free  movement  of  such  data,  and  repealing  Regulation  (EC) 
No 45/2001 and Decision No 1247/2002/EC. 


 
In  your  confirmatory  application,  you  question  the  absence  of  any  further  documents 
beyond the three that you received, in the form of reports, summaries, minutes, notes or 
record keeping of any kind. 
Against this background, the European Commission has carried out a renewed, thorough 
search for documents that would fall within the scope of your application. 
Following this renewed search, I confirm that no additional documents have been found 
that match your request.  
As  specified  in  Article  2(3)  of  Regulation  (EC)  No  1049/2001,  the  right  of  access  as 
defined  in  that  regulation  applies  only  to  existing  documents  in  the  possession  of  the 
institution. I would like to refer in this respect to the judgment of the Court of Justice in 
Case  C-127/13  P  (Strack  v  European  Commission),  according  to  which  ‘[n]either 
Article 11  of  Regulation  1049/2001  nor  the  obligation  of  assistance  in  Article 6(2) 
thereof,  can  oblige  an  institution  to  create  a  document  for  which  it  has  been  asked  to 
grant access but which does not exist’4. 
The  above-mentioned  conclusion  has  been  confirmed  in  Case  C-491/15  P  (Typke  
European  Commission
),  where  the  Court  of  Justice  held  that  ‘the  right  of  access  to 
documents of the institutions applies only to existing documents in the possession of the 
institution  concerned  and  […]  Regulation  No 1049/2001  may  not  be  relied  upon  to 
oblige an institution to create a document which does not exist. It follows that, […], an 
application for access that would require the Commission to create a new document, even 
if that document were based on information already appearing in existing documents held 
by it, falls outside the framework of Regulation No 1049/2001’5. 
Furthermore,  the  General  Court  held  in  Case  T-468/16  (Verein  Deutsche  Sprache  v 
European  Commission)
  that  there  exists  a  presumption  of  lawfulness  attached  to  the 
declaration  by  the  institution  asserting  that  documents  do  not  exist6.  This  presumption 
continues to apply, unless the applicant can rebut it by relevant and consistent evidence7.  
Your general  argument that  you were surprised about  the absence of further documents 
cannot  be  construed  to  constitute  such  relevant  and  consistent  evidence.  The  Court  of 
Justice, ruling on an appeal in Case C-440/18 P, has confirmed the earlier conclusions by 
the General Court8. 
Given that the European Commission does not hold any documents corresponding to the 
description given in your application, it is not in a position to fulfil your request. 
                                                 
4   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  2  October  2014,  Strack  v  European  Commission,  C-127/13  P, 
EU:C:2014:2250, paragraph 46. 
5   Judgment  of  the  Court  of  Justice  of  11  January  2017,  Typke  v  European  Commission,  C-491/15  P, 
EU:C:2017:5, paragraph 31. 

Judgment of the General Court of 23 April 2018,  Verein Deutsche Sprache v  European Commission
T-468/16, EU:T:2018:207, paragraphs 35-36. 

Ibid

Order of the Court of Justice of 30 January 2019, Verein Deutsche Sprache v Commission, C-440/18P, 
ECLI:EU:C:2019:77, paragraph 14. 



 
Finally,  I  draw  your  attention  to  the  means  of  redress  available  against  this  decision. 
You may either bring proceedings before the General Court or file a complaint with the 
European  Ombudsman  under  the  conditions  specified  respectively  in  Articles  263  and 
228 of the Treaty on the Functioning of the European Union. 
Yours sincerely,  
For the Commission 
Ilze JUHANSONE 
Secretary-General